我從事行政工作多年，所在的公司在行業(yè)類首屈一指晶疼，每當提及我所從事的工種酒贬，他們會給出這樣的反應(yīng)：你干行政后勤啊又憨，挺好的，很輕松也沒什么壓力锭吨，女人嘛不用那么辛苦蠢莺。
實際上，這些看著是在打雜的行政工作哪有那么簡單零如，沒有普通的工作躏将，只有普通的人。
過去考蕾，行政工作往往背負著“瑣碎”祸憋、“打雜”的污名，實際上肖卧，看似流程枯燥蚯窥、刻板的行政工作，也有很深的內(nèi)涵——許多行政人員只是在按部就班地履行流程塞帐，按章辦事拦赠，卻往往難以透視普通流程背后更深刻的內(nèi)容，因為葵姥，他們只是“裸眼”看行政荷鼠，不懂得以“鏡”看行政。
5月底榔幸，我去公司總部進行了為期1周的工作培訓允乐，同事分享了眾多優(yōu)質(zhì)的經(jīng)驗，我對自己從事多年的行政工作再次有了深刻的反思和認知牡辽，發(fā)現(xiàn)了許多透視行政工作的“鏡片”喳篇。
我們需要一個全新的思路來解決這些問題：行政人員們?nèi)绾卧谛聲r代下發(fā)揮新的樞紐作用？如何提供優(yōu)質(zhì)的聯(lián)絡(luò)态辛、傳達服務(wù)麸澜？如何具備核心競爭力？
我認為奏黑，每個優(yōu)秀的行政工作人員炊邦，應(yīng)該為自己配上一副副“眼鏡”，用不同的角度熟史、眼光和態(tài)度去認知行政工作的細部馁害。
一、用“望遠鏡”看行政蹂匹，視野開闊碘菜，突破局限。
俗話說，“高瞻遠矚”忍啸，因此仰坦，要用“望遠鏡”來關(guān)注行政工作，才能突破一板一眼的流程计雌，洞悉高層的決策意圖悄晃，精準提煉下層的訴求和意見。
我的同事Ada提供了這樣一個范本——在日常的文件整理凿滤、資料歸集工作中妈橄，她并不是把大量資料原原本本地呈上，而是對資料進行了一些梳理和歸類翁脆。比如眷蚓，下級部門的會議記錄，常常是千頭萬緒反番，篇幅龐雜溪椎，她就找到其中的核心觀點、主流意見以及其它最有價值的部分用小標題恬口、重點符號進行標注，為上級領(lǐng)導查閱時提供更明確的參考沼侣。
在各種非正式與正式場合中祖能，上級領(lǐng)導不經(jīng)意的一句話或一個指示，往往就隱喻了更深層的戰(zhàn)略意圖蛾洛，Ada也能及時在內(nèi)心中進行消化养铸。
而下級部門呈上來的資料，往往隱含著更為深層的訊息和立場轧膘，可能間接指向部門運營狀況钞螟、業(yè)務(wù)開展進度等關(guān)鍵信息，她總是能快速識別——透過現(xiàn)象看本質(zhì)谎碍，對整個公司的運營系統(tǒng)建立了一套內(nèi)心的“表格”鳞滨。
她還有一個處理文件的個性化法則，會給各級部門設(shè)計一個標準的范本蟆淀、統(tǒng)一格式拯啦，要求下級部門在傳輸文件和資料時遵守格式，這樣熔任，就便于她在終端整理時提煉重要信息褒链、編制標題目錄、做好頁碼標注疑苔，這樣甫匹，領(lǐng)導拿到厚厚一本資料時，打開這個清晰的目錄就可以迅速的判斷自己需要的東西，根據(jù)大標題兵迅、詳細頁碼有選擇性的查看自己感興趣的東西抢韭，省時省力。
為什么Ada能把簡單的文件整理工作玩出這么多“道道”喷兼？
因為她為自己配置了“望遠鏡”篮绰，沒有對業(yè)務(wù)流程的深刻理解，沒有對公司上下級運營方式的宏觀判斷季惯，沒有通過局部看整體的深刻領(lǐng)悟力吠各，又怎能把繁瑣的文件工作進一步細化、整合勉抓，使上下級訊息傳達更完整高效贾漏？又怎能獨創(chuàng)一套別致高效的文件傳輸操作規(guī)范？
即使你只是轉(zhuǎn)發(fā)通知藕筋，也不要簡單的只做“發(fā)放”這樣的機械動作纵散，要適度了解文件的實質(zhì)，積累相關(guān)信息隐圾。常澄橄疲看似跟日常工作無關(guān)的內(nèi)容也許某一天就是我們做出決定或是正確判斷的關(guān)鍵，需要去積累暇藏，去融匯貫通蜜笤。
