大家好氢卡，今天要開始一個(gè)我的特別本領(lǐng)，秒搜晨缴。
有研究數(shù)據(jù)表明译秦，一個(gè)人每天一小時(shí)在找東西，證件、密碼诀浪、發(fā)票棋返、聯(lián)系方式、合同雷猪、各類信息等等睛竣，一輩子花在找東西上的時(shí)間，加起來平均長達(dá)3年求摇！也就是36個(gè)月射沟，約合1095天，大約26297小時(shí)与境。
時(shí)間何其珍貴验夯，但是我們很多人卻把這些時(shí)間浪費(fèi)在了找東西上。
這里的“東西”分為兩類：
一類是信息資料摔刁，可以讓我們電子化管理的挥转，例如：各種賬戶密碼、各種證件共屈、各種合同绑谣、票據(jù)、筆記等等拗引，這類“東西”如果不妥善管理借宵，在需要的時(shí)候，我們一定不能及時(shí)找到它矾削！
反復(fù)重復(fù)勞動(dòng)的時(shí)間不說壤玫，心里還添堵。而且密碼丟失哼凯、證件丟失都是很可怕的事情欲间，耽誤眼下的事不說，光是個(gè)人信息泄漏就能讓我們蒙受不可估量的損失断部。
另一類是實(shí)際物品括改，需要我們用大小容器進(jìn)行收納管理的，例如：孩子的玩具家坎、各種電器的數(shù)據(jù)線充電線等等，這些常用的不常用的物品吝梅，如果不用科學(xué)的方法管理虱疏，那么到要用時(shí)一準(zhǔn)兒找不著，這樣造成同一功能物品反復(fù)購買苏携，豪宅變倉庫做瞪，自己每天生活在垃圾堆里。
今天我們主要想講第一類“東西”，也就是信息資料的電子化管理装蓬。
我信奉“一次搞定著拭，終身受益”的原則，然后研發(fā)出了這個(gè)神奇的“秒搜”系統(tǒng)牍帚。
下面我就分兩個(gè)部分來講解這套系統(tǒng)：
1儡遮、秒搜的四個(gè)原則
2、我的使用示范
一暗赶、秒搜的四個(gè)原則
這里要遵循四個(gè)原則：使用頻率化鄙币、位置固定化、目錄化蹂随、電子化十嘿！
我們挨個(gè)兒來解釋這四個(gè)原則：
1、使用頻率
這是最重要的一個(gè)原則岳锁，也就是我經(jīng)常說的近細(xì)遠(yuǎn)粗绩衷。
我的精力、時(shí)間激率、資源都有限咳燕，我們只能管理少量的重要事物。
但很多人在放東西的時(shí)候柱搜，習(xí)慣按東西的屬性或類別進(jìn)行存放迟郎，這樣放置有個(gè)問題是：使用不方便！因?yàn)榘凑諏傩院皖悇e放聪蘸，有時(shí)候我們經(jīng)常要用的資料就和一些同類不成品宪肖、垃圾、以及歷史資料放在一起健爬，摞在一起是我們最經(jīng)常的做法控乾，使用時(shí)只能到處亂翻，時(shí)間久了就找不到了娜遵。
所以為了使用時(shí)的高效率蜕衡，我建議把信息資料按照“使用頻率”進(jìn)行歸類存放。經(jīng)常使用的我們精細(xì)化管理设拟，越精細(xì)越便捷越好慨仿，越不經(jīng)常使用的依次可存放在抽屜、庫房甚至丟棄送人纳胧。
日常與非日常是第一級(jí)分類镰吆。日常還要更精細(xì)分類，其他盡可能少花精力跑慕、時(shí)間管理万皿，不分類集中存放摧找。
2、位置固定化
就像你住的地方有準(zhǔn)確的位置牢硅，在辦公室里也有明確的工位一樣蹬耘，一份資料進(jìn)入“秒搜”系統(tǒng)，要做到有名有家减余，有名字有位置综苔。有清晰準(zhǔn)確的存放位置，一旦放好輕易就不能挪動(dòng)佳励，固定位置休里，使用幾次，就能夠在大腦建立清晰牢固的記憶赃承，就能確保我們?cè)谛枰獣r(shí)妙黍，快速有效找到它。
建議對(duì)文件實(shí)物類進(jìn)行命名瞧剖，同時(shí)在前面加上拼音拭嫁，然后按照拼音排序，用同一規(guī)格的文件夾按照A-Z的順序存放抓于。對(duì)于物品類做粤，因?yàn)榇笮〔灰粯樱梢杂酶黝惔笮∪萜骷斜４孀酱椋缕罚缓蠼⒛夸浰饕?/p>
家人、同事或是項(xiàng)目接手人巾遭，都可以快速了解這個(gè)系統(tǒng)肉康，讓協(xié)作趨向自動(dòng)化，獲得資料不需要多問灼舍。
3吼和、目錄化
不知道大家有沒有想過：為什么書籍、產(chǎn)品使用手冊(cè)骑素、字典炫乓、圖書館、倉庫等等都會(huì)設(shè)有“目錄”献丑？其實(shí)末捣，“目錄”就是紙質(zhì)實(shí)物系統(tǒng)的“檢索”工具，它的功能就是讓你快速找到自己想要的信息创橄，而不是用翻塔粒。
所以想要實(shí)現(xiàn)信息的“秒搜”，建立起完備的目錄系統(tǒng)是關(guān)鍵筐摘！我的做法是通過搭建不超過三個(gè)層級(jí)的目錄，對(duì)資料的進(jìn)行編碼，基本就可以實(shí)現(xiàn)資料的一秒找到咖熟。
