很多時候粪滤，我們習慣了從一個角度看問題，比如出錯了就責怪別人不夠細心雀扶，做事不認真杖小，叫他下次認真點仔細點肆汹，似乎效果也不大。換一個角度予权，我們也可以思考一下有沒有什么辦法可以幫助他人杜絕出錯的機會昂勉，這樣才是真正解決問題的方式。
復制粘貼很簡易扫腺，但它效率高嗎岗照？
誠然，復制10個以內(nèi)的信息笆环，我都覺得復制粘貼攒至、改改數(shù)據(jù)是可以接受的。但如果面臨的是20個躁劣，50個迫吐，甚至100個需要復制粘貼的信息呢？光是數(shù)復制粘貼了多少次习绢，就夠你數(shù)幾次的渠抹，更不要說復制粘貼后一個一個刪除數(shù)據(jù)和更改數(shù)據(jù)了。
可想而知闪萄，當時我的做事時間需要多長梧却，出錯率有多高了。
更讓人抓狂的是败去，由于規(guī)則的不一致放航，時不時還需要調(diào)整格式，直接復制粘貼幾乎沒有一步到位的圆裕，打印出來的文件格式都不完全一致广鳍，看起來一點也不專業(yè)。
在又一次花了6個小時出了40份報告吓妆，并且第二天還發(fā)現(xiàn)因為一個編號輸錯了赊时，后面的所有報告都要重新修改，抓狂的我行拢，終于受不了了祖秒。
這個世界既然有了電腦，難道沒有什么可以代替復制粘貼的工具嗎舟奠？
沮喪的我向椰子君求救竭缝，椰子君說：有啊沼瘫！有這樣的技巧的抬纸。
我把我的情況大致說明了。椰子君驚訝地看著我說：天啊耿戚，今時今日這個時代湿故，還有人復制粘貼阿趁，再修改數(shù)據(jù)，調(diào)整格式的嗎晓锻？直接用郵件合并就好了歌焦！保證你效率提高10倍以上。
我一臉不相信砚哆，提高10倍以上？
郵件合并是個什么東西屑墨？
百度百科《郵件合并》
在Office中躁锁，先建立兩個文檔：一個包括所有文件共有固定內(nèi)容的WORD主文檔（比如未填寫的信封等）和一個包括變化信息的數(shù)據(jù)源EXCEL（填寫的收件人、發(fā)件人卵史、郵編等）战转，然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件用戶可以保存為Word文檔以躯，可以打印出來槐秧，也可以以郵件形式發(fā)出去。
歸納一下忧设，郵件合并的適用對象是：
包含固定格式和變化的信息（比如寫一封一樣的信刁标，發(fā)給不同的人，信的內(nèi)容和格式是固定的址晕，但人名是不同的）
用word文檔做成固定格式膀懈，即模板，包含的是不變的內(nèi)容
用excel錄入數(shù)據(jù)谨垃，即變化的信息启搂，包含的是固定內(nèi)容里個性化的那一部分
通過設(shè)置郵件合并功能，生成一個完整的文檔刘陶，可以打印胳赌，可以批量發(fā)送郵件等
郵件合并的標準操作規(guī)程
1.新建Microsoft Office Word文檔，增加固定格式的內(nèi)容匙隔，如：
2.新建Microsoft Office Excel工作表疑苫，在第一行添加要輸入欄目的名稱，必須要留一列序號牡直，序號是郵件合并確定合并哪些內(nèi)容的關(guān)鍵缀匕，為防止出現(xiàn)最終顯示和錄入不一致的情況，建議將單元格格式設(shè)置成“文本”碰逸。如：
3.在word文檔中菜單導航里乡小，選擇“
郵件
”缨伊，再選擇“
選擇收件人
”第喳，“
使用現(xiàn)有列表
”收件人就是excel里面我們填寫信息的sheet，一般默認使用sheet1.桩盲。如：
4.將鼠標的光標放在需要插入可變數(shù)據(jù)之處，點擊“
插入合并域
”湃番，按下級可選菜單夭织，選擇相應(yīng)的欄目。如：
5.調(diào)整相關(guān)格式吠撮，比如下劃線尊惰。
