工作流概覽

工作流概覽

5月23號在「少數(shù)派」閱讀了也談錢寫的《軟技能——一本寫給程序員的生存指南》。文中提到了作者John Z.Sonmez利用看板對一周工作進行規(guī)劃灌砖，也談錢則結(jié)合「Notion」的看板功能對作者的方法進行了一定修改辫塌，形成自己的工作流顽照。

于是，有感而發(fā)啊楚，又撿起了許久未動的GTD，根據(jù)二位的方法浑彰，結(jié)合以往踩過的坑恭理，重新梳理了一套適合自己的工作流。一周執(zhí)行下來郭变，不像以往的嘗試半途而廢颜价，反而減輕了焦慮，順利地完成本周工作诉濒。

過往的嘗試

Omnifocus

第一次接觸到GTD時周伦，像玩游戲王抽到了青眼白龍卡一樣，仿佛掌握了神兵利器未荒。于是专挪，迫不及待地上知乎、上少數(shù)派片排、上豆瓣寨腔，搜集各路大神打造的「Omnifocus」工作流，隨之改造了一套龐大不失條理的體系率寡。似乎人生巔峰就在眼前迫卢，可迎來地卻是耗費大量時間在維護體系上，標紅的事項越來越多冶共。一個本應(yīng)幫我提高效率的軟件卻消耗了我大量時間乾蛤。于是每界，棄之。

提醒事項

大道至簡幻捏，工具只是輔助手段盆犁。最重要的是互通，及時提醒篡九。偶然間谐岁，閱讀了「知乎」的一個答案，了解了蘋果生態(tài)下如何高效地工作榛臼。沒有了青眼白龍卡伊佃，還有混沌戰(zhàn)士！既然因為耗費在體系上的時間過多沛善，這回打造一個極簡的體系總該高效了吧航揉？

1. 將具有固定時間的事件填入「日歷」，如會議金刁、需求上線帅涂。
2. 將「提醒事項」分成3個列表，『在公司』尤蛮、『在外面』媳友、『在家里』，將每件事只做一個場景分類产捞，剩下的依據(jù)判斷去執(zhí)行醇锚。

最后，事項無法細分坯临，任務(wù)越積越多焊唬，放棄。

使用過的軟件

嘗試過的軟件看靠、方法很多赶促，最后因為諸如“任務(wù)無法細分”、“體系龐大導(dǎo)致的維護時間長”挟炬、“剩余任務(wù)堆積過多導(dǎo)致的焦慮感”鸥滨、“軟件界面丑”等放棄，又重新回到了『無序工作狀態(tài)』辟宗。

像往常一樣，每日刷新「少數(shù)派」網(wǎng)站吝秕〔雌辏《軟技能——一本寫給程序員的生存指南》，一篇似乎跟自己無關(guān)的文章映入眼簾烁峭，猶豫再三容客，還是點擊了秕铛，居然抽到了黑暗大法師。

新工作流

正如文章頭圖缩挑，我的新工作流是：記錄（提醒事項 / 日歷） ?? 看板（Notion） ?? 執(zhí)行（全屏 / JustFocus）

1. 手機但两、電腦隨時打開「提醒事項」，記錄任務(wù)供置。
2. 在「Notion」內(nèi)谨湘，每周日規(guī)劃一周任務(wù)，每晚新增芥丧、調(diào)整當周任務(wù)紧阔。
3. 每天執(zhí)行時，將App全屏工作续担，并打開「JustFocus」記錄時間擅耽。

工作流詳解

Working Tasks

下面將結(jié)合時間點，詳細講講具體的執(zhí)行過程物遇。

每周日晚

1. 根據(jù)羅列在「備忘錄」的所有工作乖仇，規(guī)劃本周工作的大方向。
2. 根據(jù)方向询兴，將「提醒事項」中符合的詳細工作內(nèi)容填入『Working Tasks』乃沙，并補充完整信息，如事項的重要緊急程度蕉朵、責(zé)任人崔涂、預(yù)估耗時等。

每天10點

1. 打開「Notion」始衅，將今日工作內(nèi)容拉入『今天』看板冷蚂。

每天10 - 18點

1. 按照『今天』看板的任務(wù)順序嚴格執(zhí)行。工作時汛闸，進入全屏幕并打開「JustFocus」記錄時間蝙茶，采用的是『55/12』的模式落包。
2. 完成任務(wù)后肢础，修改任務(wù)實際耗時拒迅，移入『已完成』看板起便。
3. 若有突發(fā)任務(wù)稽莉，先判斷截止日是否今天码秉，不是則記錄到「提醒事項」正歼；是今天泌神，則修改『今天』看板的任務(wù)厘肮。
4. 在18點前完成當天任務(wù)愧口。