所以圃酵，對(duì)于重要的常用的信息與資料，你需要養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣馍管，拿到信息與資料郭赐，想著以后會(huì)不會(huì)經(jīng)常用到，會(huì)怎么找确沸，那就怎么存捌锭。
4、電子化
電子化的好處就是可以上傳云端罗捎，移動(dòng)管理观谦，快速搜索，使用或者分享桨菜。非日常的實(shí)物信息資料不建議電子化豁状，只需要對(duì)日常頻繁使用的電子化。但是對(duì)于目錄務(wù)必做到電子化倒得。
電子化可以通過各種手段泻红，拍照掃描是一個(gè)重要的手段，然后存放在印象筆記或者堅(jiān)果云霞掺、蘋果云谊路、谷歌云當(dāng)中，如果更精細(xì)化管理可以尋找更精細(xì)的工具管理菩彬，例如密碼就是可以用1password缠劝。
三、我的使用案例示范
下面以我制作喜馬拉雅這個(gè)《時(shí)間管理進(jìn)階》節(jié)目為例：
我們的其中一個(gè)秒搜系統(tǒng)是“印象筆記”挤巡，本章節(jié)第四篇我推薦更多的效能工具剩彬，符合我們易效能時(shí)間管理的許多理論原則。
首先矿卑，我們看節(jié)目文稿里的截圖喉恋，鏈接、目錄母廷、列表轻黑，可以看到我們這個(gè)喜馬拉雅節(jié)目的資料管理，里面有一條一條各種各樣的資料琴昆，有節(jié)目正文氓鄙，有參考資料，還有節(jié)目相關(guān)協(xié)議等等业舍，通過編碼抖拦、文件命名升酣、目錄、附加代碼進(jìn)行管理态罪，文件命名就是標(biāo)題噩茄，前面加上數(shù)字型編碼0801、0802复颈、0803等等可以排序绩聘，并且和節(jié)目的目錄對(duì)應(yīng)，這是第八周（也是第八章）的內(nèi)容第一節(jié)耗啦、第二節(jié)和第三節(jié)凿菩。查找的時(shí)候，一種是標(biāo)題排序帜讲，另外一種搜索0801這樣的格式就可以快速找到了衅谷。
當(dāng)我拿到例如【0801玩轉(zhuǎn)新工具探索：點(diǎn)、問舒帮、搜】這期節(jié)目的文字稿会喝，然后錄音完成之后，就會(huì)在這期節(jié)目的標(biāo)題前面加上一個(gè)“Z”玩郊，表示歸檔肢执、歷史資料。用Z是為了按照標(biāo)題排序時(shí)會(huì)排到后面去译红，這樣在前面就是目錄以及還未錄制的0802预茄。
因?yàn)橛泻芏嗥渌恼n程，所以我們建立侦厚，更高一級(jí)的目錄耻陕，K課程，同時(shí)把“喜馬拉雅爆款課”名字前面加上X刨沦，就形成了“K課程-X喜馬拉雅爆款課”這樣的項(xiàng)目名稱诗宣，在長時(shí)間使用熟悉了之后，就可以直接用“K-X喜馬拉雅爆款課”來表示了想诅，實(shí)在非常方便召庞。
如果完成以后，就是在前面加上Z2018K-X喜馬拉雅爆款課来破，來表示項(xiàng)目歸檔篮灼、歷史資料。如果你的常用資料足夠多徘禁，還可以建立更高一級(jí)的目錄诅诱，為所有的K課程建立一個(gè)大目錄，然后把所有相關(guān)文件移動(dòng)進(jìn)去送朱。
你可以用這個(gè)方法娘荡，循序漸進(jìn)建立所有系統(tǒng)干旁。一開始使用時(shí)，建議項(xiàng)目目錄內(nèi)的具體筆記文件的名字它改，老老實(shí)實(shí)疤孕，加上項(xiàng)目名稱，有助于在移動(dòng)式攜帶項(xiàng)目屬性央拖，例如在“0801玩轉(zhuǎn)新工具探索：點(diǎn)、問鹉戚、搜”前面加上“X喜馬拉雅爆款課”鲜戒，即變成“X喜馬拉雅爆款課0801玩轉(zhuǎn)新工具探索：點(diǎn)、問抹凳、搜”遏餐，熟悉了加上X，變成X0801赢底，不需要移動(dòng)文檔時(shí)就可以省略X失都。數(shù)字的好處是永遠(yuǎn)會(huì)排在最前面，歸檔時(shí)加一個(gè)Z就會(huì)按照Z這個(gè)系統(tǒng)+數(shù)字排序幸冻。但對(duì)于非清晰目錄的資料粹庞，加上字母+主題可以才能起到排序的作用。
對(duì)于標(biāo)題的進(jìn)階玩法洽损，是在文件標(biāo)題上加上日期庞溜、人名、地點(diǎn)碑定，這樣很有好處流码。在這里不一一演示。
那么今天的“秒搜”技能你學(xué)會(huì)了嗎延刘？還不會(huì)的話漫试，課后作業(yè)你一定要做：跟著我們本期節(jié)目的【隨堂練習(xí)】動(dòng)手操作一下吧！
本期節(jié)目就到這里碘赖，我們下周再見驾荣！
