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今天要和大家討論的話(huà)題是管理者經(jīng)常參與的，但是有時(shí)被詬病最多的工作內(nèi)容—會(huì)議搁廓。

會(huì)議是在公司內(nèi)部用來(lái)傳遞引颈、溝通信息以及達(dá)成決策的工具。越是高層級(jí)的管理者境蜕，在會(huì)議上花的時(shí)間越多蝙场。

哈佛商學(xué)院做了個(gè)統(tǒng)計(jì)，每周管理者要花18小時(shí)以上(1/3的時(shí)間)在會(huì)議上粱年，但是售滤，眾多的會(huì)議并未達(dá)到預(yù)期的目的，25-50%的會(huì)議時(shí)間被認(rèn)為是在浪費(fèi)時(shí)間台诗。人們對(duì)開(kāi)會(huì)怨聲載道完箩，認(rèn)為開(kāi)會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間。

能否開(kāi)好會(huì)議拉队，是高效管理者和普通管理者之間的區(qū)別弊知。

因?yàn)闀?huì)議決定了你的執(zhí)行效率。那我們一起來(lái)看看如何能開(kāi)好一場(chǎng)會(huì)議粱快。

給大家舉個(gè)例子秩彤，產(chǎn)品部的小李在吃過(guò)午飯后接到了會(huì)議通知，這個(gè)通知提到了下午2點(diǎn)在二樓會(huì)議室開(kāi)會(huì)事哭。

小李準(zhǔn)時(shí)前來(lái)開(kāi)會(huì)漫雷，看到許多同事都已經(jīng)在了，包括市場(chǎng)慷蠕、財(cái)務(wù)珊拼、開(kāi)發(fā)部門(mén)的同事食呻。于是小李就問(wèn)大家這次會(huì)議開(kāi)什么內(nèi)容流炕，大家都面面相覷澎现，說(shuō)都是剛剛接到通知。不一會(huì)每辟，業(yè)務(wù)部的負(fù)責(zé)人張總來(lái)了剑辫，說(shuō)召集大家討論一下這一批產(chǎn)品上市后用戶(hù)的反饋和應(yīng)對(duì)，然后花了半小時(shí)介紹了目前事情的背景和情況渠欺。

經(jīng)過(guò)一下午的討論妹蔽，大家從各自的角度出發(fā)提出了很多觀(guān)點(diǎn)。會(huì)議結(jié)束了挠将，第二天小李繼續(xù)著手進(jìn)行了原來(lái)的工作胳岂，前一天的會(huì)議內(nèi)容就被她拋之腦后了。這是一個(gè)非常常見(jiàn)的會(huì)議的情形舔稀。我們一起來(lái)看看這場(chǎng)會(huì)議存在哪些問(wèn)題乳丰，還有哪些地方值得提升。

第一個(gè)嚴(yán)重的誤區(qū)和問(wèn)題内贮，也是多數(shù)會(huì)議都會(huì)有的通膊啊：

如果我們開(kāi)個(gè)一小時(shí)的會(huì)議，從下午1點(diǎn)到2點(diǎn)夜郁。這個(gè)會(huì)議所用的時(shí)間資源什燕，也就是所謂會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，是一小時(shí)竞端。但是這個(gè)會(huì)議所覆蓋的時(shí)間周期可不止一小時(shí)屎即。

如果想要一個(gè)會(huì)議有成效，我們必須要關(guān)注到會(huì)議前與會(huì)議后的這兩個(gè)重要時(shí)間段：

一事富、會(huì)議前

我們需要做什么?創(chuàng)辦人想要?jiǎng)?chuàng)辦一個(gè)好的會(huì)議剑勾，在時(shí)間條件允許的情況下，要提前24小時(shí)給參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議的通告赵颅，要告訴與會(huì)者這次會(huì)議的：

1虽另、目的

2、時(shí)間饺谬、地點(diǎn)

