隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來(lái)越多的組織和個(gè)人需要跨區(qū)域溝通，網(wǎng)絡(luò)電話會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)相對(duì)比較成熟，可以應(yīng)用的軟件包括Webex, Skype或QQ等猎拨，可以多平臺(tái)互通，資費(fèi)也相當(dāng)便宜屠阻，非常方便红省。

然而在召開(kāi)網(wǎng)絡(luò)電話會(huì)議的過(guò)程中，我們會(huì)經(jīng)常碰到一些問(wèn)題国觉，比如效率低下吧恃、冷場(chǎng)、溝通效果不佳麻诀、干其它事情等痕寓，無(wú)法達(dá)到象面對(duì)面會(huì)議的效果。不講會(huì)場(chǎng)上比較厚黑的東西针饥，通過(guò)本文厂抽，你將了解以下幾招來(lái)幫助開(kāi)好網(wǎng)絡(luò)電話會(huì)議：

1）做好會(huì)前準(zhǔn)備與溝通需频。

2）會(huì)議中的控制與記錄丁眼。

3）會(huì)議后的跟進(jìn)。

準(zhǔn)備與溝通

會(huì)前準(zhǔn)備與溝通一直是高效開(kāi)會(huì)的前提條件昭殉，不管開(kāi)什么類(lèi)型的會(huì)議苞七，我們?cè)跁?huì)前務(wù)必做好充足的準(zhǔn)備：

1）明確會(huì)議的目的是什么？開(kāi)會(huì)總是需要一個(gè)目標(biāo)的挪丢，到底開(kāi)完會(huì)后我們需要有什么樣的輸出蹂风？需要達(dá)成什么樣的共識(shí)？當(dāng)前的現(xiàn)狀是什么乾蓬？或者有哪些問(wèn)題需要在會(huì)議上解決惠啄？要知道一個(gè)會(huì)議要有不少人參加，對(duì)于公司來(lái)講是成本任内，對(duì)于個(gè)人來(lái)講是生命撵渡，如果一個(gè)會(huì)議沒(méi)有明確的目標(biāo)，那只是浪費(fèi)資源與時(shí)間死嗦。

2）需要哪些人參加趋距？他們的時(shí)間是否方便？不同的時(shí)區(qū)需要盡可能安排大家頭腦都比較清醒的時(shí)間段越除。這些人有沒(méi)有目標(biāo)上的沖突节腐？以前開(kāi)會(huì)中合作程度如何外盯？如果有可能，可以在會(huì)前提前與相關(guān)與會(huì)人員溝通翼雀，了解他們的痛點(diǎn)和期望饱苟，會(huì)前的溝通比會(huì)議上的爭(zhēng)論高效得多。注意狼渊，網(wǎng)絡(luò)電話會(huì)議最好控制與會(huì)人數(shù)掷空，最好不要超過(guò)10人，還要盡量確保每個(gè)人都要參與討論囤锉。

3）制定會(huì)議議程坦弟，每個(gè)議程必須要有時(shí)間限制，要確定主持人與會(huì)議記錄員官地，需要明確每個(gè)議程中討論的內(nèi)容酿傍。

4）將所有的會(huì)議資料、重要問(wèn)題驱入、議題及相關(guān)決議赤炒、會(huì)議議程、與會(huì)人員名單作為正式會(huì)議邀請(qǐng)的附件亏较，提前至少1周發(fā)出莺褒，并電話確認(rèn)不能與會(huì)人員的情況，對(duì)于關(guān)鍵人員的缺席雪情，必須考慮更改日程遵岩，如有可能，在會(huì)議前一日與關(guān)鍵與會(huì)人員再次確認(rèn)巡通。

會(huì)議中的控制與記錄

1）提前15分鐘打開(kāi)會(huì)議軟件尘执，防止有時(shí)密碼過(guò)期等技術(shù)問(wèn)題導(dǎo)致會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。如有可能宴凉，可以用其它電話或者平臺(tái)測(cè)試一下誊锭，以防其它國(guó)家的同事無(wú)法參加。

2）打開(kāi)必要的資料弥锄、PPT等丧靡，減少在開(kāi)會(huì)時(shí)找文件的時(shí)間。

3）共享桌面或者溝通軟件籽暇、電子白板等温治。

4）會(huì)議開(kāi)始，開(kāi)場(chǎng)白時(shí)需要詳細(xì)介紹會(huì)議目的图仓、議程罐盔，明確會(huì)議紀(jì)律等。討論過(guò)程中救崔，對(duì)于達(dá)成一致或者有結(jié)論的議題惶看，需要記錄討論的結(jié)果捏顺；對(duì)于達(dá)不成一致的議題要按時(shí)停止，畢竟遠(yuǎn)程討論效率不是太高纬黎，但是需要記錄過(guò)程并將各方的意見(jiàn)記錄下來(lái)幅骄，為進(jìn)一步討論留下依據(jù)，否則每次都需要從頭開(kāi)始本今。

5）會(huì)議記錄要按三分法來(lái)進(jìn)行拆座，討論的問(wèn)題是什么？導(dǎo)致的原因有哪些冠息？達(dá)成一致的行動(dòng)計(jì)劃是什么挪凑？或者沒(méi)達(dá)成一致的原因是什么？

6）會(huì)議總結(jié)逛艰，回顧會(huì)議議程躏碳，總結(jié)會(huì)議紀(jì)要，有不同的或者需要補(bǔ)充的及時(shí)修正散怖。討論下一次會(huì)議或者行動(dòng)計(jì)劃實(shí)施與跟蹤菇绵。

會(huì)議后的跟進(jìn)

1）分發(fā)會(huì)議紀(jì)要，對(duì)于未決的問(wèn)題進(jìn)行明示镇眷，抄送相關(guān)的利益相關(guān)方咬最。

2）定期跟蹤行動(dòng)計(jì)劃結(jié)果，并抄送相關(guān)人員欠动，對(duì)于未決問(wèn)題需要討論下一階段方案永乌，方法上可以使用PDCA。

總結(jié)

一個(gè)成功的網(wǎng)絡(luò)電話會(huì)議需要周全的準(zhǔn)備翁垂，精細(xì)的控制铆遭，全面的跟蹤硝桩。它更需要參與者的理解沿猜，配合。如果我們能踏踏實(shí)實(shí)地實(shí)施以上步驟碗脊，那一定能在網(wǎng)絡(luò)電話會(huì)議中獲得我們期望的結(jié)果啼肩。