? ? 擁有完善的組織整理系統(tǒng)，你才有精力去放眼更宏觀的問題挣菲，大腦在記憶或提醒方面的持續(xù)壓力才得以釋放富稻。

一、清單的基本分類:明確它們的界限白胀，采用工作流程圖組織整理表格（202頁）椭赋。必須對這些事物類型分門別類的加以保存，無論是在視覺上或杠，具體的形式上哪怔，還是心理上:

1項(xiàng)目清單

2項(xiàng)目的輔助資料

3記錄在日程表中的計(jì)劃和信息

4下一步行動清單

5等待清單

6參考資料，

7將來也許清單

8.如果你把應(yīng)該放在日程表中的工作（必須在這段時間內(nèi)完成）向抢，寫在了下一步行動清單中认境，你就會不再依賴日程表，轉(zhuǎn)而頻繁的查看行動清單挟鸠，以避免漏掉這個工作叉信。如果，你把交辦給他人的事情艘希，放在了某個下一步行動清單中硼身，那么你在執(zhí)行這個清單的時候，自然會因?yàn)檫@個事情引發(fā)的無意義思考覆享，而造成無謂的停頓佳遂。界限的重要性！

二撒顿、我們需要的可能僅僅是清單和文件夾丑罪，大多數(shù)人都無法讓清單發(fā)揮應(yīng)有的效率，這不是清單本身的缺陷，因?yàn)槎鄶?shù)人都沒有把事情分門別類的放入清單巍糯，甚至清單上的內(nèi)容都不是完整的啸驯，所以清單在保持你頭腦清醒方面的效率自然大打折扣。你大可不必對清單中的內(nèi)容按照重要程度進(jìn)行排序祟峦，因?yàn)橐坏┦虑橛凶兎６罚憔筒坏貌恢匦屡判颍@對于許多人的組織整理工作而言宅楞，強(qiáng)行對事情進(jìn)行排序针姿，正是導(dǎo)致挫敗感的根源，當(dāng)你看到整個清單的時候厌衙，完全能夠根據(jù)實(shí)際情況距淫，快速找出幾種最重要的事情，清單僅僅是一個目錄婶希，它幫助你跟蹤那些正在進(jìn)行的事情榕暇，并讓你在回顧的時候，有一個依據(jù)和參考喻杈。

三彤枢、清單的定義，是指一群具有相似特征筒饰，并被歸為同類的事情的集合缴啡。清單可以分為三種形式:

1.第一個文件夾或者容器，每頁只記錄一件事情瓷们，這些事情都只有相似特征业栅，并被歸為同一類。

2.在一張有標(biāo)題的紙上列出確切的事務(wù)列表谬晕，當(dāng)然也可以列在活躍或者是小本子上

3.一個保存在軟件程序或者數(shù)字移動設(shè)備終端的項(xiàng)目列表碘裕。

四、組織整理行動提示信息

1納入日程表的行動提示信息有:

1.1對執(zhí)行時間有剛性需求攒钳，

1.2沒有指定時間娘汞，越快完成越好的，有的或許只需要最后完成日期的夕玩，

1.3日程表應(yīng)該只記錄對時間有剛性要求的行動，而其他行動都應(yīng)該為其讓路惊豺，將日程表當(dāng)做一個神圣不可侵犯的圣地吧燎孟，切不可將那些沒有硬性時間要求的事情寫入其中。

五尸昧、組織整理揩页，需要盡快完成的行動提示信息，ASP行動烹俗，根據(jù)情景進(jìn)行信息的分類：

1.電話爆侣，

2.在電腦旁

3.外出事宜：當(dāng)你需要外出時萍程，在路上看一眼這個清單，會大大提高您選擇處理諸多事情的效率兔仰。

4.在辦公室：那些只能在辦公室里親自到場處理的事情茫负，比如清理辦公室的文件柜，或者和工作人員一起打印審核重要文件乎赴。

5.在家：只能在家里完成的事情忍法，親子活動，舒適家居榕吼，東西存放饿序。

6.議事日程：你必須與合作伙伴討論一下有關(guān)明年的想法，并為他們建立獨(dú)立的清單羹蚣。老板原探，同事，助手顽素，配偶咽弦，子女，律師戈抄，投資顧問离唬，會計(jì)師，電腦顧問等等划鸽。如果你經(jīng)常參加某一個長期的例會输莺，員工會議，計(jì)劃會議裸诽，委員會會議嫂用，家長會的，那么也同樣應(yīng)該擁有獨(dú)立的文件夾丈冬，把需要在這些場合用到的資料嘱函，放到對應(yīng)的文件夾中。如果在某一段時間內(nèi)埂蕊，你會與某個人往弓，進(jìn)行頻繁的接觸，你也應(yīng)該在此期間保存一個關(guān)于此人的清單蓄氧。

