1哑舒、利用Word轉(zhuǎn)換文本格式的數(shù)字
從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)或網(wǎng)銀中導(dǎo)出表格的數(shù)字中含有逗號且數(shù)字后有不可見字符砰奕，此時脯丝，我們將表格列復(fù)制粘貼到Word文檔后吮螺，再將其復(fù)制粘貼回Excel表格中饶囚，即整理成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字形式。
2鸠补、利用Word復(fù)制顯示內(nèi)容的特點(diǎn)
Word和記事本等都有一個共同特點(diǎn)萝风，即復(fù)制時會復(fù)制見到的內(nèi)容，而非單元格的公式或本身的值莫鸭。
? ? ? ? 比如圖2-62中A1:E1單元格區(qū)域的值實(shí)際上都是321闹丐，但通過自定義格式可以顯示成其他指定的內(nèi)容。A2:E2單元格區(qū)域是通過條件格式根據(jù)值的不同顯示對應(yīng)的填充色（小于60時單元格填充色為紅色被因，大于等于80時為綠色），如果要去掉自定義格式和條件格式衫仑，而將單元格顯示的值和單元格顯示的格式保留下來梨与，可將其復(fù)制粘貼到Word，然后復(fù)制粘貼回來就可以文狱。
? ? ? ? 利用這個特點(diǎn)粥鞋，我們可以批量復(fù)制單元格的公式，將所顯示的公式粘貼到Word瞄崇，再復(fù)制公式將其粘貼到目標(biāo)單元格呻粹，以實(shí)現(xiàn)原樣復(fù)制公式壕曼，使用這種方法復(fù)制粘貼的公式和原單元格的公式一模一樣，不會隨單元格位置的變化而變化等浊。比如：讓多工作表腮郊、多工作薄數(shù)據(jù)匯總更高效”介紹查找替換法來批量輸入引用公式時，Step1要將“資產(chǎn)負(fù)債表（2014年1月合并）”B4的公式修改成混合引用筹燕，以便向右填充公式轧飞。其實(shí)，也可以不修改為混合引用撒踪，可以按【Ctrl+～】鍵顯示計(jì)算的公式过咬，然后復(fù)制B4:B27單元格區(qū)域粘貼到word中，再從Word中復(fù)制粘貼回資產(chǎn)負(fù)債表的C:F列制妄。通過查找替換分別使得C列到F列公式中的“重慶A公司財(cái)務(wù)報(bào)表”替換為“北京B公司財(cái)務(wù)報(bào)表”……“深圳E公司財(cái)務(wù)報(bào)表”掸绞，再按一下【Ctrl+～】鍵顯示公式計(jì)算的值。
? ? ? ? 利用上面的原理耕捞，將那些含有不可見字符的數(shù)據(jù)復(fù)制到Word中集漾，再復(fù)制粘貼回來，就可去除不可見字符砸脊。
? ? ? ? 說明：本部分所介紹的利用Word復(fù)制可見內(nèi)容和格式的技巧具篇，完全可以使用剪貼板來實(shí)現(xiàn)。
3凌埂、利用Word強(qiáng)大的查找替換功能
? ? ? 我們使用Excel的查找替換功能時驱显，可能會覺得功能不夠豐富。與Excel相比瞳抓，Word的查找替換功能要強(qiáng)大得多埃疫。在處理數(shù)據(jù)時，我們可以借用Word的查找替換功能來整理孩哑。
3.1提取字符串中的數(shù)字
? ? ? ? 示例文件“表2-21 使用word提取字符串中的數(shù)字”中A列數(shù)據(jù)如圖2-63所示栓霜，要提取各單元格中的數(shù)字，可將A1:A8單元格區(qū)域復(fù)制粘貼到Word横蜒。
