財務(wù)部檔案管理制度

制定一個清晰完整的財務(wù)檔案管理制度有利于我們完成工作，高效溝通瓣俯。

一個目標：（why)

信息保存共享，公司業(yè)務(wù)活動所產(chǎn)生的有價值的記錄保存起來兵怯。財務(wù)檔案保存的需求主要體現(xiàn)在日常工作需求彩匕，對外提供資料，員工工作交接等方面媒区。

比如：內(nèi)部審計推掸、年度財務(wù)報表審計需要翻閱會計憑證、特殊事項說明（預(yù)估收入與實際收入有差距部分的郵件說明）驻仅；

為取得稅收優(yōu)惠需要向稅局提交資料（殘疾人加計扣除需要向稅局提交發(fā)放殘疾人工資的銀行回單）；

日常工作中需要查詢某項費用超標如何處理需要用到已有的財務(wù)相關(guān)規(guī)定文件（比如有有員工加班自駕車而不是打車該如何報銷）登渣；

互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)人員流動大噪服，即使是財務(wù)部也是存在著較大的人員流動情況，做好交接工作至關(guān)重要胜茧，所以檔案管理制度更是很有必要盡早建立起來粘优。??

三大體系：(what)

目前我們擁有的財務(wù)檔案管理體系比較簡單，包括紙質(zhì)版和Excel表格電子版呻顽。紙質(zhì)版包括會計憑證雹顺、與稅務(wù)、銀行廊遍、賬務(wù)嬉愧、審計等相關(guān)的文件資料；電子版主要建立在紙質(zhì)版的歸集的基礎(chǔ)之上喉前。在此基礎(chǔ)上還需要在電子版中添加日常工作中使用的但之前未歸檔的資料没酣，比如報銷制度、賬務(wù)處理制度卵迂，具體可以以公共網(wǎng)盤的形式存在裕便。

我站在使用者的角度，將財務(wù)部檔案管理制度分為4大體系见咒，分別是：

公司層面：

一偿衰、制度流程

1、員工手冊（休假手冊，人事制定）

2下翎、崗位手冊（崗位說明缤言，財務(wù)總監(jiān)制定）及每月員工工作總結(jié)和下月工作計劃

3、員工報銷手冊漏设、差旅報銷制度墨闲、合同審批流程、付款報銷流程郑口、預(yù)算制定流程

4鸳碧、部門會議紀要

二、證照資料

1犬性、營業(yè)執(zhí)照正副本

2瞻离、稅務(wù)登記證（國、地稅）

3乒裆、開戶許可證（人行）

4套利、法定代表人身份證及復(fù)印件

5、賬戶開立及銷戶資料

6鹤耍、貸款卡

7肉迫、公司章程

三、合同協(xié)議

1稿黄、商務(wù)部門銷售合同喊衫、銷售工單、結(jié)算單

2杆怕、采購部門采購合同（主要為寬帶及托管合同）

3族购、投融資與法務(wù)的投資合同

四、銀行相關(guān)

1陵珍、各公司主體網(wǎng)銀資料備案

2寝杖、對賬單

五、印章

1互纯、財務(wù)專用章瑟幕、發(fā)票專用章

2、用章申請制度

審計

1伟姐、驗資報告

2收苏、審計報告

3、每月財務(wù)報表

包括合并報表愤兵、按其他要求編制的利潤明細表鹿霸、利潤預(yù)估表、附表秆乳、項目情況明細表

4懦鼠、記賬憑證

包括序時賬钻哩、科目余額表、資金余額表

5肛冶、內(nèi)部備查表

包括余額調(diào)節(jié)表街氢、固定資產(chǎn)折舊表、待攤費用攤銷表睦袖、內(nèi)部往來明細表

（內(nèi)部審計資料匯總表珊肃、外部審計資料匯總表）

政府部門

一、稅局：

1馅笙、稅種核定表

2伦乔、稅務(wù)檢查類（研發(fā)費加計扣除）

3、月度董习、季度烈和、年度申報表（包括增值稅、附加稅皿淋、個稅招刹、印花稅、所得稅等）

4窝趣、稅收優(yōu)惠：研發(fā)費加計扣除項目疯暑、殘保金加計扣除、高新技術(shù)企業(yè)認定

5哑舒、發(fā)票

未使用發(fā)票缰儿、進項稅發(fā)票裝訂成冊、發(fā)票領(lǐng)用表

二散址、統(tǒng)計局：每月統(tǒng)計報表

三、行業(yè)協(xié)會：政府補貼

三大步驟(how)

收集宣赔、處理

日常工作中完成的項目內(nèi)容预麸，及時歸檔，比如高新技術(shù)企業(yè)認定工作的一整套資料儒将，按照所屬類別放入稅務(wù)相關(guān)資料中吏祸。

比如每月的銀行流水、對賬單钩蚊、憑證及時打印贡翘，并歸入審計資料層面。