• 來源：GHR環(huán)球人力資源智庫

前兩天厨埋，在推文《馬云開年演講：2019年管它好壞，我只提醒大家一件事》中馬云提到捐顷，

你改變不了特朗普荡陷，你要改變你自己，調(diào)整自己的人才結(jié)構(gòu)迅涮、組織結(jié)構(gòu)废赞、KPI，調(diào)整自己的financing叮姑，今天我們埋怨的所有問題唉地，幾乎這些問題在你們公司都有，只是传透，你是否做了這些改革耘沼？

關(guān)鍵是改變自己；很多企業(yè)家沒有花時(shí)間培訓(xùn)員工朱盐、提升員工的能力群嗤；員工強(qiáng)大了，你企業(yè)才會(huì)強(qiáng)大兵琳。這些基本功骚烧，要做好。

真的想不到闰围，一向喜歡高談闊論的馬云都開始講“調(diào)整人才結(jié)構(gòu)赃绊、組織結(jié)構(gòu)、KPI”這些HR領(lǐng)域的微觀話題了羡榴，還勸導(dǎo)企業(yè)家“花時(shí)間培訓(xùn)員工碧查、提升員工的能力”這樣的HR管理基本功。

可見校仑，2018年以來的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)無法樂觀忠售，連馬云都在收斂，從過去的激情澎湃迄沫、口若懸河稻扬，轉(zhuǎn)為關(guān)注企業(yè)內(nèi)部管理問題了。

既然馬云都這樣務(wù)實(shí)了羊瘩，那我們也總不能夸夸其談泰佳，不見真把式盼砍。

今天就講一下關(guān)于部門職能和崗位分析的話題，結(jié)合我咨詢實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)和案例逝她，將貌似簡單的“部門職能梳理和崗位分析”操作方法分享給大家浇坐，無論基于什么情況的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，肯定用得著黔宛。

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01

部門職能職責(zé)梳理是第一步

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我們知道近刘，一方面，部門職能職責(zé)承接了企業(yè)愿景和戰(zhàn)略目標(biāo)的分解臀晃，講要求結(jié)果導(dǎo)向觉渴；

另一方面，企業(yè)中各部門職能職責(zé)的界定和分類是由其價(jià)值鏈觸發(fā)和內(nèi)部分工協(xié)作的合理安排徽惋。

另外疆拘，一個(gè)企業(yè)從無到有、到大寂曹、到強(qiáng)哎迄，往往業(yè)務(wù)為先，系統(tǒng)性和控制性建設(shè)相對(duì)滯后隆圆，在實(shí)際運(yùn)作過程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生部門職能和崗位職責(zé)不清漱挚，從而引發(fā)橫向和縱向一系列的管理問題（如下圖），進(jìn)而影響公司經(jīng)營目標(biāo)的有效達(dá)成渺氧，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展旨涝。

根據(jù)我們的咨詢實(shí)踐和研究發(fā)現(xiàn)，組織結(jié)構(gòu)中部門職能常見的問題至少有如下五大類：

其中侣背，職能交叉和重疊一般影響企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作效率和成本問題白华，要么工作脫節(jié)、重復(fù)作業(yè)贩耐，要么相互推諉弧腥、扯皮現(xiàn)象突出，耗費(fèi)過多的公司資源潮太。

而職能空檔管搪、錯(cuò)位和虛位，除了運(yùn)作效率問題铡买，主要給公司帶來潛在的風(fēng)險(xiǎn)更鲁，容易出現(xiàn)管理控制上的漏洞。這些問題在那些“重經(jīng)營奇钞、輕管理”的民營企業(yè)中表現(xiàn)尤為突出澡为。

那么，聽馬云的話景埃，在2019年初就準(zhǔn)備做好基本功媒至，無論組織結(jié)構(gòu)和人力資源調(diào)整與否顶别，不如新賬舊賬一起算，梳理一下各部門的職能職責(zé)吧塘慕。

