如何用“萬(wàn)象協(xié)同辦公平臺(tái)”進(jìn)行項(xiàng)目管理和團(tuán)隊(duì)協(xié)作的基显？

團(tuán)隊(duì)協(xié)作離不開項(xiàng)目管理，它不僅能讓參與者明確自己的任務(wù)目標(biāo)善炫，也可以讓項(xiàng)目管理者快速了解參與者的任務(wù)完成情況和項(xiàng)目總體進(jìn)度撩幽。在協(xié)作過程中，我們不僅要有足夠直觀且完善的任務(wù)系統(tǒng)箩艺，以應(yīng)對(duì)多種場(chǎng)景下的任務(wù)分配窜醉，還需要一個(gè)可以多維度記錄和追蹤項(xiàng)目完成情況的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，方便負(fù)責(zé)人及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并把握好項(xiàng)目進(jìn)度舅桩〗椿ⅲ“萬(wàn)象協(xié)同辦公平臺(tái)”雨膨，這是一套基于「看板系統(tǒng)」的工具擂涛，它保持了「看板系統(tǒng)」在項(xiàng)目管理中直觀易用的特性，同時(shí)也針對(duì)企業(yè)在項(xiàng)目管理中經(jīng)常遇到的問題開發(fā)了很多特色功能聊记，讓整套系統(tǒng)變得更加符合使用習(xí)慣撒妈。

項(xiàng)目：工作分配更清晰

企業(yè)工作經(jīng)常需要跨部門分工合作，由于工作內(nèi)容不同排监，需要參與的部門也不盡相同狰右，例如編輯部的日常的發(fā)稿工作僅需要編輯負(fù)責(zé)，商務(wù)合作則需要商務(wù)舆床、編輯和運(yùn)營(yíng)共同參與棋蚌，而遇到一些大型活動(dòng)時(shí)，就需要編輯挨队、運(yùn)營(yíng)谷暮、設(shè)計(jì)、商務(wù)甚至是開發(fā)等多個(gè)部門合作完成盛垦。

在“萬(wàn)象協(xié)同辦公平臺(tái)”中湿弦，我們可以根據(jù)工作內(nèi)容的不同創(chuàng)建多個(gè)「項(xiàng)目」，作為“萬(wàn)象協(xié)同辦公平臺(tái)”的核心功能腾夯，管理者可以根據(jù)實(shí)際情況將員工分配至不同的「項(xiàng)目」中颊埃，這樣不僅能保證每個(gè)「項(xiàng)目」中出現(xiàn)的都是和任務(wù)相關(guān)的內(nèi)容蔬充，也能確保只有參與者能夠接收到任務(wù)通知。一些因舉辦活動(dòng)而組建的「項(xiàng)目」則可以在活動(dòng)完成之后歸檔班利。

「項(xiàng)目頁(yè)面」

同時(shí)饥漫，因?yàn)椤疙?xiàng)目」之間是相互獨(dú)立的，每個(gè)「項(xiàng)目」都可以按需做個(gè)性化設(shè)置肥败，如「項(xiàng)目」公開性是「企業(yè)所有成員可見」還是「僅項(xiàng)目成員可見」趾浅，是否需要添加不同的任務(wù)類型和自動(dòng)化規(guī)則等。

任務(wù)看板：任務(wù)執(zhí)行更高效

「任務(wù)板」是「項(xiàng)目」的主要呈現(xiàn)形式馒稍，“萬(wàn)象協(xié)同辦公平臺(tái)”的「任務(wù)板」采用了「看板系統(tǒng)」的展現(xiàn)方式皿哨，每個(gè)任務(wù)板分成多個(gè)任務(wù)列表并列排放，列表中的卡片就是一個(gè)個(gè)任務(wù)纽谒，通過將卡片拖拽到不同列表证膨，代表此任務(wù)的當(dāng)前狀態(tài)，這種方式直觀且便于操作鼓黔，所有人都能迅速定位到自己的任務(wù)央勒，管理者也能快速掌握任務(wù)的當(dāng)前進(jìn)度。

任務(wù)列表：劃分工作進(jìn)度

每個(gè)項(xiàng)目工作內(nèi)容不同澳化，我們?cè)谠O(shè)置列表也會(huì)拆分為多個(gè)維度崔步。如果你之前有使用看板系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，或是對(duì)項(xiàng)目的流程規(guī)劃比較清晰缎谷，可以創(chuàng)建空白項(xiàng)目并自己劃分列表井濒。

例如編輯部的工作全都圍繞發(fā)稿進(jìn)行，主編需要知道每個(gè)編輯目前負(fù)責(zé)了幾個(gè)選題列林，以及各選題進(jìn)行情況瑞你，所以任務(wù)列表會(huì)根據(jù)寫稿流程分為「收集箱」「確認(rèn)選題」「本周進(jìn)行」「等待檢查」和「完成」五部分。

