1.2 詳解項目
1.2.1 定義
項目是為創(chuàng)造獨特的產(chǎn)品秧荆、服務或成果而進行的臨時性工作倔毙。
這個定義非常簡潔,但是含義非常深刻乙濒。
首先明確了項目的結果是:產(chǎn)品陕赃、服務或成果,對于結果強調(diào)了其“獨特性”颁股;
其次么库,為了獲得所需要的結果需要開展相關工作,對于工作強調(diào)了其“臨時性”甘有。
獨特性說明所創(chuàng)造的結果具有跟以前或多或少不同的地方诉儒,即結果的不重復性;同樣亏掀,為創(chuàng)造獨特結果而開展的工作不僅是臨時的忱反,也具有不重復性。這種“不重復性”會給人們認識項目帶了復雜性和不確定性滤愕,這就是項目風險的來源温算。該如何認識“復雜、不確定”的項目呢间影?《PMBOK?指南》給出的原則是“漸進明細”注竿。
@提示
獨特性、臨時性和漸進明細性宇智,是項目最顯著的三大特性蔓搞,其中“獨特性”和“臨時性”是最基本的特性胰丁,其它特性都是在這個基礎上衍生出來的随橘。判斷某項工作是否為項目不取決于項目本身,取決從事項目工作的人锦庸,如果強調(diào)其獨特性和臨時性就可以把工作當項目來做机蔗。
項目服務于組織的經(jīng)營需要與戰(zhàn)略目標,可以因市場需求甘萧、運營需要萝嘁、客戶要求、技術進步扬卷、法律要求等原因而啟動牙言。在正式啟動前,需要進行初步的需求分析怪得,明確為什么要啟動一個項目咱枉,這個項目要滿足什么需求卑硫、達到什么目的。
@提示
在PMP?考試中蚕断,你所負責的項目的立項文件已經(jīng)過管理層的正式評審和批準欢伏。除非特別說明,一般不需要懷疑項目存在的合理性亿乳,項目經(jīng)理的責任是把這個項目做好硝拧。
在組織中會存在不同層次的項目,其規(guī)模葛假、復雜程度各不相同障陶。小項目可能僅需一個人或幾個人,僅涉及一個部門聊训,用幾天或幾個星期就可以完成咸这;而大項目可能需要成千上萬人的參與,會涉及許多單位魔眨,需要用幾年甚至十幾年才能完成媳维。
今天,項目早已超出了傳統(tǒng)的工程項目范疇遏暴,幾乎無處不在侄刽。例如,組織機構改革朋凉、政府出臺新政策州丹、舉辦婚禮等都是項目。一項工作是不是項目杂彭,不取決于該工作本身墓毒,而取決于做該工作的人的需要。人們對哪些工作是項目或應該當項目來做亲怠,已經(jīng)達成許多共識所计。可以說团秽,任何一個需要在特定時間內(nèi)解決的問題都是項目主胧。
《PMBOK?指南》所描述的項目管理知識,從本質(zhì)上基于中等或以上規(guī)模习勤、跨部門踪栋、跨專業(yè)的項目,PMP?考試中描述的項目通常也是這種類型图毕。
@提示
在PMP?考試中夷都,你所管理的是一個大型項目,這個項目對組織是新的(以前沒有做過)予颤、會使用多個國家的資源囤官、涉及超過100名團隊成員厢破,持續(xù)時間超過1年,預算超過1000萬美元治拿。
