我之前的同事小魚(yú)就一直跟我抱怨卡睦，自己平時(shí)真的很忙宴胧，但事情總是做不完，一問(wèn)之下才知道表锻，原來(lái)她的公司老板很喜歡開(kāi)會(huì)恕齐，定期和不定期的會(huì)開(kāi)各種會(huì)議。
周會(huì)瞬逊、月會(huì)显歧、季會(huì)、項(xiàng)目討論會(huì)确镊、總結(jié)大會(huì)士骤、批評(píng)大會(huì)，頭腦風(fēng)暴大會(huì)蕾域，部門內(nèi)部會(huì)拷肌，跨部門討論會(huì)……等等到旦，有些會(huì)確實(shí)需要，但很多會(huì)沒(méi)有結(jié)果巨缘，這樣導(dǎo)致自己每次一天中很難有完整的時(shí)間添忘。
別說(shuō)去學(xué)習(xí)了，安排整塊時(shí)間去做完一個(gè)ppt都要被打斷多次若锁。因?yàn)殚_(kāi)會(huì)前勢(shì)必要準(zhǔn)備搁骑，她的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)在會(huì)前先給部門內(nèi)部開(kāi)個(gè)會(huì)討論，小魚(yú)感覺(jué)太糟糕了拴清，自己就是個(gè)市場(chǎng)策劃靶病，但根本沒(méi)有時(shí)間去思考如何把公司品牌做好，如果去設(shè)計(jì)一場(chǎng)爆款的市場(chǎng)活動(dòng)口予，頻繁的、無(wú)效的會(huì)議迫使她效率低下涕侈。
我確實(shí)很同情她沪停，她的低效完全是被會(huì)議所累。其實(shí)之前在一家國(guó)企擔(dān)任董事會(huì)監(jiān)事的時(shí)候就非常害怕每年一次的董事會(huì)裳涛。首先參會(huì)的都是股東和總經(jīng)理以上級(jí)別木张，自己的職級(jí)很低，光是坐在這群大佬中間就覺(jué)得格格不入端三。
另外舷礼，每次開(kāi)會(huì)大家都必須要發(fā)言。當(dāng)時(shí)公司運(yùn)營(yíng)狀況不佳郊闯，完全靠政府補(bǔ)貼來(lái)支撐運(yùn)營(yíng)妻献，市場(chǎng)轉(zhuǎn)化能力很弱，我確實(shí)有很多想法和建議团赁，但股東要看到盈利模式育拨，董事長(zhǎng)要拓展市場(chǎng)，總經(jīng)理要展示自己的業(yè)績(jī)欢摄，他們總喜歡把自己覺(jué)得好的一面展現(xiàn)出來(lái)熬丧。
而輪到我發(fā)言的時(shí)候，董事長(zhǎng)總會(huì)問(wèn)我一句：“小顧怀挠，你平時(shí)在一線析蝴，有什么建設(shè)性的意見(jiàn)，可以提出來(lái)绿淋∶苹”聽(tīng)了之前高層的發(fā)言，不是虛報(bào)當(dāng)年業(yè)績(jī)躬它，就是吹噓目前有很多大客戶希望合作边坤，非常有意向，預(yù)算也很充足……諸如此類错忱。
但我非常清楚，由于國(guó)企的關(guān)系疮跑，確實(shí)總經(jīng)理會(huì)認(rèn)識(shí)一些大客戶，他們也非常給面子愿意過(guò)來(lái)談凸舵，但公司在同業(yè)市場(chǎng)完全沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)力祖娘，客戶也不是傻子，最終就不了了之了啊奄。
所以每次開(kāi)會(huì)輪到我發(fā)言渐苏，我總是非常緊張的說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)們說(shuō)的都非常好菇夸，學(xué)習(xí)了很多東西琼富，會(huì)后我也會(huì)盡可能將這些積極的理念傳達(dá)給員工，大家齊心協(xié)力把公司做好庄新。說(shuō)完一口氣差點(diǎn)喘不上來(lái)鞠眉。
