這是「流程和效率」系列之五

本文結構：

• 任務管理
• 第三方事項清單 App：奇妙清單
• 任務管理方法：GTD
  • #1 GTD 的核心理念
  • #2 主要步驟
  • #3 GTD 是否適合自己
  • #4 在 App 中應用 GTD

我們已經(jīng)知道，「日歷」是時間管理軟件纵菌，它提供日涯曲、周楚里、月等視圖，讓用戶查看時間占用情況鹦倚，合理排列和調整日程涩赢，從而提高時間的使用率。

「提醒事項」是事項管理軟件耸彪，作為日歷的補充，它用法靈活忘苛，用戶不必限于「個人」「工作」「家庭」這種預設的分類維度蝉娜，而可以根據(jù)自身需要多種角度建立清單，例如：

1. 建立物件備忘清單：去超市前列購物清單扎唾、遠行前列行李清單召川，等等。
2. 建立待定日程清單：用專門的清單暫存未定日程胸遇，待時間確定下來再添加到「日歷」中荧呐。
3. 建立即時事項清單：將那些時間占用很短、幾乎可以即時完成的事項放進同一清單，以便在日程的間隙里隨手完成它們倍阐。
4. 建立專項目標清單：比如你定下今年看 20 本書的目標概疆，分解下來每天看 30 頁。完成這件事的彈性很大峰搪，空閑的日子可以用大段時間一個勁看岔冀，超額完成任務；繁忙的日子可以路上看幾頁概耻、吃飯時看幾頁使套、在洗手間看幾頁、睡前看幾頁咐蚯。

任務管理

目標清單方便我們檢視進度童漩，對達成目標有促進作用弄贿，這正如一個公司需要制定目標和計劃一樣春锋。用「提醒事項」建立專項目標清單，意味著我們開始進行任務管理差凹。

粗略地說期奔，任務管理就是確立目標（比如上面說到的「一年看 20 本書」），然后分解目標危尿，形成計劃（比如將「一年看 20 本書」分解為每個月看多少呐萌、每天看多少）。不過谊娇，因為目標往往不止一個肺孤，具體執(zhí)行起來就需要多方面協(xié)調：

1. 要避免目標堆積。

   有些人達到各種目標的心情過于迫切济欢，不停地定目標赠堵，實際上只能完成小部分。如果無法完成的目標越積越多法褥，就會形成過大的心理壓力茫叭，最終讓人感到疲倦和沮喪。

   不過半等，要做到合理評估個人情況揍愁，適量確立目標，需要經(jīng)過一段時間積累經(jīng)驗杀饵。

2. 要避免計劃沖突莽囤。

   個人不同的計劃之間，或者是個人與別人的計劃之間可能會出現(xiàn)時間切距、位置的沖突朽缎。盡量把計劃事項轉化為日程，并建立共享日歷來避免沖突。

3. 要預留彈性調整空間饵沧。

   我們既然需要盡量把事項轉化為日程锨络，何不干脆用「日歷」做任務管理？這是因為日程的調整彈性較低狼牺，而計劃往往得有靈活度羡儿。像上面說的看書計劃，如果不能確保每天都有固定的時間段來做這件事是钥，那就無法直接添加為日程掠归。

   有時候我們得根據(jù)上一個任務的完成情況來調整下一步計劃，甚至是只有完成上一個任務才能確立下一步計劃悄泥，因此在分解目標虏冻、形成計劃時，既要追求周詳弹囚，又不能定得太死厨相。

4. 要定期檢查。

   要做到心中有數(shù)鸥鹉，得定期總結先前任務的完成情況蛮穿，查看或調整下一步計劃，確保目標得以實現(xiàn)毁渗。

第三方事項清單 App：奇妙清單

前文說到践磅，「提醒事項」靈活易用，但功能過弱灸异，不能為任務管理提供幫助府适，而優(yōu)秀的第三方事項清單 App 如奇妙清單、滴答清單和 Things 3 在想法收集肺樟、多層分類和多角度篩查等方面做了優(yōu)化檐春，從而具備了分解目標、形成計劃的能力儡嘶。這里以奇妙清單為例喇聊，看看它們增加的功能。