7.閱讀回顧：兩分鐘或者自己規(guī)定的時間內(nèi)能夠處理的工作之外的事情函似。應(yīng)該一并妥善保管，按照其內(nèi)容喉童，對這些文件和雜志進(jìn)行分類撇寞，放置在指定的文件托盤或者便攜文件夾中

8.網(wǎng)絡(luò)辦理：

9.等待清單：如同行動清單，需要整理成清單一樣，那些等待別人完成的任務(wù)也要組成清單蔑担，以提醒自己牌废。

9.1應(yīng)該是那些你不關(guān)心過程，只關(guān)心結(jié)果的事情啤握，某一件事情的下一步行動需要由別人來完成鸟缕，你就沒有必要將這個行動列入到行動清單呢，

9.2收集恨统，更新叁扫，完善，審閱畜埋，我們所關(guān)心的他人未兌現(xiàn)承諾清單莫绣，能夠讓你感到輕松愉悅，并能夠明確工作中的需要重點(diǎn)推進(jìn)的事物悠鞍。

9.3某個任務(wù)在結(jié)束之前对室，可能會多次在不同的清單中來回轉(zhuǎn)移

9.4清單上包含每個項(xiàng)目的時間要求以及商定的所有結(jié)局，期限咖祭。

五掩宜、使用原始信息作為自身的行動提示:

1.紙質(zhì)提示信息的管理:對工作流程管理的最大破壞，就是把同類型的所有文件么翰，都放在一個工作藍(lán)或文件夾中牺汤，根本不考慮，完成他們所需要采取的下一步行動是否是同類型的浩嫌？這樣的做法最直接的后果就是檐迟，每次你啟動一項(xiàng)任務(wù)，都要再次判斷他的下一步行動是什么

2.電子郵件內(nèi)即時信息码耐，為那些需要超過兩分鐘心動的郵件追迟，建立一個單獨(dú)的文件夾。

3.關(guān)于四處散落的提示信息的警告骚腥，離開辦公室之前敦间，或者你決定當(dāng)天主要執(zhí)行計(jì)劃外事項(xiàng)之前，你應(yīng)該逐一查看那些未確定下一步行動的郵件束铭。

4.紙質(zhì)的懸而未決文件廓块，也應(yīng)當(dāng)視為一個記錄了提示信息的清單來處理，為了能夠真正做到心里沒有牽掛契沫，無憂無慮带猴，你必須讓自己確認(rèn)，所有的行動提示信息都已經(jīng)妥善保管了埠褪，所有的事情，都在你的掌握之中，不用擔(dān)心會漏掉任何事情钞速，并且你應(yīng)該可以在幾秒鐘之內(nèi)就完成整個確認(rèn)過程贷掖，而不用花費(fèi)幾天時間。

六渴语、組織整理項(xiàng)目提示信息

1苹威，創(chuàng)建并維護(hù)一個含有所有項(xiàng)目，需要多個步驟才能完成的事情驾凶，我們將其稱為項(xiàng)目的清單吧牙甫。

2每天占據(jù)你主要精力的就是你的日程表，行動清單调违，以及突發(fā)的窟哺，特殊事故。你無法執(zhí)行項(xiàng)目技肩，你能夠執(zhí)行的是行動且轨，了解各個項(xiàng)目所，涵蓋的范圍虚婿，非常關(guān)鍵旋奢，它可以提高你對自己的控制，及關(guān)注內(nèi)容的長期滿意度

3項(xiàng)目清單然痊，意味著你可以憑借它來宏觀的控制各個項(xiàng)目的進(jìn)度至朗，并確保各個項(xiàng)目，都處于自己的掌控之中剧浸，同時它也能讓你對锹引，自己的工作有一個客觀的認(rèn)識。

4一旦高管及其配偶和員工看到企業(yè)辛蚊，許諾他們的工作和生活前景粤蝎，就會促使相關(guān)參與方進(jìn)行積極的，具有重要性和建設(shè)性的對話袋马。

