當(dāng)前五芝，中國(guó)的工程建設(shè)公司國(guó)際化進(jìn)程高速前行氓英，在眾多采用總承包項(xiàng)目管理模式的國(guó)際化工程建設(shè)項(xiàng)目中严沥，國(guó)內(nèi)的工程建設(shè)項(xiàng)目總承包商逐漸意識(shí)到了文檔控制管理在項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程中的重要性和必要性缺猛。
文控組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配置原則
國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目合同生效后垃帅，將由總承包商項(xiàng)目部根據(jù)合同要求和項(xiàng)目實(shí)施需要延届，設(shè)置文控組織機(jī)構(gòu)并配置相應(yīng)的文控人員。根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施規(guī)模挺智、管理目標(biāo)祷愉、詳細(xì)需求、工作環(huán)境赦颇，文控組織機(jī)構(gòu)設(shè)置共有三種執(zhí)行模式：設(shè)置文檔控制中心、設(shè)置文檔控制小組赴涵、為項(xiàng)目部各職能部門(mén)直接配置文檔控制工程師媒怯。
由于設(shè)置文檔控制中心需要消耗一定的項(xiàng)目資源，一般項(xiàng)目建設(shè)周期較短髓窜、投資規(guī)模較小的項(xiàng)目不推薦使用此種模式扇苞，所以設(shè)置文檔控制小組就成了多數(shù)情況下的最佳選擇。為保持總承包商項(xiàng)目部組織機(jī)構(gòu)足夠精簡(jiǎn)明確寄纵，盡量減少項(xiàng)目工作界面，進(jìn)而使項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)快速有效，文檔控制小組可以隸屬于項(xiàng)目經(jīng)理部塘秦、控制部筷狼、人力資源及行政部等職能部門(mén)。文檔控制小組必須是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的專(zhuān)業(yè)組織：有固定的負(fù)責(zé)人且具備明確的工作范圍恃鞋，保證文檔控制小組始終努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔控制的既定目標(biāo)崖媚。文檔控制小組的核心成員由文檔控制工程師組成，人員數(shù)量可以根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模大小和執(zhí)行階段進(jìn)行調(diào)整恤浪。
文控組織機(jī)構(gòu)人員配置的基本原則：從項(xiàng)目環(huán)境和實(shí)際需求出發(fā)畅哑，合理評(píng)估項(xiàng)目?jī)?nèi)外部工作界面和項(xiàng)目各主要階段的工作任務(wù)，明確定義文控組織機(jī)構(gòu)的職能和崗位設(shè)置水由，再針對(duì)文控組織機(jī)構(gòu)的職能和崗位設(shè)置荠呐，對(duì)應(yīng)項(xiàng)目不同階段完成文控人員的配置，形成文控人員進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃砂客。
下面通過(guò)兩個(gè)國(guó)際油田項(xiàng)目的實(shí)踐案例泥张，重點(diǎn)講解文檔控制小組隸屬于不同的總承包商項(xiàng)目部職能部門(mén)的工作特點(diǎn)及存在的主要問(wèn)題。
案例分析1：
某油田地面工程項(xiàng)目分兩期建設(shè)鞭盟，一期300萬(wàn)噸/年圾结，計(jì)劃于2011年6月30日機(jī)械竣工；二期600萬(wàn)噸/年齿诉，計(jì)劃于2011年12月30日機(jī)械竣工筝野。主要包括：原油中心處理站晌姚、電站、氣處理裝置歇竟、注水站挥唠、水源站、外輸管線焕议、單井宝磨、計(jì)量站、集輸管線盅安、輸電線路等工程唤锉。
由于該項(xiàng)目規(guī)模較大，產(chǎn)生的項(xiàng)目文檔種類(lèi)和數(shù)量繁多别瞭，因此在文控執(zhí)行模式方面窿祥，項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，將文檔控制小組歸至控制部蝙寨，與工程進(jìn)度控制晒衩、質(zhì)量控制、費(fèi)用控制等項(xiàng)目控制職能劃在一起墙歪，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理听系。
同時(shí)，在設(shè)計(jì)部虹菲、采購(gòu)部靠胜、施工部分別設(shè)置文檔控制工程師，文檔控制工程師與上述職能部門(mén)專(zhuān)業(yè)工程師相互協(xié)作配合届惋，從而有效的加強(qiáng)了該項(xiàng)目文檔控制各工作界面之間的相互聯(lián)系髓帽。隨著設(shè)計(jì)、采購(gòu)脑豹、施工等項(xiàng)目工作的陸續(xù)全面展開(kāi)郑藏，以及項(xiàng)目部由國(guó)內(nèi)動(dòng)遷到了國(guó)外，文控人員配置也經(jīng)歷了四個(gè)主要階段：
第一階段：項(xiàng)目啟動(dòng)瘩欺，設(shè)置了兩名文檔控制工程師負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期文檔的相關(guān)工作必盖；
