我國(guó)目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項(xiàng)目相互雜合的企業(yè)窖逗，即每個(gè)企業(yè)都有一個(gè)或多個(gè)固定的產(chǎn)品線伞芹，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品倚评，每個(gè)被要求定制的產(chǎn)品由于其差異(差異可能是需求不同或者實(shí)施的團(tuán)隊(duì)的不同等)則常被稱為項(xiàng)目散休。這些項(xiàng)目通常有三個(gè)里程碑次屠，一是用戶測(cè)試通過(guò)后的上線試運(yùn)行园匹，二是初驗(yàn)，三是終驗(yàn)劫灶。每個(gè)階段持續(xù)的時(shí)間根據(jù)項(xiàng)目的大小不一樣裸违。
對(duì)這樣的軟件企業(yè)來(lái)講，“項(xiàng)目最終成功”有兩個(gè)明顯的標(biāo)志本昏，一是合同款全額收回供汛，這標(biāo)志著企業(yè)本身的項(xiàng)目目標(biāo)已達(dá)到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時(shí)間內(nèi)給予響應(yīng)涌穆，這標(biāo)志著用戶的項(xiàng)目目標(biāo)也達(dá)到了紊馏。要達(dá)到這兩個(gè)目標(biāo)可不是件容易的事情，主要原因是項(xiàng)目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長(zhǎng)蒲犬，而負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作的市場(chǎng)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)都不可能自始至終只盯在這一個(gè)項(xiàng)目上。市場(chǎng)部門(mén)可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門(mén)的實(shí)施了岸啡，只有到收款的時(shí)候才露面原叮。而技術(shù)部門(mén)中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更是一個(gè)臨時(shí)性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了巡蘸。那么在這中間有很多事情需要做奋隶，沒(méi)有一個(gè)專門(mén)的組織來(lái)做這些事情，一個(gè)好好的項(xiàng)目可能會(huì)很變得很糟糕悦荒。那么這個(gè)專門(mén)的組織就是項(xiàng)目管理辦公室唯欣。它的職能就是管理每一個(gè)項(xiàng)目，從“生”管到“死”搬味。
那么一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室需要做哪些事情呢?按照項(xiàng)目的生命期境氢，包括但不限于如下內(nèi)容：
1蟀拷、合同的管理
(1)正確性和準(zhǔn)確性管理。這包括對(duì)合同正本和合同各種附件萍聊、協(xié)議问芬、補(bǔ)充的管理。一個(gè)大的合同不僅內(nèi)容很多寿桨，而且變更也很多此衅，因此妥善地正確地記錄是應(yīng)該的。現(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種亭螟，紙質(zhì)挡鞍，CD和電子文檔，如果不做到一致性预烙，可能會(huì)引起爭(zhēng)議墨微。
(2)保密性。這個(gè)至關(guān)重要默伍，合同的復(fù)印欢嘿，借閱等應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)章制度。
(3)變更管理也糊。在變更后必須通知重要的項(xiàng)目干系人炼蹦。
(4)收尾管理。合同執(zhí)行結(jié)束后相關(guān)管理狸剃。
2掐隐、項(xiàng)目信息的起草與發(fā)布
(1)立項(xiàng)之初。一個(gè)項(xiàng)目一旦立項(xiàng)后或者合同簽訂后钞馁，一般會(huì)給各職能部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項(xiàng)目的信息虑省。在項(xiàng)目管理中通常叫做項(xiàng)目章程的發(fā)布。它包括項(xiàng)目的名稱僧凰，來(lái)源探颈，目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要成員训措，合同號(hào)等伪节。不同的組織和個(gè)人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注于項(xiàng)目的目標(biāo)和合同額绩鸣。財(cái)務(wù)部門(mén)可能只關(guān)注于項(xiàng)目用錢(qián)的日期和合同號(hào)等怀大。
(2)實(shí)施過(guò)程中的信息發(fā)布。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況隨時(shí)向各項(xiàng)目干系人通報(bào)項(xiàng)目的狀況呀闻。這里的項(xiàng)目狀況可能包括項(xiàng)目的狀態(tài)如計(jì)劃化借，成本，質(zhì)量捡多，時(shí)間等蓖康，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)铐炫，如技術(shù)，方案钓瞭，問(wèn)題等驳遵。
(3)項(xiàng)目收款狀態(tài)的報(bào)告。這個(gè)是大家都比較關(guān)心的問(wèn)題山涡，可能會(huì)每周向主要相關(guān)的人通報(bào)堤结。
3、項(xiàng)目的跟蹤與預(yù)警
這可能是項(xiàng)目管理辦公室的最主要的職能之一鸭丛。它包括項(xiàng)目計(jì)劃的索取竞穷，跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布鳞溉。