會(huì)議上沒(méi)有討論出任何結(jié)果，會(huì)后又把我們一幫人拉到大飯店吃總結(jié)餐择诈⌒堤＃看著領(lǐng)導(dǎo)們喝酒寒暄，我滴酒不沾又不喜歡這種場(chǎng)面羞芍，最后就找個(gè)借口開(kāi)溜了哗戈。
你是不是也參加過(guò)這樣的會(huì)議：
例行公事的會(huì)議，每周必須要開(kāi)荷科，除了匯報(bào)沒(méi)什么互動(dòng)和討論性唯咬，整個(gè)過(guò)程非常無(wú)聊；
會(huì)議本身無(wú)亮點(diǎn)步做，主持大會(huì)的人也沒(méi)有很好的引導(dǎo)副渴，大家都覺(jué)得很乏味，期間開(kāi)始不停的有人起身上廁所全度，外出接電話煮剧，最后會(huì)議就在這種散漫的氛圍下結(jié)束了；
會(huì)議需要討論的議題很多将鸵，但參會(huì)的人員都很會(huì)看老板臉色勉盅，大家都不愿意發(fā)言，會(huì)議一度冷場(chǎng)顶掉，最后沒(méi)有結(jié)果草娜，只能私下里再議。
會(huì)議參與人員太多痒筒，現(xiàn)場(chǎng)大家討論非常激烈宰闰，但有些不相關(guān)的人把話題引入了一條岔路茬贵，導(dǎo)致雖然氣氛熱烈，但結(jié)果卻遲遲無(wú)法出來(lái)移袍，時(shí)間一長(zhǎng)解藻，很多人都抱怨希望趕緊結(jié)束。
……
其實(shí)這些都是屬于無(wú)效會(huì)議葡盗，非常浪費(fèi)時(shí)間螟左。很多時(shí)候我們并不想讓自己低效，但往往外界因素迫使我們處于低效的狀態(tài)中觅够，比較多的原因就是因?yàn)榈托У臅?huì)議胶背，產(chǎn)生低效會(huì)議的原因主要有這幾個(gè)：
01
會(huì)議討論不深入。在會(huì)前安排人員并沒(méi)有把需要討論的內(nèi)容讓每個(gè)參會(huì)人員進(jìn)行了解喘先，而是到開(kāi)會(huì)當(dāng)天才在每個(gè)人的桌子上放置了會(huì)議資料钳吟。這就導(dǎo)致對(duì)于需要解決的問(wèn)題很多人都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)深度思考，發(fā)言時(shí)很可能會(huì)發(fā)生別人說(shuō)什么苹祟，我照著這個(gè)思路差不多說(shuō)一下就過(guò)去了砸抛。
02
會(huì)議方向偏離。很多會(huì)議的目標(biāo)其實(shí)都不清晰树枫，比如像我之前公司的董事會(huì)，其實(shí)我看到的內(nèi)部材料中景东，最關(guān)鍵的是要對(duì)于為什么沒(méi)有完成業(yè)績(jī)做深入的分析砂轻，然后拿出相應(yīng)的解決方案，并對(duì)第二年的戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整的斤吐。
但卻變成了一個(gè)利益的平衡搔涝，大家都每個(gè)人都揣測(cè)領(lǐng)導(dǎo)的心思，都是抱著功利心去的和措，而不是抱著解決問(wèn)題的態(tài)度庄呈，自然不會(huì)有什么結(jié)果。
但很可惜派阱，最后大會(huì)變成了務(wù)虛會(huì)議诬留，股東希望看到希望，董事長(zhǎng)希望給股東一個(gè)交代贫母，而總經(jīng)理希望表現(xiàn)自己文兑，所以對(duì)于存在的問(wèn)題不會(huì)去深入觸碰。
03
