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? ?工作力大幅提升，你只需要「紙１張」棍潘！
? ?全球頂尖企業(yè)TOYOTA恃鞋，為什么要把所有的文件都化為「紙１張」交流呢？
? ?在TOYOTA公司亦歉，只要是業(yè)務(wù)上的文件恤浪，全部都是匯整在一張A3或A4的紙上，這個(gè)習(xí)慣已成為TOYOTA根深蒂固的文化肴楷。無論什么種類或者多么復(fù)雜的內(nèi)容水由，原則上就是制作成「紙一張」！
? ?只靠「紙一張」赛蔫，工作就能產(chǎn)生戲劇性的變化
? ?「淺田君砂客！你做的文件非常好！明天我要呈上去給總經(jīng)理看喔呵恢！」上司說著鞠值，就把我做的一張文件交還給我。
? ?這是我在二十多歲任職于豐田汽車股份有限公司（以下稱TOYOTA）時(shí)所親身體驗(yàn)的事渗钉。老實(shí)說彤恶，當(dāng)時(shí)我嚇到了，因?yàn)槲疫€是新手鳄橘，我做的文件大都是呈給課長或室長声离、再上去就是由經(jīng)理、常務(wù)董事批準(zhǔn)過目……瘫怜。
? ?但是术徊，這張文件第二天真的送到總經(jīng)理眼前，后來更發(fā)展成一個(gè)非常大的項(xiàng)目鲸湃。自己做的「一張文件」居然在龐大的組織中一關(guān)一關(guān)地通過赠涮，最后還能大幅推展工作，這是我在TOYOTA工作時(shí)期親身學(xué)習(xí)到的技術(shù)之一唤锉。
? ?TOYOTA員工開會(huì)時(shí)必須做的「一件事」?
? ?員工手中拿著一張文件—在我過去任職的TOYOTA世囊，這是理所當(dāng)然的情景。例如窿祥，每周一次召開的工作進(jìn)度會(huì)議。團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和十幾位員工手中都有一張已經(jīng)統(tǒng)整在A3的個(gè)人工作進(jìn)度表蝙寨。和主管做簡(jiǎn)單討論時(shí)晒衩，部屬也必定帶著一張文件嗤瞎。不管需要花多少小時(shí)的大型會(huì)議，其會(huì)議紀(jì)錄也只是一張A3或A4紙听系。
? ?「TOYOTA的紙一張」有三個(gè)特征：
? ?1. 一眼即可看到整體（一覽性）
? ?2. 有框格（架構(gòu)）
? ?3. 每個(gè)框格都有標(biāo)題（主題）
? ?關(guān)于這些特征贝奇，我在TOYOTA時(shí)并未接受指導(dǎo)，但當(dāng)你接觸到三千張以上的「紙一張」之后靠胜，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這三個(gè)特征掉瞳。也許你會(huì)想：「沒有什么特別厲害的特征啊浪漠？」確實(shí)陕习，這并沒有特別標(biāo)新立異或獨(dú)特的特征址愿。但事實(shí)上该镣，這三個(gè)不特別厲害的特征，正是我在TOYOTA學(xué)到「紙一張」之所以發(fā)揮功效的重要架構(gòu)响谓。
? ?你的文件是否發(fā)揮「功效」损合？
? ?你曾經(jīng)叫過「外送披薩」嗎？這是我曾經(jīng)發(fā)生過這樣的事娘纷。有一次嫁审，四個(gè)同事借了一間會(huì)議室召開讀書會(huì)，沒想到讀書會(huì)比預(yù)期還熱烈赖晶，肚子雖餓但還是希望讀書會(huì)能夠繼續(xù)土居。剛好會(huì)議室有一張外送披薩菜單，大家便很快地決定訂披薩嬉探。
? ?訂披薩吧擦耀！大家湊過來一起看著菜單，一張A4大小的菜單正反兩面有各式各樣的披薩口味涩堤。但是要訂什么披薩呢眷蜓？四個(gè)人的份量該選哪一種尺寸？選擇什么口味胎围？餅皮哪一種好吃吁系？結(jié)果為了決定訂哪一種披薩花了不少時(shí)間。加上電話那頭的店員手中的菜單和我們的菜單不同白魂，無論怎么努力說明對(duì)方還是無法了解汽纤。
? ?請(qǐng)問我們會(huì)在何種情況訂披薩呢？大部分的人都是「為了節(jié)省時(shí)間」才會(huì)選擇訂披薩福荸。對(duì)于有此種需求的人需要的菜單蕴坪，是能快速訂購不花時(shí)間便可簡(jiǎn)單決定點(diǎn)餐內(nèi)容的菜單。很可惜我們所看到的菜單并沒有發(fā)揮這些功能。雖然餐點(diǎn)全部排列在一張紙的正反兩面背传，但是卻無法一眼掌握內(nèi)容呆瞻，是一張沒有作用的菜單。
? ?如何使「單純的一張紙」轉(zhuǎn)變成「能發(fā)揮功效的一張紙」
? ?無論你怎么努力將工作所需的資料整齊又美觀地整理在一張紙上径玖，如果沒有發(fā)揮功效痴脾，也不過是一張紙。例如：一份企劃書的內(nèi)容梳星，能獲得上司或經(jīng)營層的認(rèn)可赞赖，表示可以執(zhí)行，那份企劃書才有價(jià)值冤灾；會(huì)議記錄的話前域，也得讓未參加會(huì)議的人閱覽時(shí)能快速了解討論的內(nèi)容。
? ?無論什么文件都有它必須發(fā)揮的功用瞳购。行不通的企劃書话侄，內(nèi)容再多也沒有意義；無法掌握業(yè)務(wù)內(nèi)容的營運(yùn)報(bào)告書学赛、或沒有重點(diǎn)的會(huì)議紀(jì)錄也都沒有意義年堆。那么，如何讓它成為一張有用盏浇、能發(fā)揮功能的文件呢变丧？
? ?這時(shí)，前述「TOYOTA的『紙一張』」所提及的三個(gè)特征就可以幫助你绢掰。今后當(dāng)你開始制作文件時(shí)痒蓬，請(qǐng)先務(wù)必確認(rèn)是否具備以下三個(gè)特征：「一眼即可看到整體（一覽性）」、「有框格（框格）」滴劲、「每個(gè)框格都有標(biāo)題（主題）」
? ?這三個(gè)特征有時(shí)全需要用到攻晒，有時(shí)只要用到一、兩個(gè)班挖，就算文件只有一張紙鲁捏，也可以使你的文件蛻變成有功用的「紙一張」！
? ?摘自淺田卓《在TOYOTA學(xué)到的萧芙，只要「紙1張」的整理技術(shù)》给梅！
