【原則一】4.要事第一：找到最重要的事情

今天是周四贱枣，往往在每周的這一天，我們會(huì)重點(diǎn)回顧一周的工作進(jìn)度内列，看看哪些重要的事情進(jìn)度還沒有達(dá)到預(yù)期。這當(dāng)然是個(gè)很好的習(xí)慣背率，不過呢话瞧，這個(gè)過程里也有一些容易忽略的重點(diǎn)，那就是：什么才算是最重要的事情呢寝姿？

我們現(xiàn)在的人有多忙交排，工作有多么雜亂，這不用我再詳細(xì)描述会油，每個(gè)人都有切身感受个粱。那么找到那個(gè)最重要的事情本身，就是最重要的事情翻翩。在過去的組織形式里都许，負(fù)責(zé)這個(gè)任務(wù)的往往是管理者、領(lǐng)導(dǎo)者嫂冻，他們通過分析決策胶征，找到最重要的事情，然后拆分桨仿，安排給不同的人執(zhí)行睛低。

但現(xiàn)在我們的工作界限非常不清晰，嚴(yán)格來說服傍，已經(jīng)沒有人能告訴你具體執(zhí)行內(nèi)容是什么了钱雷。也就是說大部分情況下，你需要自己找方向吹零，分析決策罩抗，找到最重要的事情，然后自己執(zhí)行灿椅。哪怕你是一個(gè)實(shí)習(xí)生呢套蒂，如果你在一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)公司钞支，你肯定也能感受到這種差別。典型的比如說團(tuán)隊(duì)里面分工操刀，你負(fù)責(zé)提升用戶活躍度烁挟，或者提升文章閱讀量。那么在執(zhí)行上你究竟是做一個(gè)集贊活動(dòng)呢骨坑，還是花心思提升內(nèi)容質(zhì)量呢撼嗓？或者還有其他一大堆可選項(xiàng)，看起來好像都很重要卡啰，你究竟該選哪個(gè)呢静稻？

這就是我們今天要說的主題：找到最重要的事情。然后對其他事情說“不”匈辱。下面我會(huì)通過3個(gè)部分來講明這個(gè)過程振湾。

• 明確目標(biāo)

• 找到最重要的事情

• 對其他事情說“不”

最重要的事情是相對于你的目標(biāo)而言的，這一點(diǎn)經(jīng)常被忽略亡脸。我們往往把一些緊急的事情當(dāng)做重要的事情押搪，但只要無助于完成你在指定期限的目標(biāo)，這個(gè)事情就沒那么重要浅碾。關(guān)于重要還是緊急大州，后面會(huì)有詳細(xì)的說明。我們先來說一下目標(biāo)這個(gè)東西垂谢。

（1）明確目標(biāo)

目標(biāo)可能有多個(gè)層級厦画，人生目標(biāo)和這周的目標(biāo)可能是兩回事。如果你已經(jīng)在某個(gè)領(lǐng)域扎根滥朱，那么從長遠(yuǎn)的目標(biāo)來拆解出現(xiàn)在的的階段性目標(biāo)根暑，就是最合適的方式。而如果你初入社會(huì)徙邻，那么盡可能的多完成一些短期的目標(biāo)排嫌，比如學(xué)會(huì)某個(gè)技能，完成某個(gè)初具規(guī)模的項(xiàng)目缰犁，就是對你而言比較合適的目標(biāo)制定方式淳地。

這里我要說一個(gè)常見的目標(biāo)制定誤區(qū)，那就是“目標(biāo)”不等同于“指標(biāo)”帅容。平時(shí)我們利用SMART原則（具體颇象、可衡量、可達(dá)性并徘、相關(guān)性遣钳、時(shí)間限制）定目標(biāo)，其實(shí)定的是指標(biāo)類的目標(biāo)饮亏，主要用于KPI的考核要求耍贾。

但是我們用那種指標(biāo)類的目標(biāo)來行動(dòng)，會(huì)發(fā)現(xiàn)這些信息無法指導(dǎo)行動(dòng)路幸。常見的比如：“閱讀量提升20%” 這樣的指標(biāo)荐开，他本身沒有方向性信息，你仍然不知道是重點(diǎn)去提升內(nèi)容質(zhì)量更長遠(yuǎn)呢简肴？還是去邀請用戶轉(zhuǎn)發(fā)集贊來的更快一些好呢晃听？事實(shí)上，這兩種行為可能對應(yīng)了不同的目標(biāo)砰识，那重要的事情也是完全不同的能扒。執(zhí)行這樣的目標(biāo)會(huì)造成大量的消耗，有時(shí)候還會(huì)南轅北轍辫狼，過程當(dāng)中因?yàn)楠q豫而拖延也是在所難免的初斑。