七初澎、何處尋找待發(fā)現(xiàn)的項(xiàng)目，主要有三個方面虑凛，

1.當(dāng)前的活動：需要從你簡單保存的日程表碑宴，行動清單和工作區(qū)中收集。

2.較高視野的利益和承諾:可以從更長遠(yuǎn)桑谍，和更重要的角度延柠，及職責(zé)，目標(biāo)锣披，愿景贞间，及核心價值觀贿条，男人敏銳的關(guān)注你的，某些項(xiàng)目和興趣增热，對你的專業(yè)職責(zé)整以，何須言語，維持頭頸曲線的生活領(lǐng)域進(jìn)行回顧峻仇，能提示你公黑，那些，一直摄咆，引起某種程度關(guān)注的事項(xiàng)凡蚜，你這種方式來確定和關(guān)注目標(biāo)很重要。孩子吭从，長大朝蜘，和父母老去，你的退休事宜影锈，生活伴侶的愿望芹务，你想探究的趨勢，創(chuàng)意行動鸭廷，是否會在近期介入你的個人生活枣抱，這種思考往往能導(dǎo)致創(chuàng)建一些句型，是探究性的項(xiàng)目辆床，這些項(xiàng)目一旦得到確認(rèn)佳晶，將另一產(chǎn)生一種全盤掌控自己世界的滿足感。

3.當(dāng)前的問題和機(jī)會:一個瘋子的清單讼载，項(xiàng)目數(shù)據(jù)來源往往是那些范圍廣泛轿秧，但不夠明確的事項(xiàng)，如果未將其咨堤，處理成具有具體行動步驟的真正項(xiàng)目菇篡，他就會干擾你的注意力，這類事項(xiàng)分為三類：

A問題：項(xiàng)目問題會在何時發(fā)生一喘，總會發(fā)生驱还，當(dāng)你將某個事項(xiàng)評估為問題，而不是評估為可以直接接受的事實(shí)本身時凸克，你就是在假設(shè)有一個潛在的解決方案议蟆，是否存在解決方案有待確定，你至少要做萎战。一些探究咐容。

B流程改進(jìn)：遇到你真的對其進(jìn)行評估，列入清單蚂维，并設(shè)計(jì)了下一步行動戳粒，你會驚訝自己在無壓力工作效率游戲中的優(yōu)雅表現(xiàn)上路狮，，上升到了蔚约。一個新的高度

C創(chuàng)意和能力建設(shè)：許多事情呆在或許想要的項(xiàng)目就是很自然的览祖，隨著你對gt的效果更加熟悉，你會愿意采用這種方法炊琉，更樂意重新定義項(xiàng)目上的相關(guān)預(yù)期，從而將新的有趣的又活，有用的經(jīng)驗(yàn)納入你的生活苔咪。

建議，花一些時間柳骄，在清單的每一項(xiàng)內(nèi)容旁团赏，記錄相關(guān)的電話號碼，如果要在打電話前費(fèi)力去查找電話號碼耐薯，你可能會懶得再動

八舔清、使用一張清單還是進(jìn)一步細(xì)分

使用一張清單是最佳的選擇，因?yàn)轫?xiàng)目清單是作為一個總項(xiàng)目來使用的曲初，而不是用作每日的指導(dǎo)工作体谒，在組織整理系統(tǒng)中，項(xiàng)目清單為你記錄所有尚未完成的事務(wù)臼婆，這樣你就能更加容易總攬全局抒痒，作出恰當(dāng)?shù)臎Q策。

你擁有多少個項(xiàng)目清單都無關(guān)緊要颁褂，只要你可以根據(jù)故响，需要經(jīng)常的瀏覽這些內(nèi)容就行了。

九颁独、項(xiàng)目清單的幾種常見方式：個人彩届、職業(yè)、委派給他人的項(xiàng)目誓酒、特定類型的項(xiàng)目樟蠕。

十、如何處理子項(xiàng)目：保證能夠根據(jù)實(shí)際需要丰捷，經(jīng)撑髂回顧項(xiàng)目的各項(xiàng)內(nèi)容。如果某些項(xiàng)目需要等待其他子項(xiàng)目完成之后才能展開病往，那么就暫時無需考慮他的下一步行動捣染。如果還沒有確定實(shí)施方案，那么推薦你將大項(xiàng)目列入項(xiàng)目清單停巷，然后在項(xiàng)目支持資料中錄制項(xiàng)目清單耍攘，以確保在每周回顧中能夠看到他們钾虐。

