《把時間當(dāng)朋友》第三章管理?學(xué)習(xí)筆記

估算時間

錯誤估算任務(wù)所需時間婆咸，是最常見，也是最致命的錯誤芜辕。在時間領(lǐng)域有一個與墨菲定律同源尚骄、貌似悖論的侯世達法則值得牢記：完成一個任務(wù)實際花費的時間總會超過計劃花費的時間，就算制定計劃的時候考慮到本法則侵续，也不能避免這種情況的發(fā)生倔丈。

要想提高估算時間的能力，就要從現(xiàn)在開始養(yǎng)成習(xí)慣：做任何事情之前先判斷其熟悉程度(或陌生程度),再據(jù)此判斷佔算完成任務(wù)所需要的時間状蜗。通常情況下需五，“反正比一般人想得長多了”倒是一個屢試不爽的假設(shè)。

及時行動

永遠不要再問“什么時候開始才好”轧坎，因為答案只有一個：現(xiàn)在宏邮！

直面困難

合理的時間安排應(yīng)該是這樣：迅速做完簡單的部分，把節(jié)省出來的時間放在困難部分的處理上缸血。

關(guān)注步驟

所謂“三思而行”在我看來就是指做任何事情之前都要考慮相關(guān)的3個方面：內(nèi)容(What)蜜氨、原因(Why)、方法(How)捎泻。任何任務(wù)都起碼具備3個屬性：何事(What)飒炎、何因(why)、何法(How)笆豁。清楚了解一個任務(wù)的這些屬性厌丑，對最終能否完成該任務(wù)起著決定性的作用，所以應(yīng)該多花一點時間去“三思"渔呵。

在大多數(shù)情況下怒竿，這3個方面中最為關(guān)鍵的實際上不是內(nèi)容，也不是原因扩氢，而是方法耕驰。因為任務(wù)的內(nèi)容與原因常常不言自明，而方法卻并非唾手可得录豺。例如朦肘，每個年輕人都可能有發(fā)財夢饭弓，為什么幾十年后做過夢的大多數(shù)人依然不富裕？比較合理的解釋可能是：大多數(shù)人都知道自己究竟想要得到什么媒抠，也知道為什么要得到弟断，卻始終沒弄明白怎樣做才能得到。

當(dāng)然趴生，思考方法需要從領(lǐng)悟內(nèi)容入手阀趴，不停地細分、拆解任務(wù)苍匆，而且越具體越好刘急，直至每個小任務(wù)都可以由一個人獨立完成。有了這樣的結(jié)果浸踩，就可以開始思考“方法”了叔汁。

假設(shè)這位學(xué)生根據(jù)自己的情況已經(jīng)決定將“一個單元分2次完成”，也就是說,21乘以2總計42個階段检碗。那么据块，在這42個階段里他應(yīng)該具體如何操作呢

a先嘗試做一兩個階段，測量一下完成1個階段需要多長時間折剃。

b按照測量的結(jié)果制作一個時間表另假，把其余階段所需要的時間填寫完整(最終總是需要做一些調(diào)整的).?

c背單詞需要重復(fù)，所以微驶，每3個階段過后要留出與完成1個階段相等的時間去復(fù)習(xí)浪谴。這就意味著一共需要花費完成56(42+14)個階段的時間开睡。

d每完成總?cè)蝿?wù)的因苹，就增加與完成1個階段相等的再復(fù)習(xí)時間。這就意味著一共需要花費完成59(56+3)個階段的時間篇恒。

e學(xué)習(xí)過程中可能需要多次快速重復(fù)記憶扶檐，每次可能相當(dāng)于完成3~5個階段所需要的時間。

由于熟悉程度的不斷增加胁艰，每次重復(fù)記憶所需要的時間會越來越短所以款筑，預(yù)計進行3次重復(fù)記憶需要相當(dāng)于完成10個階段的時間。

這就意味著一共需要花費完成69(59+10)個階段的時間腾么。作出以上規(guī)劃后奈梳，還要認真思考完成每個階段的具體步驟。當(dāng)然解虱，越具體越好攘须。

f每天早晨騰出一點時間。

g把前一天背過的單詞朗讀至少2遍殴泰。

h聽錄音于宙，跟讀當(dāng)天要背的單詞3~5遍浮驳，主要關(guān)注發(fā)音、拼寫捞魁，順帶看看詞義至会，能記多少就記多少，不求速成谱俭。

i上午利用閑暇時間通讀詞匯列表奉件，并反復(fù)閱讀例句。

j下午用專門的時間把當(dāng)天要背的單詞集中背2~3遍旺上∑柯欤可以一邊讀，一邊抄宣吱，一邊背.

k空閑時反復(fù)聽當(dāng)天要背的單詞窃这，重復(fù)次數(shù)越多越好。

l晚上睡覺前復(fù)習(xí)當(dāng)天背的單詞征候。

做任何事情杭攻，學(xué)會思考方式最為重要。要學(xué)著像一個項目管理者那樣思考—他們更多地關(guān)注“方法”疤坝，他們會花費比別人多(多出許多倍)的時間去落實每一個步驟,在確認無誤之后兆解，他們才會有效地分配任務(wù)，團隊才能夠切實可靠地完成任務(wù)跑揉。

