食材準(zhǔn)備：
《職場(chǎng)書(shū)面溝通完全指南》一本昔园，
電腦 ? 一臺(tái)，
白紙 ? 若干并炮，
做菜前導(dǎo)言：
今天給大家奉上一道菜制作秘籍——炮制office 商務(wù)文本默刚。包括如何制作結(jié)構(gòu)清晰的Excel, PowerPoint和Word 這三種樣式的商務(wù)文本。按照制作步驟給大家解鎖70種速成法逃魄，根據(jù)自己的辦公口味找到最合適自己的荤西。這道菜老少皆宜，新手可以從頭開(kāi)始循序漸進(jìn)的學(xué)伍俘，老手可以挑選重點(diǎn)有針對(duì)性的學(xué)邪锌。
制作Excel, PowerPoint和Word 這三種樣式的商務(wù)文本，算是一道辦公室的家常菜癌瘾，可以媲美長(zhǎng)盛不衰的西紅柿炒雞蛋觅丰。幾乎可以說(shuō)人人都會(huì)做，就是這么一道普通的家常菜妨退，為什么還要花時(shí)間和精力給大家講呢妇萄？
可以毫不客氣的說(shuō)蜕企，越是我們平常可見(jiàn)冠句，習(xí)以為常的家常菜越是難做轻掩。要想一道菜好吃，不僅要做到色香味俱全懦底，最關(guān)鍵的是做菜的思路唇牧，操作以及最后端上餐桌的成品。這做菜的原理和我們做商務(wù)文本的道理有著異曲同工之處聚唐。
吉澤準(zhǔn)特的《職場(chǎng)書(shū)面溝通完全指南》這本書(shū)是按照構(gòu)思商務(wù)文本的結(jié)構(gòu)丐重，制作草稿，以及完成最終的定稿這3個(gè)步驟來(lái)把70個(gè)方法羅列出來(lái)拱层。你看弥臼，這和做菜的步驟差不多吧。大家可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)根灯，可以從頭到尾循序漸進(jìn)的學(xué)径缅，也可以有針對(duì)性的重點(diǎn)學(xué)習(xí)自己想要提高的部分。
吉澤準(zhǔn)特作為頂尖的咨詢師烙肺，作過(guò)上萬(wàn)份從商務(wù)到廣泛領(lǐng)域的商務(wù)文本纳猪；也是項(xiàng)目經(jīng)理，從事數(shù)百億日元規(guī)模的系統(tǒng)運(yùn)用改善桃笙，從事過(guò)許多次組織改組以及人才培養(yǎng)氏堤。《職場(chǎng)書(shū)面溝通完全指南》書(shū)中講述的方法都是作者總結(jié)自己在制作商務(wù)文本的過(guò)程的經(jīng)驗(yàn)搏明，特別適合新人鼠锈。
具體操作步驟：構(gòu)建框架，制作草稿和定稿星著，這三步來(lái)做购笆。（請(qǐng)記住此口訣！）
首先虚循，食材準(zhǔn)備同欠，構(gòu)建框架：把商務(wù)文本的內(nèi)容按照“目錄層級(jí)+概要說(shuō)明”整理的一種結(jié)構(gòu)。
書(shū)中列舉了9種速成法供大家選擇横缔。其實(shí)很簡(jiǎn)單：通過(guò)分析客戶或者上司的要求铺遂，便于對(duì)方理解，要有目的對(duì)不同內(nèi)容選擇不同的商務(wù)文本展示形式茎刚。
我們知道一般的商務(wù)文本通過(guò)PowerPoint,Word,Excel這三種不同格式的文件襟锐。但是無(wú)論是哪種形式，首先要有清晰的框架膛锭。所以無(wú)論是誰(shuí)粮坞，必看速成法1——明確who笛质，what，why捞蚂，運(yùn)用速成法5——運(yùn)用PREP列舉論點(diǎn)。如果自己毫無(wú)頭緒跷究，可以參考速成法8——“2種形式*6種思路”模式展示提案姓迅。