編輯平時(shí)想到的選題都會(huì)先放在「收集箱」內(nèi)希痴，這些選題經(jīng)過討論后者甲，確認(rèn)要做的選題會(huì)移動(dòng)到「確認(rèn)選題」列表交由指定編輯負(fù)責(zé)，不做的選題則直接在「收集箱」內(nèi)歸檔。根據(jù)選題優(yōu)先級(jí)，需要本周執(zhí)行的選題會(huì)移動(dòng)至「本周執(zhí)行」捂蕴，初稿完成后將卡片移動(dòng)至「等待檢查」悔捶，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一檢查并排期，待文章發(fā)布至首頁(yè)后卡片則會(huì)移動(dòng)至「完成」。

建立子任務(wù)：進(jìn)一步明確分工

在商務(wù)合作時(shí)，大家更關(guān)注每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，從接洽立項(xiàng)到執(zhí)行再到后期反饋扫倡，任務(wù)列表同樣是按照?qǐng)?zhí)行流程進(jìn)行劃分，列表中的每個(gè)卡片則代表了一個(gè)合作項(xiàng)目，但在項(xiàng)目執(zhí)行階段會(huì)涉及到商務(wù)撵溃、編輯疚鲤、運(yùn)營(yíng)等多個(gè)部門的同事參與文章撰寫、活動(dòng)運(yùn)營(yíng)等多項(xiàng)任務(wù)缘挑，此時(shí)除了任務(wù)列表之間的「橫向進(jìn)度」之外集歇，每個(gè)卡片也都會(huì)通過子任務(wù)的方式建立一個(gè)「縱向進(jìn)度」。

初期接洽時(shí)语淘，商務(wù)會(huì)將篩選后的合作項(xiàng)目添加在「接洽詢問」列表中诲宇，并在備注中簡(jiǎn)單介紹合作方背景資料及合作需求，相關(guān)資料可以直接上傳到“萬(wàn)象協(xié)同辦公平臺(tái)”中并附在卡片中惶翻，編輯和運(yùn)營(yíng)同事此時(shí)會(huì)根據(jù)需求制定合作方案姑蓝。

確認(rèn)合作后，商務(wù)會(huì)對(duì)卡片內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步補(bǔ)充吕粗，根據(jù)約定添加整個(gè)項(xiàng)目的截止日期纺荧，并在卡片內(nèi)創(chuàng)建子任務(wù)和子任務(wù)截止時(shí)間，分派給編輯或運(yùn)營(yíng)同事颅筋。在執(zhí)行過程中宙暇，由于商務(wù)是主要負(fù)責(zé)人，因此編輯和運(yùn)營(yíng)在完成每個(gè)子任務(wù)時(shí)都會(huì)收到相應(yīng)的提醒议泵，方便及時(shí)得知項(xiàng)目的進(jìn)展情況占贫。

如果對(duì)于如何劃分任務(wù)列表不是很了解，在創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)“萬(wàn)象協(xié)同辦公平臺(tái)”提供了 10 多種模板先口，涵蓋了產(chǎn)品研發(fā)型奥、市場(chǎng)營(yíng)銷、行政人事等多個(gè)方面池充，每個(gè)模板都有已經(jīng)劃分好的任務(wù)流程桩引，只要找到合適的項(xiàng)目就能快速創(chuàng)建項(xiàng)目并設(shè)置好任務(wù)列表缎讼。

統(tǒng)計(jì)：項(xiàng)目進(jìn)度一目了然

各部門在每周的例會(huì)上都會(huì)回顧上周部門成員的工作情況收夸，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也需要定期查看項(xiàng)目成員的工作情況以及項(xiàng)目的進(jìn)展，“萬(wàn)象協(xié)同辦公平臺(tái)”提供的「項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)」功能可以供管理者方便地查看這些信息血崭。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就可以查看這個(gè)項(xiàng)目中的任務(wù)總量卧惜，已完成和逾期任務(wù)，以及每個(gè)項(xiàng)目成員的任務(wù)完成情況夹纫，在「報(bào)表管理」中你還能根據(jù)需求篩選想要查看的數(shù)據(jù)咽瓷。「統(tǒng)計(jì)」功能提供了多個(gè)維度的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)舰讹，并通過柱狀圖茅姜、折線圖等多種形式直觀地展現(xiàn)這些數(shù)據(jù)。通過查看這些數(shù)據(jù)月匣，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以重新評(píng)估項(xiàng)目排期钻洒，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并作出調(diào)整奋姿。