奇妙清單的主界面

• 收件箱

  存放未定任務（即事項）蹦狂，比如說看到一件衣服誓篱，想買又不夠滿意，那可以將事項先扔在收件箱里凯楔。

• 智能清單

  App 根據(jù)各種篩選條件自動生成的清單窜骄，在自建清單較多時，它們能把各清單中的后續(xù)任務集中顯示摆屯，方便用戶檢視邻遏，省掉依次翻看的工夫糠亩。

  • 分配給我：在創(chuàng)建了共享清單之后，參與共享的成員可以相互指派任務准验。各成員均可以在「分配給我」中快速查看被指派的任務赎线。
  • 已加星標：一般用星標標示重要任務，所以「已加星標」等同于重要任務清單糊饱。
  • 今天：集結各清單中「今天到期」的任務垂寥。
  • 周：集結各清單中「本周到期」的任務。

• 清單夾

  在清單之上多了一個層級另锋，使用戶可以更加細致地分解目標滞项，形成更周詳?shù)挠媱潯，F(xiàn)在我們可以將目標「一年看 20 本書」創(chuàng)建為清單夾夭坪，下面分設「歷史」「文學」「經(jīng)濟」等清單文判。

奇妙清單的任務界面

• 標簽

  奇妙清單支持關鍵詞標簽系統(tǒng)，點擊標簽可以快速篩查出相關任務室梅。

• 子任務

  任務下支持添加子任務戏仓，這讓任務能再次分解為子級清單。

• 備注

  用于存放任務的備忘信息竞惋。

• 附件

  任務用到的文檔柜去、圖片等灰嫉。

• 評論

  主要用于在共享清單的任務中與其他成員溝通拆宛，說明任務執(zhí)行情況。

奇妙清單的設置界面

• 訂閱到日歷

  前面說到讼撒，我們應盡量把任務轉化為日程以避免沖突浑厚，「訂閱到日歷」功能幫我們省去了重復輸入的麻煩，只是這樣做也有弊端根盒，它無法有選擇性地添加钳幅，也無法在「日歷」中編輯，安排任務的具體時間段炎滞。

相比 iOS 自帶的「提醒事項」敢艰，奇妙清單的收件箱方便了收集想法；智能清單和標簽系統(tǒng)方便了任務篩查册赛；清單夾和子任務使目標分解增加到 3 層钠导；對附加信息的支持使任務可以被說明得更確切。

任務管理方法：GTD

如果一個人心頭總壓著一堆大事小事森瘪，他可能會感到焦慮和疲倦牡属，反而不能專心做事。將事項扔進日歷和事項清單工具扼睬，首先就起到“清空”腦袋逮栅、緩解壓力的作用。

但是在現(xiàn)實中，事情總是混雜在一起措伐，被打斷的情況時常發(fā)生特纤，如果沒有良好的協(xié)調方法，既定計劃反而成為新的負擔侥加。

前文說到了協(xié)調事務的幾個注意事項叫潦，不過如果事務繁多，就需要更科學的處理原則官硝。著名專家戴維·艾倫（David Allen）在《 Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity》(《盡管去做——無壓工作的藝術》）中提出了一套完備矗蕊、有效的管理方法，根據(jù)書名縮寫為 GTD氢架。

#1 GTD 的核心理念

• “清空”腦袋傻咖、全情投入

  GTD 要求人們將心中所想的所有的事情都羅列出來、形成計劃岖研，并納入可控制的管理體系中卿操。

• 二分鐘法則

  如果任何一件可以在二分鐘內完成的事情，那么就必須得現(xiàn)在馬上完成孙援。

#2 主要步驟

GTD 流程圖 / 來自 Doit.im

1. 收集

   用一個固定的位置羅列所有需要關注的事情（Stuff）害淤，如本子、郵箱拓售、清單 App 的收件箱灾常，這里統(tǒng)一稱為收件箱。

2. 厘清

   依次查看收件箱中的清單項像屋，判斷現(xiàn)在是否需要對它付諸行動鬼吵。

   回答「否」的時候分三種情況：

   • 一種是暫時做不了，那么放進「將來 / 也許」清單鸽凶；
   • 一種是現(xiàn)在币砂、將來都做不了，或者是根本不用做玻侥，那么可以扔掉决摧；
   • 記進來的還有一些屬于資料性質，如文檔凑兰、備忘信息掌桩，將它歸檔就可以了。

   回答「是」的時候看具體行動是單一步驟還是多步驟：

   • 如果需要多步驟票摇，那么轉化為項目計劃清單拘鞋，對清單中的子項進行判斷。
   • 如果只需單一步驟矢门，那么看能否在兩分鐘內完成盆色，能就馬上完成灰蛙，不能就在整理環(huán)節(jié)處理。