所以，一個(gè)合格的目標(biāo)至少符合以下兩點(diǎn)原則：

• 目標(biāo)要明確方向并且鼓舞人心

• 目標(biāo)要有時(shí)間限制

然后根據(jù)一個(gè)目標(biāo)去拆解一些關(guān)鍵結(jié)果膨处，當(dāng)達(dá)成了這些關(guān)鍵結(jié)果就意味著你的目標(biāo)初步實(shí)現(xiàn)了见秤。我們來看個(gè)例子。

季度目標(biāo)：拿下深圳地區(qū)的珠寶線上零售市場

• 關(guān)鍵結(jié)果1：線上用戶達(dá)到30萬

• 關(guān)鍵結(jié)果2：線上銷售額本季度突破500萬

• 關(guān)鍵結(jié)果3：用戶推薦凈值達(dá)到8分

這樣的一個(gè)戰(zhàn)略性的目標(biāo)就可以讓你擺脫很多無關(guān)的事情真椿，比如說之前還決定了做全國零售鹃答，現(xiàn)在聚焦在深圳，很多問題在現(xiàn)在看來就不重要了突硝。一個(gè)好的目標(biāo)可以讓你時(shí)刻記得住测摔，并且隨時(shí)可以用來指導(dǎo)行動(dòng)和決策，避免南轅北轍的反復(fù)無用功解恰。因?yàn)?strong>確定目標(biāo)本身就是一件非常重要的事情锋八。

（2）找到最重要的事情

正如前面所說的，很多時(shí)候一些緊急但是不重要的事情會(huì)假裝很重要修噪，來占用我們的時(shí)間和精力查库。這個(gè)時(shí)候就需要借助模型來區(qū)分那些不重要的事情，然后聚焦在重要的事情上黄琼。這個(gè)模型包含“重要”和“緊急”兩個(gè)維度樊销，兩兩組合可以匹配出四個(gè)象限，在之前第四周的邏輯思維里面矩陣圖有詳細(xì)說過脏款。

我們按照從左往右第一到第四象限來挨個(gè)說明這四類事項(xiàng)围苫。它們分別是：重要緊急、重要不緊急撤师、緊急不重要剂府，不緊急不重要。

a.重要緊急

這類事務(wù)既緊急又重要剃盾，需要立即處理腺占。在第三周GTD工作法里淤袜，我們給日程表清單的任務(wù)定義就是這樣的事情，在指定時(shí)間必須處理衰伯。這些事情可能是一些會(huì)議铡羡、約見。

但同時(shí)更多的出現(xiàn)在這個(gè)象限里的事情可能是一些迫切需要解決的問題意鲸。這類問題往往是第二象限（重要不緊急）的事情沒有提前處理烦周，到最后期限就變成了重要緊急的事情了。

忙于處理這類事情的感覺就像是在“救火”怎顾。理想狀態(tài)下读慎，這類事情越少越好，因?yàn)槟且馕吨阄从昃I繆槐雾，計(jì)劃安排的好夭委。否則，這些事情會(huì)給你很大壓力募强，因?yàn)檫@些重要還緊急的事情會(huì)過度消耗你的精力闰靴。換句話說，如果你每天都在處理危機(jī)钻注，收拾殘局蚂且，處理那些最后期限沒有完成的事情，而這些事情在有限時(shí)間完成的低劣質(zhì)量會(huì)讓你進(jìn)一步焦慮幅恋。這就是一種拖延狀態(tài)杏死，也是直接造成拖延的根本原因。

b.重要不緊急

第二個(gè)象限就是最重要的事情捆交，不緊急的重要事項(xiàng)每個(gè)人都有很多淑翼，比如自律方面的早起、健身品追、閱讀等等玄括。但是這類事情因?yàn)椴痪o急，也最容易被拖延肉瓦。如果你能在不緊急的時(shí)候就把那些最重要的項(xiàng)目方案遭京、執(zhí)行計(jì)劃都做好，那么你會(huì)感到更加自由泞莉。