一個學(xué)生在背單詞的時候锅睛，他就是自己的項目主管，只有學(xué)會像項目管理者一樣思考历谍，他才能給自己分配具體的任務(wù)现拒、制定切實可行的計劃，最終高效地完成任務(wù)望侈。

在做任何事情之前印蔬，通過關(guān)注“方法”去反復(fù)拆分任務(wù)，最終確認每個子任務(wù)都是可完成的脱衙，這是一個人不可或缺的功課侥猬。這樣的習(xí)慣，會使一個人變得現(xiàn)實捐韩、踏實退唠。這既是一種習(xí)慣，也是一種后天習(xí)得的技能荤胁。

并行串行

電路有兩種基本連接方式：串聯(lián)和并聯(lián)瞧预。相關(guān)的規(guī)律是“串聯(lián)分壓、并聯(lián)分流”。在任務(wù)管理的過程中，可以運用類似的方式去思考任務(wù)與任務(wù)之間的關(guān)系：這兩任務(wù)之間究竟應(yīng)該是串行關(guān)系，還是并行關(guān)系?

弄清這個問題非常重要傅联。因為在一般情況下，“提高效率”指的就是“原本只能串行完成的兩個任務(wù)現(xiàn)在可以并行完成”召娜。有些任務(wù)只能串行，例如要先洗手再吃飯惊楼【寥常“洗手”和吃飯”，不僅是串行關(guān)系的任務(wù)檀咙，還是順序確定的任務(wù)雅倒。

俗話說“一心不可二用”，從某種意義上理解弧可，這句話是正確的蔑匣。不過我們也確實很難做到一心一意地長期只做一件事，事實上棕诵，我們隨時隨刻要做的事情可能都不少于兩件裁良。從發(fā)展的角度看，為了提高效率校套，我們也有必要給自己的大腦打造一個“多任務(wù)操作系統(tǒng)”价脾。

最直接的辦法是盡量將兩個任務(wù)并行。例如笛匙，在跑步的時候聽英語侨把，在寫文章的時候聽音樂，在等班車的時候看書等妹孙。養(yǎng)成一個習(xí)慣——把要做的事情用紙和筆寫下來把任務(wù)落到紙面上秋柄，就可以比較容易地分辨出哪些任務(wù)是簡單而又機械的，哪些任務(wù)是相對復(fù)雜而又靈活的(對我個人來講涕蜂，需要思考的就是“非機械”的),然后华匾，嘗試把一個非機械的任務(wù)和一個機械的任務(wù)搭配起來完成映琳。

每日踐行并行串行的理念机隙，提高辦事效率。（如練靠墻站時萨西，閱讀英語有鹿；寫文章時，聽音樂谎脯；走路時葱跋，聽英語等，在踐行中不斷總結(jié)有效進行并行的各項事務(wù)，提高時間的效能）

感知時間

柳比歇夫的日志娱俺，是“事件一時間日志”稍味。他的方法要比李敖的方法更高級。李敖的事件日志荠卷，往往只能記錄事件的名稱模庐，是一種基于結(jié)果的記錄；而柳比歇夫的事件時間日志是一種基于過程的記錄油宜。它們的細微差別在于掂碱，基于過程的記錄要比基于結(jié)果的記錄更為詳盡。

摘抄《奇特的一生》中柳比歇夫的日志為例慎冤。

烏里揚諾夫斯克疼燥。一九六四年四月七日。

分類昆蟲學(xué)(畫兩張無名袋蛾的圖)—三小時十五分蚁堤。

鑒定袋蛾—一二十分(10)醉者。

附加工作：給斯拉瓦寫信小時四十五分(0.5)。

社會工作：植物保護小組開會—二小時二十五分披诗。

休息：給伊戈爾寫信——十分;

《烏里揚諾夫斯克真理報》—十分湃交；

列夫·托爾斯泰的《塞瓦斯托波爾紀事》—一小時二十五分。

基本工作合計一六小時二十分

基于過程的記錄藤巢，不僅更詳盡搞莺，還有另外一個巨夫的好處—結(jié)果不好的時候更容易找到緣由。它會使你對時間的感覺越來越精確掂咒。在估算任何任務(wù)的工作量的時候才沧，更容易確定“真正現(xiàn)實可行的目標”。此外相對準確的估算又使得目標基本上都可以達成绍刮，由此可以算是“戰(zhàn)勝了焦慮”温圆。

既然管理時間是不可能的，那么解決方法就只能是：想盡一切辦法真正了解自己孩革、真正了解時間岁歉、精確感知時間，而后再想盡一切辦法使自己及自己的行為與時間“合拍”——與時間做朋友膝蜈。