會(huì)議沒(méi)有反饋腺劣。不僅僅是我之前參加過(guò)的會(huì)議绿贞，很多公司的會(huì)議開(kāi)完之后就沒(méi)有下文，不了了之了橘原，這樣就等于浪費(fèi)大家一下午或者一天時(shí)間籍铁。
如何能提高會(huì)議效率呢涡上？這里介紹一下著名的三星“高效會(huì)議原則”：八個(gè)必須和三個(gè)公式。
八個(gè)必須是：
凡是會(huì)議拒名，必有準(zhǔn)備
凡是會(huì)議吩愧，必有主題
凡是會(huì)議，必有紀(jì)律
凡是會(huì)議靡狞，會(huì)前必有議程
凡是會(huì)議耻警，必有結(jié)果
凡是開(kāi)會(huì)，必有訓(xùn)練
凡是開(kāi)會(huì)甸怕，必須守時(shí)
凡是開(kāi)會(huì)甘穿，必有記錄
三個(gè)公式是：
1、光是開(kāi)會(huì)梢杭，如果會(huì)后沒(méi)有人落實(shí)温兼，等于零。
2武契、會(huì)議上布置了工作募判，但是會(huì)后不進(jìn)行檢查，等于零咒唆。
3届垫、抓住了不落實(shí)的事，同時(shí)追究了不落實(shí)的人全释，等于落實(shí)装处。
就三星“高效會(huì)議原則”，講一下我近期參加過(guò)的一次高質(zhì)量的會(huì)議分享一下浸船。
一個(gè)多月前公司的新項(xiàng)目出現(xiàn)了一些問(wèn)題妄迁，而原先接手的團(tuán)隊(duì)很多人離職了，無(wú)法保證項(xiàng)目后期的正常運(yùn)行李命。
當(dāng)時(shí)我給的建議一個(gè)是招新的團(tuán)隊(duì)登淘，或者找外包公司馬上接上。老板同意了我的方案封字，但由于之前的團(tuán)隊(duì)是股東方介紹的黔州，所以這次股東方也特地趕過(guò)來(lái)開(kāi)會(huì)討論看看有沒(méi)有其他解決方案。
由于時(shí)間非常緊迫周叮，當(dāng)時(shí)會(huì)前其實(shí)老板已經(jīng)做了決定辩撑，只是看看這次會(huì)議有沒(méi)有更好的解決方案。
1仿耽、會(huì)前溝通
會(huì)前一周我就開(kāi)始和股東團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通合冀，把問(wèn)題和我們需要最終呈現(xiàn)的結(jié)果做了深入的交流。
但由于股東大老板需要確認(rèn)项贺，會(huì)前無(wú)法把結(jié)果定下來(lái)君躺。會(huì)議時(shí)間定下后峭判，我就把會(huì)議當(dāng)天需要討論的問(wèn)題，我方的態(tài)度棕叫，最終需要達(dá)到的結(jié)果全部羅列出來(lái)林螃，并發(fā)給當(dāng)天會(huì)議所有人員。
這就是會(huì)前溝通俺泣，這對(duì)會(huì)議的質(zhì)量起著關(guān)鍵作用疗认，這天大家到場(chǎng)之前已經(jīng)對(duì)會(huì)議內(nèi)容很了解了，各自心中也有了解決方案伏钠，效率大大提高横漏。
2、提前到場(chǎng)
那天我還是到的比較早的熟掂，但沒(méi)想到股東方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)到的更早缎浇，他們前一天晚上提前到了上海，并在公司附近的酒店入住赴肚。第二天一早我還在地鐵上就收到了對(duì)方的消息素跺，等著我們開(kāi)門。
其實(shí)會(huì)議有個(gè)不成文的規(guī)定誉券，越是級(jí)別高的領(lǐng)導(dǎo)越晚到指厌，其他人都會(huì)提前坐在會(huì)議室里，等待大老板的出現(xiàn)踊跟。但如果大老板遲到10分鐘以上仑乌，大家就要干坐在那里等，其實(shí)是非常浪費(fèi)時(shí)間的琴锭。