? ? ? ? 按下【Ctrl+H】鍵胳蛮，在查找替換對話框的“查找內(nèi)容”欄輸入“[!0-9]”，“替換為”欄什么都不輸入丛晌，點(diǎn)擊“更多（M）》”勾選“使用通配符”仅炊，然后點(diǎn)擊“全部替換”（如圖2-64）。
? ? ? ? 全部替換后澎蛛，字符串中除了阿拉伯?dāng)?shù)字外的其他所有字符都已刪除抚垄，結(jié)果如圖2-65所示。再將其復(fù)制到Excel表格中即可。
? ? ? ? “查找內(nèi)容”欄內(nèi)的[!0-9]的含義：查找除0到9等數(shù)字之外的字符呆馁。
3.2整理不規(guī)范數(shù)字
? ? ? ? 不規(guī)范數(shù)字的整理技巧
? ? ? 在數(shù)字中含有逗號桐经、不可見字符時可使用將列數(shù)字復(fù)制到Word后再粘貼到Excel表格進(jìn)行轉(zhuǎn)換整理，實(shí)際上還可使用Word強(qiáng)大的查找替換功能進(jìn)行整理浙滤。
? ? ? ? 比如示例文件“表2-4 不規(guī)范數(shù)字的整理”的“不規(guī)范形式2”表格阴挣，數(shù)字中含有逗號且數(shù)字后有一個空格，我們可以將其復(fù)制到Word瓷叫，然后查找[!0-9]屯吊，替換欄為空，選擇使用通配符就可以將非數(shù)字字符刪除摹菠，只保留數(shù)字盒卸。
? ? ? ? 示例文件“表2-4 不規(guī)范數(shù)字的整理”的“不規(guī)范形式3”表格，數(shù)字中間有逗號和小數(shù)點(diǎn)次氨，數(shù)字后有若干空格或不可見字符蔽介，可使用下面的查代替換代碼進(jìn)行整理，詳見圖2-66煮寡。
查找內(nèi)容：([0-9]*.[0-9][0-9])[!0-9]{1,}
替換為：\1
? ? ? ? 查找內(nèi)容代碼的含義為：查找以數(shù)字開始虹蓄，中間有小數(shù)點(diǎn)且小數(shù)后有兩位數(shù)字，再后面有若干非數(shù)字的字符串幸撕。
? ? ? ? 替換欄代碼的含義為：保留查找內(nèi)容中第一個表達(dá)式中的內(nèi)容薇组，即“([0-9]*.[0-9][0-9])”部分。也就是說坐儿，只保留數(shù)字部分律胀，不保留數(shù)字后的空格或不可見字符（如圖2-66）。
? ? ? ? 一些常用的查找代碼或通配符的含義及示例如圖2-67所示貌矿。
4炭菌、利用表格工具多列并一列、一列轉(zhuǎn)多列
? ? ? 有時需要將數(shù)據(jù)進(jìn)行列數(shù)轉(zhuǎn)換逛漫，比如多列合并成一列黑低、一列轉(zhuǎn)換成多列。在Excel里使用公式結(jié)合一定的技巧可以實(shí)現(xiàn)酌毡，但在Word中使用基本的功能就可實(shí)現(xiàn)行列的轉(zhuǎn)換克握。
4.1多列并一列
? ? ? ? 如圖2-68所示，要將表上的多列數(shù)據(jù)合并成一列阔馋，可使用Word的“表格”功能玛荞。
Step1：打開示例文件“表2-22利用Word多列轉(zhuǎn)一列”，選定A1:E10單元格區(qū)域呕寝，復(fù)制到Word文檔中。
Step2：將光標(biāo)移到Word文檔中的表格內(nèi)，點(diǎn)擊【表格工具】的【布局】選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)”組的“轉(zhuǎn)換為文本”按鈕下梢。
Step3：在“表格轉(zhuǎn)換成文本”對話框中客蹋，文字分隔符選擇“段落標(biāo)記”本（見圖2-69），點(diǎn)擊“確定”按鈕退出孽江。即可將表格轉(zhuǎn)化為多行一列的文讶坯。
