記得08年剛進(jìn)公司做出納捧存，那時(shí)經(jīng)常輸員工的身份證號碼以及員工銀行卡號亏较，當(dāng)初多輸入了銀行卡位數(shù)導(dǎo)致把員工工資退回，需要再一次去銀行付款挖炬，導(dǎo)致被領(lǐng)導(dǎo)批評罰款。那時(shí)卻不知Excel還會防止多輸入或者少輸入數(shù)據(jù)状婶。你是否跟我一樣遇到過此類問題呢意敛？今日學(xué)了儲君老師講解的數(shù)據(jù)有效性你在也不用擔(dān)心了。
數(shù)據(jù)有效性的作用
數(shù)據(jù)有效性是Excel中經(jīng)常使用且實(shí)用性非常強(qiáng)的一個(gè)功能膛虫，通過有效性設(shè)置空闲，不僅可以減少數(shù)據(jù)輸入的時(shí)間，而且可以增強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入的規(guī)范性和準(zhǔn)確性走敌。今天蟲就來和大家分享下數(shù)據(jù)有效性的基本用法碴倾。
首先來看一道例題。假如你是一名HR的小伙伴，統(tǒng)計(jì)個(gè)人聯(lián)系方式跌榔，收回來的表格五花八門异雁，有把姓名填在身份證號碼列的，也有直接寫在一起的僧须，且都是大量的數(shù)據(jù)信息纲刀。你一般是怎樣防止少輸入或者多輸入的呢？
實(shí)際上市很簡單的担平，只要學(xué)會數(shù)據(jù)有效性即可輕松完成示绊。這次我們首先做好數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，確保姓名列只能輸入文本并能保證你少輸入多輸入的現(xiàn)象暂论。
基本用法
首先我們來了解了解數(shù)據(jù)有效的基本用法面褐，數(shù)據(jù)有效性在2016版本中叫做數(shù)據(jù)驗(yàn)證，今日給我大家分享的步驟是按照2016版本來的取胎。
基本用法我將分為了三種：第一種是手工錄入展哭，第二種是引用，第三種是使用名稱框
那么問題來了我們要如何使用這三種方法呢闻蛀？
如果我們需要在下圖C列中輸入部門時(shí)我們可以采取以下三種方法
001 手工輸入
方法1：首先輸入每個(gè)部門名稱------輸入第四個(gè)的時(shí)候按ALT+向下鍵頭-----選擇即可
方法2：選中區(qū)域-----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡----數(shù)據(jù)驗(yàn)證------允許選擇序列--------來源手工輸入需要的數(shù)據(jù)（中間的分隔號”匪傍，逗號”一定要在英文狀態(tài)下輸入）----確定-----手動選擇即可----如下圖
002 使用引用的方法
首先選中數(shù)據(jù)區(qū)域-----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡-----數(shù)據(jù)驗(yàn)證----允許-----選擇序列-----來源-------選擇基礎(chǔ)信息表里面的參數(shù)如下圖
選擇銷售員區(qū)域----確定-----然后-----選擇即可
003 使用名稱框的方法有兩種
如果我打算在上圖中D列輸入以上的A,B，C怎么輸入了
方法1：先給數(shù)據(jù)區(qū)域定義名稱框?yàn)?----績效-----然后選中數(shù)據(jù)區(qū)域-----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡----有效性----數(shù)據(jù)驗(yàn)證----數(shù)據(jù)驗(yàn)證
-----允許選擇序列-----來源------輸入=績效（或者按f3）如下圖
可以調(diào)出粘貼名稱的窗口-----直接選擇即可------確定
方法2：例如在F列輸入工齡工資
選中區(qū)域----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡---數(shù)據(jù)驗(yàn)證----數(shù)據(jù)驗(yàn)證對話框----允許選擇整數(shù)----來源-----輸入如最大值100----最小值10
確定---然后直接輸入----這時(shí)候我們輸入大于或小于設(shè)置的值-----就會有錯(cuò)誤提醒如下圖
方法3：在B列輸入長達(dá)18位的身份證號碼
選中區(qū)域----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡----數(shù)據(jù)驗(yàn)證---允許----文本長度-----來源設(shè)置為18位----確定即可如下圖
進(jìn)階用法
提示信息：例如輸入身份證號碼----選中區(qū)域----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡----數(shù)據(jù)驗(yàn)證----輸入信息----標(biāo)題---提示---輸入信息
-----請輸入18位的身份證號碼如圖---確定
出錯(cuò)警告：選中區(qū)域---數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡---數(shù)據(jù)驗(yàn)證---出錯(cuò)提示---樣式選擇停止----標(biāo)題輸入提示---錯(cuò)誤信息----填寫請輸入正確的號碼如圖
圈釋無效信息：將對輸入好的數(shù)據(jù)進(jìn)行圈示----先輸入好數(shù)據(jù)驗(yàn)證信息----然后數(shù)據(jù)驗(yàn)證下拉框----圈出無效信息----自動會出錯(cuò)誤無效信息