提前做這類事情往往就意味著你是一個(gè)非常自制的哪雕、有遠(yuǎn)見的人。那些有條不紊鲫趁，做事卓有成效的人斯嚎，都是在這個(gè)象限的事情上下功夫。你很少看見一個(gè)優(yōu)秀的學(xué)霸在考試前2天惡補(bǔ)吧，他們很早就準(zhǔn)備好了堡僻，考試前兩三天他們往往是休息的狀態(tài)糠惫，我身邊的學(xué)霸都這樣。

總之钉疫，將有限的時(shí)間和精力投入在這些重要的長遠(yuǎn)的事情上寞钥，可以讓你的個(gè)人事務(wù)處理效率更高。這些事情的重點(diǎn)在于提前安排陌选，有條不紊，防患于未然蹄溉。當(dāng)然咨油，有時(shí)候你必須做一些第一象限里重要又緊急的事情，只要數(shù)量不多柒爵，都是正常狀態(tài)役电。只是你的思維方式要是預(yù)防型的，才能更妥善的安排那些重要但是不緊急的事情棉胀。

c.緊急不重要

緊急的事情總會(huì)讓人有一種錯(cuò)覺法瑟，認(rèn)為它就是重要的事情，其實(shí)不然唁奢。你可以仔細(xì)梳理一下自己每天的工作記錄霎挟，看看哪些是緊急但不重要的。其實(shí)這樣的事情有很多麻掸，最典型的可能就是很多無聊的會(huì)議酥夭，那可能對于別人來說是重要的，但對于你來說可能參加與否并沒有什么影響脊奋。

面對別人的請求也是一個(gè)緊急但是不重要的事情熬北，但這可能是比較難處理的一種，因?yàn)槲覀兊奈幕锖孟癫惶菀讓e人說不诚隙。關(guān)于如何拒絕讶隐，下面第三部分會(huì)詳細(xì)說。這里我再舉一個(gè)例子久又，我碰到過很多次這樣的事情巫延，當(dāng)我正在和一個(gè)人聊一個(gè)比較重要的問題，突然對方來了一個(gè)陌生電話地消。一般這種情況下我都會(huì)直接關(guān)掉烈评，然后繼續(xù)當(dāng)前的談話。但我發(fā)現(xiàn)很多人會(huì)中斷當(dāng)前的談話犯建，去接一個(gè)大概率是廣告的電話讲冠，或者是一些很沒必要的小事，花上好幾分鐘時(shí)間适瓦。等接完電話回來第一句就是竿开，剛才我們說到哪了谱仪？其實(shí)這就是一個(gè)很典型的沒有分清重要的事情和緊急的事情，大部分電話沒必要馬上接否彩。也許你當(dāng)前這個(gè)談話比一個(gè)陌生電話重要一百倍疯攒。不過即使是這樣，很多人也會(huì)先接電話……

d.不緊急不重要

最后這類事情就是一些休閑類的事情了列荔，做不做真的沒影響敬尺。典型的比如刷朋友圈，在手機(jī)上點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)贴浙，看看這個(gè)看看那個(gè)砂吞。我在平時(shí)外出的時(shí)候會(huì)特別留意很多人在手機(jī)上的行為，大部分都是無聊的點(diǎn)點(diǎn)崎溃，或者看一些無價(jià)值的內(nèi)容蜻直。所以這部分事項(xiàng)其實(shí)就是用來殺時(shí)間的，長期做這些事情會(huì)讓人缺乏自制力袁串，并且對重要的事情不負(fù)責(zé)任概而。因?yàn)槎鄶?shù)這種情況都是在逃避責(zé)任。

換句話說囱修，如果有時(shí)間赎瑰， 為什么不去做第二類重要但是不緊急的事項(xiàng)呢破镰？都完成的非常出色了嗎乡范？大概率情況下，很多人沒有第二類事項(xiàng)的清單啤咽，那就更需要去思考這些問題了晋辆，比如想想哪些事情是最重要的？是能實(shí)現(xiàn)我自身價(jià)值的宇整？而不是消磨時(shí)間看一些無聊的東西瓶佳。

到這里，我們就能大致分清楚那些重要和緊急相互交織的事項(xiàng)該如何選擇了鳞青。一定要仔細(xì)思考這些問題霸饲，分辨清楚。要知道臂拓，我們很多時(shí)候都會(huì)有某種錯(cuò)覺厚脉，認(rèn)為第一象限和第三象限的事情是最重要的，但如果深入思考胶惰，你會(huì)發(fā)現(xiàn)第二象限的事項(xiàng)才是那些最重要的事情傻工。

