一态贤、組件
一般每份文件為一件舱呻。1、正本悠汽、發(fā)文稿紙箱吕、定稿為一件；2柿冲、文件處理單茬高、收文為一件；3假抄、復(fù)文怎栽、來文為一件丽猬；4、同一次成套會(huì)議材料各為一件婚瓜；5宝鼓、未裝訂的式樣同一的表格可以一定單位組合裝訂在一起作為一件。
二巴刻、分類
一般采用“年度——保管期限”進(jìn)行兩級(jí)分類愚铡。跨年度的文件一般應(yīng)當(dāng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)胡陪，跨年度形成的會(huì)議材料歸入閉幕年沥寥。跨年辦理的文件柠座，歸入辦結(jié)年邑雅。
三、排列
同一保管期限內(nèi)的文件妈经，按時(shí)間結(jié)合事由排列（如會(huì)議通知淮野、會(huì)議文件、匯報(bào)材料）吹泡。1骤星、同一事由中的文件按文件形成先后順序排列；2爆哑、不同事由的文件應(yīng)按辦結(jié)時(shí)間順序排列洞难。
四、編號(hào)
同一保管期限內(nèi)揭朝，排列好的文件材料按順序編制檔號(hào)队贱。1、歸檔章蓋在文件首頁上端局中或其他空白位置潭袱，采用紅色印泥柱嫌；2、歸檔章中需要填寫全宗號(hào)屯换、歸檔年度慎式、件號(hào)以及頁數(shù)，頁數(shù)包括文件中所有有圖文的頁面趟径，最后按文件排列順序編寫件號(hào)瘪吏。
五、編目
歸檔文件應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案順序編制歸檔文件目錄蜗巧。1掌眠、目錄表格采用A4幅面，頁面橫向設(shè)置幕屹；2蓝丙、“序號(hào)”為歸檔文件順序號(hào)也就是件號(hào)级遭。“檔號(hào)”一般由系統(tǒng)自動(dòng)生成渺尘〈旄耄“文號(hào)”也就是發(fā)文字號(hào)∨父“責(zé)任者”指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人丢郊。“提名”指文件標(biāo)題医咨》阖遥“日期”指文件的形成時(shí)間也就是落款時(shí)間∧饣矗“頁數(shù)”指一件文件的總頁數(shù)干茉。凡屬公開性文件的在備注欄標(biāo)注“公開”，按照擬稿紙標(biāo)注填寫很泊；2角虫、檔號(hào)的編制按全宗號(hào)文件門類代碼—年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）代碼—件號(hào)進(jìn)行編制）；3委造、文件標(biāo)題應(yīng)照實(shí)抄錄戳鹅，沒有提名或提名不規(guī)范的應(yīng)自擬標(biāo)題，外加【】争涌；4粉楚、正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容的辣恋，附件標(biāo)題一并抄錄亮垫，外加（）補(bǔ)充說明；5伟骨、歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面饮潦，封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱携狭、年度继蜡、保管期限。
六逛腿、裝訂
歸檔文件應(yīng)當(dāng)按件裝訂稀并。1、裝訂前應(yīng)去除文件上的裝訂夾单默、塑料封碘举、普通訂書釘、取別針等不合格裝訂用品搁廓，采用不銹鋼訂書釘在左側(cè)裝訂引颈；2耕皮、較厚的文件采用三孔一線裝訂方式，先打三個(gè)距離相當(dāng)?shù)目昨。∫粭l三倍于孔間距的棉線對(duì)折凌停，從中間孔穿過后拉緊在背后打活結(jié)。
七售滤、裝盒
取檔案盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒罚拟，選擇與文件厚度相當(dāng)?shù)臋n案盒，檔案盒內(nèi)文件厚度不宜過滿趴泌，應(yīng)當(dāng)留出一定空間舟舒，再取一張備考表填寫整理人和檢查人，按順序放入目錄嗜憔、文件秃励、備考表，在盒脊上填寫全宗號(hào)吉捶、歸檔年度夺鲜、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）及起止件號(hào)呐舔。
