這是「流程和效率」系列之五
本文結構:
- 任務管理
- 第三方事項清單 App:奇妙清單
- 任務管理方法:GTD
- #1 GTD 的核心理念
- #2 主要步驟
- #3 GTD 是否適合自己
- #4 在 App 中應用 GTD
我們已經(jīng)知道,「日歷」是時間管理軟件纵菌,它提供日涯曲、周楚里、月等視圖,讓用戶查看時間占用情況鹦倚,合理排列和調整日程涩赢,從而提高時間的使用率。
「提醒事項」是事項管理軟件耸彪,作為日歷的補充,它用法靈活忘苛,用戶不必限于「個人」「工作」「家庭」這種預設的分類維度蝉娜,而可以根據(jù)自身需要多種角度建立清單,例如:
- 建立物件備忘清單:去超市前列購物清單扎唾、遠行前列行李清單召川,等等。
- 建立待定日程清單:用專門的清單暫存未定日程胸遇,待時間確定下來再添加到「日歷」中荧呐。
- 建立即時事項清單:將那些時間占用很短、幾乎可以即時完成的事項放進同一清單,以便在日程的間隙里隨手完成它們倍阐。
- 建立專項目標清單:比如你定下今年看 20 本書的目標概疆,分解下來每天看 30 頁。完成這件事的彈性很大峰搪,空閑的日子可以用大段時間一個勁看岔冀,超額完成任務;繁忙的日子可以路上看幾頁概耻、吃飯時看幾頁使套、在洗手間看幾頁、睡前看幾頁咐蚯。
任務管理
目標清單方便我們檢視進度童漩,對達成目標有促進作用弄贿,這正如一個公司需要制定目標和計劃一樣春锋。用「提醒事項」建立專項目標清單,意味著我們開始進行任務管理差凹。
粗略地說期奔,任務管理就是確立目標(比如上面說到的「一年看 20 本書」),然后分解目標危尿,形成計劃(比如將「一年看 20 本書」分解為每個月看多少呐萌、每天看多少)。不過谊娇,因為目標往往不止一個肺孤,具體執(zhí)行起來就需要多方面協(xié)調:
-
要避免目標堆積。
有些人達到各種目標的心情過于迫切济欢,不停地定目標赠堵,實際上只能完成小部分。如果無法完成的目標越積越多法褥,就會形成過大的心理壓力茫叭,最終讓人感到疲倦和沮喪。
不過半等,要做到合理評估個人情況揍愁,適量確立目標,需要經(jīng)過一段時間積累經(jīng)驗杀饵。
-
要避免計劃沖突莽囤。
個人不同的計劃之間,或者是個人與別人的計劃之間可能會出現(xiàn)時間切距、位置的沖突朽缎。盡量把計劃事項轉化為日程,并建立共享日歷來避免沖突。
-
要預留彈性調整空間饵沧。
我們既然需要盡量把事項轉化為日程锨络,何不干脆用「日歷」做任務管理?這是因為日程的調整彈性較低狼牺,而計劃往往得有靈活度羡儿。像上面說的看書計劃,如果不能確保每天都有固定的時間段來做這件事是钥,那就無法直接添加為日程掠归。
有時候我們得根據(jù)上一個任務的完成情況來調整下一步計劃,甚至是只有完成上一個任務才能確立下一步計劃悄泥,因此在分解目標虏冻、形成計劃時,既要追求周詳弹囚,又不能定得太死厨相。
-
要定期檢查。
要做到心中有數(shù)鸥鹉,得定期總結先前任務的完成情況蛮穿,查看或調整下一步計劃,確保目標得以實現(xiàn)毁渗。
第三方事項清單 App:奇妙清單
前文說到践磅,「提醒事項」靈活易用,但功能過弱灸异,不能為任務管理提供幫助府适,而優(yōu)秀的第三方事項清單 App 如奇妙清單、滴答清單和 Things 3 在想法收集肺樟、多層分類和多角度篩查等方面做了優(yōu)化檐春,從而具備了分解目標、形成計劃的能力儡嘶。這里以奇妙清單為例喇聊,看看它們增加的功能。
-
收件箱
存放未定任務(即事項)蹦狂,比如說看到一件衣服誓篱,想買又不夠滿意,那可以將事項先扔在收件箱里凯楔。
-
智能清單
App 根據(jù)各種篩選條件自動生成的清單窜骄,在自建清單較多時,它們能把各清單中的后續(xù)任務集中顯示摆屯,方便用戶檢視邻遏,省掉依次翻看的工夫糠亩。