十一、項(xiàng)目輔助資料

1.不要把項(xiàng)目輔助資料作為項(xiàng)目提示信息夯尽，我們需要的是能夠挖掘出具體的下一步行動的材料袱箱，而不是具體的下一步行動。

2.組織整理對項(xiàng)目的想法：你的大腦會經(jīng)常出現(xiàn)一些與工作相關(guān)的想法和念頭式曲，他們不是可以立即執(zhí)行的行動妨托，但是你希望將它們保存起來，這些想法和念頭正好屬于項(xiàng)目輔助資料的范疇吝羞。建議思考如下幾個問題兰伤，要用何種形式來保存項(xiàng)目提示信息，如何在這種保存方式下寫入更多信息钧排？如果有大量相關(guān)信息敦腔，應(yīng)該保存在哪里？

3.答案：大多數(shù)人都有多種方式保存輔助資料恨溜，在清單中加入說明符衔，采用電子郵件或數(shù)據(jù)庫方式管理信息，用文件夾或者筆記本的方式管理紙質(zhì)信息糟袁。

十二判族、組織整理非行動性資料

很多人都習(xí)慣于將可執(zhí)行的事務(wù)和大量不可執(zhí)行的事務(wù)混在一起，這恰好是很多人在個人管理系統(tǒng)存在的最嚴(yán)重問題

1.非行動性事務(wù)可以劃分為三類

A參考資料：你不需要對這些參考資料采取任何行動项戴，但是它們包含了一些信息五嫂，出于各種原因，你想保留這些資料肯尺，你所要決定的事沃缘，要保存多少資料？需要多大的空間则吟？以何種形式保存槐臀？要保存在什么地方？存在的問題很可能是氓仲，他們收集到的所有資料依舊停留在材料階段水慨，他們并沒有分清哪些是行動型的，哪些是非行動性的敬扛，一旦你明確了他們各自的界限晰洒，作為參考之類的材料，就不會再分散你的注意力啥箭，也不會混入待完成的工作谍珊，他僅僅是你的資料庫而已。

各種參考資料管理系統(tǒng)：

a一般性參考資料歸檔系統(tǒng)急侥，紙質(zhì)砌滞，電子郵件簡單的侮邀，數(shù)字化存儲器，大多數(shù)人最終都要創(chuàng)建一套四個有型文件夾贝润，數(shù)十個電子郵件绊茧，參考資料夾，以及可能多達(dá)數(shù)百個的其他數(shù)字存儲位置打掘，或類別

b專門資料的歸檔:如果關(guān)于某一主題的歸檔資料华畏，需要占用50個以上的文件夾，或者歸檔資料尊蚁，內(nèi)容龐雜唯绍，那么你就應(yīng)該考慮為它分配一塊專門的區(qū)域抽屜或者數(shù)據(jù)庫，并建立一個獨(dú)立的字母排序的歸檔系統(tǒng)枝誊，或者其他便于搜索的系統(tǒng)。如果某一個參考資料惜纸，同時可以歸入多個系統(tǒng)叶撒，除非是明確屬于某一特定類別，否則最好還是將資料歸入到耐版，一般性參考系統(tǒng)中祠够。

c聯(lián)系人管理工具。

d圖書館檔案館似的歸檔系統(tǒng)：建立某種程度的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)粪牲，會使歸檔這件事情變得更加輕松古瓤，那些隨時需要查閱的資料，應(yīng)該介入你隨身攜帶的移動設(shè)備筆記本中腺阳，特定會議或事項(xiàng)形成的資料落君，應(yīng)該放入公文包，電腦包或書包中亭引，辦公室才會用的材料绎速，可以放在辦公室的抽屜系統(tǒng)或放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，工作中很少用的資料焙蚓，應(yīng)該放在檔案部纹冤，倉儲室，或云空間购公，在網(wǎng)絡(luò)上查到的資料萌京，你不用保管。特別重要的資料宏浩，你可以打印出來帶在身上知残。

B提示信息：當(dāng)前不需要采取任何行動，但日后可能有此種需求比庄。區(qū)分行動型和非行動性是非常重要的第一步橡庞，第二步是確定這些信息的潛在用途较坛，應(yīng)以何種方式存儲在什么位置？一旦完成了扒最，這一步要管理多少參考資料就完全由自己決定了丑勤。

C根本不需要的東西。

十三吧趣、將來也許內(nèi)清單：需要自己花費(fèi)三個月以上的時間才能夠完成:

