最近對于開會這事有些感觸敌呈，又上網(wǎng)查了一下相關(guān)的經(jīng)驗教訓(xùn)，打算今年給團(tuán)隊培訓(xùn)一下造寝，在這里先進(jìn)行一次梳理磕洪。因為我一直很啰嗦，這次打算盡量少說點诫龙，嗯析显，少說點。以下針對的是日常工作中的會議签赃，與接待谷异、表彰、頭腦風(fēng)暴等等無關(guān)锦聊。歹嘹。。孔庭。尺上。。
如果你是會議的組織者：
一、明確開會的必要性
問問自己這事是否有必要開會怎抛，需要幾個人/部門解決什么樣的問題仰税，從時間、效率抽诉、成本上考慮陨簇，我的建議是能不開會就不開會。很多事情可以通過面對面迹淌、電話河绽、郵件去解決的。
二唉窃、確定了必須要開會之后
1. 會前準(zhǔn)備：
1.1 明確開會的目的：知道自己為什么要開會耙饰，希望通過會議達(dá)成什么目的？解決什么問題纹份？
1.2 資源：圍繞開會的目的：
1.2.1定義參會人員：通常組織會議的人為解決問題的訴求方苟跪，那么其他參會人就是參與問題解決方，這些人必須是能夠當(dāng)場作出決定以便推動事項進(jìn)展的蔓涧，開會之前件已，組織會議的人員應(yīng)該明確，最好能夠與其溝通需要他做出的決定元暴，如果他不能決定或者不在他的職責(zé)范圍里篷扩，那么及時調(diào)換其他人。
并且在會議開始的前一天或者前半天茉盏，再次進(jìn)行確認(rèn)鉴未，這樣如果對方不能參加，可以請其授權(quán)其他人參會鸠姨。
1.2.2 會前溝通：不但可以明確參會人員是否是正確的人選铜秆，也可以提前與參會人員對問題提前進(jìn)行整理和準(zhǔn)備，尤其是需要了解對方立場的會議讶迁，如果對方意見相左连茧，還可以及時準(zhǔn)備對策篷牌，或者與其溝通爭取在會前改變想法哟忍。會前溝通可以讓大家?guī)е约旱乃悸贰⒎桨干蠒胙Γ皇情_會時再去問各種為什么和怎么辦鳞贷。通過電話坯汤、面對面最好，郵件效果略差搀愧，但與海外的人聯(lián)系會議這是最經(jīng)濟(jì)的做法惰聂。
1.2.3 會議時間的確認(rèn)：目前常規(guī)做法是看大家的郵件日歷疆偿，但是這應(yīng)該是會議組織人與參會者溝通過之后的做法，不建議未與其做任何溝通就直接發(fā)個會議邀請給他搓幌。但如果你是老板杆故，那就隨你任性吧。還有就是最好能先根據(jù)日歷定義一個時間或者提出2個選擇溉愁，提出會議時間的建議处铛，如果不是十分緊急的會，盡量提前溝通確認(rèn)拐揭，先下手為強(qiáng)撤蟆，確認(rèn)好就盡快發(fā)送會議邀請。
并且在會議開始的前一天或者前半天堂污，再次通過電話家肯、郵件、短信進(jìn)行提醒盟猖。
另外讨衣，時間根據(jù)會議的內(nèi)容，建議不要超過1.5小時式镐。
1.2.4 會議地點：無論是與國外的電話會議還是公司的會議反镇，建議都要有會議室，這樣可以盡量減少干擾碟案。然后就是會議室的容量要滿足參會人員的數(shù)量愿险，最好能再多預(yù)留10%的空位置颇蜡，以免有人沒有提前告知而帶著其他人一起參加价说。
會議室還需要滿足開會的各種設(shè)施，比如投影儀风秤，電話機(jī)鳖目，甚至激光筆等，最好還有喝的水缤弦。白板领迈、記號筆等也是根據(jù)會議的需要提前決定是否需要的。
無論是簡配版還是豪華版碍沐，最好都能在開會前確保每樣?xùn)|西都在都可用狸捅。
1.2.5會議材料：議程，即會議的目錄累提，要談什么尘喝，談多久