6.保存
7.選擇“完成并合并”，“編輯單個文檔”泥兰，輸入序號弄屡，從X到X，可以從1到1鞋诗，也可以從2到30膀捷，只要是序號里存在的，可以選擇任意連續(xù)的數(shù)字開始合并削彬。
8.確定后生成一個新的“信函1”全庸，里面就包含了我們需要的所有內(nèi)容。
9.下次再打開使用時融痛，記得選擇“是”壶笼。
萬事開頭難
郵件合并最難的，就是開頭設(shè)置格式和設(shè)計excel表這一步酌心，等這一步設(shè)置好拌消，往后，只需要在excel表格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)安券，不需要再進行無意義的刪除了墩崩。
用excel錄入有以下優(yōu)點：
空白格子直接錄入，無需刪除原有舊數(shù)據(jù)侯勉；
連續(xù)編號的部分鹦筹，利用excel表的智能拖拽，再也不用人工數(shù)數(shù)啦址貌；
錄入過的數(shù)據(jù)铐拐，日后重復錄入時，excel有智能顯示彈出相同數(shù)據(jù)练对，輸幾個字整個格子的數(shù)據(jù)就錄完了遍蟋。
等過了開頭這個難關(guān)，后面錄入數(shù)據(jù)螟凭，簡單再按幾個合并按鈕批量生成虚青，so easy!
加速小技巧：
把excel的enter移動光標設(shè)置為向右；
習慣用小鍵盤的數(shù)字鍵和enter鍵螺男。
從規(guī)則到格式一致到永遠不出錯棒厘，才是專業(yè)的表現(xiàn)
在我學會郵件合并后纵穿，覺得自己GET到了什么了不起的技能。
有一次椰子君說到下屬開收入證明的時候不認真奢人，把某個部門的英文名稱打錯了谓媒。
我問：為什么不用郵件合并？只要在開頭建立excel的時候何乎，把所有部門的中文名稱和英文名稱都輸入好句惯，檢查清楚，日后只用選擇下拉菜單支救，或者直接打幾個字母宗弯，就出來正確的數(shù)據(jù)，不是永遠不會出錯嗎搂妻？
椰子君愣了一下，由衷地稱贊道：這倒是一個好辦法辕棚。
很多時候欲主，我們習慣了從一個角度看問題，比如出錯了就責怪別人不夠細心逝嚎，做事不認真扁瓢，叫他下次認真點仔細點，似乎效果也不大补君。換一個角度引几，我們也可以思考一下有沒有什么辦法可以幫助他人杜絕出錯的機會，這樣才是真正解決問題的方式挽铁。
堅持下去伟桅，所有時間管理書籍都教不了你時間變多的方法
我最開始只用郵件合并來出報告，后來我漸漸發(fā)現(xiàn)工作中許許多多的事情都可以用郵件合并做叽掘。
制作檔案側(cè)簽
制作文檔目錄
批量填單
打印生日賀卡
開具收入證明
……
很多時間管理書籍之所以用來用去都“食之無味棄之可惜”楣铁，是因為他們常常只告訴你：事情要批量處理，要按優(yōu)先等級分級更扁，事情撿重要的先做等等盖腕。
實際上，真正讓時間絕對變多的技巧應(yīng)該是：
減少看網(wǎng)頁浓镜、通訊工具溃列、手機的時間
干凈整齊的辦公桌，不花時間在找東西上
每天清理歸檔文件膛薛，對自己的工作了如指掌听隐，不花時間反復確認某項工作的進展
學習真正高效率使用辦公軟件，絕對地獲得手工操作浪費的時間
很多工作相叁，等到批量再做遵绰，你可能再也不想做了——收拾歸檔文件辽幌；
很多工作，確認優(yōu)先分級椿访，經(jīng)常都做不完乌企，總是處于焦慮和急迫中，感覺很不好——每件不需要馬上做完的工作成玫，過幾天都變成了緊急工作加酵；
很多工作，重要的往往會被各種不重要的工作打斷——總是很難一氣呵成做完哭当。
今天來開始試一試郵件合并猪腕，讓你的工作狀態(tài)完全變個樣兒！
再也沒有做不完的工作钦勘！
再也沒有沒時間做這回事陋葡！
