上一篇講到援岩，隨心所欲的使用Excel，會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)生一堆混亂的表格锹锰，嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和工作效率芥炭。接下來(lái)介紹如何避免此類情況，規(guī)范使用Excel恃慧，提高工作效率园蝠。
如果將日常使用的表格做一個(gè)分類，可以分為四類：原始數(shù)據(jù)表痢士、規(guī)范化數(shù)據(jù)表彪薛、計(jì)算分析表、結(jié)果報(bào)表良瞧。
原始數(shù)據(jù)表有三種來(lái)源陪汽，系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)表、手工錄入的數(shù)據(jù)表褥蚯、接收到的匯總表。
系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)表况增，一般都比較規(guī)范赞庶，通常可以直接用于下一步計(jì)算，或者僅需進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理歧强。
手工錄入的數(shù)據(jù)表澜薄，比如人工每天記錄的信息、人工收集的數(shù)據(jù)等摊册，需要對(duì)表格建立模板肤京，并且限制錄入，遵循一定的要求和規(guī)范進(jìn)行錄入和存放茅特，方便后期取數(shù)忘分。
接收到的匯總表，從制表人的角度來(lái)說(shuō)白修，屬于第四種“結(jié)果報(bào)表”妒峦，從接收人的角度，很多時(shí)候數(shù)據(jù)原始數(shù)據(jù)兵睛，接收人在收到表格后肯骇，經(jīng)常會(huì)進(jìn)一步處理，計(jì)算祖很、匯總后再生成新的報(bào)表笛丙。
規(guī)范化數(shù)據(jù)表是指直接用于數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，一般對(duì)原始數(shù)據(jù)表按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行處理后的表格假颇。規(guī)范化的表格通常是一維表結(jié)構(gòu)若债，日常使用中手工錄入的數(shù)據(jù)表和匯總表，通常是二維表結(jié)構(gòu)拆融，從二維表轉(zhuǎn)換成一維表蠢琳，就是規(guī)范化。
規(guī)范化的數(shù)據(jù)源表镜豹，可以大大簡(jiǎn)化下一步的公式和代碼傲须，并且當(dāng)原始數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，僅需更改少量的函數(shù)和代碼趟脂，同時(shí)也有利于檢查和復(fù)核數(shù)據(jù)泰讽。
計(jì)算分析表是統(tǒng)計(jì)分析的過(guò)程，根據(jù)分析目的和需求昔期，從上一步的規(guī)范化數(shù)據(jù)表中取數(shù)并進(jìn)行計(jì)算已卸，為下一步制作分析圖表準(zhǔn)備。
因?yàn)橛辛艘?guī)范化的數(shù)據(jù)表硼一，此時(shí)并不需要使用太多Excel技巧累澡，數(shù)據(jù)透視表和常用函數(shù)可以完全大部分計(jì)算工作。
結(jié)果報(bào)表般贼，表哥表姐加班加點(diǎn)就是為了得到這一份表愧哟。通常有兩種形式奥吩，一種是固定格式的匯總報(bào)表，只需將上一步的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果填入指定位置蕊梧。另一種是只有分析需求霞赫，需要按照分析的思路和結(jié)果，進(jìn)行圖表的設(shè)計(jì)和制作肥矢。
原始數(shù)據(jù)表是規(guī)范使用Excel的起點(diǎn)端衰，通常產(chǎn)生一堆混亂的表格，就是因?yàn)闆](méi)有對(duì)原始數(shù)據(jù)表進(jìn)行有效甘改、規(guī)范的管理旅东。很多人習(xí)慣性直接在原始數(shù)據(jù)表上進(jìn)行計(jì)算、匯總楼誓，并生成報(bào)表玉锌，然后保存起來(lái)，如果下次需要制作其它報(bào)表疟羹，又會(huì)打開(kāi)來(lái)主守，添加新數(shù)據(jù)、進(jìn)行修改榄融、計(jì)算参淫，再次生成新的報(bào)表。如此操作多次后愧杯，表格變得混亂不堪涎才。
做好四類表格的規(guī)范管理，可以避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)表混亂的情況力九，同時(shí)可以簡(jiǎn)化查找數(shù)據(jù)耍铜、匯總數(shù)據(jù)的過(guò)程，提高工作效率和準(zhǔn)確性跌前。
下一篇介紹規(guī)范化的數(shù)據(jù)表應(yīng)該怎么做棕兼。