----當(dāng)修正數(shù)據(jù)后---圈出無效信息的框框就會自動消失
高級用法
001 動態(tài)下拉菜單
首先選中數(shù)據(jù)----菜單欄-----插入選項(xiàng)卡----表格----就已將超級表格創(chuàng)建好如圖
然后數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡---數(shù)據(jù)驗(yàn)證----允許選擇序列來源----輸入=銷售員（或者按fn+f3）-----調(diào)出粘貼名稱框----直接選擇確定
快速錄入當(dāng)前時(shí)間：例如我們要在下圖中輸入下圖樣式的時(shí)間你又是如何操作的呢觉痛？
選中空白單元格---輸入公式"=now"----點(diǎn)擊確定即顯示當(dāng)前時(shí)間----然后在選中區(qū)域---數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡---數(shù)據(jù)驗(yàn)證----允許選擇序列來源---等于我們剛才輸入公式的空白單元格確定----然后再按CTRL+1或右擊-----設(shè)置單元格格式----自定義----把類型更改為-----h:mm:即可如圖
002 借貸只能一方輸入
例如會計(jì)科目中一方輸入另一方就不能輸入-----使用以下函數(shù)結(jié)合
002：二級下拉菜單
有一天你想做一個(gè)如下圖這樣的表格你會怎么操作比較快捷方便呢役衡？是手工一個(gè)字一個(gè)字的巧呢還是選擇快了？請看下面又是如何操作的呢薪棒？
第一步：選中省份區(qū)域----定義名稱框?yàn)?---省份-----選中省份區(qū)域----數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)驗(yàn)證-----允許選擇序列-----來源=省份
確定如圖
第二步：選中對應(yīng)的區(qū)域（省份手蝎、城市區(qū)域）按CTRL+G定位----定位常量----確定----公式選項(xiàng)卡-----根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建----默認(rèn)首行
確定，這里如果我們的省份在左邊盗尸，城市在右邊-----直接選擇最左列----確定如圖
第三步：選中城市區(qū)域----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡----數(shù)據(jù)驗(yàn)證----允許選擇序列----來源-----輸入=INDIRECT(A2)（注：引用a2單元格就是城市引用對應(yīng)省份）
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003 動態(tài)二級下拉菜單
第一步首選選中省份區(qū)域---數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡----數(shù)據(jù)驗(yàn)證動態(tài)二級下拉菜單---第一步首選選中省份區(qū)域------數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡-----數(shù)據(jù)驗(yàn)證
允許選擇序列----來源輸入---=OFFSET($F$1,0,0,1,COUNTA($F$1:$XFD$1))----確定
第二步選中城市區(qū)域----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡----數(shù)據(jù)驗(yàn)證-----允許選擇序列-----來源
輸入=OFFSET($D$1,1,(MATCH(A2,$F$1:$XFD$1,0)-1),COUNTA(OFFSET($D$1,1,(MATCH(A2,$F$1:$XFD$1,0)-1),999,1))----確定即可
聯(lián)想式下拉菜單
除了上述炫酷的建立下拉菜單以外還分享一個(gè)聯(lián)想式的用法柑船。
第一步----源數(shù)據(jù)排序----第二步----選取A列要設(shè)置的區(qū)域----右鍵菜單----定義名稱-----在如圖所示的新那建名稱窗口中名稱：城市----引用位置
=OFFSET('7.聯(lián)想式下拉菜單'!$C$1,MATCH('7.聯(lián)想式下拉菜單'!E6&"*",'7.聯(lián)想式下拉菜單'!G:G,0)-1,,COUNTIF('7.聯(lián)想式下拉菜單'!G:G,'7.聯(lián)想式下拉菜單'!E6&"*"),1)
第三步----數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡數(shù)據(jù)驗(yàn)證-------允許“序列------來源 =城-----第四步------在數(shù)據(jù)有效性窗口中-----去掉“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”的勾選------在數(shù)據(jù)有效性窗口中------去掉“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”的勾選
下圖就是一個(gè)創(chuàng)建好的聯(lián)想式下拉菜單供參考
以上就是今日所學(xué)內(nèi)容，只要你不斷極致的努力學(xué)習(xí)泼各，沒有學(xué)不會的鞍时。
今日就分享到這里，如喜歡請留言與我聯(lián)系扣蜻。同時(shí)也希望在這里能找到一群優(yōu)秀的小伙伴一起來討論更多的Excel知識懂缕。