3. 整理

   經(jīng)上面的清理隔躲，剩下的任務均無法即時完成摩梧，這時候就需要進行協(xié)調：

   • 與別人協(xié)調

     與別人協(xié)作的任務需委派出去，如果對方無法立即完成則放進「等待」清單宣旱。

   • 與自己的既有任務協(xié)調

     • 日期仅父、時間段均需限定的任務轉化為日程；
     • 根據(jù)完成日期或時間段的靈活性將任務放進「今日待辦」「明日待辦」或「下一步行動」浑吟。

4. 回顧

   周期性地回顧日程笙纤、「收件箱」和上述的各個清單，進行必要的調整组力。

5. 執(zhí)行

   首先要看日程省容，日程的要求是剛性的，得優(yōu)先完成燎字；其次完成「今日待辦」中的任務腥椒；第三，如果還有時間候衍，完成「下一步行動」中的一些任務笼蛛；第四，如果「下一步行動」中的任務做完了竟然還有大把時間蛉鹿，那就查看「將來 / 也許」清單滨砍，將能夠提前的任務提前，將現(xiàn)在能做的任務做了榨为。

#3 GTD 是否適合自己

對時間 / 任務進行管理的方法有很多惨好，GTD 作為流傳比較廣泛的一種，對其是否有效的爭議也相對更大随闺。

GTD 究竟是否有效？這得結合個人情況去判斷蔓腐。有一類人心里只有一件事矩乐，始終被激情推動著去披荊斬棘；有一類人自律能力強回论、做事極有條理散罕，這兩類人用任何工具都是畫蛇添足。還有一類人只恨“生活的節(jié)奏太快傀蓉，錯過了沿途的太多風景”欧漱，這類人用 GTD 可能適得其反。

網(wǎng)上有位講師把 GTD 形容為一種紀律葬燎，我認為非常恰當误甚。如果我們想要提升自我缚甩、改變現(xiàn)狀，然而又缺少激情的驅動和真正內化的條理性窑邦，那么就得去執(zhí)行一套外在的紀律擅威。

當然，紀律與成績之間并不能劃等號（否則全勤獎也不會成為獨立的獎項）冈钦，陷入工具崇拜郊丛，將心思花在研究工具而不是事情上，那顯然對達到目標沒有多大幫助瞧筛。

GTD 提供了一套判斷和協(xié)調的原則厉熟，幫助我們做出正確的選擇，而我們應該根據(jù)事務的多少和需要協(xié)調的具體情況去靈活運用较幌。

#4 在 App 中應用 GTD

一般來說庆猫，只要事務不是太多，就可以將 GTD 的流程進行簡化绅络，這樣奇妙清單完全夠用：

1. 它提供了收件箱來收集材料月培；
2. 支持創(chuàng)建子任務，勉強滿足將任務轉化為項目的要求恩急；
3. 智能清單「今天」和「周」起到「今日待辦」「明日待辦」或「下一步行動」的功能杉畜；
4. 標簽系統(tǒng)使用戶能夠根據(jù)屬性篩查任務；
5. 訂閱到日歷功能雖有弊端衷恭，至少省時省力此叠。

免費用戶能夠基本不受限制地使用這些功能，這正是奇妙清單收獲最多用戶的原因随珠。

作為一款輕量的 GTD 工具灭袁，奇妙清單不能滿足重度使用者的下列需求：

1. 不支持自定義智能清單，比如說有「分配給我」清單窗看，卻創(chuàng)建不了「分配給別人」清單茸歧；
2. 子任務實際只是勾選項，沒有任何屬性選項显沈，因而無法記錄項目的計劃性软瞎；
3. 除了標簽，不支持用其他過濾器（到期日拉讯、優(yōu)先級涤浇、重復性等）篩查任務。

滴答清單的微信服務

滴答清單彌補了奇妙清單的不足魔慷，除此之外它還支持：

1. 用文本只锭、語音和 Siri 快速添加任務；
2. 有類似 Fantastical 2 的功能院尔，能自動識別語句中的日期蜻展、時間信息喉誊；
3. 支持番茄計時功能，提醒用戶勞逸結合铺呵；
4. 與微信結合裹驰，發(fā)送聊天內容或需要收藏的網(wǎng)頁或到「滴答清單」微信公眾號可快速創(chuàng)建任務。

不過片挂，滴答清單的自定義智能清單幻林、子任務屬性、Siri 集成音念、過濾器篩查等功能均需訂購高級會員版沪饺。

能用于 GTD 流程的 App 很多，其中同樣被高階用戶稱贊不已的還有 Todoist闷愤、2Do整葡、OmniFocus 2、The Hit List 2 等讥脐。

OmniFocus 2

題圖來自 Unsplash遭居，作者 Jeff Sheldon