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02

部門職能梳理的方法

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部門職能梳理的目的和標(biāo)準(zhǔn)無非就是將復(fù)雜的問題具體化筋夏，也就是使各項(xiàng)職能具體化蒂胞，使之能夠執(zhí)行和落實(shí)图呢，并為后續(xù)的其他組織設(shè)計(jì)工作做好鋪墊。而部門職能梳理的基本原則是：

• 業(yè)務(wù)活動(dòng)的獨(dú)立性：避免職能交叉骗随。

• 業(yè)務(wù)活動(dòng)的操作性：避免空泛蛤织、籠統(tǒng)。

• 業(yè)務(wù)活動(dòng)的連續(xù)性：避免職能空檔鸿染、斷檔指蚜、虛位。

• 業(yè)務(wù)活動(dòng)的互斥性：避免職能重疊涨椒。

關(guān)于部門職能梳理的方法摊鸡，江湖上存有好幾大門派，這里只選用我們常用的縱橫Style蚕冬，即采用縱免猾、橫雙維度進(jìn)行平面化職能梳理，使用的梳理工具如下圖所示：

從縱向維度的職能分解看囤热，由大到小猎提，我們要梳理三級(jí)職能，分別是：

• 一級(jí)職能：部門存在的目的和意義旁蔼，即組織賦予部門的主要職能锨苏，部門承擔(dān)的主要業(yè)務(wù)管理職能。

• 二級(jí)職能：從一級(jí)職能之下分解的若干項(xiàng)子職能（職能模塊）,這些職能嚴(yán)格講都是比較宏觀的棺聊，是某一方面的工作伞租。

• ?三級(jí)職能：從二級(jí)職能分解的具體業(yè)務(wù)活動(dòng)，三級(jí)職能都是一些具體的作業(yè)項(xiàng)目限佩，是可以操作的具體工作肯夏。

以人力資源管理作為示例，我們可以看一下按照三級(jí)職能（薪酬管理為例）分解出來的畫像是這樣的：

從橫向維度的職能分解看犀暑，要將每一塊二級(jí)職能按照PDCA管理循環(huán)法進(jìn)行細(xì)化分解為三級(jí)職能驯击，分別是：

按照PDCA循環(huán)法分解的具體方法，則如下圖所示：

結(jié)合前面人力資源管理這個(gè)一級(jí)職能的示例耐亏，我們可以看一下按照上述“橫向PDCA管理循環(huán)法”分解出來的三級(jí)職能（薪酬管理為例）是什么樣的：

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這樣梳理出來的部門職能是不是就很清楚了呢徊都？還要注意的是，部門職能的編寫也是個(gè)技術(shù)活广辰，講究必要的文字功夫暇矫，這才是考驗(yàn)基本功的時(shí)候主之，具體要求如下：

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• 一級(jí)職能編寫：用名詞性短語概括本部門的主要業(yè)務(wù)和管理職能，如“人力資源管理”李根、“生產(chǎn)管理”等槽奕。

• 二級(jí)職能編寫：用一個(gè)名詞性短語概括從一級(jí)職能分解的二級(jí)子職能，如“薪酬管理”房轿、“產(chǎn)品生產(chǎn)管理”等粤攒。

• 三級(jí)職能編寫：

• 用一個(gè)句子來描述從二級(jí)職能分解的具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

• 格式：動(dòng)詞+事項(xiàng)囱持，如“編制+年度薪酬福利總額的預(yù)算工作”夯接。

• 避免采用模糊化動(dòng)詞如“負(fù)責(zé)”、“處理”纷妆、“管理”盔几、“領(lǐng)導(dǎo)”等，以明確? 權(quán)責(zé)掩幢，避免歧義逊拍。具體可上網(wǎng)搜一下《規(guī)范動(dòng)詞表》相關(guān)資料自行參照。

