文/林小白
你要是問我，作為一名職場人存崖，必須掌握的工具是什么冻记，我肯定會(huì)告訴你“office”。不信的話来惧，你可以打開招聘網(wǎng)站檩赢，看看是不是很多企業(yè)對(duì)office技能都有要求。而你在制作簡歷的時(shí)候违寞，是不是也會(huì)在簡歷里加上“本人精通office操作”這么一句話呢贞瞒？
有位HR的朋友告訴我，大概有10份簡歷趁曼，就有9分里面就會(huì)寫道“精通office”军浆，但是把人一招進(jìn)來，卻發(fā)現(xiàn)挡闰，那個(gè)人用Excel做個(gè)圖表還要老半天乒融，做出來的PPT又土又亂七八糟，真的是非常心塞摄悯。
其實(shí)赞季，不管是Word、Excel還是PPT奢驯，都是屬于商務(wù)文本申钩，是我們?cè)诼殘鲋凶畛Ｊ褂玫降墓ぞ摺Ｈ粘憘€(gè)總結(jié)瘪阁、方案等等需要用到word撒遣，開個(gè)會(huì)議邮偎、做個(gè)報(bào)告就需要用到PPT，如果你做的工作和數(shù)據(jù)义黎、分析有關(guān)禾进，Excel是逃不掉了。
有的人，會(huì)把運(yùn)用office看得很簡單，實(shí)際上不是的，把Word、Excel或PPT弄得一團(tuán)糟的人大有人在尾抑。但職場不是象牙塔，等你重新回爐慢慢學(xué)，你可能早就被熟練運(yùn)用商務(wù)文本的人趕超了，那要怎么辦呢？日本的頂尖咨詢師吉澤準(zhǔn)特總結(jié)了一套商務(wù)文本的速成法娇哆，說是速成湃累，其實(shí)是制作商務(wù)文本的要點(diǎn)，以及非常容易被忽略的致命細(xì)節(jié)碍讨，尤其如果你已經(jīng)有一定的操作基礎(chǔ)治力，再運(yùn)用他提到的所謂的“速成法”，真的會(huì)受益不少勃黍。
吉澤準(zhǔn)特在《職場書面溝通完全指南》里說宵统，其實(shí)不論是制作Word、Excel還是PPT覆获，都可以分為構(gòu)建框架马澈、制作草稿、定稿制作三個(gè)環(huán)節(jié)弄息。通俗來說痊班，就是先確定你要制作的內(nèi)容，然后著手制作摹量，最后排版調(diào)整細(xì)節(jié)涤伐。
我其實(shí)并沒有掌握很多Excel和PPT的制作技巧，但每次我制作的表格和PPT大家都還蠻挺認(rèn)可的缨称，關(guān)鍵就在于我的制作邏輯比較清晰凝果。所以，第一步構(gòu)建框架是非常重要的睦尽，它可以說是決定你商務(wù)文本好壞的基礎(chǔ)器净。
吉澤準(zhǔn)特在書中和我們分享了一個(gè)快速確定框架的方法，就是先搞清楚“3個(gè)W”当凡，即Who（誰要看你的商務(wù)文本）掌动、What（制作商務(wù)文本的目的是什么）四啰、Why（對(duì)于讀者來說，商務(wù)文本的內(nèi)容是否具有針對(duì)性）粗恢。只要明確了“3個(gè)W”柑晒，我們就能保證大方向不偏離，能避免因主觀判斷導(dǎo)致要重做或做了無用功的事情發(fā)生眷射。
當(dāng)大方向確認(rèn)下來之后匙赞，我們就要考慮是用Word、Excel還是PPT來制作妖碉。對(duì)于應(yīng)該選擇哪種軟件為載體涌庭，《職場書面溝通完全指南》里寫出了一張非常細(xì)致的選擇商務(wù)文本展示形式的順序流程圖。
按照流程圖的順序欧宜，就能確定最后我們要用哪種表達(dá)形式坐榆。當(dāng)然，如果公司或客戶已經(jīng)有了規(guī)定的形式冗茸，那么就用規(guī)定的形式就好了席镀。因?yàn)橹谱魃虅?wù)文本的最終目的并不是“美觀”，而是“說服對(duì)方”夏漱，因此選擇讀者熟悉的形式是最有效的做法豪诲。
確定了商務(wù)文本的表達(dá)形式之后，還需要定此份內(nèi)容的大概框架挂绰，這就是展現(xiàn)邏輯的部分了屎篱。作者推薦不妨使用PREP方法來羅列，因?yàn)樗且豁?xiàng)能夠簡明表現(xiàn)邏輯結(jié)構(gòu)的方法葵蒂。無獨(dú)有偶交播，我之前看過幾本麥肯錫的工作及思考方法書籍，里面也推薦了這個(gè)PREP法践付。
PREP就是表達(dá)point（主張/觀點(diǎn)）堪侯、reason（理由）、example（實(shí)例）荔仁、point（總結(jié)）這四個(gè)單詞的首字母伍宦。我們來舉個(gè)符合PREP的例子。
P：愛好寫作的人可以去簡書上寫作乏梁。