無論你是否干過這種項目摩泪,在回答問題的時候你都必須假設你做過。大型項目和小項目存在較大區(qū)別劫谅。一個小項目可以采用走動式管理见坑,有問題直接找到當事人就可以;一個大型項目捏检,則可能需要花費數(shù)周來規(guī)劃溝通荞驴。問題發(fā)生時,你必須找出和誰有關贯城,他們在什么地方熊楼,查找他們傾向的溝通方式以及聯(lián)系方式,然后用這些方式和他們溝通能犯。轉(zhuǎn)換身份鲫骗,時刻記住所從事的項目類型,閱讀《PMBOK?指南》的時踩晶,才會理解其知識的合理性执泰。這一邏輯不但有利于看書,更重要的是可以幫助你在考試中得分渡蜻。
1.2.2 產(chǎn)品术吝、服務或成果
組織開展項目是為了通過可交付成果達成某種目標。
目標:是工作所指向的結果茸苇,要達到的戰(zhàn)略地位排苍,要實現(xiàn)的目的,要取得的成果学密,要生產(chǎn)的產(chǎn)品淘衙,或準備提供的服務。目標強調(diào)高層次性和戰(zhàn)略性则果。
可交付成果:是在某一過程幔翰、階段或項目完成時漩氨,必須產(chǎn)出的任何獨特并可核實的產(chǎn)品西壮、成果或服務能力〗芯可交付成果可能是有形的款青,也可能是無形的∮八可交付成果強調(diào)階段性和具體性勾给。一個項目既可以只產(chǎn)生其中一種結果(例如只有產(chǎn)品、服務或成果)砰奕,也可以是某種結果組合(例如研發(fā)了一種產(chǎn)品康震、目的是增強服務能力燎含,同時產(chǎn)生了幾個專利成果)。
實現(xiàn)項目目標可能會產(chǎn)生以下一個或多個可交付成果:
表1-1產(chǎn)品腿短、服務屏箍、成果
1.2.3 獨特性
獨特性意味著項目的“不重復性”
當前的項目與以前的項目或多或少存在不一樣的地方,也就是具有一定的“不重復性”橘忱,如果是創(chuàng)新性很高的項目赴魁,將完全沒有可以參考的以往項目。獨特性意味著項目上有新的知識有待認知钝诚。知識僅是對現(xiàn)實世界的近似描述颖御,人不可能掌握任何事物的全部知識。不能認知和掌握的事物產(chǎn)生了復雜性凝颇,對于復雜的事物人們無法一開始就掌握完備的認識潘拱,需要有一個循序漸進的過程,正是因為沒有掌握完備的知識拧略,往往會犯錯誤泽铛,已經(jīng)發(fā)生的錯誤稱作問題,可能發(fā)生的錯誤稱作風險辑鲤,應該通過完善的程序來管理這些錯誤(風險和問題)盔腔。
獨特性是相對的而非絕對的
一項工作是不是獨特相對的。一個項目與以前的項目相比月褥,或多或少存在某些相似性弛随,如兩座大樓建設項目或兩個手機開發(fā)項目之間肯定有很多相似的地方。如果各個項目完全是獨特的宁赤,就不可能存在大多數(shù)時候適用于大多數(shù)項目的知識舀透,《PMBOK?指南》也就無法存在。正是這種相對意義上的獨特性决左,使項目管理的應用范圍得以廣泛擴展愕够。許多工作都具有相對意義上的獨特性,也就都具備當作項目來做的可能性佛猛。
獨特性提升競爭力惑芭,增加挑戰(zhàn)性
正是因為項目的獨特性,才讓項目的結果具備了某種競爭力继找,否則只需要重復生產(chǎn)以前開發(fā)的產(chǎn)品就行了遂跟。當然獨特性也提升了項目工作的挑戰(zhàn)性,項目工作的一個重要的方面就是化解復雜性,使之更明確幻锁,更可控凯亮。
1.2.4 臨時性
臨時性是指項目有明確的起點與終點
