編者按：本文由泛微收集整理編寫而成拓萌，旨在闡述對檔案及檔案管理的歷史回顧與認識。
1升略、什么是電子檔案微王？
電子檔案主要是在數(shù)據(jù)存儲過程中屡限，利用計算機磁盤等機械設(shè)備，最終以電子圖像文件的形式來呈現(xiàn)炕倘，以虛擬方式將檔案中的實體信息顯露出來钧大。在電子檔案中
的要點內(nèi)容是構(gòu)建具有信息化特點的檔案管理系統(tǒng)，可以對涉及各項工作的檔案數(shù)據(jù)資料利用電子信息技術(shù)方式進行管理罩旋，形成照片啊央、掃描件、影像等數(shù)據(jù)形式的電子實體檔案涨醋。
2劣挫、電子檔案管理系統(tǒng)的作用
電子檔案管理系統(tǒng)的建立，大大減少了傳統(tǒng)載體檔案的歸檔量东帅，節(jié)省了實體檔案保存空間压固，減輕了庫房的壓力，降低了相關(guān)維護成本靠闭，同時實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的資源共享帐我，避免了因反復(fù)復(fù)制檔案原件造成的檔案損耗和人力財力的浪費。
國家檔案局印發(fā)的《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（簡稱《功能規(guī)定》）中的條款內(nèi)容突出了基本業(yè)務(wù)特點愧膀，規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能應(yīng)滿足電子檔案移交接收拦键、長期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務(wù)需求檩淋，以電子檔案管理流程各環(huán)節(jié)為主線芬为，有效促進各級各類檔案館開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。
《功能規(guī)定》第一章第二條中解釋了“本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)蟀悦，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收媚朦、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)日戈⊙牛”明確了系統(tǒng)必備的功能，規(guī)定了系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進浙炼、使用份氧、安全、發(fā)展的原則弯屈。根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)實際情況蜗帜，落實責(zé)任部門和責(zé)任人，確立統(tǒng)一的管理機制资厉，明確電子檔案管理責(zé)任厅缺，保存電子檔案管理的關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄，采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認證等技術(shù)手段店归，保障電子檔案安全。
3酪我、電子檔案管理系統(tǒng)功能
（1）檔案收集
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式消痛，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)都哭，保存接收的處理記錄秩伞。
數(shù)字化成果接收：
檔案條目由管理員維護后導(dǎo)入，在線查看導(dǎo)入結(jié)果欺矫，檔案條目與磁盤等存儲介質(zhì)中的原始文件掛接纱新。
接口集成采集：
檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標準的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用穆趴，可以主動開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口脸爱。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查未妹。
組織中合同簿废、公文、項目等業(yè)務(wù)場景中會產(chǎn)生大量文件络它。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務(wù)場景機器流程關(guān)聯(lián)族檬，自動收集業(yè)務(wù)檔案。
對于一些業(yè)務(wù)場景化戳，檔案系統(tǒng)也可以根據(jù)業(yè)務(wù)管理規(guī)范单料，催收還未歸檔的數(shù)據(jù)及文件。
接收管理：
支持對接收的檔案數(shù)據(jù)進行真實性点楼、完整性扫尖、可用性、安全性進行質(zhì)量檢查掠廓。
檔案管理員對于從各個渠道接受來的數(shù)據(jù)可以進一步分析處理藏斩，有價值的檔案可以進行排序、編號却盘、著錄等基礎(chǔ)操作狰域。
（2）檔案管理
檔案整理庫：
檔案進入整理庫后，可以以多維度的方式進行分類整理黄橘。
