第十八章
參考資料庫：決定工作品質(zhì)的關鍵
我心里一直都在暗暗設想蛛枚，天堂應該是圖書館的模樣亭敢，我昏昏然緩緩將空幽勘察赌朋，憑借著那遲疑無定的手杖培慌。
——博爾赫斯（Borges）《關于天賜的詩》
2016年世界經(jīng)濟論壇發(fā)布了一篇《工作的未來》（The Future of Jobs）報告豁陆，這是依據(jù)15個針對發(fā)達國家及發(fā)展中國家共371家公司人力資源主管訪談的研究結(jié)果。報告中說未來工作場所中的五大核心技能吵护，包括復雜問題解決能力盒音、關鍵思考能力、創(chuàng)新能力何址、人事管理能力萄传、與他人合作能力宙地。
這五大核心技能都是軟技能，需要知識的內(nèi)化和綜合運用能力分冈，因此胁镐，企業(yè)內(nèi)以往經(jīng)驗的傳承就顯得非常重要偎血。這就是很多咨詢公司很早就重視參考資料庫建設的原因。
資料庫電子化
以前我使用大量檔案袋盯漂，甚至定制了檔案柜颇玷，以便管理一大堆紙張。我喜歡把重要文件或任務規(guī)劃的內(nèi)容印刷下來就缆，在上面批注帖渠，并把同一主題的紙張、便利貼竭宰、文件放在一起空郊，做好任務管理。
后來我完全改變了習慣切揭，盡量變成電子檔保存狞甚，雖然還是很喜歡用紙張及涂寫思考，但是最后保存時廓旬，會用電子形式哼审，這樣一來體積變小，便于攜帶。
云端同步更是一大突破涩盾，讓不同設備可以同步十气。因此，除了學位證和法律文件春霍，基本沒有需要長期保存的紙質(zhì)文件資料了桦踊。
我的一位客戶是某公司總經(jīng)理，他是我多年的博客讀者终畅，也非常喜歡戴維·艾倫的GTD理論籍胯。以前做過電腦工程師的他，曾花大量時間尋找適合公司的時間管理工具离福。這家公司的參考資料庫是用GoodReader實現(xiàn)的杖狼。
這位總經(jīng)理對人事資料非常重視，利用GoodReader這個APP妖爷，隨時調(diào)閱各分公司人事資料最新考核結(jié)果蝶涩。需要的資料瞬間就下載到他的iPad上，真的絮识，我只不過眨了下眼睛绿聘，檔案就打開了。
這就是他引以為傲的公司電子公文系統(tǒng)流程次舌。所有高級主管的電腦都被搬走了熄攘，全部采用iPad移動辦公，主觀的價值不在于制造文件彼念，而是在于文件上的批注挪圾。印章的定義也變了，通過iPad辨識指紋后逐沙，電子簽名便粘貼到了文件上哲思。
另外也采用GoodReader內(nèi)部鏈接功能，將文件的鏈接粘貼到其他APP上吩案。如公司統(tǒng)一使用的思維導圖工具iThoughts和任務管理工具Trello棚赔，作為后者的附件。
因此徘郭，GoodReader就是公司的資料庫靠益，記錄一切重要文檔作為任務補充資料。通過云存儲崎岂，隨時用iPad傳送捆毫、批注、簽名回傳冲甘。
也就是說绩卤，一切到公司的雜事進入收件夾途样，匯集到GoodReader，形成R（Reference）參考資料庫濒憋，讓主管判定A（Action）下一步行動何暇，這樣的工作流程一氣呵成，靠的就是GoodReader凛驮。
參考資料庫的五大要素
一個好的參考資料庫要考慮以下五個要素：
1．硬件設備
充分考慮整個企業(yè)及核心員工的使用場景裆站，讓整個過程如行云流水。
一般公司應該統(tǒng)一硬件和軟件黔夭，這樣溝通的速度可以加快宏胯。有時候受限于各種因素無法統(tǒng)一硬件，那參考資料的文件格式也需要統(tǒng)一本姥，這樣任務相關參考資料才能夠快速傳送肩袍，不需要轉(zhuǎn)換過程。