(1)項(xiàng)目計(jì)劃的索取瘾带。一旦項(xiàng)目立項(xiàng)之后，那么項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)制定一份項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)熟菲，這一份項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)可能很粗糙看政，但必須包括幾項(xiàng)最重要的東西，即項(xiàng)目主要交付成果抄罕，項(xiàng)目的里程碑允蚣，完成的時(shí)間，預(yù)算的成本呆贿，主要的項(xiàng)目成員嚷兔。由于這幾項(xiàng)就有了跟蹤的依據(jù)。
(2)實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)行做入。根據(jù)項(xiàng)目的緊急程度冒晰，制訂跟蹤周期。對(duì)于時(shí)間比較長(zhǎng)的項(xiàng)目可能一個(gè)月檢查一次竟块，對(duì)于時(shí)間比較短的壶运，可能一周檢查一次。檢查的根據(jù)是項(xiàng)目經(jīng)理浪秘、財(cái)務(wù)和客戶提交的資料前弯。檢查方法主要是掙值分析。
(3)當(dāng)項(xiàng)目已經(jīng)超時(shí)或者超支或者接近這一狀態(tài)時(shí)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員秫逝。
(4)一些特殊情況下，跟蹤顯得尤其重要询枚。如原來(lái)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目市場(chǎng)人員的離職违帆，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的解散，項(xiàng)目經(jīng)理的更替金蜀，項(xiàng)目從一個(gè)部門(mén)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)部門(mén)刷后，客戶的項(xiàng)目經(jīng)理的變更的畴。
4、項(xiàng)目的考核
項(xiàng)目是成功了還是失敗了尝胆，是賺錢(qián)了還是虧損了丧裁，虧損了多少?虧損在什么地方?可不可以給這個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)發(fā)獎(jiǎng)金了?這些問(wèn)題是需要通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話的。項(xiàng)目管理辦公室從各個(gè)部門(mén)中獲取數(shù)據(jù)含衔，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析煎娇，然后決定項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)。項(xiàng)目經(jīng)理一般有大致的估計(jì)贪染，但結(jié)果可能不是很準(zhǔn)確缓呛。如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)。在按月或者按季度發(fā)獎(jiǎng)金的公司里杭隙，如果又與項(xiàng)目績(jī)效掛鉤哟绊，那么對(duì)項(xiàng)目的考核的作用顯得格外重要。
5痰憎、項(xiàng)目資料的管理
一個(gè)項(xiàng)目從開(kāi)始到終止除合同外票髓，還包括大量的信息資料，如各種驗(yàn)收?qǐng)?bào)告铣耘，會(huì)議紀(jì)要洽沟，變更請(qǐng)求書(shū)，程序涡拘，設(shè)計(jì)方案書(shū)玲躯，管理計(jì)劃書(shū)，各種批示等鳄乏。這些資料如何有效地保密地維護(hù)也是項(xiàng)目管理辦公室一個(gè)很重要的職能跷车。比如當(dāng)程序發(fā)生修改后，如何記住新的版本號(hào)和原來(lái)的版本號(hào)而不至于發(fā)生混淆就比較麻煩橱野。
6朽缴、企業(yè)項(xiàng)目信息系統(tǒng)的維護(hù)
企業(yè)項(xiàng)目信息包羅萬(wàn)象，可能既有內(nèi)部的水援，也有外部的密强。內(nèi)部的如企業(yè)關(guān)于項(xiàng)目的一些管理規(guī)定，企業(yè)各種項(xiàng)目歷史信息的分類蜗元，查詢或渤，管理等。外部的包括如國(guó)家和地方政府關(guān)于項(xiàng)目的法律法規(guī)奕扣，行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)等薪鹦，要做到其它部門(mén)能方便地使用這些信息。
7、企業(yè)項(xiàng)目規(guī)章制度的制訂和修改
一個(gè)以項(xiàng)目為主的企業(yè)少不了關(guān)于項(xiàng)目的規(guī)章制度池磁，也少不了修改奔害，毫無(wú)疑問(wèn)這是項(xiàng)目管理辦公司的責(zé)任。
8地熄、協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門(mén)的關(guān)系
一個(gè)項(xiàng)目至少涉及到市場(chǎng)华临，技術(shù)，財(cái)務(wù)端考，人力資源雅潭，采購(gòu)和質(zhì)量這些部門(mén)。如何保證他們之間不扯皮或者少扯皮是項(xiàng)目管理辦公室比較艱巨的任務(wù)跛梗。
9寻馏、協(xié)調(diào)企業(yè)與外部的關(guān)系
與外部的關(guān)系主要包括與客戶的關(guān)系和與第三方合作者的關(guān)系。如客戶的要求核偿，投訴與答復(fù)等诚欠。這些關(guān)系比較重要，處理不當(dāng)而帶來(lái)比較嚴(yán)重的后果漾岳。
10轰绵、項(xiàng)目的總結(jié)陳述
總結(jié)陳述本來(lái)是必須做的，但現(xiàn)在基本上是很少做的尼荆，除非是非常大的項(xiàng)目左腔。其主要原因還在于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)性，一個(gè)項(xiàng)目到最后捅儒，可能會(huì)指定一個(gè)人來(lái)維護(hù)液样，他只參與了其中一部分工作，是不可能來(lái)做這個(gè)項(xiàng)目總結(jié)的巧还。因此項(xiàng)目管理辦公室可以根據(jù)自身掌握的資料來(lái)做這一部分工作鞭莽。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行很好地總結(jié)，有助于同類項(xiàng)目的成功和提高效率麸祷，降低成本澎怒。