每晚22點

1. 從「提醒事項」挑選符合當周方向的任務(wù)，添加到『Working Tasks』中类茂。
2. 寫日記耍属，記錄今日成果托嚣。目前采用的模板是記錄『今日成果』和『今日不足』。

每周日20點前

1. 輸出本周成果厚骗。

看板詳解

我的個人看板與也談錢和John Z.Sonmez一致示启，由『周一到周日』、『今天』领舰、『已完成』三大塊組成夫嗓，下面講下不同之處。

1. 如名稱『Working Tasks』提揍，只有工作任務(wù)啤月。工作已經(jīng)很累，何必讓生活來增添煩惱劳跃。
2. 周六和周日合并成『周末』谎仲。周末就讓自己活得放肆點。
3. 規(guī)劃時刨仑，每天只安排3件事郑诺。因為在當日工作時必定會有突發(fā)任務(wù)。

4. 元素詳解

   
   
   任務(wù)詳情頁

• 任務(wù)標題：填入具體可執(zhí)行『動作』杉武，若為一個項目辙诞，則拆分成多個子任務(wù)，再在任務(wù)中細分動作轻抱，如任務(wù)『完成《主播內(nèi)容優(yōu)化指導(dǎo)手冊》』
• Optional Due Date：根據(jù)實際情況飞涂，選擇添加任務(wù)截止日期和提醒時間。如一項任務(wù)（需要與他人協(xié)作）需要在周二做祈搜，周五截止较店，我會將任務(wù)拖到『周二』看板，將截止日期設(shè)為周五容燕。完成自己的部分后梁呈，將任務(wù)拖到后面的看板待提醒他人
• Tags：按照重要緊急程度劃分為四類『重要且緊急』、『精力充沛長時間』蘸秘、『???緊急』官卡、『??最后做』。因為在規(guī)劃任務(wù)時已經(jīng)考慮了任務(wù)場景醋虏、近期安排寻咒，且只有工作任務(wù)，所以按照緊急重要程度劃分颈嚼，只需按照任務(wù)順序執(zhí)行即可
  • 重要且緊急：當日最重要的任務(wù)毛秘，只有一項
  • 精力充沛長時間：能夠有大塊時間去完成的任務(wù)
  • ???緊急：突發(fā)任務(wù)
  • ??最后做：可以被滯后的任務(wù)
• Assignee：該任務(wù)相關(guān)負責(zé)人。此舉例任務(wù)之所以沒有我所在組別粘舟，是因為我把該任務(wù)視為工作外任務(wù)熔脂。對于工作任務(wù)，均會添加『Team』柑肴，即負責(zé)人所在部門
• Time Consuming：任務(wù)預(yù)估耗時霞揉，以番茄鐘記錄，1個=25分鐘

為何成功

跟以往半途而廢不同晰骑，這套新工作流讓我堅持了下來适秩，并且很好地完成了本周工作。那么硕舆，具體又是如何做到的呢秽荞？

• 消除焦慮感

以往使用「Omnifocus」時，很容易就陷入其中抚官，往往沉浸在其『項目』和『上下文』的Tab切換上扬跋，不斷地去判斷該任務(wù)的場景、負責(zé)人凌节，導(dǎo)致未完成任務(wù)越來越多钦听，于是產(chǎn)生焦慮。
而「Notion」的看板用顏色和字體做區(qū)分倍奢，打開之后能夠清楚明了地得知該任務(wù)的全部信息朴上，僅消耗極少時間，只需嚴格執(zhí)行當前任務(wù)卒煞。

• 專注地執(zhí)行

文中數(shù)次提及痪宰，“進入全屏幕工作，打開「JustFocus」記錄時間”畔裕，為的就是能夠?qū)Ｗ⒌貓?zhí)行當前任務(wù)衣撬。仔細回憶，你就會發(fā)現(xiàn)柴钻，很多時間是耗費在被同事或者自己的一次講話上淮韭。
Mac進入全屏幕工作后，消息通知會被隱藏贴届，于是你能夠?qū)Ｗ⒌貓?zhí)行當前工作靠粪。跟傳統(tǒng)25分鐘的番茄鐘模式不同，我采用的是『55/12』的模式毫蚓，避免在剛進入狀態(tài)的時候就被打斷占键，在55分鐘后必須強行打斷，避免精力的過度消耗元潘。最后畔乙，你需要一個耳機，就算是只戴著都好翩概，這樣別人就會盡可能地少打擾你牲距。
采用這樣的模式返咱，也許會有人想，“萬一有什么緊急消息沒有回復(fù)怎么辦”牍鞠，相信我咖摹，如果真的很急，他們會來你座位的难述。

• 細分任務(wù)