同時婚惫，把資料電子化氛赐、云端化是當務之急，只有這樣整個資料庫才能在更多硬件設備上使用先舷。
2．電子工作中樞
電子工作中樞是公司內(nèi)管理任務和行動的地方艰管，要搭配公司例會及使用場景來實施，每家公司依照屬性不同蒋川，都會有不同的樞紐選擇牲芋。
參考資料庫要能方便地跟任務樞紐工具連接起來，并通過協(xié)同作業(yè)工具深度對話尔破，把任務的下一個行動迅速向前推進街图，成就企業(yè)高效能。
3．統(tǒng)一參考資料模式
除了硬件設備及管理任務的樞紐工具懒构，我們還要建立參考資料統(tǒng)一模式。譬如文檔耘擂、照片胆剧、錄音等，依據(jù)不同行業(yè)不同使用場景醉冤，其中可能涉及多種軟件秩霍、APP，甚至OA系統(tǒng)蚁阳。
未來的公司铃绒，必須同時處理紙質(zhì)文件、電腦文件螺捐、移動設備取得的材料（例如施工現(xiàn)場拍照颠悬、錄音等）矮燎，作為各種任務的參考資料，應該要有一個適合的資料庫工具來收集赔癌，并且讓這些不同格式的資料可以統(tǒng)一存放诞外。
4．參考資料的儲存方式
每家公司屬性不同，參考資料也有不同的儲存方式灾票。大致上有紙質(zhì)檔案柜峡谊、電腦主機、云盤及服務器等方式刊苍。
企業(yè)參考資料儲存方式既们，應該隨著時代進步而改變。一開始是以紙質(zhì)資料為主正什，過渡時期是紙張及電子資料混合贤壁；基于儲存空間及長久保存的思考，未來應該是永久性資料用電子化保存埠忘，只有暫時性資料使用紙張脾拆。
同時，更重要的是建立歸檔系統(tǒng)莹妒。能夠快速找到東西的方法只有一個名船，那就是放進去的時候是經(jīng)過深思熟慮的。
5．參考資料庫的團隊協(xié)作模式
最后是團隊溝通模式旨怠，要把團隊的任務推動好渠驼，終究靠的是人的溝通，這是非常重要的區(qū)塊鉴腻。
有一個概念是“1+1>3”迷扇，團隊協(xié)作就是希望成員的才能互補，展現(xiàn)各自優(yōu)勢爽哎，補救個別弱點蜓席，讓產(chǎn)品及服務的品質(zhì)提升。
所以在考慮參考資料庫時课锌，也要考慮是否適合網(wǎng)絡協(xié)同合作厨内，如果可以云端協(xié)作，會讓資料庫的效能大幅提升渺贤。
相關軟件推薦
在這個時代雏胃，有哪些服務可以滿足上述五個要求，承擔你的資料庫管理需求呢志鞍？這里我推薦兩種解決方案瞭亮。
第一種是前面也介紹過的印象筆記或OneNote，它不只是筆記工具固棚，也是一個可以收納各種檔案统翩、文件仙蚜、照片及錄音檔案的云端資料庫。
第二種是使用云盤同步服務唆缴。例如Google Drive鳍征、Dropbox、OneDrive或大陸的堅果云面徽。你可以把所有資料放在云盤里管理艳丛。
當然你也可以架設NAS私有云，這就需要一些技術和成本趟紊〉總之，選擇最適合自己的方式架構參考資料庫霎匈，立刻行動起來戴差。
由于工作模式、工具甚至企業(yè)中的個人在這個時代里不斷地變動铛嘱，企業(yè)信息化非一日之功暖释，但是聚焦點只有一個，就是企業(yè)如何將手上的重要任務墨吓，確實地向前推進球匕。
參考資料庫，看起來是不起眼的靜態(tài)資料帖烘，但是研究時間管理越久亮曹，越發(fā)現(xiàn)這是決定品質(zhì)的關鍵所在。企業(yè)員工的每日工作成果沉淀下來秘症，善加利用就是黃金照卦。
本章練習
1．從個人開始，把資料電子化
2．把資料庫電子化
3．找一個可以收集資料的云端服務
4．統(tǒng)一你的資料存儲中心
5．讓資料庫可以云端協(xié)同合作