• 描述的是工作內(nèi)容的基本事實(shí)际邻，而非對(duì)之進(jìn)行評(píng)價(jià)或提出主觀要求芯丧。

• 避免采用程度副詞，如“認(rèn)真”枯怖、“用心”注整、“做好”、“抓好”等度硝。

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部門職能梳理是個(gè)很基礎(chǔ)的硬功夫肿轨，偷懶馬虎不得，否則“根”上不正蕊程，后續(xù)的其他組織設(shè)計(jì)工作必然出問題椒袍。即使有上述好的方法，我們?cè)谧稍冎羞€是經(jīng)常發(fā)現(xiàn)不少突出問題藻茂，最典型的就是：

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為了給大家加深一下印象驹暑，便于熟練掌握這個(gè)基本操作路數(shù)，我們?cè)僖?/span>“生產(chǎn)管理的部門職能梳理”為例辨赐，按照“縱橫style”將其梳理過程展示給大家优俘。

-梳理過程-

-梳理成果-

03

崗位分析是第二步

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前面提到，部門職能職責(zé)是對(duì)公司目標(biāo)的分解和基于價(jià)值鏈上分工協(xié)作的制度性安排掀序，那部門中崗位的職責(zé)界定和歸類也要遵循這一邏輯帆焕。

崗位（Position）是組織中最小的基本單位。它是一系列工作/任務(wù)的集合不恭，并強(qiáng)調(diào)以“事”為中心叶雹，而不是擔(dān)任該崗位的“人”财饥。它承接了組織戰(zhàn)略的層層分解，以目標(biāo)為導(dǎo)向折晦，動(dòng)態(tài)而穩(wěn)定的存在钥星。

我們談崗位分析，就是針對(duì)“崗位”而非“人”满着，著重崗位“應(yīng)該做的職責(zé)”而非“目前正在做的工作”谦炒，考慮崗位的職責(zé)進(jìn)行系統(tǒng)性分析而非“對(duì)事務(wù)性工作進(jìn)行孤立的羅列”。但實(shí)際情形是漓滔，企業(yè)管理者和任職者在部門崗位責(zé)任上的認(rèn)知往往是錯(cuò)位的编饺，甚至偏差很大乖篷，基本表現(xiàn)就是：

• 領(lǐng)導(dǎo)很少與員工溝通公司未來發(fā)展方向响驴，只是告訴員工做什么。

• 年底的績效考核以領(lǐng)導(dǎo)的主觀意見為主撕蔼，沒有客觀豁鲤、可衡量的考核標(biāo)準(zhǔn)。

• 領(lǐng)導(dǎo)只在年底考核時(shí)才會(huì)指出員工不足鲸沮，而在日常工作中缺乏隨時(shí)指導(dǎo)琳骡。

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因此，我們進(jìn)行崗位分析讼溺，雙方有必要就崗位責(zé)任和工作任務(wù)進(jìn)行充分溝通楣号，借以澄清崗位職責(zé)，達(dá)成最多的共識(shí)（如上圖）怒坯，在此基礎(chǔ)上形成崗位說明書炫狱。

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崗位分析的成果就是崗位說明書，崗位說明書是各項(xiàng)人力資源管理工作的基礎(chǔ)剔猿，如：績效考核视译、薪酬等級(jí)、員工賦能等归敬。

崗位說明書與企業(yè)員工切身利益息息相關(guān)酷含，也是企業(yè)組織變革的基礎(chǔ)。由此可見崗位管理的重要性汪茧。

注意：做到崗位說明書的規(guī)范事項(xiàng)僅為對(duì)員工的最低要求標(biāo)準(zhǔn)椅亚，而非最高要求標(biāo)準(zhǔn)（如下圖）。截至目前舱污，不少企業(yè)對(duì)員工尤其是人才結(jié)構(gòu)管理不到位呀舔，其重要原因就在于此。

04

部門職能和崗位分析的連接

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關(guān)于崗位分析之說明書的梳理方法可以參照上述部門職能的梳理路數(shù)慌闭，雖不完全相同但可以借鑒别威。崗位分析一般分為五個(gè)步驟（如下圖）躯舔，依次展開即可。限于篇幅省古，本文便不在此贅述粥庄。