對于這些工作，雖然一開始需要想得多一些盐碱，做得多一些把兔，感覺累一些，但當標準習慣形成瓮顽，大家都遵照執(zhí)行的時候县好，一切都會變得更順暢、更精煉暖混，更輕松缕贡，收到的效果不言而喻的。
二儒恋、用“顯微鏡”看行政善绎，事無巨細，百密不疏
行政人員通常會被別人戲稱為“管家婆”诫尽，譬如一個大型活動中的接待部分禀酱，打打電話，通知相關(guān)人員牧嫉，考察一下需要就餐住宿的酒店剂跟，提前點好菜品减途，安排好娛樂活動……這是多么簡單的事情啊，似乎毫無技術(shù)含量曹洽，任何一個人都可以做到鳍置。但是，細節(jié)決定成敗——只要有一個環(huán)節(jié)沒做到位或者顧慮不周送淆，也許就會出重大紕漏會讓活動成效大打折扣税产。
我們要用“顯微鏡”來看待行政工作，即使要當“管家婆”偷崩，也要當一個無微不至的“管家婆”辟拷。
面對這么多紛繁復雜，可控不可控的因素阐斜，唯一的處理辦法就是衫冻，許多環(huán)節(jié)我們需要反復確認，許多事情需要提前準備谒出，需要我們把接待的對象當作一個毫無自理能力的嬰兒去對待隅俘，為他們細致的考慮，具體到吃笤喳、喝为居、拉、撒杀狡、住颜骤、行和感受……洞悉各種細節(jié)的“顯微鏡”，行政工作者應(yīng)當時刻配置捣卤。
比如，我以前在負責接待工作時八孝，遇到不熟悉的場地董朝，就會提前一天去實地考察酒店附近的停車位、交通狀況干跛，甚至還把路線精確到“從停車位到宴會廳怎么走”子姜、“打車打到什么位置”、“如何辨認現(xiàn)場工作人員的標識楼入、領(lǐng)取何種入場憑證”等等哥捕，這樣以來，客人就會有“賓至如歸”的貼心感受嘉熊。
相較之下遥赚，有些人的接待工作卻相形見絀。
我以前的老板埃米告訴過我她的一個經(jīng)歷阐肤，有一次去外地參加一個活動凫佛。結(jié)果對方只是把酒店地址或簡單的導航路線發(fā)過來就草草了事讲坎，沒有兼顧到她“人地生疏”的實情，以至于有時出現(xiàn)“已經(jīng)在停車位愧薛，但耗了半個小時還沒有進入宴會廳”這樣的“杯具”晨炕，這就是沒有使用“顯微鏡”看行政工作的后果。
三毫炉、用“散光鏡”看行政瓮栗，發(fā)散思維，專業(yè)延伸瞄勾。
行政工作特別需要“發(fā)散思維”费奸，從已有的信息出發(fā)，盡可能向各個方向擴展丰榴，不受已知的或現(xiàn)存的方式货邓、方法、規(guī)則和范疇的約束四濒，并且從這種擴散换况、輻射和求異式的思考中，求得多種不同的解決辦法盗蟆，衍生出各種不同的結(jié)果戈二。
這，就是用“散光鏡”看行政喳资。
當上級領(lǐng)導在發(fā)出一個指令的時候觉吭，我們得讓自己成為有思想的行政人員，而不是只會接受指令的機器人仆邓。要用“散光鏡”來看待問題鲜滩，讓自己的思維隨著事物的進程多方面考慮，有延伸性节值。
如果沒有收集相當多的信息資料徙硅，就很難做出明智的判斷。沒有人天生就擁有明智和審慎的判斷力搞疗。我們通常會驚訝于領(lǐng)導做出的重大決定和我們所想的相去甚遠嗓蘑，實際上正是因為領(lǐng)導沒有停留在事物當前的狀態(tài)，他們通常會根據(jù)多方位的綜合兼顧匿乃，對未來有所預(yù)測桩皿，才會做出決定。
以我的日常工作為例幢炸，平日需要處理大量的廣告業(yè)務(wù)合同泄隔，經(jīng)過一段時間的操作我發(fā)現(xiàn)，把收到的合同交給其它部門審核后宛徊，不能僅僅只依靠別人的意見梅尤，許多次即使到最后蓋章階段也會出現(xiàn)各種偏差柜思。
通常是文字表述、價格計算或是書寫錯誤巷燥、缺少報告赡盘、缺少證明函件，甚至存在越級審核的現(xiàn)象缰揪，雖然相關(guān)部門已經(jīng)審核過陨享，但上述問題依然未能完全避免，增加了公司的風險因素钝腺。即便是后期發(fā)現(xiàn)做各種修改抛姑，也會影響到業(yè)務(wù)進度，重復作業(yè)艳狐。
