序言

他的目標是真正幫助人們消除來自工作和個人生活的壓力和焦慮，從而在自身存在的每一刻都致力于最想追求的目標

第一章

本書中的這套方法糯钙，完全基于三個主要目的：（1）收集所有需要處理或者對你有用的事情（現(xiàn)在的尊浓、以后的逞频、某一時間的；大的栋齿、小的苗胀、不大不小的），把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個脫離大腦意識的瓦堵、條理分明的基协、可靠的系統(tǒng)中；（2）指導(dǎo)自己在獲取任何“輸入信息”（也就是接手任何任務(wù)）的前期就進行分析和決策菇用，以確保隨時擁有一套可以執(zhí)行或重新協(xié)調(diào)的“下一步行動”可行清單澜驮；（3）管理、協(xié)調(diào)所有相關(guān)內(nèi)容惋鸥，履行你在任何時間點對自己和他人做出的各種承諾杂穷。

我建議你拿筆記下目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或狀況：

1. 閱讀GTD——讀完悍缠、筆記、實踐——開始讀書
2. 聯(lián)系老婆——打電話問清楚——打電話
3. 學(xué)習(xí)Android——學(xué)什么耐量、怎么學(xué)習(xí)——制作計劃
4. 理清財務(wù)狀況——還清債務(wù)飞蚓、還有多少錢可以使用——開始理清楚
5. 處理印象筆記——歸類、處理——開始處理
6. 寫作——寫一篇文章——構(gòu)思廊蜒、寫作
7. 運動——跑步——跑步5公里——下午開始跑步
8. 很多想法——記錄趴拧、分析——記錄在印象筆記
9. 看歡樂頌——看完了
   10.看奇葩說——看完了

理清現(xiàn)在的事情——描述完成的狀態(tài)——寫下下一步行動

像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動山叮。

如果你真的采用了書中建議的措施著榴，你就需要構(gòu)建以結(jié)果和行動為導(dǎo)向的思維方式，而這種思維方式需要你有意識地進行培養(yǎng)聘芜。因為人的反應(yīng)是自發(fā)的兄渺，而思維卻不是。

思考結(jié)果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的最有效的手段之一汰现」业——思考幫助我們更加有效地將待辦事項轉(zhuǎn)化為行動

為什么有些事情總是縈繞在你的心頭

• 沒有明確地認定它們的預(yù)期結(jié)果是什么
• 沒有確定你下一步的具體行動到底是什么
• 沒有把關(guān)于預(yù)期結(jié)果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的系統(tǒng)中去

我們需要把收集和積累的所有“材料”都轉(zhuǎn)化成包含重要行動、項目和有用信息的明確清單

首先需要培養(yǎng)一個習(xí)慣：清除大腦中的全部事務(wù)

之所以有這種感覺瞎饲，是因為沒人能執(zhí)行任務(wù)口叙！你所能做到的僅僅是執(zhí)行這個任務(wù)中的某一個具體行動步驟。在多數(shù)情況下嗅战，那些具體的行動步驟可能只需要一兩分鐘就可以完成妄田，而正是這些不起眼的行動在推動整個任務(wù)的完成

事務(wù)極少會由于時間匱乏而受阻，它們陷入困境往往是由于未能預(yù)先明確下一步的行動而造成的

經(jīng)過多年的觀察驮捍，我發(fā)現(xiàn)自下而上的工作方法——即從當前活動和任務(wù)的最底層入手來處理事務(wù)——對提高個人工作效率最具實用價值

• 大多數(shù)人陷于日常事務(wù)疟呐，沒有精力總攬全局
• 不斷處理各種事物，始終保持清爽狀態(tài)东且，創(chuàng)造力就獲得了解放启具，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，使你更有信心進行開拓創(chuàng)新

對行動的橫向管理和縱向管理

橫向控制和縱向控制的目標是一致的：解除你的心理負擔珊泳，并把事情做好

橫向管理——不間斷鲁冯、全方位掃描的雷達

把你涉及的所有行動都管理起來，保證毫無遺漏地加以執(zhí)行

你需要配備一個完善的系統(tǒng)來輔助你記錄這些事務(wù)色查，并在需要時及時給出必要的提示薯演，從而確保你能夠輕松、快速地將注意力從一件事情轉(zhuǎn)移到另一件上