- 分配給我:在創(chuàng)建了共享清單之后,參與共享的成員可以相互指派任務准验。各成員均可以在「分配給我」中快速查看被指派的任務赎线。
- 已加星標:一般用星標標示重要任務,所以「已加星標」等同于重要任務清單糊饱。
- 今天:集結各清單中「今天到期」的任務垂寥。
- 周:集結各清單中「本周到期」的任務。
-
清單夾
在清單之上多了一個層級另锋,使用戶可以更加細致地分解目標滞项,形成更周詳?shù)挠媱潯,F(xiàn)在我們可以將目標「一年看 20 本書」創(chuàng)建為清單夾夭坪,下面分設「歷史」「文學」「經(jīng)濟」等清單文判。
-
標簽
奇妙清單支持關鍵詞標簽系統(tǒng),點擊標簽可以快速篩查出相關任務室梅。
-
子任務
任務下支持添加子任務戏仓,這讓任務能再次分解為子級清單。
-
備注
用于存放任務的備忘信息竞惋。
-
附件
任務用到的文檔柜去、圖片等灰嫉。
-
評論
主要用于在共享清單的任務中與其他成員溝通拆宛,說明任務執(zhí)行情況。
-
訂閱到日歷
前面說到讼撒,我們應盡量把任務轉化為日程以避免沖突浑厚,「訂閱到日歷」功能幫我們省去了重復輸入的麻煩,只是這樣做也有弊端根盒,它無法有選擇性地添加钳幅,也無法在「日歷」中編輯,安排任務的具體時間段炎滞。
相比 iOS 自帶的「提醒事項」敢艰,奇妙清單的收件箱方便了收集想法;智能清單和標簽系統(tǒng)方便了任務篩查册赛;清單夾和子任務使目標分解增加到 3 層钠导;對附加信息的支持使任務可以被說明得更確切。
任務管理方法:GTD
如果一個人心頭總壓著一堆大事小事森瘪,他可能會感到焦慮和疲倦牡属,反而不能專心做事。將事項扔進日歷和事項清單工具扼睬,首先就起到“清空”腦袋逮栅、緩解壓力的作用。
但是在現(xiàn)實中,事情總是混雜在一起措伐,被打斷的情況時常發(fā)生特纤,如果沒有良好的協(xié)調方法,既定計劃反而成為新的負擔侥加。
前文說到了協(xié)調事務的幾個注意事項叫潦,不過如果事務繁多,就需要更科學的處理原則官硝。著名專家戴維·艾倫(David Allen)在《 Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity》(《盡管去做——無壓工作的藝術》)中提出了一套完備矗蕊、有效的管理方法,根據(jù)書名縮寫為 GTD氢架。
#1 GTD 的核心理念
-
“清空”腦袋傻咖、全情投入
GTD 要求人們將心中所想的所有的事情都羅列出來、形成計劃岖研,并納入可控制的管理體系中卿操。
-
二分鐘法則
如果任何一件可以在二分鐘內完成的事情,那么就必須得現(xiàn)在馬上完成孙援。
#2 主要步驟
-
收集
用一個固定的位置羅列所有需要關注的事情(Stuff)害淤,如本子、郵箱拓售、清單 App 的收件箱灾常,這里統(tǒng)一稱為收件箱。
-
厘清
依次查看收件箱中的清單項像屋,判斷現(xiàn)在是否需要對它付諸行動鬼吵。
回答「否」的時候分三種情況:
- 一種是暫時做不了,那么放進「將來 / 也許」清單鸽凶;
- 一種是現(xiàn)在币砂、將來都做不了,或者是根本不用做玻侥,那么可以扔掉决摧;
- 記進來的還有一些屬于資料性質,如文檔凑兰、備忘信息掌桩,將它歸檔就可以了。
回答「是」的時候看具體行動是單一步驟還是多步驟:
- 如果需要多步驟票摇,那么轉化為項目計劃清單拘鞋,對清單中的子項進行判斷。
- 如果只需單一步驟矢门,那么看能否在兩分鐘內完成盆色,能就馬上完成灰蛙,不能就在整理環(huán)節(jié)處理。
-
整理
經(jīng)上面的清理隔躲,剩下的任務均無法即時完成摩梧,這時候就需要進行協(xié)調:
-
與別人協(xié)調