即要討論和解決的事情，PPT斋陪、文件等朽褪，如果可以置吓，盡量會前將帶著解決方案的材料發(fā)給大家，說明會議需要解決的問題缔赠，最好能落實到每個人身上衍锚，讓他們知道需要在會上做什么
2. 開會：
2.1 確保參會人能夠按時到場，或者電話撥入（方法同上）嗤堰，若有突發(fā)情況戴质，來不了，就評估是否有必要繼續(xù)會議踢匣，或者保留此人的事宜置森，其他部分先進(jìn)行。
2.2 會議開始時符糊，會議組織者帶著大家進(jìn)入會議議程凫海，說明背景及會議目的，若是會前溝通做的好男娄，這里就會效率很高行贪。
2.3 必要時強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，手機(jī)靜音模闲、出去接打電話建瘫，盡量不要看電腦，讓其他人發(fā)言之后再說尸折，注意保持5S等等啰脚。
2.4 會議組織者要注意圍繞議題的展開，掌控時間和會議節(jié)奏实夹，調(diào)節(jié)會議氣氛橄浓。不能跑題，也不能僵持不下或者沒有結(jié)論亮航。
認(rèn)真傾聽荸实，正確理解，不隨意打斷對方的話缴淋，不著急反駁准给，提出意見前先確認(rèn)自己是否正確理解了對方的表達(dá)。
2.5 通常會議組織者需要記錄會議紀(jì)要重抖，并明確下一步的行動露氮，至少需要包括責(zé)任人、完成時間钟沛、工作事項畔规。在會議結(jié)尾時，快速梳理讹剔，并重復(fù)一遍油讯，與參會者進(jìn)行確認(rèn)详民。---不是說現(xiàn)場出會議紀(jì)要，而是現(xiàn)場要明確每個人剛才承諾了什么陌兑，并且可以查缺補(bǔ)漏沈跨，有時說了會做，但沒說什么時候完成等兔综。
如果可以饿凛，建議在議程里提前做好表格，或者自己做好软驰，這樣可以快速的核對和確認(rèn)涧窒。
如果有解決不了的，或者需要上升的也需要明確锭亏。
2.6 結(jié)束時：對參會人員表示感謝纠吴，注意5S和物品的歸還。
3. 會后：
3.1 會議紀(jì)要：通常需要與參會者確認(rèn)后進(jìn)行會簽和發(fā)布慧瘤。
3.2 跟蹤：對于會上的決議是否按照承諾的執(zhí)行戴已，以及執(zhí)行效果，必要時進(jìn)行第二次會議召集锅减，或者單獨(dú)與某一參會者進(jìn)行溝通和解決糖儡。
如果你是會議的參加者：
一、明確開會的必要性
確定自己是合適的參會人員怔匣，不要代表其他部門或者人去代言握联，原因不贅述。
二每瞒、確定了必須要開會之后
1. 會前準(zhǔn)備：了解開會的目的金闽，及自己需要起到的作用，收集整理材料独泞，可以會前溝通的就會前確認(rèn)呐矾，需要會上討論的就帶到會上。尤其是一些策略性的懦砂、承諾性的、自己做不了主或者不是很了解的组橄，要在會前與自己的老板荞膘、團(tuán)隊溝通確認(rèn)，帶好了自己的錦囊和明確底線玉工，或者請老板參加羽资，或者授權(quán)給其他人參加。并及時通知會議組織者遵班。
確認(rèn)時間和地點等細(xì)節(jié)屠升。
2. 開會：盡量提前5-10分鐘到潮改，遵守會議紀(jì)律，充分表達(dá)腹暖，明確行動汇在，不跑題，不擅作主張和決定脏答，不針對態(tài)度爭辯糕殉，就事論事，做不了決定或者不明確的就承諾會后給與答復(fù)殖告。
記錄與自己相關(guān)的事項阿蝶。
3. 會后：確認(rèn)會議紀(jì)要與自己理解的是否一致。并根據(jù)會上的決議進(jìn)行下一步的行動黄绩，并及時反饋或者關(guān)閉事項羡洁。