臨時性是變化的結果。因為商業(yè)環(huán)境的變化哄尔,產(chǎn)生了新的需求假消,從而催生了項目的產(chǎn)生,項目就是為了滿足新產(chǎn)生的需求而啟動的岭接。需求是由人提出的置谦,需求本身因為人的需要存在不確定性(人的需要是會變化的),變化了的需求可能是原來需求的完善亿傅,也可能是完全不同的需求媒峡。所以因需求啟動的項目不可能一直持續(xù)下去,當需求得到滿足或者需求不再存在葵擎,那么項目必然就會結束谅阿。
如果世界是一成不變的,也就是從一開始(所謂“上帝”那)就是按照固定的程序運轉(zhuǎn)的酬滤,那么也許現(xiàn)在根本不可能有人類签餐。正是變化的存在,才產(chǎn)生了紛繁復雜的世界盯串,項目的價值正是來源于變化氯檐。期望項目不發(fā)生變化,只能是癡人說夢体捏,徒勞無益冠摄。世界本源就是變化的,但變化不意味著沒有規(guī)律几缭。我們所能做的是認識和適應變化河泳,掌握規(guī)律,而不是對抗和逃離年栓。
臨時性并不一定意味著項目的持續(xù)時間短
任何具有明確開始和結束時間的工作都是臨時的拆挥,不會無限期延續(xù)下去。臨時性與項目的工期長短沒有關系某抓,歷時一個月的項目是臨時的纸兔,歷時十年的項目也是臨時的。
臨時性造成項目經(jīng)理職權力不足
因為項目的臨時性否副,在組建項目團隊時會遇到“招不到合適成員”風險汉矿;大多數(shù)情況下,項目經(jīng)理在管理團隊成員時感到“權力不足”副编。因為項目經(jīng)理和團隊成員是單次博弈负甸,而團隊成員和職能經(jīng)理是多次博弈流强,況且職能經(jīng)理決定了成員的工資痹届、獎金和晉升呻待。
項目的臨時性決定項目團隊的臨時性,通常需要隨著項目的完成而解散队腐。團隊解散后蚕捉,團隊成員需要重新找工作。這也是項目帶給團隊成員的挑戰(zhàn)及之一柴淘。
臨時性不意味著結果的臨時性
臨時性的項目所創(chuàng)造的結果往往具有可持續(xù)的長期生命力迫淹,并持續(xù)的對環(huán)境造成影響。例如为严,都江堰水利工程至今還在發(fā)揮作用敛熬。
@提示
在敏捷項目中,項目結束團隊并不解散第股,而是直接再從事新的項目应民。傳統(tǒng)項目是因事設人(有多少事找多少人),敏捷項目是因人設事(有多少人干多少活)夕吻,敏捷項目的這種安排從一定程度上避免了團隊聚散導致的生產(chǎn)力降低诲锹。
項目可因多種原因結束
達成項目目標;
不會或不能達到目標涉馅;
項目資金缺乏或沒有可分配資金归园;
項目需求不復存在(例如,客戶不要了稚矿、戰(zhàn)略錯了庸诱、高層不想做了);
無法獲得所需人力或物力資源晤揣;
出于法律或便利原因而終止項目偶翅。
@提示
無論何種原因,項目的結束都必須經(jīng)過既定的程序進行碉渡,并對組織過程資產(chǎn)更新有所貢獻聚谁。
1.2.5 漸進明細性
漸進明細,也就是逐漸細化滞诺,意味著在連續(xù)積累中分步驟實現(xiàn)形导,以便逐步明確項目的細節(jié)特征。由于可能發(fā)生變化习霹,應該在整個項目生命周期中反復開展制定項目管理計劃工作朵耕,對計劃進行逐步修正。
項目中存在的各種不確定性導致項目總是出于變化之中淋叶,給人的直觀感覺就是“計劃趕不上變化”阎曹。不少人會產(chǎn)生一個疑問,就是那干嘛還要做計劃?