縱向管理

對每個具體主題或項目進行思考和協(xié)調(diào)秧了，并跟蹤其進展情況

最重要的技巧：把一切事務(wù)趕出大腦

通常跨扮，盤踞在你腦中問題的數(shù)量與解決問題的效率成反比

對一件事情不需要進行兩次相同的思考，除非你喜歡重復(fù)思考——這件事情我就總是做，很浪費時間的

大腦中肩負短期記憶的那部分組織——往往負責(zé)存儲不完整好港、尚未決定和沒有組織安排好的材料——其功能類似于個人計算機中的RAM（隨機存儲器）愉镰。你的意識就好像是計算機的CPU（中央處理器）米罚，是一個負責(zé)處理的工具钧汹，而不是一個存儲場所。你每次只能考慮兩三件事情录择。但是那些未處理完的事務(wù)仍然存儲于短期記憶空間里拔莱。大腦保存材料的能力是有限的。要想讓大腦高效工作隘竭，就像讓CPU高速處理任務(wù)一樣塘秦，必須保證RAM里的排隊任務(wù)盡量減少

第2章掌控生活：橫向管理工作流程的5個步驟

（1）收集引起我們注意的事務(wù)和信息
（2）理清每個項目的意義和相關(guān)措施
（3）組織整理結(jié)果，提出選項
（4）進行思考回顧
（5）選擇行動

我們對工作流程的管理包括了5個環(huán)節(jié)动看，并且管理的效果通常取決于這5個環(huán)節(jié)中最薄弱的一環(huán)尊剔。

收集

收集清單是為了舒緩壓力，而不是制造壓力菱皆；

1. 收集哪些信息须误？
2. 如何有效地完成這一工作？

百分之百收集一切“未竟之事”

成功收集的三個必要條件

1. 把一切趕出你的大腦仇轻，放進收集工具

應(yīng)該讓收集工具成為你生活方式的一部分

2. 盡量減少收集工具的數(shù)量京痢，越少越好，夠用即可
3. 定期清空收集工具

阻礙任何事物的流動篷店，會削弱在該領(lǐng)域的存在祭椰、更新和創(chuàng)造能力

理清

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面對這類需要著手處理的材料時，你必須決定兩件事情：

1. 你承諾完成哪些工作疲陕？達成哪些目標方淤？
2. 下一步需要采取什么行動？

“下一步行動”是指那些可執(zhí)行蹄殃、可操作的具體行動携茂，并且只有將其完成之后才能推動整個事情向著既定目標發(fā)展

組織

對于那些可以付諸行動的事務(wù)，你則需要：

• 一個項目清單
• 一個保存項目規(guī)劃和資料的存儲系統(tǒng)
• 一個日程表
• 一個下一步行動清單
• 一個等待清單（清單中包含的內(nèi)容是那些等待別人完成的任務(wù)）

回顧

你需要每隔一段時間窃爷，全面回顧自己的總體生活和工作情況邑蒋，并對擬采取的具體行動進行詳細檢查

對于大多數(shù)人而言，工作流程管理方法的神奇之處恰恰就是在不斷對過去進行回顧的過程中體現(xiàn)出來的

回顧各項清單-下一步行動按厘、將來/也許医吊、等待處理等

每周回顧

·收集和加工處理所有的“材料”。
·回顧整個系統(tǒng)逮京。
·更新各類清單卿堂。
·做到徹底、清楚、實時和完整

行動

下一步行動的決策是最核心的環(huán)節(jié)草描。對于每一個懸而未決的問題览绿，下一步行動都應(yīng)當是可執(zhí)行的、一目了然的穗慕、沒有歧義的具體行動

每一個行動決策都是憑直覺做出的饿敲。問題在于，如何從希望這個選擇是正確的過渡到對它的正確性深信不疑

選擇行動方案的三種方法

1. 確定某一時刻具體行動的“四標準法”

四個標準：情境逛绵、有多少時間怀各、有多少精力和重要性。

前三個標準描述了你每次采取行動的制約因素术浪，第四個標準則是評估行動的價值大小

2. 確認每日工作的“三分類法”

·執(zhí)行事先安排好的工作——按照GTD的方法推動工作流程的運轉(zhuǎn)
·處理突發(fā)事件瓢对。
·安排自己的工作——上面的組織工作

3. 總體檢視工作的“六層次法”

• 5樓視野：目的和原則——我們整個生活的全景——你為何而存在？
• 4樓視野：愿景——展望未來3~5年的發(fā)展
• 3樓視野：目標——1-2年想要達成的目標
• 2樓視野：關(guān)注點及責(zé)任范圍——個人生活的領(lǐng)域或者工作領(lǐng)域
• 1樓視野：當前項目
• 地面：當前行動——手頭正在做的事情