1為你的家庭購買或者新建房屋

2開始從事的業(yè)余愛好

3想要學(xué)習(xí)的新技能

4想要表達(dá)的新創(chuàng)意

5想要購買的新服飾或者視頻

6想要得到的法竞，玩物

7計(jì)劃中的旅行

8希望參加的組織

9打算參與的公益性活動

10想了解的事情，想做的事情强挫。

11和子女一起做的事情

12食物

13想讀的書

14想看的電影

15關(guān)于禮品的主意

16想要瀏覽的網(wǎng)站

17一些五花八門的想法

這正是進(jìn)行組織整理的又一個重要的好理由岔霸，讓你更輕松的抓住那些感興趣的東西，讓生活更加多姿多彩俯渤，而不是整日陷入無休止的工作呆细。

十四、日程表記錄:記錄那些需要在特定日期獲取信息的任務(wù)八匠，一些重大任務(wù)并不需要立即作出決定絮爷，可以把它推遲到以后再處理，以便讓自己在當(dāng)前可以保持較為輕松的工作狀態(tài)梨树，如果答案是肯定的坑夯，那么日程表就是放置這些任務(wù)提示信息的最好地方

十五、建立一個備忘錄系統(tǒng)抡四，準(zhǔn)備43個文件夾柜蜈，其中31個分別注明從1到31，代表1個月的31天指巡，另外的12個上面寫著一年中的12個月份淑履。如果你即將離開一段時間，無法查看這些文件夾藻雪，那你必須保證鳖谈，在離開之前檢查你離開那段時間的文件夾，并對其內(nèi)容進(jìn)行預(yù)先處理阔涉。

十六缆娃、核查清單，創(chuàng)造性和建設(shè)性提示瑰排。

1.定期進(jìn)行贯要，體育鍛煉

2多抽時間陪陪孩子

3為部門籌劃更多積極計(jì)劃

4讓我的團(tuán)隊(duì)保持高昂的斗志

5確保我們與公司的策略保持一致

6實(shí)時更新我們的用戶培訓(xùn)列表

7注重自己的精神實(shí)踐

8更關(guān)注員工的個人目標(biāo)

9保持我的工作動力

10保持并升級與公司關(guān)鍵人物之間，現(xiàn)有互動椭住。

1.首先對項(xiàng)目和行動做到心中有數(shù)崇渗。

2.其次，規(guī)劃工作和責(zé)任范圍內(nèi)的關(guān)節(jié)型區(qū)域，核查清單的分類宅广，職業(yè)目標(biāo)葫掉，服務(wù)，家庭跟狱，人際關(guān)系俭厚，公共事務(wù)，健康和精力驶臊，財(cái)政資源挪挤，創(chuàng)造性的表達(dá)。

3.下一個層次的提示信息关翎，團(tuán)隊(duì)事情扛门，工作流程，時間進(jìn)度纵寝，人員問題论寨，工作量，交流溝通爽茴，技術(shù)葬凳。

4.情況越是異常，控制力越應(yīng)加強(qiáng)闹啦，如果您已經(jīng)從事某項(xiàng)工作有相當(dāng)長的時間了，并且不需要在這方面做出任何改變辕坝，那么也就沒有必要在你的個人管理系統(tǒng)中窍奋，專門對其設(shè)立外部監(jiān)控措施，這叫習(xí)慣養(yǎng)成酱畅，許多時候琳袄，在你對某項(xiàng)工作足夠熟悉以前，你都需要某種形式的核查清單來幫助自己抓住重點(diǎn)纺酸，如果你剛剛接受了一個新任命的職位窖逗，其中一些新技能對你來說相當(dāng)陌生，那你一定希望擁有一個控制和管理的指導(dǎo)框架餐蔬，哪怕只是在最初的幾個月也好碎紊。

十七、各個級別的核查清單樊诺，單項(xiàng)事務(wù)的核查清單仗考，

工作職責(zé)范圍，

1.運(yùn)動療法計(jì)劃词爬，肌肉抗阻秃嗜，訓(xùn)練計(jì)劃

2.旅行核查清單，每次旅行前要檢查和完成的事項(xiàng)

3.每周回顧，在每周回顧中要檢查和更新的事情锅锨。

4.培訓(xùn)計(jì)劃的組成要素叽赊，在推出某個培訓(xùn)課程時，一切需要處理的情況必搞，從前期到后期必指。

5.關(guān)鍵客戶，要保持聯(lián)系的人顾画，所有你想聯(lián)系的圈內(nèi)人

6.年終活動取劫，這一時期的所有總結(jié)活動

7.個人發(fā)展，應(yīng)該近期評估的情況研侣，以確保個人平衡與進(jìn)步

8.笑話