計劃是對不確定事物的認識
無法認識的事物处嫌,人們就無法對其有所作為栅贴。將不可認識的事物進行分解,或者先認識事物的一部分熏迹,這種過程產(chǎn)生了知識檐薯。
項目也是事物的一種,因為項目的獨特性導致我們不可能對項目一開始就能認識透徹注暗。理論上講坛缕,在項目完成的時候我們應該獲得對項目的完整信息,但是在項目的初期階段我們對項目的認識最少捆昏,信息過少就無法做出決策赚楚,沒有決策就不能指導行動。為了獲得項目信息骗卜,人們的手段是做計劃宠页,通過做計劃來增加對項目不確定性的認識,有了足夠的認識后膨俐,就可以指導人們采取行動實現(xiàn)項目目標勇皇。
有的項目過于復雜,連計劃都無法做出焚刺,可以采取的方法是按照既有經(jīng)驗敛摘,在可能的幾個方面做試驗,通過試驗刺破屏障乳愉,讓隱藏的信息暴露出來兄淫,然后再據(jù)此制定計劃。所以蔓姚,有些項目的調(diào)研階段會持續(xù)很長時間捕虽。在敏捷項目管理中,經(jīng)常使用一種稱作“探針(Spike)”的方式來獲得項目的信息坡脐。
計劃是通過抽絲剝繭的方式來逐漸增加對不確定的認識泄私。沒有足夠的信息就開始行動,項目就是看起來很忙的布朗運動备闲,很難實現(xiàn)預期的成果晌端,甚至連錯誤結果都不會產(chǎn)生。另一方面恬砂,如果沒有計劃咧纠,也無法判斷結果的好壞。
漸進明細說明不可能有完美的計劃
因為在項目早期不具備認識項目的所有信息泻骤,也就不存在完美的計劃漆羔;試圖項目早期階段制定完美計劃的想法是不現(xiàn)實的梧奢,也會導致巨大的浪費,尤其是項目工期的巨大浪費演痒。
我們要承認計劃是不完美的亲轨,但不能以此為理由就不做計劃,因為沒有計劃就無法指導項目的進展方向嫡霞,甚至連自己如何失敗的瓶埋、是對是錯都無法判斷希柿。
漸進明細要求持續(xù)的計劃
承認計劃的不完美诊沪,那么在做計劃時只要做到“足夠”就可以了曾撤。所謂“足夠”,就是當前的認識水平能夠指導接下來一段時間的行動渐裸。這一段時間可以是1天、一周装悲、一個月昏鹃、半年。在敏捷項目管理中洞渤,往往只做2~4周的詳細計劃属瓣。承認計劃的不完美载迄,就要在整個項目周期中要持續(xù)的計劃,通過持續(xù)的計劃來適應變化抡蛙。
項目的許多方面需要漸進明細
項目范圍——開始只有粗略的范圍說明書护昧,然后細化出工作分解結構和工作分解結構詞典。
項目計劃——開始只有控制性計劃惋耙,然后逐漸明細熊昌,得到具體的實施計劃。
項目目標——開始只有方向性的大目標浴捆,然后逐漸細化出具體的、可測量的冲粤、可實現(xiàn)的小目標美莫。
漸進明細不同于范圍蔓延
項目的漸進明細厢呵,一定要在適當?shù)姆秶x下進行傀顾,也就是要在項目的邊界內(nèi)進行,以避免漸進明細演變成范圍蔓延短曾。漸進明細與范圍蔓延根本不是一回事,前者是必須做的哩都,后者是必須避免的婉徘。如果項目是合同約束下進行的,尤其要注意這兩者的區(qū)別盖呼。合同工作的漸進明細必須在和合同所規(guī)定的工作范圍內(nèi)進行,而不能超出該范圍约炎。這既是對承包商的要求,也是對發(fā)包方的要求章钾。如果超過合同工作范圍热芹,就屬于追加額外工作,應該按照合同變更管理的程序加以管理伊脓。
@提示
漸進明細是在確定的項目邊界內(nèi)進行的报腔,不能“溜出”項目邊界!
漸進明細的兩種手段
化大為小纯蛾,逐步推進,典型方法是傳統(tǒng)項目管理中的瀑布式生命中周期炮姨。將項目切割成幾個階段,在不同的階段執(zhí)行不同的項目活動舒岸,最終階段完成項目的所有活動。
剝洋蔥方式俄认,逐層深入洪乍,典型方法是敏捷項目管理的增量/迭代式生命周期。每次解決當前能夠解決的問題典尾,逐層深入钾埂,每個層次上以不同的完整程度進行項目的所有活動科平,在最后一個迭代徹底完成項目。
@提示
從項目的臨時性瞪慧、獨特性和漸進明細性出發(fā),可以說:任何一項工作氨菇,如果你更看重它的臨時性妓湘、獨特性和漸進明細性,他就是“項目”榜贴;如果你更看重它的重復性,與其它工作的相似性鹃共,以及一開始就能明確大部分細節(jié)驶拱,他就是“運營”。也正是從這個意義上講阴孟,組織中的許多工作都可以被看作項目,以便推行“項目化企業(yè)管理”温眉。