隨著自己對業(yè)務(wù)合同的熟悉程度定硝，我會盡量了解相關(guān)法律條款、公司經(jīng)營政策毫目、業(yè)務(wù)規(guī)定等知識蔬啡，在工作范疇外，增加自己的專業(yè)技能镀虐，掌握一定的判斷能力箱蟆，及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤，保證公司利益的同時也提高了自己工作專業(yè)性刮便。
四空猜、用“多棱鏡”看行政，多面視角恨旱，及時總結(jié)辈毯。
行政工作中，有時會遇到“隔部門如隔山” 的問題搜贤，比方說漓摩，行政部門可能不了解業(yè)務(wù)部門、策劃部門入客、財務(wù)部門的意圖，而實際上腿椎，各部門之間是有機聯(lián)動桌硫、藕斷絲連的，行政人員不能固步自封啃炸，應(yīng)當使用“多棱鏡”去認識各部門的關(guān)系铆隘。
行政工作雖然零星繁瑣，但也并非無章可尋南用，只要善于觀察和總結(jié)膀钠，總會找到規(guī)律法則掏湾，用同一方式批量解決出現(xiàn)的問題。例如行政工作中的文書肿嘲、合同和公章管理融击，因為類型多，所以經(jīng)常需要各種各樣的公文函件雳窟，為了便于識辨尊浪、判斷，我們可以對所有的類型加以歸納和總結(jié)封救，整理出標準版本拇涤，供各部門的員工參考使用。這樣即方便員工誉结，也便于自己審核鹅士，更加規(guī)范了文書管理，事半公倍惩坑。
五掉盅、用“平光鏡”看行政，放低身段旭贬，自我肯定
在行政部門的人才構(gòu)成中怔接，有一些是具有名校背景的高學歷人才，另一些則學歷不高——但學歷未必和能力成正比稀轨，在注重細節(jié)和實操的行政部門扼脐，更需要拋卻“學歷高”的優(yōu)越感和“學歷低”的自卑感，以平等的身段對待工作——因此奋刽，自恃“學歷高”而“俯瞰”同事瓦侮，或者因為“學歷低”而“仰視”同事，都是不恰當?shù)挠缎常瑧?yīng)當換上一副“平視鏡”肚吏，客觀看待自己和他人的優(yōu)勢所長。
一些高學歷行政人員對行政工作有“瞧不起”的心理狭魂，有“好高騖遠”之嫌罚攀。
其實，這是對自己職業(yè)生涯規(guī)劃定位不清所致雌澄。
在現(xiàn)今的職場環(huán)境中斋泄，大多數(shù)人不可能一步到位達到自己的所期望目標位置，我們需要積極進取镐牺，需要有遠大的目標炫掐，但更需要腳踏實地，兢兢業(yè)業(yè)睬涧。我們的成長和進步需要一個長期積累的過程募胃。但無論自己是從何種環(huán)境出來旗唁，做好眼下的工作是必需的。如果認為自己有非凡的才能痹束，那么首先把目前的事情做好检疫，做到別人所不能達到的程度，更能彰顯自身的本領(lǐng)参袱。
高學歷人才應(yīng)當用自己的學識电谣、智能，在普通的行政工作中實現(xiàn)超額抹蚀、超量的效果剿牺，或者發(fā)揮創(chuàng)新精神，改造环壤、突破常規(guī)的行政流程晒来，獨創(chuàng)更高效的行政操作手段；而低學歷人才也無需妄自菲薄郑现，可以利用自己社會經(jīng)驗多湃崩，見識較多閱歷較廣，洞悉“中國式人情”等方面的特點接箫，在行政工作中發(fā)揮“情商”作用攒读。
無論何種背景，何種出身的行政人員辛友，都要明確薄扁，行政所需要的能力遠非我們想象的那樣簡單，社會分工并無高低之分废累，我們所處的行政崗位并不會低人一等邓梅。當面對別人的質(zhì)疑甚至是冷嘲熱諷時，需要調(diào)節(jié)好心態(tài)讓自己對工作有個清晰的定位邑滨，最重要是拿出一個優(yōu)秀的行政人員該具有的水準和素質(zhì)日缨。
能把行政工作做好的人，社會上大部分工作也將能做好掖看。