第3章控制項目：縱向管理項目的5個階段

第4章準備工作：確定時間胰苏、空間和工具

通過行動使自己感覺良好硕蛹，要比等到感覺良好的時候再行動容易
得多。

當你在適當?shù)臅r候考慮適當?shù)氖虑樗恫ⅲ⑶覄佑们‘數(shù)墓ぞ邅聿蹲?br> 這些具有增值價值的思想時法焰，你就能顯著提升工作效率，增強創(chuàng)造力

• 預(yù)留時間——兩天的時間或者整段鲤孵、大段的時間
• 確定空間
• 確定工具——日程表壶栋、白紙、文件夾普监、收集工具贵试、歸檔系統(tǒng)等
• 處理或推遲在那一個時間段內(nèi)你需要處理的任何其他事務(wù)

第五章 收集階段：歸攏材料

哪些東西不該動

四類

• 日用品
• 參考資料
• 裝飾品
• 辦公設(shè)備

收集中可能遇見的問題

• 收集的內(nèi)容過多，一個工作藍裝不完——記錄標記日期隨后處理
• 可能偏離到清理打掃和整理的工作中去——立刻打斷凯正，記錄隨后需要處理
• 如何處理以前的收集和整理成果——也當成需要處理的事情
• 發(fā)現(xiàn)了緊急事件怎么辦——確立是不是首要任務(wù)

收集順序——僅僅是收集毙玻，而不是整理

1. 從辦公桌開始
2. 寫字臺的抽屜
3. 柜子、臺子表面——收藏品廊散、紀念品
4. 地板桑滩、墻壁、書架
5. 設(shè)備允睹、家具运准、房間設(shè)施
6. 其他地方

清空你的大腦

引子清單

分大類：比如個人、工作缭受，在大類基礎(chǔ)上分小類胁澳，然后對應(yīng)的在每類上思考、收集

第六章 處理階段：清空工作籃

加工處理的方法

基本原則

1. 處理工作籃中最上面的事務(wù)
2. 一次一事
3. 永遠不要把任何事務(wù)再次放回工作籃

“處理”這個動詞并不意味著“花費時間”（Process does not
mean ‘spend time on’）米者，它僅僅是指“判斷事情的實質(zhì)韭畸，決定
下一步的行動方案宇智，然后相應(yīng)地處理掉”

從最上面開始，就是未來不逃避任何一件需要處理的事情

一次一事

集中注意力處理一件事情胰丁，避免分心

永遠不再放回收集箱

這是一條單行線随橘，類似于“事情只做一次”

加工處理的關(guān)鍵步驟：下一步行動是什么

不需要付諸行動的，怎么處理锦庸？

• 垃圾——丟掉

• 待孵化項目

  1. 存入將來/也許的項目
  2. 存入日程表或者備忘錄

• 參考資料

下一步行動

下一步行動必須是可執(zhí)行的具體的行動——馬上能執(zhí)行

要知道“決定”并不是一個真正的“行動”机蔗，因為
真正的“行動”需要耗費時間，而“決定”卻并不如此酸员⊙殉担總會有些具
體的行動能夠讓你的“決定”變得更加容易

1. 馬上完成——2分鐘原則
2. 委派他人——委派并非總是自上而下的讳嘱，你可以用一種“恰當?shù)姆绞健苯唤o別人
3. 推遲執(zhí)行——恰當?shù)姆绞接涗涐｀隆⒔M織分類

明確你手中的項目

“項目”的定義，它是指任何你承諾達到的目標沥潭，并且需要一步以上的行動才能完成

項目清單的目的并不是要劃分出不同任務(wù)的優(yōu)先級邀泉，它只是為了確保你不會忘
記這些任務(wù)

第七章 組織整理：建立好清單

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需要跟蹤和管理的事情可以為7 大類

• 一個“項目”清單
• 項目的輔助資料
• 記錄在日程表中的行動和信息
• “下一步行動”清單（一個或多個）
• 一個“等待”清單
• 參考資料
• 一個“將來/也許”清單

