日常工作中蜒灰，所接觸最多的便是電子文檔弦蹂，如各類報(bào)告、報(bào)表强窖、圖片及壓縮包等凸椿。隨著時(shí)間增長(zhǎng)，各人所擁有電子文檔的數(shù)目也日益增大翅溺，如何快速地從自己的文檔庫中定位目標(biāo)文檔脑漫，已成為了當(dāng)代職場(chǎng)每個(gè)人都需面臨的挑戰(zhàn)，也成為現(xiàn)代人提升工作效率的關(guān)鍵咙崎。
那究竟如何才能管理好個(gè)人的文檔庫：
“你不需要記住每一個(gè)文件保存的位置优幸，你只需要記住你保存文件的規(guī)則，以及使用一個(gè)好的工具褪猛⊥耍”
什么是文件保存的規(guī)則？概括起來其實(shí)就包含以下兩個(gè)部分：
文件夾的結(jié)構(gòu)+文件的名稱
是的伊滋，這兩個(gè)部分就夠了碳却。
一、文件夾的結(jié)構(gòu)：
提升效率最直接的方法就是建立系統(tǒng)笑旺，系統(tǒng)本身可以多樣化昼浦，但系統(tǒng)化的思維與操作才是避免茫然與失誤的最有效途徑。
針對(duì)文件夾結(jié)構(gòu)的管理燥撞，個(gè)人主要采用以下的方法：
1.確定文件屬性的緯度與層次：
專業(yè)類型 > 年度 > 屬性分類 > 文檔分類
如：
2.針對(duì)固定小系統(tǒng)座柱，也應(yīng)該采用固定統(tǒng)一的目錄結(jié)構(gòu)：
如：項(xiàng)目管理目錄
如此就可以有序地瀏覽各個(gè)項(xiàng)目電子文檔，因?yàn)槊恳粋€(gè)項(xiàng)目的電子文檔庫結(jié)構(gòu)都是一樣的物舒。
二.文件的名稱：
你需要制定你文件命名的規(guī)則色洞，并嚴(yán)格執(zhí)行它。采用規(guī)則的文件名冠胯，你就可以不用過于關(guān)心文檔具體存放的位置火诸，因?yàn)槲覀冇幸淮衿鱁verything。
Everything是速度最快的文件名搜索軟件荠察。其速度之快令人震驚置蜀，百G硬盤幾十萬個(gè)文件，可以在幾秒鐘之內(nèi)完成索引悉盆；文件名搜索瞬間呈現(xiàn)結(jié)果盯荤。它小巧免費(fèi)，支持中文焕盟，支持正則表達(dá)式秋秤，可以通過HTTP或FTP分享搜索結(jié)果。
舉個(gè)例子來說：
項(xiàng)目的合同通常是散落在各個(gè)項(xiàng)目文件夾中，想快速提取出2013年所有科技項(xiàng)目的合同灼卢，你只要需要這樣做：
1绍哎、制定合同的命名規(guī)則“年份-項(xiàng)目類型-項(xiàng)目名稱-合同文本/合同掃描件”；
2鞋真、在Everything中搜索“2013 科技項(xiàng)目 合同”關(guān)鍵詞便可以羅列出你電腦中所有2013年科技項(xiàng)目的合同文檔崇堰，而不用關(guān)心單個(gè)文檔具體的存放位置。
三涩咖、總結(jié)
通過規(guī)范化的文件夾結(jié)構(gòu)對(duì)文檔進(jìn)行有效的組織海诲，通過Everything對(duì)規(guī)則化命名的電子文檔進(jìn)行快速檢索定位，這樣便可以有效地提升對(duì)于電子文檔庫的管理效率抠藕。