與別人協(xié)作的任務需委派出去,如果對方無法立即完成則放進「等待」清單宣旱。
-
與自己的既有任務協(xié)調
- 日期仅父、時間段均需限定的任務轉化為日程;
- 根據(jù)完成日期或時間段的靈活性將任務放進「今日待辦」「明日待辦」或「下一步行動」浑吟。
-
-
回顧
周期性地回顧日程笙纤、「收件箱」和上述的各個清單,進行必要的調整组力。
-
執(zhí)行
首先要看日程省容,日程的要求是剛性的,得優(yōu)先完成燎字;其次完成「今日待辦」中的任務腥椒;第三,如果還有時間候衍,完成「下一步行動」中的一些任務笼蛛;第四,如果「下一步行動」中的任務做完了竟然還有大把時間蛉鹿,那就查看「將來 / 也許」清單滨砍,將能夠提前的任務提前,將現(xiàn)在能做的任務做了榨为。
#3 GTD 是否適合自己
對時間 / 任務進行管理的方法有很多惨好,GTD 作為流傳比較廣泛的一種,對其是否有效的爭議也相對更大随闺。
GTD 究竟是否有效?這得結合個人情況去判斷蔓腐。有一類人心里只有一件事矩乐,始終被激情推動著去披荊斬棘;有一類人自律能力強回论、做事極有條理散罕,這兩類人用任何工具都是畫蛇添足。還有一類人只恨“生活的節(jié)奏太快傀蓉,錯過了沿途的太多風景”欧漱,這類人用 GTD 可能適得其反。
網(wǎng)上有位講師把 GTD 形容為一種紀律葬燎,我認為非常恰當误甚。如果我們想要提升自我缚甩、改變現(xiàn)狀,然而又缺少激情的驅動和真正內化的條理性窑邦,那么就得去執(zhí)行一套外在的紀律擅威。
當然,紀律與成績之間并不能劃等號(否則全勤獎也不會成為獨立的獎項)冈钦,陷入工具崇拜郊丛,將心思花在研究工具而不是事情上,那顯然對達到目標沒有多大幫助瞧筛。
GTD 提供了一套判斷和協(xié)調的原則厉熟,幫助我們做出正確的選擇,而我們應該根據(jù)事務的多少和需要協(xié)調的具體情況去靈活運用较幌。
#4 在 App 中應用 GTD
一般來說庆猫,只要事務不是太多,就可以將 GTD 的流程進行簡化绅络,這樣奇妙清單完全夠用:
- 它提供了收件箱來收集材料月培;
- 支持創(chuàng)建子任務,勉強滿足將任務轉化為項目的要求恩急;
- 智能清單「今天」和「周」起到「今日待辦」「明日待辦」或「下一步行動」的功能杉畜;
- 標簽系統(tǒng)使用戶能夠根據(jù)屬性篩查任務;
- 訂閱到日歷功能雖有弊端衷恭,至少省時省力此叠。
免費用戶能夠基本不受限制地使用這些功能,這正是奇妙清單收獲最多用戶的原因随珠。
作為一款輕量的 GTD 工具灭袁,奇妙清單不能滿足重度使用者的下列需求:
- 不支持自定義智能清單,比如說有「分配給我」清單窗看,卻創(chuàng)建不了「分配給別人」清單茸歧;
- 子任務實際只是勾選項,沒有任何屬性選項显沈,因而無法記錄項目的計劃性软瞎;
- 除了標簽,不支持用其他過濾器(到期日拉讯、優(yōu)先級涤浇、重復性等)篩查任務。
滴答清單彌補了奇妙清單的不足魔慷,除此之外它還支持:
- 用文本只锭、語音和 Siri 快速添加任務;
- 有類似 Fantastical 2 的功能院尔,能自動識別語句中的日期蜻展、時間信息喉誊;
- 支持番茄計時功能,提醒用戶勞逸結合铺呵;
- 與微信結合裹驰,發(fā)送聊天內容或需要收藏的網(wǎng)頁或到「滴答清單」微信公眾號可快速創(chuàng)建任務。
不過片挂,滴答清單的自定義智能清單幻林、子任務屬性、Siri 集成音念、過濾器篩查等功能均需訂購高級會員版沪饺。
能用于 GTD 流程的 App 很多,其中同樣被高階用戶稱贊不已的還有 Todoist闷愤、2Do整葡、OmniFocus 2、The Hit List 2 等讥脐。
題圖來自 Unsplash遭居,作者 Jeff Sheldon