速成法1：
明確WHO:商務(wù)文本的“讀者”
知道WHAT:使用這份商務(wù)文本的“目的”
闡述WHY:說(shuō)服關(guān)鍵人物的“理由”
速成法5：按照制作的內(nèi)容，分別列舉出相應(yīng)的論點(diǎn)俊马。
用PREP（主張—理由—事例—總結(jié)）來(lái)組成目錄丁存，能夠很快地消除對(duì)方的不滿情緒（因內(nèi)容混亂而引起的抱怨）。PREP 就是:Point主張柴我，Reason理由解寝，Example 實(shí)例，Point 總結(jié)這四個(gè)單詞的首字母艘儒。
用PREP列舉論點(diǎn)這種方法是根據(jù)人類(lèi)的基本思考過(guò)程來(lái)展開(kāi)的邏輯性較強(qiáng)的敘述聋伦，這是它的優(yōu)點(diǎn)。如此便能和對(duì)方順暢的溝通界睁。這種方法能使讀者容易理解觉增。
我們必須明白我們制作商務(wù)文本是為了實(shí)現(xiàn)溝通的，為了不引起沖突翻斟，我們要先準(zhǔn)備好可以回應(yīng)對(duì)方的主張和理由逾礁，從制作框架階段開(kāi)始，我們就要慎密檢查支持主張的各項(xiàng)理由是否具有說(shuō)服力和妥當(dāng)性访惜。這樣要求我們有具體的應(yīng)對(duì)之策嘹履。
速成法8：用“2種形式*6種思路”模式展示提案
循序漸進(jìn)確認(rèn)法（演繹法：邏輯思考’）
列舉事實(shí)論據(jù)法（歸納法：邏輯思考）
靈光一閃創(chuàng)意型（類(lèi)推思考：橫向思考）
不斷試錯(cuò)型（假說(shuō)思考：橫向思考）
1+1=3型（辯證法：批判性思考）
引導(dǎo)新思路型（間接證明法：批判性思考）
如果對(duì)方有明確具體的方案，我們要站在“能夠提出客觀看法的專(zhuān)家立場(chǎng)”提出建議债热；反之則要站在“強(qiáng)調(diào)主觀想法的當(dāng)事人立場(chǎng)”提出自己的方案砾嫉。具體的說(shuō)明方法從上面6種構(gòu)思類(lèi)型中選取合適的方法并加以運(yùn)用。
作者建議：在紙上構(gòu)思框架阳柔。通過(guò)邊在紙上寫(xiě)邊整理想法焰枢，能夠讓思維更活躍，從而構(gòu)思出更好的結(jié)構(gòu)舌剂。如果你不知道如何制作目錄济锄，可以參考書(shū)中的典型模板。大家可以以此為基礎(chǔ)添加或刪減一些內(nèi)容霍转，調(diào)整其順序荐绝。
所謂磨刀不誤砍柴工，準(zhǔn)備了上面這些材料就相當(dāng)于我們準(zhǔn)備好了所以的食材避消，通過(guò)這些方法來(lái)建立框架低滩，對(duì)后續(xù)工作起到事半功倍的作用召夹。
其次，開(kāi)火烹制恕沫，制作草稿：理清主次监憎，有的放矢。
馬上要制作商務(wù)文本婶溯，是不是早就想摩拳擦掌躍躍欲試鲸阔？
這一部分講制作草稿：將文本.表格和圖表的內(nèi)容分開(kāi)講，主要是制作商務(wù)文本的模板以及繪制簡(jiǎn)單易懂的圖表迄委，針對(duì)不同工種側(cè)重點(diǎn)不同褐筛。內(nèi)容很詳細(xì)，大到商務(wù)文本的構(gòu)思叙身，小到排版渔扎，字體字號(hào)的設(shè)置。
我們不要害怕信轿，覺(jué)得這么多內(nèi)容記不住怎么辦晃痴？放輕松，你不需要掌握所有的方法财忽。只需要找到對(duì)自己工作幫助最大的速成法學(xué)習(xí)就行愧旦。