通過靈活定義檔案門類兆览，可以根據(jù)年份、類型塞关、全宗抬探、項目號多種維度進行自定義設(shè)置，并且能按國家標準規(guī)范進行建立全宗卷。
檔案鑒定：
檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種：開放鑒定小压、保管期限鑒定线梗、密集鑒定、銷毀鑒定等怠益。
系統(tǒng)能夠按照預(yù)先設(shè)置好的處理規(guī)則仪搔，自動提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案蜻牢，批量進行處理烤咧。
檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，通過嚴格的審核流程對檔案的密級進行重新調(diào)整抢呆。
檔案銷毀：
到期檔案可以進行銷毀鑒定煮嫌，需要銷毀的檔案進入到檔案銷毀清單中，待實體銷毀后可以進行確認抱虐，保證相關(guān)銷毀操作被記錄下來昌阿。
當(dāng)鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會自動將鑒定結(jié)果為無價值的檔案歸入待銷毀庫恳邀。
檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動作宝泵，銷毀后的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進入回收站轩娶，這樣的當(dāng)時避免有些檔案被錯誤處理,最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全儿奶。
回收站的檔案會在預(yù)設(shè)的時間到達后自動銷毀。
檔案庫房管理：
為了解決紙質(zhì)檔案保管的問題鳄抒，比如檢索不便闯捎，管理記錄混亂等，檔案管理庫助力組織實現(xiàn)檔案入庫许溅、上架瓤鼻、出庫、移庫贤重、盤點等全過程數(shù)字化管理茬祷。
檔庫房維護支持庫房、區(qū)域并蝗、密集架等設(shè)置祭犯，可以定義庫房等面積、位置滚停、管理人員信息沃粗。
將庫房內(nèi)部支持分隔成多個區(qū)域，每個可以設(shè)置多個不同等密集架键畴，設(shè)置不同密集架的規(guī)格最盅、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作涡贱。
能夠錄入庫房的溫濕度信息咏删，系統(tǒng)提供標準接口，可與外部溫濕度傳感器對接问词，自動完成溫濕度采集工作督函。
為了檔案庫房安全，保障檔案實體和信息安全戏售，需要定期對檔案庫房進行檢查，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理草穆。
因為檔案庫房專人管理灌灾，非工作人員允許不可隨意進入，日常管理要求堅持出入登記制度悲柱，隨時記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫情況锋喜。
（3）檔案利用
檔案檢索：
針對海量數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式豌鸡，包括全文檢索嘿般、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標文檔涯冠。
檔案借閱：
員工可以在借閱列表中檢索炉奴，選擇需要借閱的文件加入借閱流程，也支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請蛇更，可延長借閱周期瞻赶。
在線預(yù)覽的檔案支持水印加注，防止檔案內(nèi)容的外泄派任。允許下載的檔案砸逊，也會附件生成水印。
對于電子檔案掌逛，系統(tǒng)能夠按照借閱期限师逸，自動收回檔案借閱權(quán)限；對于傳統(tǒng)實體檔案豆混，系統(tǒng)能夠自動提醒用戶歸還檔案篓像。
在編研模塊中，組織內(nèi)部可以建立專題皿伺，對檔案庫中的檔案進行再利用遗淳，發(fā)掘檔案深度價值
可以按照主題設(shè)定檔案編研任務(wù)，設(shè)定相關(guān)的工作計劃心傀，填寫專題名稱屈暗、編研類型、參與的編研人員、主編人員养叛、編研類型种呐。
可以按照編研主題收集相關(guān)檔案材料，匯集到檔案弃甥，方便參與編研的人員共享資料爽室。
同時支持在線編研，可以直接錄入編研成果淆攻；支持編研成果上傳阔墩，錄入多個成果物。
（4）檔案統(tǒng)計報表
數(shù)字檔案管理系統(tǒng)瓶珊，能夠支持讀取內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)啸箫，動態(tài)生成看板和報表。多維度統(tǒng)計圖形化報表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌伞芹。
例如忘苛，檔案接收數(shù)量、接收類型統(tǒng)計唱较、檔案檢索排名扎唾、鑒定類型統(tǒng)計、管理情況統(tǒng)計等等南缓，圖表也支持數(shù)據(jù)穿透胸遇，能夠穿透到具體的數(shù)據(jù)源中。
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