3捂刺、需要閱讀的材料和要準(zhǔn)備的信息

會(huì)議是一個(gè)特別耗費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)。例如一個(gè)一小時(shí)的會(huì)議募寨，如果有八個(gè)人來(lái)參加族展，那么這場(chǎng)會(huì)議不僅僅耗費(fèi)了參會(huì)人員一小時(shí)的時(shí)間，還等同于耗費(fèi)了公司八個(gè)小時(shí)的生產(chǎn)力拔鹰。因此仪缸，對(duì)于一個(gè)團(tuán)隊(duì)和公司來(lái)說(shuō)，開(kāi)好一場(chǎng)會(huì)議的前提是會(huì)議的內(nèi)容需要集體來(lái)交流以及做決策列肢。

如果一場(chǎng)會(huì)議的目的僅僅是讓參會(huì)人了解信息恰画，像這種可以個(gè)人完成的任務(wù)宾茂，就沒(méi)必要放在會(huì)議上解決了，這是許多會(huì)議都會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題拴还。參會(huì)人往往在進(jìn)入會(huì)議室之前對(duì)本次會(huì)議的內(nèi)容一無(wú)所知跨晴，以至于一場(chǎng)會(huì)議需要占用大量的時(shí)間來(lái)跟參會(huì)人普及背景信息知識(shí)。

其實(shí)片林，普及背景信息這項(xiàng)工作可以在會(huì)議前做端盆，就是把相關(guān)信息發(fā)給即將參會(huì)的人員，讓他們利用好各自的時(shí)間來(lái)了解這次會(huì)議的內(nèi)容费封。只有在參會(huì)人充分準(zhǔn)備的情況下焕妙，大家才能在會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)有效地交流、做決策弓摘，以及最終達(dá)成一致的結(jié)果访敌。只有這樣，會(huì)議才會(huì)變得高效衣盾。

二寺旺、會(huì)議后

當(dāng)會(huì)議開(kāi)完，會(huì)議門(mén)被關(guān)上的那一剎那势决，并不代表這場(chǎng)會(huì)議的結(jié)束阻塑，而只是進(jìn)展了一半，因?yàn)闀?huì)議上達(dá)成的決議還沒(méi)有開(kāi)始被大家執(zhí)行果复。

因此陈莽，每場(chǎng)會(huì)議后都要得出清晰的會(huì)議紀(jì)要，明確要達(dá)成的目標(biāo)和要完成的具體任務(wù)虽抄，以及任務(wù)的執(zhí)行者和完成的時(shí)間走搁。

這樣的會(huì)議紀(jì)要要在會(huì)議后24小時(shí)發(fā)給與會(huì)人員，并要求相應(yīng)的與會(huì)人員在確定的時(shí)間點(diǎn)對(duì)會(huì)議所要求的事情給予進(jìn)展的反饋迈窟。那么私植，這樣的會(huì)議才算是畫(huà)了完整的句號(hào)的會(huì)議。

對(duì)于一場(chǎng)會(huì)議來(lái)說(shuō)车酣，重要的不僅是會(huì)議的成功舉辦曲稼，還要求會(huì)議是高效的，并且一定要關(guān)注會(huì)議前與會(huì)議后所要做的事情湖员。除了需要注意會(huì)前和會(huì)后贫悄，會(huì)議的舉辦現(xiàn)場(chǎng)，也需要注意一些重要的事項(xiàng)娘摔。

首先窄坦，每一場(chǎng)會(huì)議一定要有一個(gè)明確的發(fā)起者，或者叫做決策者。

在一場(chǎng)會(huì)議當(dāng)中鸭津，如果沒(méi)有決策者和最終的負(fù)責(zé)人彤侍，這場(chǎng)會(huì)議就會(huì)變成一場(chǎng)漫無(wú)目的的空談和討論。因?yàn)?b>會(huì)議的目的是做出一個(gè)決策曙博，以及行動(dòng)計(jì)劃。即便這項(xiàng)決策可能不是最完美的怜瞒，但這項(xiàng)決策需要有人來(lái)拍板父泳。有時(shí)候在一場(chǎng)兩個(gè)部門(mén)之間的會(huì)議中，如果沒(méi)有一個(gè)更高層的角色來(lái)參與時(shí)吴汪，這樣的會(huì)議很容易讓大家都以妥協(xié)來(lái)收?qǐng)觥?/p>