對(duì)我來(lái)說(shuō)，關(guān)于圖表草稿這部分定罢，工作中需要的很少笤虫，完全可以忽略不看。只需要知道書(shū)中有這個(gè)內(nèi)容祖凫，以后如果需要的話再學(xué)也能很快上手琼蚯。而文本.表格，工作中會(huì)經(jīng)常遇到惠况，所以我會(huì)重點(diǎn)看這部分的內(nèi)容遭庶。
正好利用速成法22 不使用“合并同類(lèi)項(xiàng)”解決了一個(gè)困擾多年的問(wèn)題。工作中經(jīng)常用Excel制作各種報(bào)價(jià)表和測(cè)算表稠屠，不僅函數(shù)計(jì)算要準(zhǔn)確峦睡，整個(gè)頁(yè)面也要整潔好看，最后打印必須完整而且突出重點(diǎn)权埠。
但是榨了，有時(shí)候打印幾頁(yè)的話，沒(méi)有設(shè)置好攘蔽，合并同類(lèi)項(xiàng)就只能打印一半龙屉，自己都無(wú)法接受更別說(shuō)拿給老板和客戶看了。而一旦涉及到修改的話满俗，就更麻煩转捕，必須先把合并的單元格恢復(fù)作岖，如果不小心的話可能會(huì)刪除有用的信息。
如果當(dāng)時(shí)看了這本書(shū)五芝，那每個(gè)月評(píng)選最佳肯定非我莫屬嘛痘儡。這里作者提出的方法是：設(shè)置“跨列居中”，很簡(jiǎn)單就是“設(shè)置單元格式”---“對(duì)齊”選項(xiàng)卡---水平對(duì)齊下拉菜單中的“跨列居中”即可枢步。
至于圖表方面谤辜，首先針對(duì)不同的客戶的要求和內(nèi)容要選擇簡(jiǎn)單易懂的圖表，以及使用形狀和線條時(shí)設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)則价捧。大概瀏覽一下這部分的內(nèi)容，即可涡戳。
畫(huà)圖表也體現(xiàn)出制作者的思維方式结蟋，傳達(dá)出自己要表達(dá)的信息。他們用畫(huà)出的圖和客戶交流渔彰，就像我們寫(xiě)文章和讀者交流一樣嵌屎。如何簡(jiǎn)單易懂，用最少的話表達(dá)最清楚的意思恍涂，是一樣的宝惰。當(dāng)然這種能力不是天生就會(huì)得，需要我們不斷的訓(xùn)練提高再沧。
只有豐富經(jīng)驗(yàn)的人才能做出清晰易懂的商務(wù)文本尼夺，可能在此之前他們都已經(jīng)做了上萬(wàn)份商務(wù)文本了。但是現(xiàn)在有了《職場(chǎng)書(shū)面溝通完全指南》這本書(shū)炒瘸，不用自己摸索前進(jìn)淤堵，按照書(shū)中的詳細(xì)圖解說(shuō)明，你也可以像老手一樣做出有吸引力的商務(wù)文本顷扩。
作者提到參與他所在項(xiàng)目的新人咨詢師在半年內(nèi)就掌握了他花費(fèi)3年才掌握的制作技巧拐邪。說(shuō)明這本書(shū)的實(shí)用性很強(qiáng)，值得一看隘截。
最后扎阶，裝盤(pán)上桌，定稿制作：就是將前面做的草稿潤(rùn)色加工成能傳達(dá)準(zhǔn)確信息的完整文件婶芭。
到這一步东臀，就是查漏補(bǔ)缺了。做菜一定要色香味俱全犀农，而商務(wù)文本也要能吸引人啡邑。為了增強(qiáng)商務(wù)文本的說(shuō)服力，我們還可以加粗著色來(lái)強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)井赌，為了最后打印的效果好看谤逼，我們要優(yōu)化印刷版以及調(diào)整電子版資料的版本贵扰。
