時(shí)間通常是項(xiàng)目中的稀缺資源，也是驗(yàn)證項(xiàng)目成功與否的基本標(biāo)準(zhǔn)之一殴玛。項(xiàng)目中有很多會(huì)議捅膘，所以消耗最少資源的項(xiàng)目其潛力是顯而易見的。然而滚粟，項(xiàng)目會(huì)議又很重要寻仗，其所形成的決定是項(xiàng)目往前推動(dòng)的潤滑劑。

在大多數(shù)情況下凡壤，盡量減少浪費(fèi)在會(huì)議上時(shí)間的責(zé)任在于項(xiàng)目經(jīng)理署尤，因?yàn)榇蟛糠侄际琼?xiàng)目經(jīng)理啟動(dòng)并完成的，精簡會(huì)議過程中的兩個(gè)關(guān)鍵因素就是項(xiàng)目經(jīng)理首先考慮會(huì)議是否需要鲤遥？如果是沐寺，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該舉行有效的會(huì)議來實(shí)現(xiàn)想要達(dá)成的目標(biāo)。

首先盖奈，要非常仔細(xì)的考慮會(huì)議的目標(biāo)混坞，為什么要把大家召集在一起開這個(gè)會(huì)議。會(huì)議的目標(biāo)應(yīng)該像所有的項(xiàng)目目標(biāo)一樣去進(jìn)行確定钢坦，那就是按照SMART原則(Specifie具體化究孕、Measurable可量化、Achievable可達(dá)成爹凹、Realated相關(guān)性厨诸、Time-boned時(shí)間限制),通過SMART原則創(chuàng)造出會(huì)議的目標(biāo)，而且這種目標(biāo)是一種能夠可衡量的結(jié)果并能夠通過某種方式來驗(yàn)證是否達(dá)成的方式來進(jìn)行表達(dá)禾酱。

一旦確定了SMART目標(biāo)微酬，項(xiàng)目經(jīng)理必須要問自己是否真的需要會(huì)議。很多會(huì)議不應(yīng)該發(fā)生颤陶，任何會(huì)議都需要從“我需要舉行會(huì)議颗管，那么我必須決定會(huì)議的目標(biāo)”作為前提開始。想想之前發(fā)生的許多會(huì)議滓走，大多數(shù)是無目的垦江、無用的，浪費(fèi)了項(xiàng)目中最珍貴的資源搅方，但仍然在繼續(xù)發(fā)生著比吭。

在開會(huì)前绽族，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)提出以下問題：

• 有沒有一個(gè)替代的溝通機(jī)制可以做這個(gè)工作嗎？例如衩藤，電子郵件吧慢，電話會(huì)議，視頻會(huì)議慷彤，群件娄蔼，公告板，一對(duì)一或互聯(lián)網(wǎng)底哗？

• 我或其他人是否擁有足夠的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)來做出決定？

• 決策是否可以由子項(xiàng)目組自己決定锚沸？

• 會(huì)議是否會(huì)創(chuàng)造新的知識(shí)跋选，或者只是重新塑造一些舊的東西？

• 該類型的決定是否需要由團(tuán)隊(duì)通過會(huì)議集體進(jìn)行哗蜈？

• 會(huì)議議題復(fù)雜前标，要求所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行解釋，理解和接受距潘？

• 頭腦風(fēng)暴是否必要炼列？

• 會(huì)產(chǎn)生沖突嗎？

如果在考慮了這些問題后音比，仍然認(rèn)為有必要召開會(huì)議俭尖，項(xiàng)目經(jīng)理必須下一步?jīng)Q定誰需要參加？

作為項(xiàng)目經(jīng)理洞翩，你有義務(wù)以允許讓每個(gè)人在場的方式舉行會(huì)議稽犁，包括不必要的與會(huì)者都會(huì)有機(jī)會(huì)被聽到會(huì)議內(nèi)容，但實(shí)際上不必要的參加者可能是一個(gè)特別的挑戰(zhàn)骚亿，因?yàn)樗麄兛赡苤浪麄儾恍枰押ィ瑢?dǎo)致他們寶貴的時(shí)間被浪費(fèi)了，甚至他們可能決定給會(huì)議增加一點(diǎn)麻煩来屠！

因此虑椎，在完成與會(huì)者名單之前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該問自己以下問題：

• 他們是否擁有實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)之一所需的知識(shí)或?qū)I(yè)知識(shí)俱笛？

• 在會(huì)議中中他們的是否會(huì)受到任何決定的影響捆姜？

• 他們是否有權(quán)力來決定某些事情？

• 他們會(huì)否負(fù)責(zé)執(zhí)行某方面的決定嫂粟？

• 他們需要重申他們的觀點(diǎn)和態(tài)度娇未？

• 他們有強(qiáng)烈的意見并且能夠形成富有成效的討論嗎？

• 他們會(huì)通過參加會(huì)議來學(xué)習(xí)星虹，成長或發(fā)展嗎零抬？

• 他們能否有利于影響其他項(xiàng)目利益相關(guān)者镊讼？

項(xiàng)目會(huì)議的目的的相關(guān)性應(yīng)該是明確的，其中往往涉及到誤會(huì)的澄清平夜、風(fēng)險(xiǎn)假設(shè)蝶棋、虛假承諾、強(qiáng)制執(zhí)行忽妒、傷害和炫耀都是展示的一部分玩裙，所以這也是項(xiàng)目會(huì)議的目的所在。項(xiàng)目經(jīng)理作為會(huì)議的發(fā)起者段直，要帶頭對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理吃溅，讓每個(gè)參與會(huì)議的人都在適當(dāng)?shù)奈恢蒙希?dāng)然前提是所有的關(guān)鍵人員都要參加鸯檬，否則項(xiàng)目經(jīng)理無法達(dá)到最佳的效果决侈。

那么項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該如何對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理，看下面的一些技巧：

• 提前準(zhǔn)備和分發(fā)會(huì)議的議程喧务；

• 盡可能的只召開那些必要的會(huì)議赖歌，并只邀請(qǐng)必要的人來參加會(huì)議；

• 在開始會(huì)議時(shí)重申會(huì)議的預(yù)期目的功茴，澄清任何可能的歧義庐冯，讓會(huì)議中的每個(gè)人都在同一個(gè)方向上；

• 制定基本規(guī)則坎穿，告訴他們項(xiàng)目會(huì)議要花多長時(shí)間展父，并堅(jiān)持按照時(shí)間計(jì)劃進(jìn)行；

• 觀察時(shí)間赁酝，確保會(huì)議按照預(yù)定的方案進(jìn)行犯祠；

• 如果達(dá)成僵局，可能有必要將問題記下來或安排另一次會(huì)議酌呆；

• 澄清混亂的言論衡载；

• 確定討論達(dá)成的共同的和領(lǐng)域，而不是糾結(jié)于差異隙袁；

• 對(duì)會(huì)議的思想和決策進(jìn)行總結(jié)痰娱；

• 維持會(huì)議秩序，保持每次發(fā)言只有一個(gè)聲音菩收；

• 給每個(gè)人都有一次參與發(fā)言的機(jī)會(huì)梨睁；

• 對(duì)貢獻(xiàn)者表示贊賞；

• 確保決策明確并被大家接受娜饵；

• 不要濫用會(huì)議主持人的角色坡贺，要關(guān)注會(huì)議的重點(diǎn)；

• 確保分配的決策和行動(dòng)記錄完整，并跟蹤處理完成遍坟；

• 結(jié)束會(huì)議后拳亿，不論會(huì)議最終的結(jié)果如何，對(duì)所有的參與者和貢獻(xiàn)者表示感謝愿伴。