文|趙曉璃
寫在前面的話:
不知道你有沒有這樣的感覺,那就是忙了一天下來僧界,總感覺心底空落落的侨嘀,不知道這一天來自己到底忙了啥,結(jié)果越忙越迷茫捂襟;
不知道你有沒有這樣的困惑咬腕,那就是很多文章都拼了命地告訴你,別人是如何利用同樣的二十四小時葬荷,做出了四十八小時的事情涨共,于是他們在飛速成長,而你卻總是原地踏步踏闯狱;
不知道你有沒有這樣的痛苦煞赢,那就是心里也清楚時間管理多么重要、自控力多么重要哄孤,可當密密麻麻的工作排山倒海般向你涌來,你卻倉皇逃竄吹截,或者一拖再拖瘦陈、直到最后一刻,趕緊敷衍了事波俄,事后你總是懊悔不迭晨逝,覺得自己為什么會這樣?懦铺!
在四處求索苦悶無解之際捉貌,偶然間你看到了一個詞語,突然靈光乍現(xiàn)冬念,原來這些問題的癥結(jié)趁窃,都出在這四個字上——
時間管理!
一急前、
先和你分享一個真實的故事醒陆。
故事的主人公是我的一位咨詢者小霞(化名),當時她找我咨詢的目的裆针,就是想要知道該如何進行時間管理刨摩,因為她覺得自己的時間管理效率低下,看了很多書也參加了所謂的自控力小組世吨,但她絕望地發(fā)現(xiàn)澡刹,自己的時間管理效率并沒有得到實質(zhì)性的改善。
當時的小霞在一家外貿(mào)公司上班耘婚,每天負責(zé)在網(wǎng)上解答客戶疑問罢浇、協(xié)助處理售后問題、還要自己做單出業(yè)績边篮,她每天早早地到公司己莺,每天也列出今天重要的幾件事奏甫,并且也買了番茄鐘,然而詭異的是凌受,按照小霞的說法阵子,只要往座位上一坐,不知為何胜蛉,就會身不由己啊——
剛想好好回一封郵件吧挠进,這邊客戶的電話就來了;
剛想坐下來準備打幾個回訪電話吧誊册,對話框里彈出了詢價的頁面领突;
剛想整理下近期的名單,對意向客戶繼續(xù)跟進時案怯,突然接到了一起客戶投訴君旦,趕緊要去安撫客人的情緒......
一天下來,原本完美的計劃最后完全被打散嘲碱,每天疲于奔命地工作金砍,但總也感覺不到自己的成長,列好的計劃看起來更像是一場笑話麦锯。
一開始遇到這種情況的時候恕稠,小霞也學(xué)了一些時間管理的方法,比如嘗試著把同類型的工作放在一起處理扶欣,確實提高了一些效率鹅巍,可很快她發(fā)現(xiàn),這節(jié)省下來的時間還是遠遠不夠啊料祠,于是小霞無比焦慮骆捧,甚至一度懷疑時間管理是不是根本就沒用呢?术陶!
二凑懂、
或許,小霞面臨的問題也是好多職場人共同的問題梧宫,那就是每天都忙不過來接谨,要處理的事情那么多,但一天就是24小時塘匣,遠遠不夠用脓豪,本以為學(xué)了時間管理之后,這樣的情形會好一些忌卤,可學(xué)完之后依然絕望地發(fā)現(xiàn)扫夜,并沒有實質(zhì)上的改善啊。
這就是很多人在時間管理上存在的一個最大的誤區(qū)。
很多人認為笤闯,時間管理時間管理堕阔,當然是從時間出發(fā),省下很多時間一個不落地完成所有工作颗味。
但很少有人明白超陆,真正的時間管理,恰恰不是從時間出發(fā)而是從事情出發(fā)浦马,去減少你每天要做的事情时呀,然后再去安排時間去執(zhí)行,所以時間管理的關(guān)鍵點晶默,還是落在了“選擇”上谨娜。
說到這里,可能有朋友就會問了:“開玩笑吧磺陡,怎么能減少每天要做的事情芭可摇?根本沒法減的好嗎仅政?”
果真垢油?
三、
以文中的小霞為例圆丹。
從小霞的工作內(nèi)容來看,怎么進行選擇躯喇,又如何做減法呢辫封?
先大致將上下午的工作內(nèi)容進行劃分。
上午是一個人精力最充沛頭腦最清醒的時候廉丽,最適合安排重要緊急的工作內(nèi)容倦微,比如意向客戶的跟進、重要電子郵件的回復(fù)正压、款項的催收欣福、合同的簽訂,等等焦履;
下午可以用來集中處理客戶投訴拓劝、詢價咨詢、電話回訪等零星瑣碎的工作內(nèi)容嘉裤,之所以放在下午郑临,還有一個額外的好處就在于,如果真的遇到一位難纏的客戶屑宠,可以用“不好意思厢洞,我們下班了,明天我們再溝通好嗎?”這樣的話術(shù)予以適當?shù)耐涎犹煞灰惯^去丧叽,有很多客戶就會自我調(diào)節(jié),情緒就會平復(fù)很多公你,第二天再進行溝通的時候踊淳,就可以指向問題,做出及時有效的解決方案了省店。
做完了這一步之后嚣崭,關(guān)鍵問題來了,小霞的工作內(nèi)容里面懦傍,有沒有可以減少的工作量呢雹舀?
小霞說,其實處理客戶投訴這部分工作粗俱,公司有專門的客服部處理说榆,但按照小霞的說法,自己經(jīng)手的客戶寸认,情況自然自己最熟悉签财,好多時候客服部不明白情況,于是就讓小霞直接和客戶解釋和溝通偏塞,時間往往就在這里不知不覺地流失了唱蒸。
如今小霞最應(yīng)該做的一件事情,就是把這份本該由客服部完成的工作轉(zhuǎn)移回去灸叼。
為了方便客服部處理投訴神汹,小霞需要做一件事情,就是把該客戶的情況整理成文字形式古今,附上必要的溝通截圖屁魏,在客服部收到這起客戶投訴時,直接將該客戶的資料予以打包捉腥,發(fā)送過去讓客服部自己閱讀氓拼,如果有具體細節(jié)不明白的再問她即可。
這樣一來抵碟,就省去了之前很多無謂的時間損耗桃漾。
四、
通過外貿(mào)業(yè)務(wù)員小霞的例子立磁,想必你對時間管理有了新的認知和思考呈队。
在這里我總結(jié)了三點,便于各位朋友做個參考與借鑒——
時間管理的目的不是為了騰出時間做好所有的事情唱歧,而是將事情進行重新安排宪摧,集中黃金時間處理重要而緊急的事情粒竖。
時間管理的對象不是時間本身,而是你手頭的事務(wù)本身几于。
時間管理的本質(zhì)是對工作內(nèi)容進行選擇蕊苗,做好需要自己做的事,把該轉(zhuǎn)移的事情進行轉(zhuǎn)移沿彭,提升自己的核心能力朽砰,如此,才能獲得真正意義上的成長喉刘。
作者簡介:趙曉璃瞧柔,資深職業(yè)生涯咨詢師、職場作家睦裳,著有《“怕麻煩”才是你最大的障礙》造锅、《請停止無效的努力》。