Step4：然后將轉(zhuǎn)換后的列數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到Excel表格。
至此岗屏，表格就轉(zhuǎn)換為一列辆琅。
? ? ? ? 需要注意的是：數(shù)據(jù)的順序是按原表格先行后列進(jìn)行排列的。即先是第一行從左至右这刷，然后是第二行從左到右婉烟，以此類推。如果要先列后行轉(zhuǎn)換列數(shù)據(jù)暇屋，可先將原表格行列轉(zhuǎn)置后似袁，再按上述步驟操作。
4.2一列轉(zhuǎn)多列
? ? ? ? 打開示例文件“表2-23利用Word一列轉(zhuǎn)多列”咐刨，假設(shè)C2:C13單元格區(qū)域數(shù)值分別為1昙衅、2、3……12定鸟。
Step1：選定C2:C13單元格區(qū)域而涉，將其復(fù)制粘貼到Word。粘貼時联予，使用選擇性粘貼——只保留文本啼县。
Step2：選定1～12這些數(shù)字。
Step3：點(diǎn)擊【插入】選項(xiàng)卡躯泰，點(diǎn)擊“文本轉(zhuǎn)換成表格”谭羔。
Step4：在彈出的“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對話框中，將列數(shù)設(shè)成4列麦向，點(diǎn)擊“確定”（見圖2-70）瘟裸。轉(zhuǎn)換后效果如圖2-71所示。
5诵竭、使用郵件合并批量發(fā)送/打印往來清理函
Word的郵件合并解決此類問題话告，簡直是偷懶神器。
下面我們以年底打印/發(fā)送往來清理函為例介紹郵件合并功能卵慰。
Step1：我們先建立一個員工借款余額清單的表格沙郭，如示例文件“表2-24 使用郵件合并批量打印借款清理函”所示（見圖2-72）。
表中的B列是員工的郵箱地址裳朋，用于發(fā)送郵件時使用病线。如果只是打印往來對賬單，不必使用此列。
Step2：打開Word送挑，輸入借款清理函的內(nèi)容绑莺，見本章示例文件的“個人往來清理催收函”。
Step3：點(diǎn)擊Word文檔的“郵件”→開始郵件合并→郵件合并分步向?qū)韪Ｔ卩]件合并分步向?qū)Т案裰羞x擇文檔類型纺裁，點(diǎn)擊“下一步正在啟動文檔”（見圖2-73）。
Step4：點(diǎn)擊下一步選取收件人司澎。然后在選取收件人選擇“使用現(xiàn)有文檔”欺缘，并點(diǎn)擊瀏覽，選取示例文件“表2-24 使用郵件合并批量打印借款清理函”（見圖2-74）挤安。
Step5：在彈出的“選擇表格”對話框谚殊，選擇sheet1表（見圖2-75）。
Step6：根據(jù)需要勾選郵件聯(lián)系人（見圖2-76）漱受。
Step7：在郵件合并導(dǎo)航窗格络凿，點(diǎn)擊“下一步撰寫信函”。然后點(diǎn)擊撰寫信函欄目下的“其他項(xiàng)目”（見圖2-77）昂羡。
Step8：在彈出的插入合并域?qū)υ捒蛐跫牵瑢ⅰ奥殕T”“余額”字段分別插入到催收函的相應(yīng)位置（見圖2-78）。
Step9：插入后效果如圖2-79所示虐先，然后點(diǎn)擊預(yù)覽信函怨愤。
Step10：在預(yù)覽信函狀態(tài)點(diǎn)擊上一記錄、下一記錄檢查各記錄是否正確蛹批。然后根據(jù)需要點(diǎn)擊“完成并合并”按鈕下的“打印文檔”或“發(fā)送電子郵件”按鈕撰洗。如果點(diǎn)擊打印文檔，將批量打印出各記錄的往來催收函腐芍。如果是發(fā)送電子郵件差导，將以電子郵件的形式根據(jù)“表2-24 使用郵件合并批量打印借款清理函”中各員工的郵箱以文檔的形式分別發(fā)送給各位員工（見圖2-80）。