提前到會(huì)場(chǎng)對(duì)大家都是一種尊重，那天股東方到的很早讓我很感動(dòng)衙传，所以開(kāi)會(huì)的氣氛也就緩和很多决帖。
3、目標(biāo)明確
當(dāng)天的議題大家都非常清楚了蓖捶，我也并沒(méi)有說(shuō)太多寒暄的話地回，而是開(kāi)門見(jiàn)山的按照議題開(kāi)始走。由于時(shí)間關(guān)系俊鱼，股東方下午就要走刻像，而當(dāng)天討論的問(wèn)題又比較多，之前列出的問(wèn)題一筆帶過(guò)并闲。
著重把問(wèn)題拋出來(lái)细睡，目前存在什么問(wèn)題？我們需要得到的結(jié)果是什么帝火？有哪些解決方案溜徙？之后采取什么樣的措施湃缎？直接拋出會(huì)議的核心是最節(jié)約時(shí)間的。
聽(tīng)到這些問(wèn)題大家展開(kāi)熱烈的討論蠢壹，另外嗓违，不要因?yàn)橛懈呒?jí)別的人在場(chǎng)就不敢發(fā)表自己的意見(jiàn)，要有意識(shí)的提高會(huì)議效率图贸，就要少說(shuō)套話蹂季、廢話和不重要的話，敢于拋出自己的觀點(diǎn)疏日，敢于撕逼偿洁。
期間對(duì)于對(duì)方給不出明確的答復(fù)，我和另外一個(gè)同事直接和對(duì)方大老板撕逼制恍，看到一旁的總經(jīng)理出來(lái)打圓場(chǎng)父能，馬上告訴對(duì)方問(wèn)題的嚴(yán)重性。在經(jīng)過(guò)一番唇槍舌劍后净神，會(huì)議最終有了結(jié)果何吝。
事后，對(duì)方大老板把我拉到老板面前說(shuō)鹃唯，之前覺(jué)得我這個(gè)人非常討厭爱榕，總是刁難他們，給他們出各種難題坡慌，現(xiàn)在才知道這種堅(jiān)持的態(tài)度才能把事情做好黔酥，如果沒(méi)有這種態(tài)度項(xiàng)目肯定會(huì)出更大的問(wèn)題，這個(gè)人他很欣賞洪橘。
明確目標(biāo)是開(kāi)會(huì)一場(chǎng)會(huì)議的核心跪者。
4、會(huì)后反饋
會(huì)議一定要建立反饋機(jī)制熄求，除非真的是務(wù)虛會(huì)議渣玲。所以每次開(kāi)完項(xiàng)目會(huì)議，我都會(huì)讓下屬整理出會(huì)議紀(jì)要弟晚，尤其是會(huì)議時(shí)討論的問(wèn)題忘衍，結(jié)論是什么，后續(xù)的解決方案有哪些卿城，時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么枚钓，都要羅列清楚。
而每次項(xiàng)目發(fā)現(xiàn)問(wèn)題瑟押，或者出現(xiàn)重復(fù)的問(wèn)題搀捷，只要一翻之前的會(huì)議紀(jì)要，問(wèn)題的答案馬上就出來(lái)了勉耀，不需要再重新討論指煎，也是大大提高了效率蹋偏。
在日本樂(lè)天公司，老板三木谷浩史就要求公司以“十倍速”的方式來(lái)開(kāi)會(huì)至壤，就是原先需要開(kāi)3個(gè)小時(shí)的會(huì)威始，要在將近20分鐘完成。
怎么能做到呢像街？一個(gè)是至少提前一天把會(huì)議需要討論的內(nèi)容以郵件的形式發(fā)送給所有參會(huì)人員黎棠，其次開(kāi)會(huì)直接說(shuō)重點(diǎn)和問(wèn)題，直奔目標(biāo)镰绎，不許說(shuō)任何廢話脓斩，這樣每次會(huì)議自然可以達(dá)到十倍速，不僅會(huì)議效率提高畴栖，員工的工作效率也相應(yīng)的提高了随静。
所以，如果你正被公司繁重的會(huì)議所拖累吗讶，該停下來(lái)審視一下燎猛，會(huì)議本身是不是出了問(wèn)題。
