-1-會前準(zhǔn)備要專業(yè)
因為會前通知不給力签赃，開會時間很多人沒有到場，導(dǎo)致需要開的會議沒有辦法開分尸。就需要通過會議通知三步法搞定會議準(zhǔn)備了锦聊。
1.郵件通知:至少提前一天以上，發(fā)郵件通知所有參會者會議的詳細(xì)信息箩绍。
職場會議往往要遷就決策人的時間括丁，請確保與決策人的時間合拍之后再發(fā)郵件。務(wù)必要注意：填寫郵件的收件人地址要注意按照職務(wù)從高到低排序伶选。
2.電話確認(rèn)：會議的前一天史飞，電話確認(rèn)或者當(dāng)面去通知參會者會議時間、地點(diǎn)仰税、主題等等......越詳細(xì)越好
會議前一天构资，需要挨個給參會人員撥打通知電話，最好叫他們填寫一份會議通知確認(rèn)單陨簇。撥打電話也有先后順序吐绵，先打電話給會議中必須出現(xiàn)的決策人，再打給各部門主管讓其傳達(dá)下屬河绽。如果是集中辦公己单，最好腿勤，到每個辦公室耙饰，當(dāng)面通知參會人纹笼，因為跑一趟反而會比撥打電話效率快很多。
每個都通知完畢以后苟跪，將不能出席的人員名單交給領(lǐng)導(dǎo)廷痘，讓他決策會議是否如期舉行蔓涧。如果不能如期舉行，還得逐個通知他們?nèi)∠麜h笋额，擇期再開元暴。
3.當(dāng)天提醒：臨到會議前一個小時，最好再次電話通知或者當(dāng)面去通知參會者準(zhǔn)備開會兄猩。會前一小時的通知茉盏，是為了提醒參會人員準(zhǔn)時到場，不要遲到枢冤。這個通知與前一天的電話通知方式一樣援岩，至少要通知到到該部門的決策人或部門主管這這一級別。
如果撥打座機(jī)和手機(jī)都無法聯(lián)系某位參會人掏导，就需要直接去他的部門座位找他。如果也不在座位羽峰，就需要寫張便利貼趟咆，貼在其電腦正中央。若參會人見到便利貼梅屉，就會知道會議快開始了值纱。最保險的方法，還得通知該參會人的部門同事或者下屬予以通知參會人坯汤，還有告知你貼了便利貼在參會人的電腦正中央虐唠。
-2-會議常識
例會是公司約定好每隔幾天舉行一次的會議，每到這個時間惰聂，沒有另行通知的話疆偿，大家都要來開會。很多公司的例會定在每周的周一舉行搓幌。
1.在開會前杆故，要做好會議參與準(zhǔn)備
參會前做好充分準(zhǔn)備，會議時才能融入其中溉愁，應(yīng)對自如处铛。所以做一份會議參與準(zhǔn)備單，是非常重要的拐揭。再做一份會議議題策劃單撤蟆，就可以在會議發(fā)言的時候做到有的放矢，才能在開會的時候言之有物堂污。
2.會議記錄
做好會議筆記不是那么容易的家肯，最好有自己的會議記錄模板，真正的訣竅是抓重點(diǎn)盟猖∠⑿ǎ基本條目盡量不能缺少寝贡，筆記圍繞會議目的、會議議題值依、最終決議圃泡，以及跟進(jìn)的負(fù)責(zé)人。會議記錄模板中的每一項都很很重要愿险，需要認(rèn)真填寫颇蜡。最好在會前打印多份，以防不夠用辆亏。
其實直接在電腦上用Word做記錄风秤，效率會更高。唯一的問題是扮叨，敲鍵盤的聲音過大的話缤弦，會嚴(yán)重干擾到會議就麻煩了。如果記錄的效率相對比較低彻磁，最好準(zhǔn)備記錄筆或者用手機(jī)APP進(jìn)行錄音碍沐，防止遺忘。
-3-羅伯特議事規(guī)則
通用的會議規(guī)則起源于古老的英國議會衷蜓，并在美國建國中起了非常重要的作用累提。美國人羅伯特總結(jié)了前人的議事規(guī)則，編寫了《羅伯特議事規(guī)則》磁浇，該議事規(guī)則奠定了現(xiàn)代法制基礎(chǔ)和提高了開會的效率斋陪。
1.會前確定會議目的和議題
所有的會議都有目的和議題，只有參會者都做好準(zhǔn)備置吓，會議才能高效无虚。提前將想要發(fā)起討論的內(nèi)容告知會議組織者是最好的，這樣能引起組織者的重視衍锚，預(yù)留足夠的時間骑科。
2.主持人、記錄人构拳、參會者要各就其位
3.會議開始咆爽，主持人宣布會議規(guī)則。
主持人的職責(zé)就是讓會議公平置森、順利舉行斗埂，然后主持人陳述議題，各參會人員進(jìn)行匯報凫海。當(dāng)議題陳述完畢呛凶，主持人宣布開始討論，各參會人員各自進(jìn)行對該議題進(jìn)行討論行贪。要注意漾稀，逐個議題進(jìn)行陳述和討論模闲，主持人安排相關(guān)順序。
主持人要把握輪流發(fā)言的原則崭捍，要保證會議的公正性尸折。假如在會議中，總是觀點(diǎn)一致的人進(jìn)行發(fā)言殷蛇，有可能這些人會前已經(jīng)溝通過相關(guān)議題实夹。此時，主持人就需要讓沒有發(fā)過言或意見相反的人優(yōu)先發(fā)言粒梦。
4.當(dāng)議題討論完畢亮航，就需要對該議題進(jìn)行表決。
通常的表決是“過半數(shù)表決”匀们，就是過法定人數(shù)半數(shù)投票有效缴淋，且贊成方超過反對方至少1票，提議就通過泄朴，否則就是被否決重抖。
棄權(quán)方不算，棄權(quán)方就是讓結(jié)果交給不棄權(quán)的人來決定叼旋，自己保持中立，不發(fā)表任何意見沦辙。法定人數(shù)是指出席人數(shù)夫植，缺席不計入法定人數(shù)。缺席不代表反對油讯，缺席代表棄權(quán)详民。贊成數(shù)大于反對數(shù)，決議就會馬上通過陌兑，如果是平局沈跨，決議是不通過的。
5.主持人宣布結(jié)果兔综。決議通過饿凛，等領(lǐng)導(dǎo)核實確認(rèn)后，記錄人將把具體執(zhí)行內(nèi)容發(fā)給相應(yīng)的責(zé)任人软驰。此時涧窒，領(lǐng)導(dǎo)會做這個議題的總結(jié)，然后就會進(jìn)入下一個議題锭亏。
假如準(zhǔn)備好的議題已經(jīng)處理完畢纠吴，突然某人提出臨時議題。討論臨時議題慧瘤，需要至少一個參與者愿意討論戴已。有人同意討論臨時議題固该，則開始新一輪的討論。當(dāng)所有的議題都討論和表決完畢糖儡，主持人宣布最終的結(jié)果伐坏。最后，領(lǐng)導(dǎo)會對這些議題進(jìn)行總結(jié)發(fā)言和做決策休玩。
在職場上著淆，知道了這些高效開會的方法，你才能立足職場拴疤，成為一位專業(yè)的職場人士永部。