記錄開銷

學(xué)習(xí)柳比歇夫的日志锅移，是“事件一時間日志”，基于過程的記錄饱搏，每天記錄時間的開銷非剃。

制訂預(yù)算

在開始一天的活動之前，花費15至30分鐘咨詢制訂當(dāng)天的時間預(yù)算推沸，磨刀不誤砍柴工）（最直接的方法就是制作一個列表备绽，把今天要做的事列出來即任務(wù)）列任務(wù)——做選擇（無用?的事情券坞，哪怕非常有趣，都不應(yīng)該去做肺素；而有用的事情恨锚，哪怕非常無趣，都應(yīng)該去做倍靡。請你認真面對自己想想看：過去一直是這樣用理智指導(dǎo)自己行為的嗎?）

計劃

1.?計劃總是需要的（計劃成功的前提：目標現(xiàn)實可行）

成功就是獲得預(yù)期的結(jié)果眠冈，達到目的。

有了目標菌瘫，就可以倒推每個實施步驟蜗顽，最終自然地形成計劃。

失敗只有一種雨让，就是半途而廢雇盖。

計劃固然重要，行動更為重要栖忠。?

2.?馬上行動是最重要的崔挖。行動是改變自己的眾多方法中最有效、最直接的方法庵寞。

列表

（最方便的列表工具是紙和筆）（列表沒必要工整狸相，必須隨手可及，必須執(zhí)行到底）

任務(wù)列表（判斷一件事情是否真的重要捐川，標準只有一個：是否對目標（無論是長期還是短期）的實現(xiàn)有益）

待處理列表

核對列表

一個人最終成功的關(guān)鍵脓鹃，并不是因為他曾經(jīng)精確地計劃過自己的成功，而是堅持古沥。走向成功的過程就好比項目的起點是南極瘸右，終點在北極——無論最初往哪走，只要中途不改變方向岩齿，早晚就會到達終點太颤。

流程

無論是學(xué)習(xí)、工作還是生活盹沈，我們面臨的任務(wù)大都是重復(fù)性的龄章。要想加快執(zhí)行重復(fù)性任務(wù)的速度，只需在遇到重復(fù)性任務(wù)時先將其做完一次乞封，然后馬上總結(jié)做裙、整理，搞清流程歌亲，再靠進一步的實踐把它變成“閉著眼睛也能做好”的事菇用。這是提高效率澜驮、減少失誤的根本手段陷揪。

撥打電話的流程：

a確定對方最可能方便接電話的時間（難以確定的時候先發(fā)短信詢問）

b在撥打電話甚至發(fā)短信詢問對方是否方便之前準備好一切計劃溝通的內(nèi)容，做好檢查列表放在手邊，確保溝通過程中不會遺漏要點悍缠。

c通話前把重要信息整理成電子文本卦绣，在通話中做必要的更新，通話結(jié)束后飞蚓，馬上通過電子郵件將備忘發(fā)給對方滤港。

d若對方?jīng)]有接電話，則給對方發(fā)署名短信告知詳細事由趴拧，并做好記錄溅漾，防止自己遺忘此次溝通任務(wù)。

……

預(yù)演

直到現(xiàn)在著榴，李笑來在做任何事情之前添履，都會嘗試把將要做的事情的整個過程在腦子里預(yù)演一遍甚至數(shù)遍。

需要執(zhí)行的任務(wù)越重要脑又，這種預(yù)演就越關(guān)鍵暮胧。

準備充分的人，常常會有出色的表現(xiàn)问麸，最終能夠順利地完成任務(wù)往衷。

萬事皆可提前準備，萬事皆需提前準備严卖。

驗收（考試）

怎樣才算做好席舍？

如果能把任務(wù)拆分成若干子任務(wù)，那么確定做好的標準可能更容易達到哮笆，因為每個子任務(wù)的驗收標準可能已經(jīng)自然存在俺亮，起碼有這么一條：“如果這個做不好，那么下一個就沒法開始……“

為了將驗收落到實處疟呐，我們應(yīng)該在做一件事情之前脚曾，拿出紙和筆寫下每一個預(yù)定的驗收標準。

完全沒有標準顯然是愚蠢的启具。而在任務(wù)(或子任務(wù))完成時本讥，拿出之前寫下的標準對照一下，我們就會發(fā)現(xiàn)鲁冯，這種簡單的方法有著不可思議的神奇力量—它會讓我們注意更多的細節(jié)拷沸、進行更多的思考，并不由自主地更為專注薯演。

從更高的層面上說撞芍，設(shè)計驗收機制也是任何一個領(lǐng)導(dǎo)者必須擁有的基本能力。哪怕你領(lǐng)導(dǎo)的只是一個很小的團隊跨扮，你也必然要向團隊成員指派各種各樣的任務(wù)序无。在這種情況下验毡，如果你沒有設(shè)計驗收機制，最終的結(jié)果肯定會讓你非常失望帝嗡，因為缺少驗收機制會使團隊成員對自己的工作質(zhì)量毫不介意晶通，長此以往，團隊的執(zhí)行力將等于零哟玷，作為團隊領(lǐng)導(dǎo)者的你也必須承擔(dān)失敗的責(zé)任狮辽。

養(yǎng)成任何一個哪怕很小的習(xí)慣都需要掙扎。然而巢寡，貌似痛苦的掙扎過程喉脖，在將來的某個時刻終將變得其樂無窮。