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下面重點(diǎn)介紹一下部門職能和崗位分析的連接這一關(guān)鍵內(nèi)容，先看一下部門與崗位分析的路徑圖：

可見豺妓，部門職能和崗位分析的連接就是一個(gè)公司目標(biāo)和組織任務(wù)層次分解的工作惜互，由高到低，將組織的愿景和戰(zhàn)略層層分解到部門再到每個(gè)崗位上琳拭，從而可以全面確定崗位說明書的內(nèi)容训堆。

這樣部門職能和崗位職責(zé)確定之后，我們?cè)偻ㄟ^一個(gè)有效的分析工具“部門職能與崗位職責(zé)分析矩陣”檢查部門職能分解情況以及崗位職責(zé)的分配情況（如下圖）白嘁，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺坑鱼，確保部門職能分解完整和崗位職責(zé)分配清晰、可操作性強(qiáng)絮缅。

其中鲁沥，針對(duì)“多對(duì)1：可能存在職責(zé)重疊”的情形，一般是指部門內(nèi)同一個(gè)職責(zé)被兩個(gè)不同的崗位同時(shí)“認(rèn)領(lǐng)”了耕魄，容易出現(xiàn)職責(zé)重疊問題画恰，部門若無特殊安排，往往要規(guī)避這種情況出現(xiàn)吸奴，因?yàn)椤耙粋€(gè)蘿卜一個(gè)坑”允扇，而實(shí)際運(yùn)作中的兩個(gè)崗位上的人之間“互相照應(yīng)”是另外一碼事。

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經(jīng)過上述梳理则奥、分解考润、連接的過程，我們?cè)僖浴叭肆Y源管理”中的主要職責(zé)“人力資源政策與戰(zhàn)略規(guī)劃”和“薪酬管理”部分內(nèi)容作為示例（如下圖）逞度，看一下同一個(gè)部門內(nèi)不同崗位的“職責(zé)匹配”额划，以及文字描述表達(dá)的情況。

05

結(jié)語：“職能”誠可貴档泽，“崗位”價(jià)更高俊戳！

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2019年已來，在新形勢(shì)下馆匿，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和人員數(shù)量適當(dāng)調(diào)整或優(yōu)化可能難以避免抑胎。

若發(fā)生調(diào)整，關(guān)于部門職能和崗位職責(zé)的優(yōu)化肯定發(fā)生渐北，這是一種連鎖反應(yīng)阿逃。

如何確保企業(yè)在人員變動(dòng)和職能調(diào)整的條件下辩越，不會(huì)亂了方寸判导，避免讓貌似簡單的操作削弱了組織的“根基”傍睹，這可就是考驗(yàn)基本功是否扎實(shí)的時(shí)候了螃成。

我在咨詢實(shí)踐中，經(jīng)常與企業(yè)負(fù)責(zé)人和HR人員開會(huì)一點(diǎn)一滴的梳理部門職能和崗位職責(zé)破托，看上去是花了些時(shí)間肪跋，但“基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖”土砂！現(xiàn)在多花了時(shí)間和精力州既，看上去很貴，但“一英寸寬萝映，一英里深”吴叶，后面用起來會(huì)愈發(fā)便宜。

務(wù)實(shí)如馬云序臂，2019年管它好壞蚌卤，他提醒我們：務(wù)必做好基本功！我重點(diǎn)推薦組織設(shè)計(jì)課題贸宏，HR部門正好可以借機(jī)把部門職能翻騰翻騰造寝，而崗位管理向來是組織功能發(fā)育成熟與否的風(fēng)向標(biāo)磕洪，有什么樣的業(yè)務(wù)應(yīng)對(duì)能力吭练，就有什么樣的崗位分工顆粒度。實(shí)際上析显，多數(shù)國內(nèi)企業(yè)并未實(shí)現(xiàn)真正的“崗位”管理鲫咽，而是“人員”管理。

-END-

點(diǎn)個(gè)好看谷异，新年大賺?