（3）對其他事情說“不”

一旦我們確定了最重要的事情，那就要做另一個(gè)事情：對其他事情說“不”。

這里又分為兩方面中捆，一方面是對那些除了第二象限的事情說不鸯匹，另一方面是對別人的請求說不。

第一個(gè)泄伪，對那些不重要的事情說不

首當(dāng)其沖殴蓬，干掉那些殺時(shí)間但又沒有具體產(chǎn)出的閑雜事項(xiàng)，不做這些事情蟋滴，還可以通過其他方式放松染厅，比如聽一些歷史故事、聽音樂津函、在外邊走走肖粮，一邊放松一邊也可以思考問題。

然后就是球散，最大可能的減少第三象限的瑣事，這些瑣事可能有一些不需要你來做的簡單事情散庶。這些事項(xiàng)對你的目標(biāo)沒有幫助蕉堰，可能來自別人的委托，幫忙處理一些文檔之類的悲龟。對于這些緊急但是不重要的事情屋讶，可以直接拒絕做，當(dāng)你開始拒絕了须教，你會(huì)現(xiàn)在不做那些簡單的瑣事皿渗，真的對你的工作生活沒有什么影響。

最后轻腺，盡可能減少在第一象限的迫在眉睫的事情乐疆。這類事情往往是第二象限沒有做好，當(dāng)出現(xiàn)了這些又緊急又重要的事情贬养，就要警惕了：這件事情我可不可以提前做挤土？以避免現(xiàn)在這種緊急的狀態(tài)。

第二個(gè)误算，對他人的請求說不

我們很難對別人的請求說不仰美，尤其是當(dāng)別人用著“請教”的姿態(tài)來找你解決問題的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候如果你答應(yīng)了儿礼，你的時(shí)間就會(huì)被奪走一大塊咖杂。而如果你不答應(yīng)，好像就會(huì)傷害別人的感情了蚊夫。最典型的可能是一些公共事項(xiàng)诉字，如果你實(shí)在沒時(shí)間，那么你是完全可以拒絕的，雖然那看起來好像很自私奏窑，但是每個(gè)人要先對自己負(fù)責(zé)导披，然后才能在公共領(lǐng)域做出更大的貢獻(xiàn)，這是常識埃唯。

這里我可以提供一些比較恰當(dāng)?shù)木芙^別人的方式撩匕，優(yōu)雅的跟別人說“不”。

• 當(dāng)你在面對要求的時(shí)候墨叛，可以停頓一會(huì)止毕，再做說明。這樣也可能別人看出你的為難漠趁，也許會(huì)自己放棄扁凛。

• 說“不，但是”的句型闯传。比如說：不好意思這次不能參加你的婚禮了谨朝，但是，我想忙完這個(gè)項(xiàng)目去單獨(dú)和您聚聚甥绿，您看2個(gè)月后時(shí)間是否方便字币。

• “我需要先看一下日程表，然后再答復(fù)您”共缕。然后答復(fù)“很遺憾洗出，這次我無法提供幫助，因?yàn)楹臀业牧硪豁?xiàng)日程沖突”图谷。

• “好的翩活，那我們要取消的是什么？” 典型的在上下級溝通當(dāng)中便贵，這種問題非常常見菠镇，時(shí)不時(shí)的扔過來一個(gè)問題往往讓原本的時(shí)間安排被打亂。這個(gè)時(shí)候提出這個(gè)問題承璃，讓對方做取舍辟犀，也許一些簡單的事情就不會(huì)被扔過來了，你就可以更有成效的完成自己最重要的事情绸硕。

OK堂竟，當(dāng)我們知道了哪些事情是最重要的事情，著手去做這些最重要的事情玻佩，自己的精神壓力會(huì)減輕很多出嘹。也許之前的很多瑣事浪費(fèi)了你的時(shí)間，讓你回頭復(fù)盤發(fā)現(xiàn)自己好像沒有做過什么咬崔，那些重要的事情好像一直在被拖延税稼，然后產(chǎn)生壓力和焦慮的情緒烦秩。而持續(xù)去做重要的事情，可以改善這一狀況郎仆。

找到了重要的事情只祠，明天我們繼續(xù)下一小節(jié)：開始行動(dòng)。