如果你看了《令人心動的offer》第二季第一期，會發(fā)現(xiàn)「發(fā)好一封郵件」并不如我們想象的容易舟舒。
其中需要注意的坑或者技巧還是挺多的拉庶。
今天就以《令人心動的offer》第二季第一期為例，一起觀察下秃励，看起來最簡單的郵件，究竟會有哪些坑呢吉捶？
#令人心動的offer 實習(xí)生夺鲜，你真的會發(fā)郵件嗎
視頻號????
坑一：寫錯收件人
實習(xí)生王穎飛填錯收件人，應(yīng)該發(fā)給帶教律師群呐舔，結(jié)果發(fā)給中年級律師群币励。
坑二：忘記發(fā)附件
第2期的時候，實習(xí)生王穎飛把修改后的稿件發(fā)給帶教律師珊拼，結(jié)果忘記發(fā)附件食呻，可以看到，各位帶教律師的表情相當(dāng)精彩澎现。
坑三：重要名稱寫錯
實習(xí)生丁輝的稿件應(yīng)該是寫的最好的仅胞。結(jié)果因為重要的名稱寫錯，把己方公司的落款「君合律師事務(wù)所」寫成了「君和律師事務(wù)所」剑辫，在帶教律師打分中干旧，他本有可能是第一名，結(jié)果變成了最后一名妹蔽。
坑四：不完整閱讀別人的郵件
實習(xí)生詹秋怡沒有閱讀完整的郵件椎眯，導(dǎo)致不知道需要回復(fù)客戶的問題。結(jié)果浪費了太多時間胳岂。
坑五：超時
只有2個實習(xí)生是按照規(guī)定時間交的编整。其余6位實習(xí)生都超時了。超時讓帶教律師也跟著加班乳丰，他們心情肯定也不怎么美好掌测。
那么如何寫好一封郵件呢？
郵件其實就四個部分：
1）發(fā)件人
2）主題
3）正文
4）附件
這四個部分需要注意的點卻不少成艘。
一赏半、注意郵件的收件人和抄送人
收件人是直接關(guān)系到這個郵件贺归，需要做出處理或者反饋的人。
抄送一般是抄送間接關(guān)系到這個事情断箫，不需要作出處理或者反饋的人拂酣，只需要知道這件事即可的人。
記住仲义，千萬不要發(fā)錯了婶熬。
《令人心動的offer》里面，實習(xí)生王穎飛就發(fā)錯了郵件埃撵。這是一個很嚴重的問題赵颅。
試想你把發(fā)給A的郵件發(fā)給了B，嚴重的會涉及到保密性問題暂刘，不嚴重的也會造成一些尷尬饺谬。
二、如何填寫主題
主題不要是「一封郵件」「會議紀要」這種谣拣。
實習(xí)生王驍?shù)摹竿躜?作業(yè)」也不太好募寨。
最好是給出：需要對方如何處理+時間+事件名稱
比如：
【請知悉】2020.11.27例會會議紀要
【請務(wù)必于11月27日10點前回復(fù)】2020年雙11活動流程
三、如何寫好正文
1）一定要有對方的稱呼：hi森缠，Jack
2）如果對方不熟悉自己拔鹰，可以簡單介紹下自己：我是熊不知，是XX項目的負責(zé)人贵涵。
3）需要一句話總結(jié)列肢，希望對方怎么處理。
只是知悉呢宾茂，還是必須在一個時間點回復(fù)呢瓷马？還是做其他的處理呢？
最好是約定好時間節(jié)點和處理方式刻炒。
示例：
關(guān)于XXX决采，希望您能在11月28日下班之前回復(fù)修改意見。非常感謝坟奥。
4）重要的事情放最前面树瞭。
這樣別人看到前面，就可以掌握重要事情爱谁。
5）具體的細節(jié)或者事情經(jīng)過放后面晒喷。
6）自己的簽名落款，一般有自己的名字访敌、郵箱凉敲、電話號碼。方便別人除了郵件，也可以通過其他方式找到自己爷抓。
比如《令人心動的offer》里面的帶教律師史欣悅的郵件簽名就很好：
四势决、附件需要注意2點