上面的7大類需要有足夠明確的界限

按照時間處理

1. 需要在明確的時間節(jié)點處理——放到日程表中
2. 沒有明確的時間點

按照情景分類

情景就是提示信息，比如在電腦旁钝鸽、需要筆記本汇恤、需要手機等

在Todoist中可以通過添加標簽的方式來處理

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組織管理“等待”標簽

等待是需要等待別人的結(jié)果/回復(fù)之后才能開始處理的事情

細分項目清單的幾種方式

1. 個人/職業(yè)——要像對待你的“職業(yè)清單”那樣認真對待你的個人清單
2. 委托他人
3. 特定類型

關(guān)于項目的各種想法

可以記錄在項目的評論或者備注中

我發(fā)現(xiàn)捕捉這些思考、想法的最大價值在于促進了我的思維過程拔恰，而不是那些記錄下的想法

組織管理而非行動性的資料

不要將可執(zhí)行的事務(wù)和大量非行動性的資料混在一起管理

非行動性事物

1. 參考資料——歸檔到印象筆記
2. 提示信息——歸檔到將來/也許項目

將來/也許

這個是為你創(chuàng)造性的想象力創(chuàng)建的一個項目

將自己的興趣或者感興趣的放入這里

備忘錄文件夾系統(tǒng)

43=31天+12個月

面對瑣碎的自我承諾

比如

瑣碎的自我承諾

1. 嘗試將他們轉(zhuǎn)化為項目
2. 轉(zhuǎn)化為可以行動的清單
3. 安排成具體的可執(zhí)行的項目——比如每天幾點運動等

第八章 檢查回顧：保障系統(tǒng)的有效運行

你的系統(tǒng)不可能處于靜止不動的狀態(tài)因谎。這個系統(tǒng)必須實時更新，緊跟事態(tài)的發(fā)展颜懊，才能幫助你在行動的時候做出恰當?shù)倪x擇

回顧的作用

1. 推動自己的GTD系統(tǒng)實時更新财岔、緊跟事態(tài)發(fā)展
2. 從不同的角度對你的生活與工作進行持續(xù)不斷的評估

每周回顧的力量

幫助我們以更高的視角去看待做的事情

每周回顧檢查就是為了再次清空大腦而需要采取的行動

1. 整理筆記——檢查所有的日志、會議記錄河爹、備忘錄等提煉出其中的行動匠璧、項目、等待咸这、日程表夷恍、以及將來要完成的事情——組織整理
2. 過往的日程——未完成的事務(wù)、參考資料等——重新納入GTD
3. 即將到來的日程——安排到日程表媳维，確保有時間可以處理
4. 回顧項目清單——確保不遺漏
5. 回顧下一步行動
6. 回顧等待
7. 回顧將來/也許——看是否可以轉(zhuǎn)化為行動
8. 搜集你的奇思怪想和新奇點子

建議每周回顧的時間

建議每周五下午騰出2小時來進行

1. 對當周的事情記憶還清晰酿雪，使你能夠進行比較完整的反思回顧
2. 清理大腦和辦公桌，享受周末的時光

大局的回顧

自己按照自己的情況對大局做回顧——站在“3萬英尺”侄刽、“5萬英尺”的層次來思考問題

第九章 執(zhí)行階段：選最合適的行動

如何選擇最合適的行動指黎？——：相信你的感覺，或者說相信你的本能反應(yīng)唠梨、你的直覺

三個方法輔助決策

1. 確定某一時刻具體行動的“四標準法Four-Criteria Model”
   情景——時間——精力——重要性

2. 評估每日工作的“三分類法Threefold Model”

   • 執(zhí)行事先安排好的工作
   • 處理突發(fā)事件
   • 安排自己的工作

人們更傾向于處理意料之外的事情或者是緊急狀況袋励，而不愿意著手處理、組織、回顧茬故、以及評估那些并不明了的工作

3. 總體檢視工作的“六級回顧法”

   • 5 萬英尺+：人生
   • 4 萬英尺：3~5 年的展望
   • 3 萬英尺：1~2 年的目標
   • 2 萬英尺：責(zé)任范圍——從職業(yè)的角度來講盖灸，這個層次是關(guān)
     于你當前的職位和工作的。從個人角度來看磺芭。這個層次包含了你在家
     庭赁炎、社區(qū)所扮演的角色，當然還應(yīng)該包含你對自己的認知
   • 1 萬英尺：當前的工作
   • 跑道：目前的行動

有關(guān)由下至上管理方法的第一個實例钾腺。你需要打的這個電話（行動）事關(guān)你目前正在促成的一單合同（項目）徙垫，這會直接影響你簽訂的合同總額（工作職責(zé)）。這單生意可能是你在銷售方面有所進展和突破（工作目標）的一個良機放棒，因為你所在的公司渴望進軍這個全新的市場領(lǐng)域（機構(gòu)的目標）姻报。這將促使你在經(jīng)濟和事業(yè)兩方面都更加接近你的奮斗目標（人生目標）

小技巧

1. 對于郵件來說，采用“后進先出”的方式效率更高
2. 時刻確定明確间螟、具體吴旋、可執(zhí)行的下一步行動