第二惠窄，在會(huì)的時(shí)間觀(guān)念包括參會(huì)一定要守時(shí)。

在會(huì)議過(guò)程中漾橙，對(duì)于時(shí)間的把控要非常的嚴(yán)格杆融。在很多情況下，參會(huì)人員會(huì)覺(jué)得這場(chǎng)會(huì)議已經(jīng)沒(méi)有要繼續(xù)進(jìn)行的意義了霜运，但是沒(méi)有人宣布會(huì)議的結(jié)束脾歇，所以參會(huì)人還得在這場(chǎng)會(huì)議中繼續(xù)浪費(fèi)時(shí)間。所以淘捡，主持人需要能夠把握會(huì)議的議程藕各。

一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)會(huì)議的議程可以包括以下幾個(gè)步驟：

表明目的

介紹簡(jiǎn)要的背景

提供決策信息

表達(dá)觀(guān)點(diǎn)

達(dá)成一致

在會(huì)議的討論過(guò)程當(dāng)中焦除，要確保每一位角色都能發(fā)表各自的觀(guān)點(diǎn)激况，如果你發(fā)現(xiàn)某些角色，在整場(chǎng)會(huì)議中不需要發(fā)表觀(guān)點(diǎn)膘魄，或是從來(lái)都不發(fā)表觀(guān)點(diǎn)乌逐，那么這樣的角色未來(lái)可能就不需要參與這樣的會(huì)議了。

第三创葡，杜絕在會(huì)議當(dāng)中的小會(huì)議和子會(huì)議

每個(gè)人討論的觀(guān)點(diǎn)都應(yīng)該讓所有人聽(tīng)到浙踢，要杜絕他們與身邊的人進(jìn)行交頭接耳溝通的情況。有時(shí)候一場(chǎng)會(huì)議會(huì)引申出一些新的議題灿渴。那這個(gè)時(shí)候成黄，會(huì)議的管理者需要意識(shí)到這些問(wèn)題可能會(huì)用一場(chǎng)新的會(huì)議來(lái)解決，而不應(yīng)該在這場(chǎng)會(huì)議中進(jìn)行討論解決逻杖。

第四奋岁，要嚴(yán)格控制會(huì)議的規(guī)模

通常要求便于管理即可，一般與會(huì)者最好不要超過(guò)八個(gè)人荸百，十個(gè)人是上限闻伶。

在會(huì)議的過(guò)程當(dāng)中，盡量保留用于放幻燈片以及用于做記錄的電腦够话。如果一些人員帶著電腦來(lái)參會(huì)蓝翰，這將是一個(gè)非常低效的行為光绕，因?yàn)榻?jīng)常需要把這些人員重新拉回討論現(xiàn)場(chǎng)。另外微信也是會(huì)議效率的殺手畜份，除非有非常要緊的事诞帐，或者客戶(hù)急需解決問(wèn)題。否則爆雹，一邊開(kāi)會(huì)一邊瀏覽手機(jī)將是非常低效的停蕉。

對(duì)于參會(huì)人來(lái)說(shuō)，要學(xué)會(huì)說(shuō)不钙态。如果覺(jué)得這個(gè)會(huì)議確實(shí)不用參與慧起，參會(huì)人可以拒絕，而不用勉強(qiáng)去參加一場(chǎng)全程都很討厭的會(huì)册倒。

成員對(duì)于會(huì)議的決策可以在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)提出不同的意見(jiàn)蚓挤。但是一旦達(dá)成一致，哪怕你有保留意見(jiàn)驻子，也要百分之百的完全執(zhí)行灿意。

有些公司或團(tuán)隊(duì)采用站立式開(kāi)會(huì)的方式也是一種不錯(cuò)的選擇，至少這樣的會(huì)議不會(huì)開(kāi)得很長(zhǎng)崇呵。

下次開(kāi)會(huì)的時(shí)候脾歧，檢查一下這些點(diǎn)。一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)管理者演熟，一定是關(guān)注細(xì)節(jié)的鞭执。請(qǐng)大家思考一下，你在開(kāi)會(huì)過(guò)程有哪些需要改進(jìn)的地方芒粹？

以上希望對(duì)你有所幫助兄纺。