最后，要考慮到涉及客戶或者行業(yè)秘密流部，我們要?jiǎng)h除不需要的母版信息戚绕，并且將文本裝換為保護(hù)文檔或者轉(zhuǎn)換成無(wú)法更改的格式。比如枝冀，我們一般發(fā)給客戶的最終報(bào)價(jià)表都是改成PDF格式舞丛，以防止在發(fā)送過(guò)程中數(shù)據(jù)的丟失或者被黑客截取惡意修改等。
提醒一點(diǎn)：在制作商務(wù)文本的過(guò)程中果漾，我們也要不斷的和上級(jí)溝通球切，及時(shí)修改。不要等做完了才去溝通绒障，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題吨凑，因?yàn)樽詈笮薷牡墓ぷ鬟€是你來(lái)做，費(fèi)力又不討好户辱。
整本書(shū)不僅僅是講各種速成法鸵钝，更是體現(xiàn)了一種溝通的思想在里面。我們制作商務(wù)文本是為了工作的溝通庐镐，如此恩商，我們便不能本末倒置的只是把心思放在制作商務(wù)文本上面。在工作的過(guò)程中必逆，溝通和交流是非常重要的怠堪，而商務(wù)文本也是溝通的一種方式，對(duì)工作有促進(jìn)作用名眉。
《死亡地圖》這本書(shū)告訴我們?nèi)绾斡米詈?jiǎn)單的地圖向人們展示霍亂致病的真正原因研叫，用最簡(jiǎn)單的方法展示出科學(xué)原理，糾正人們的思維方式璧针∪侣可見(jiàn)，方法對(duì)理解很重要探橱。
《職場(chǎng)書(shū)面溝通完全指南》這本書(shū)是圖解版申屹，顧名思義就是用最簡(jiǎn)單的畫(huà)圖來(lái)教會(huì)讀者制作商務(wù)文本。作者對(duì)書(shū)中所提到的圖匯總了索引隧膏。我們遇到問(wèn)題的時(shí)候哗讥，按索引查到圖，立刻解決問(wèn)題胞枕，制作合適的商務(wù)文本杆煞。提醒一點(diǎn)：在畫(huà)圖之前一定要有清晰的思維，把要傳達(dá)的信息準(zhǔn)備展示出來(lái)。
和別的書(shū)不同的是决乎，前言后有個(gè)測(cè)試表——名為“制作商務(wù)文本水平測(cè)試”队询，建議大家先做完這個(gè)測(cè)試表，針對(duì)你的得分构诚，找到你目前的商務(wù)文本制作水平處于什么位置蚌斩，然后按照作者給出建議先讀書(shū)中的哪些內(nèi)容。
我做完測(cè)試范嘱，吸引力和思考力各得兩份送膳，屬于信息圖解型。作者先分析屬于這一類(lèi)人的想法丑蛤，然后按照框架叠聋，草稿（包括文字和表格），草稿（圖表）受裹，定稿這四個(gè)不同的章節(jié)來(lái)推薦適用于這一型的速成法碌补。所謂對(duì)癥下藥，不過(guò)如此名斟。
學(xué)習(xí)的最好的時(shí)刻，要么是十年前要么是現(xiàn)在魄眉，想提高自己辦公商務(wù)文本的制作能力砰盐，動(dòng)手做吧！
大拜碎碎念：
最近看了很多實(shí)用方法的書(shū)坑律，幫助挺大的岩梳。這本書(shū)每一章開(kāi)篇用一個(gè)失敗的案例引出要將的速讀法，接著馬上給出解決方法晃择，最后一定會(huì)對(duì)這一章的速成法給出簡(jiǎn)短的總結(jié)冀值，既能快速記憶又能加深印象。
當(dāng)年輕的你遇到難題宫屠，受阻消沉?xí)r列疗，請(qǐng)不要試圖反省并把一切歸因于自我，進(jìn)而設(shè)法改變自己浪蹂，你需要做的只是找到解決具體問(wèn)題的方法抵栈，然后解決問(wèn)題就行了。
換句話說(shuō)就是：成功的人找方法坤次，失敗的人找理由古劲。
愿你我都能找到適合自己的方法，前進(jìn)缰猴！
