第二章 掌握生活：橫向管理工作流程的5個步驟

“建立管理系統(tǒng)是為了讓它發(fā)揮作用智听，而不是單純地為了擁有它坪稽〉镎“

Q1 “搞不定”的原因

日常生活中人們試圖一口氣完成“搞定”一件事的五個階段：1）收集引起我們注意的事務(wù)和信息 ? 2）理清每個項(xiàng)目的意義和相關(guān)措施? 3）組織整理結(jié)果狼牺，提出選項(xiàng) ? 4）進(jìn)行思考回顧? 5）選擇行動

Q2 如何“搞定”

1.收集 —— “清空你的大腦徐勃，這比清空你的胃更有好處事示。”

1 ）收集什么：一切“未竟之事”僻肖，無論輕重肖爵，大小，緩急

2 ）收集工具：有形文件夾檐涝、紙質(zhì)記事簿遏匆、電子記錄簿法挨、錄音設(shè)備谁榜、電子郵件

3 ）為了確保收集工具的有效性，工具數(shù)量越少越好凡纳，保證隨身攜帶窃植，并定期得到清空。否則任務(wù)越來越多荐糜，收集工具只會給我們增加壓力巷怜，而起不到提醒的作用。其次暴氏，清空并不是指完成所有事務(wù)延塑，而是定期檢視收集的任務(wù)，判斷自己想要達(dá)到的結(jié)果答渔，思考采取哪些具體的行動才能完成這些任務(wù)关带，如果無法立即完成，放回收集箱等待下次檢視沼撕，而不是直接丟棄宋雏。

2.理清 —— 按部就班地對每一個任務(wù)進(jìn)行思考

1 ）為什么需要理清：收集到的信息有可能冗雜而含混不清芜飘，但如果不盡快將其中的有效信息提取出來，而是置之不理磨总，就有可能造成嚴(yán)重的后果嗦明。

2 ）如何理清？

Step1 判斷是否需要采取行動：丟棄無用的垃圾蚪燕； 保存等待分析的資料（將來/也許清單和備忘錄）娶牌；歸檔參考資料（務(wù)必確保在需要時能毫不費(fèi)力地查找到，可按主題邻薯、日期等分類)

“把那些不必立即付諸實(shí)踐的事情與盡快需要解決的問題區(qū)分開來是至關(guān)重要的裙戏，否則，我們將會發(fā)現(xiàn)任務(wù)堆積如山厕诡，找不到切入點(diǎn)累榜。”?

Step2? 對于需要采取行動的任務(wù)灵嫌，思考：

001 我承諾完成其中哪些工作壹罚，達(dá)到各種目標(biāo)？

002 下一步需要采取什么行動寿羞？（可執(zhí)行猖凛，可操作，無歧義的具體行動绪穆，完成后能推動項(xiàng)目朝既定方向發(fā)展辨泳。)

-兩分鐘內(nèi)可以完成：立即執(zhí)行

-超過兩分鐘，且自己不是解決這個問題的最佳人選：指派他人

-超過兩分鐘玖院，但自己是最佳人選：延遲處理（記錄在”下一步行動“的清單上菠红，等待完成）

“做事情時，并不需要花費(fèi)很多精力难菌，但在決定做什么時试溯，卻要投入大量的精力〗季疲” —— 阿爾伯特·哈伯徳

3.組織整理 —— 針對確定需要自己完成的事務(wù)遇绞，新建：

1）項(xiàng)目清單：記錄完成這個任務(wù)需要的多個步驟?

“我們不可能直接執(zhí)行一個項(xiàng)目，我們能執(zhí)行的是與項(xiàng)目相關(guān)的下一步行動燎窘。當(dāng)完成了足夠多的正確步驟以后摹闽，才能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)『纸。”

2）參考資料的存儲系統(tǒng)：以項(xiàng)目清單為索引付鹿，存放每個步驟需要的細(xì)節(jié)、計(jì)劃和輔助資料

3 ）（最核心）下一步行動清單：記錄所有需要完成的任務(wù)，包括日程表倘屹。日程表（必做事項(xiàng)）：記錄需要在某一指定日期或時間里執(zhí)行的行動或獲取的信息

*日程表中無需包含“每日工作清單”银亲，因?yàn)殡m然有參考價值，但實(shí)際情況是由于周圍環(huán)境的改變我們不得不隨時調(diào)整纽匙。如果不停地把一個日期的任務(wù)謄抄到另一個日期务蝠，未免令人泄氣。

下一步清單的使用：如果任務(wù)太多烛缔，可以根據(jù)工作環(huán)境來細(xì)分馏段。比如在電話旁邊，就完成所有打電話的任務(wù)践瓷。

4.回顧 —— 提示行動的信息

“在紙上記下‘需要牛奶’是一回事院喜，而在商店里回想起來‘需要牛奶’就是另一回事了≡未洌”

1 ）回顧內(nèi)容：日程表→下一步行動清單→將來/也許清單

2 ）成功的關(guān)鍵因素 ： 每周回顧

“生活中的大多數(shù)事務(wù)之間都存在復(fù)雜的聯(lián)系喷舀。如果不考慮這種聯(lián)系而一味孤立地處理問題，肯定無法得到滿意的結(jié)果淋肾×蚵椋” —— 詹姆斯·菲尼莫爾·庫伯

5.執(zhí)行 —— 提升信心和行動力的關(guān)鍵

“完成你的項(xiàng)目，履行你的義務(wù)樊卓，兌現(xiàn)你的承諾 —— 然后拿愧，你的潛意識和意識都會獲得成功，從而令你獲得滿足感碌尔、自尊感和唯一感浇辜。” —— 約翰·羅杰

1 ）執(zhí)行計(jì)劃有利于減少隨機(jī)選擇時唾戚，心理的不確定性

2 ） 選擇行動方案的三種方法：

“四標(biāo)準(zhǔn)法”（情境柳洋、剩余時間、剩余精力颈走、重要性)：確定某一時刻的具體行動

“三分類法”（事先安排好的工作膳灶、突發(fā)事件咱士、安排自己的工作)：確定每日工作

“六層次法”（當(dāng)前行動立由、當(dāng)前項(xiàng)目、關(guān)注點(diǎn)及責(zé)任范圍序厉、目標(biāo)锐膜、愿景、目的和原則)：總體檢視工作的實(shí)質(zhì)弛房、目標(biāo)和完成標(biāo)準(zhǔn)