如果有附件，不要忘記發(fā)附件蓝撇。
現(xiàn)在郵件系統(tǒng)都比較智能果复，在發(fā)送的時候，如果檢測到正文里面有附件渤昌，但是用戶忘記發(fā)附件了的話虽抄，會有一個提示。
比如独柑，QQ郵箱迈窟。
但是有的郵件系統(tǒng)沒有，《令人心動的offer》里面忌栅，律所使用的這個郵件系統(tǒng)就沒有车酣，所以實習(xí)生王穎飛才忘記發(fā)送附件。
另外重要的兩點：
1）附件的命名
附件命名不要是「文檔」「附件」這種狂秘。應(yīng)該比較具體：文檔標題+一些相關(guān)的信息骇径。
比如簡歷，不能直接是「簡歷」者春，最好是有一定的格式：【簡歷】名字-求職崗位-工作年限。示例：【簡歷】熊不知-產(chǎn)品經(jīng)理-實習(xí)生
如果對方規(guī)定了命名方式清女，一定要按照對方的來钱烟。
比如帶教律師明明規(guī)定了需要按照模板命名，并且要標記案號嫡丙。
結(jié)果實習(xí)生王驍就沒有根據(jù)規(guī)定來：
2）附件類型
有些特殊的文件類型拴袭，并不是人人都安裝了能打開的軟件的。所以最好導(dǎo)出成為一些通用的文件類型曙博。
比如Sketch可以導(dǎo)出為圖片拥刻，Axure可以導(dǎo)出為HTML文檔。
有的文檔父泳，就算對方安裝了這樣的軟件般哼，也有可能因為版本不同，打開后格式錯亂惠窄。比如簡歷蒸眠，可以導(dǎo)出為pdf，這樣格式就不太容易錯亂杆融。
當(dāng)然有特殊要求的楞卡，必須用原來的文檔格式，那么可能就得注意不要使用一些太過特殊的字體或者格式了。
五蒋腮、按時處理和回復(fù)郵件
有些時候超過了郵件的deadline淘捡，對方或許就不需要了。
甚至很多時候池摧，因為我們的拖延焦除，會讓對方產(chǎn)生損失。
比如因為實習(xí)生們的超時险绘，帶教律師們也跟著集體加班踢京。
所以一定要按時處理。
如果實在不能按時處理宦棺，需要發(fā)送郵件告知對方原因瓣距，以及重新敲定deadline，讓別人有個心理準備或者Plan B的準備代咸。
六蹈丸、檢查錯別字
檢查錯別字。
特別注意檢查重要的地方呐芥，比如說：
1）客戶/同事姓名逻杖、稱謂
如果寫錯別人的名字，會被視為對別人不尊重不重視思瘟。
2）重要文件名稱
比如有些文檔相差1-2個字的荸百，寫錯了，別人就會對應(yīng)錯文檔滨攻。
3）數(shù)字
重要數(shù)字够话，比如身份證號碼，電話號碼光绕，仔細看看女嘲。
4）單位
一些數(shù)字后面的單位，要注意不要寫錯了诞帐⌒滥幔「萬」寫成了「千萬」差別還是蠻大。
5）英文
英文如果不好停蕉，就會對英文拼寫有些時候不太敏感愕鼓。有些時候拼寫錯了，也很難憑借自己檢查出來谷徙。
可以使用一些專門檢查拼寫的插件或者網(wǎng)站拒啰，檢查出來。
比如這個插件：
https://www.grammarly.com/
七完慧、形成清單谋旦，每次發(fā)送前按照清單檢查
可以把我這個文檔的重要信息作為參考剩失，形成自己的一份清單娜遵。
清單主要是包括容易遺忘或者容易犯錯的點勘畔。
發(fā)送前按照清單檢查。
因為人的記憶或者注意力會有開小差的時候讨便，清單能幫助我們不漏掉重要的細節(jié)甲捏。
我相信實習(xí)生如果掌握了以上7點演熟，應(yīng)該能發(fā)出一封符合同事和上司期望的郵件。
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