「Omnifocus」對于我來說有個缺點是萤晴，將一個任務(wù)細化后，首先得判斷是平行還是順序胁后，然后執(zhí)行過程中店读，還會被母任務(wù)吸引注意力∨市荆「提醒事項」則無法細化任務(wù)屯断。而「Notion」的看板則很好地解決了這兩個問題，我可以在『任務(wù)詳細信息頁』再細分任務(wù)侣诺。這樣裹纳，在我知道子任務(wù)時，只需看看板的任務(wù)標題紧武；在我忘記子任務(wù)時剃氧，打開『任務(wù)詳細信息頁』查看即可，減少了在規(guī)劃和執(zhí)行任務(wù)過程中的精力和查看時間的消耗阻星。

• 整合零散任務(wù)

這個很多大神都有提過了：避免將時間切成零碎時間朋鞍。比如可以把查看郵件和回信息放在一起。

其他補充

公司日歷

• 日歷的使用

在工作流的開頭部分妥箕，提到了用「日歷」記錄滥酥。對于日歷的使用，我是這么處理的：如果某項任務(wù)具有明確的截止時間的屬性畦幢，那么我會將它放到日歷中坎吻，而非看板中。
「日歷」專設(shè)了一個『公司日歷』宇葱，只用來填寫工作內(nèi)容相關(guān)的事件瘦真。事件會補充責(zé)任人信息、截止時間（如果是一天則默認全天）以及其他信息黍瞧。
于是诸尽，每天早上9點鐘收到推送后，在上班路上就能對今天有個大致了解印颤。去到公司后您机，再打開「日歷」，追蹤事件確保完成。

• 計時的思考

對于是否要嚴格用軟件去執(zhí)行番茄鐘际看，我個人的看法是依據(jù)工種咸产。

• 對于可以全天坐在電腦前，無需與他人有太多交流的工種仲闽，可嚴格執(zhí)行
• 對于全天需要不斷地跟人交流的工種锐朴，沒辦法執(zhí)行
• 對于有一定塊時間數(shù)量的工種，可視具體情況執(zhí)行

我的工作是運營蔼囊，所以在執(zhí)行過程中，沒有過于強烈的愿望一定要開啟每個番茄鐘（這也是以前帶來焦慮的原因之一）衣迷，因為有的時候會被一些特別重要的事情打斷畏鼓，或者忘記開啟番茄鐘，番茄鐘就會失效壶谒。所以云矫，真正要做的是，在開始前看一眼時間汗菜，然后根據(jù)上文『專注地執(zhí)行』部分去工作让禀，對時間有個把握就足夠了，不用刻意地去強求陨界。慢慢地巡揍，你對時間的把握會越來越準，也能全身心地投入當前任務(wù)菌瘪。不過前期還是要盡量多開啟番茄鐘腮敌，有助于對時間的把握。

?陽光如此明媚

為了逼迫自己更加專注地執(zhí)行當天任務(wù)俏扩，該工作流還有2個小設(shè)定是：

1. 18點前完成當日工作糜工。
2. 未完成，罰10塊录淡。

在新增重要且緊急的任務(wù)的情況下捌木，一星期的實際成果是4天超時，1天在17點半的時候完成嫉戚，全周工作完成刨裆。（虧了整整40塊吶！）

雖然并沒有完美地完成所有設(shè)定彬檀，但是這套工作流讓我找到了一個樂意執(zhí)行的新方法崔拥，并且也對自己的實際工作精力、時間塊的數(shù)量凤覆、時間段的選擇有個準確的把控（看「JustFocus」的番茄鐘記錄分析）链瓦，這樣就能對未來的工作進行更準確的資源分配，以達到“高效”狀態(tài)。

??兩個小疑惑

看完文章后慈俯，我去看了《軟技能》這本書渤刃，在執(zhí)行過程中有兩個小疑惑：

1. 采用定額工作法的過程中，任務(wù)沖突時如何解決贴膘，比如12點前睡覺和每天讀一小時書都沒完成卖子，而現(xiàn)在已經(jīng)11點半了。我會判斷哪個任務(wù)更重要刑峡，擇其一洋闽。最終的解決方案是避免這種情況發(fā)生。你們呢突梦？
2. 在番茄鐘未結(jié)束時诫舅，突然想起來一件事要不要記錄？會出現(xiàn)這種情況宫患，說明還不夠投入刊懈。我的解決方案是立刻記錄到「提醒事項」里，避免遺忘或者回憶時間較長娃闲。你們呢虚汛？

最后，以上任何軟件都有其優(yōu)劣處皇帮。工作流生效的前提是符合個人需求卷哩，因此萬不可照搬。最重要的是：

動起來属拾，去做殉疼！

后記

新的一周開始了，繼續(xù)按著流程走捌年，改進了一個地方：

• 完成任務(wù)后瓢娜，保留預(yù)估番茄鐘，在后方補上實際番茄鐘礼预，以便下次安排任務(wù)時能夠更準確地預(yù)估時間

預(yù)估番茄鐘 / 實際番茄鐘

微信公眾號：Delmar（微信號：iamDelmar）