我還在貿(mào)易公司的時候，曾經(jīng)招聘過一個小伙掐暮。當時的工作崗位要求excel比較厲害蝎抽，而這個小伙簡歷中有寫精通office軟件，其他條件也不錯劫乱，就招了進來织中，結(jié)果一周就被我送回家了。原因很簡單：他對office軟件根本不精通衷戈，甚至有點陌生狭吼。那天讓他制作一個表格，他半天也提交不上來殖妇，過去找他刁笙，發(fā)現(xiàn)他一個字也沒寫，并且非常認真地對著一個空表格這弄弄那弄弄谦趣，我詢問他疲吸，他說：好奇怪，我怎么打字也打不上前鹅。結(jié)果我一看摘悴，哦，原來是因為他不知道怎么設(shè)置的白底白字舰绘，那看上去當然是打不上字啦蹂喻。如果這都不會葱椭，那我們那些復雜的函數(shù)更是不用說了，于是口四，這個小伙下午就被我送回家了孵运。
其實，在用人單位招聘的時候蔓彩，我們可以通過畢業(yè)證書治笨、語言證書來判斷應聘者的出身校和語言能力，通過舉止言談來判斷個性赤嚼，可還真的沒有那么一項是檢驗office軟件使用能力的旷赖。而你如果真的想在簡歷上寫“精通”，那真的要多讀幾本相關(guān)書籍才行探膊。
比如《職場書面溝通完全指南》這本書杠愧，介紹的就是工作場合使用office 軟件時的技巧待榔。大家不要說大學修過計算機基礎(chǔ)課逞壁，這完全是兩個層次的對話。這本書的作者是日本人锐锣，叫吉澤準特腌闯，整本書非常具有日本商務風，作者從自己的工作中總結(jié)出了70條經(jīng)驗雕憔，把它們稱作“70個速成法”姿骏，每個速成法都配有圖示，對于有些段位的商務人士可能有點多余斤彼，不過對于商務小白分瘦，看過這本書可以少走很多彎路。
《職場書面溝通完全指南》這本書分為三個部分琉苇，也是制作文案的三個步驟：框架～草稿～定稿嘲玫。這也是文案制作的思想，這個思想是和時間管理思想相吻合的并扇。其實去团，能夠做出領(lǐng)導或客戶滿意的文案，可能會接受很多次的修改調(diào)整意見穷蛹，能夠在短時間內(nèi)更新土陪，這的確也是時間管理的一部分。
構(gòu)建框架
首先肴熏，我們要構(gòu)建框架鬼雀，框架是商務文本的骨骼，建立好骨骼后蛙吏，再填肉就可以了源哩，也可以根據(jù)不同需求增減或刪減這個骨骼蹋肮，以達到不同的目的。
構(gòu)建框架最重要的是明確三個要素：who璧疗，what坯辩，why即讀者是誰，此文本的使用目的和說服關(guān)鍵人物的理由崩侠。
明確這三點后再根據(jù)目的選擇商務文本的展示形式漆魔，如果需要口頭發(fā)表說明，那么就用ppt却音，如果報告很多項目統(tǒng)計和數(shù)值計算的內(nèi)容改抡，那么就用excel，除此之外系瓢，使用word制作阿纤。這點其實很重要，很多人搞不清楚三要素夷陋，也不分場合隨意選擇展示形式欠拾，就會出現(xiàn)多次返工修改的情況，無法讓領(lǐng)導或客戶滿意骗绕，而如果能夠早點掌握這些要點藐窄，制作文案讓人眼前一亮，那一定會令人刮目相看酬土，留下深刻印象荆忍。
制作草稿
在這一部分作者介紹了很多處理細節(jié)的技巧，通過這些小細節(jié)能夠體現(xiàn)日本人對待工作的高標準高要求撤缴。
商務文本的80％的美觀度由格式和布局決定刹枉，在大家制作excel的時候，很多人都會忽略一些小問題屈呕，而這些小問題在商務場合可能無傷大雅微宝，但是如果做到了，會給自己節(jié)省很多時間凉袱，給客戶留下好印象芥吟。
比如以下技巧：
excel的第一行和第一列要空著，因為如果輸入內(nèi)容的話专甩，就無法確認上方和左側(cè)的邊框是否存在钟鸵，如果出現(xiàn)未設(shè)置邊框就打印的情況，重新打印就會很浪費時間涤躲。
我們一般會讓行高保持一致棺耍，而忽略了列寬，往往隨意設(shè)置种樱，但在作者眼里蒙袍，同樣的任務名稱俊卤，列寬要保持一致。
如果許多行中都重復出現(xiàn)一樣的內(nèi)容害幅，很多人都做法是合并單元格消恍，但如果進行篩選的話就很不方便。所以以现，可以保留第一行狠怨，用淺灰色標其他行重復的文字，這樣就兼顧了可讀性和再利用性邑遏。而如果必須實現(xiàn)“合并單元格”效果的話佣赖，也盡量不用，而使用對齊→跨列居中记盒，即可達到同樣效果憎蛤，但保持了再利用性。
這些小細節(jié)都是在日常工作中容易忽視的地方纪吮，而能后將這些細節(jié)完善好的人俩檬，他應該是一個靠譜的人，這樣的人更能后得到上司或客戶的認可彬碱，從而在職場上如魚得水豆胸。細節(jié)決定成敗奥洼，正是如此巷疼。
定稿制作
定稿制作是文稿制作的最后一步，這是將整個文稿提升一個高度的關(guān)鍵步驟灵奖。在完成一個文稿后我們不能馬上打印嚼沿，我們還要考慮到方方面面，才能夠最終定稿瓷患。比如：
我們不能為了節(jié)約用紙骡尽，把頁邊距調(diào)整到最小，因為很多人不帶筆記本擅编，為了方便這些人在資料上做筆記攀细，我們反而要有意識地留出頁邊距。
打印excel的時候還要注意調(diào)整好打印格式爱态，否則很容易打印出一半一半的紙出來谭贪。
而電子版的材料，尤其是帶有折扣锦担、單價等信息等文稿俭识，防止文件被更改，常用慣例是設(shè)置成pdf格式洞渔。
一份及格的文稿很容易做出來套媚，但是想做出一份漂亮的商務文稿是需要刻意練習的缚态。《職場書面溝通完全指南》共介紹了70個技巧堤瘤，按照作者的說法玫芦，商務文稿的制作也是“唯手熟爾”的工作，作者公司的新人按此書練習后本辐，將技能掌握時間縮短了1／6姨俩，那么我們也針對這70個技巧練習即可。
手拿公文包和星巴克师郑，穿著西裝革履走在商務大廈之間环葵，這只是外在，能夠做出一手漂亮且值得推敲的商務文稿才是自己的本事宝冕。這里面體現(xiàn)著一個人的邏輯思維张遭、思考力、細節(jié)把控能力地梨。其實也能看出一個人是否靠譜菊卷，按照羅振宇的說法，靠譜宝剖，已然是稀缺的能力洁闰。