R：簡書上有很多寫作者次洼，大家可以更好地交流，而且簡書有著良好的文章推薦機(jī)制遇骑，你的文字能夠被更多人看到卖毁。
E：林小白就是通過簡書讓更多人知道的。
P：簡書真的是個(gè)適合寫作的平臺(tái)。
首先用P來提出主張亥啦，接下來通過理由和具體事例炭剪，使自己的意見更具有說服力。最后作為結(jié)論再次重復(fù)自己的主張翔脱，讓對(duì)方印象深刻奴拦。
以上就是第一步“構(gòu)建框架”需要做的事，先確定“3個(gè)W”届吁，然后確定選擇的表達(dá)方式错妖，最后用PREP法來確定內(nèi)容大綱。
第二步疚沐，就要制作草稿了暂氯。關(guān)于這個(gè)部分，《職場書面溝通完全指南》非常細(xì)致地對(duì)word亮蛔、Excel還是PPT的制作方法進(jìn)行了描述痴施，書中有十分詳細(xì)的操作指南和豐富的圖解，我主要選擇幾個(gè)非常實(shí)用或是非常容易被忽略的小技巧跟大家分享下究流。
首先辣吃，大家要避免版式不統(tǒng)一的誤區(qū)。不論你選擇的表達(dá)方式是什么梯嗽，請(qǐng)保證內(nèi)容版面統(tǒng)一。展開來說沽损，就是字體灯节、字號(hào)、行間距等要大致統(tǒng)一绵估，強(qiáng)調(diào)文字的方式一致之類的炎疆。
推薦字體：windows系統(tǒng)下的“Meiryo UI”字體和Mac系統(tǒng)下的“冬青黑體簡體中文”，在強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵英文和數(shù)字時(shí)国裳，使用“Arial Black”最為合適形入，如果要強(qiáng)調(diào)中文，可以運(yùn)用“加粗”或“下劃線”的方式缝左，不要使用“斜體”和陰影亿遂。
推薦字號(hào)：標(biāo)題字號(hào)為16-24pt，正文字號(hào)為10-12pt渺杉，注釋字號(hào)可以是正文字號(hào)的80%大小蛇数。
推薦行距：想要行距較大，可設(shè)置1.2倍多倍行距是越；想要正常耳舅，就用單倍行距；想要較小的行距倚评，就用0.85倍多倍行距浦徊。
其次馏予，要好好把控主體內(nèi)容，在寫文章的時(shí)候要提煉內(nèi)容盔性，剔除多余信息霞丧，減少使用模糊的表述而改為具體的說明。
1）把文章精簡纯出。現(xiàn)在大家的閱讀習(xí)慣都偏向碎片化蚯妇，因此即便是在制作商務(wù)文本，我們也應(yīng)該減少太冗長的句子出現(xiàn)的頻率暂筝。當(dāng)一個(gè)句子太長箩言、太復(fù)雜的時(shí)候，我們閱讀起來就不會(huì)那么順暢焕襟，而適當(dāng)分割會(huì)有助于文意理解陨收，所以可以刪掉一些不影響文意的內(nèi)容，把過長的句子鸵赖、段落變成簡介的形式务漩。
吉澤準(zhǔn)特說，在剛開始的時(shí)候它褪，不妨把一段文字中的逗號(hào)個(gè)數(shù)大于4個(gè)饵骨，或者字?jǐn)?shù)多于120字當(dāng)成一個(gè)精簡文章的目標(biāo)吧。
2）善用數(shù)字說明茫打。如果你的商務(wù)文本里需要說明成本或數(shù)量等相關(guān)信息居触，使用具體的數(shù)字，即阿拉伯?dāng)?shù)字能夠增強(qiáng)說服力老赤。好比“外勤業(yè)務(wù)量預(yù)計(jì)大幅減少”就不如“外勤業(yè)務(wù)量能減少20%”來得好轮洋；“投資費(fèi)用高達(dá)三億”就不如“投資費(fèi)用高達(dá)3億”來得好。
第三步就是定稿制作了抬旺，它相當(dāng)于收尾的一個(gè)舉動(dòng)弊予，如果完成得好，可以加強(qiáng)內(nèi)容的說服力开财，優(yōu)化打印資料的美觀度汉柒。
例如在用Excel制作圖表時(shí)，我們就可以刪掉圖表默認(rèn)的表框線和網(wǎng)格線责鳍，這樣讀者就能馬上讀取到最重要的信息竭翠。
還有，為了增強(qiáng)數(shù)字的說服力薇搁，不妨對(duì)含數(shù)值的圖表注明下信息來源或出處斋扰。
掌握了“構(gòu)建框架、制作草稿、定稿制作”這三個(gè)環(huán)節(jié)传货，你就能較為完善的制作號(hào)商務(wù)文本屎鳍。
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作者簡介：林小白窥淆。熱衷旅行，熱愛寫作巍杈，正過著白天寫公文忧饭、晚上寫故事的生活。