第二階段：隨著設(shè)計(jì)工作的全面開(kāi)展，增加了兩名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)項(xiàng)目部的文檔控制工作俱饿，同時(shí)增加了一名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)外項(xiàng)目部的文檔控制工作歌粥；
第三階段：隨著采購(gòu)和施工工作的全面開(kāi)展，增加了四名文檔控制工程師負(fù)責(zé)國(guó)外項(xiàng)目部的文檔控制工作拍埠；
第四階段：隨著項(xiàng)目工作的逐步完成失驶，文檔控制工程師將工作重心調(diào)整為項(xiàng)目交工資料整理，并最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件交付枣购。
從上述四個(gè)主要階段來(lái)看嬉探，對(duì)于規(guī)模龐大擦耀、地點(diǎn)分散的該項(xiàng)目而言，其控制部文檔控制小組的人員配置相對(duì)來(lái)說(shuō)較為精簡(jiǎn)涩堤，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔控制工作的良好執(zhí)行眷蜓，是離不開(kāi)項(xiàng)目部主要職能部門(mén)的文檔控制工程師和專(zhuān)業(yè)工程師的配合和協(xié)作的。項(xiàng)目部雖然將文檔控制小組歸至控制部胎围，但文檔控制小組與其它項(xiàng)目部重要職能的交流不夠吁系，并沒(méi)有充分介入到項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量白魂、費(fèi)用等統(tǒng)一的綜合控制管理中汽纤，致使文檔控制相對(duì)獨(dú)立，沒(méi)能更好的與項(xiàng)目管理結(jié)合起來(lái)碧聪。雖然最終的項(xiàng)目文檔控制工作執(zhí)行結(jié)果令人滿意冒版，但此種文檔控制管理執(zhí)行模式存在以下不足需要改進(jìn)：
文檔控制小組雖隸屬于項(xiàng)目部控制部，但與控制部自身的其它職能交流較少逞姿，沒(méi)有設(shè)置明確的工作界面與工作接口程序，沒(méi)能發(fā)揮出與控制部其它主要職能的配合效果捆等，沒(méi)能起到對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度滞造、質(zhì)量、費(fèi)用等進(jìn)行綜合管理控制的作用栋烤；
由于項(xiàng)目工作地點(diǎn)在國(guó)內(nèi)外兩地谒养，文控人員分布于項(xiàng)目部多個(gè)職能部門(mén)等特點(diǎn)，不能對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行統(tǒng)一的集中的管理控制明郭，文檔控制工程師和各職能部門(mén)專(zhuān)業(yè)工程師的聯(lián)系比較松散买窟，工作方式、方法存在差異薯定，缺乏文控溝通管理計(jì)劃始绍。
通過(guò)上述案例能夠發(fā)現(xiàn)，對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代化的國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目话侄，合理亏推、適用的文控組織機(jī)構(gòu)與管理模式是提升項(xiàng)目管理水平、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理目標(biāo)的必要條件年堆。
案例分析2：
某國(guó)際油田項(xiàng)目吞杭，由兩個(gè)獨(dú)立的區(qū)域組成，主要地面設(shè)施包括：兩座集油站变丧、一座中心處理站芽狗、三條油氣外輸管線和一條新鮮水管線組成。在該項(xiàng)目中痒蓬，文檔控制工作小組隸屬于行政部童擎，通過(guò)整體外包的形式開(kāi)展文檔控制工作滴劲。該項(xiàng)目為EPC總承包項(xiàng)目，項(xiàng)目文件主要包括以下五個(gè)部分：
信函柔昼、會(huì)議紀(jì)要哑芹、備忘錄等文書(shū)類(lèi)文件；
項(xiàng)目管理類(lèi)文件捕透；
工程技術(shù)文件聪姿；
供貨商文件；
合同商務(wù)類(lèi)文件乙嘀。
根據(jù)EPC總承包項(xiàng)目的特點(diǎn)末购，文檔控制工程師主要分布于設(shè)計(jì)、采購(gòu)虎谢、施工三個(gè)部門(mén)盟榴，在關(guān)系上隸屬于行政部文檔控制小組統(tǒng)一管理。信函婴噩、會(huì)議紀(jì)要等文 書(shū)類(lèi)文件及項(xiàng)目管理類(lèi)文件由行政部文檔控制小組統(tǒng)一管理擎场，工程技術(shù)文件由設(shè)計(jì)部文檔控制工程師負(fù)責(zé)管理，供貨商文件由采購(gòu)部文檔控制工程師負(fù)責(zé)管理几莽。文控團(tuán)隊(duì)主要的工作職責(zé)包括以下內(nèi)容:
負(fù)責(zé)項(xiàng)目文書(shū)類(lèi)文件迅办、管理類(lèi)文件、工程技術(shù)文件章蚣、供貨商文件及合同商務(wù)類(lèi)文件的收集站欺、整理、流轉(zhuǎn)纤垂、歸檔矾策、管理、統(tǒng)計(jì)峭沦、檢索贾虽、借閱等工作；
負(fù)責(zé)項(xiàng)目應(yīng)用的各類(lèi)文件模板的編制及修訂熙侍；
定期對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行檢查榄鉴、評(píng)審，包括對(duì)項(xiàng)目文件的查借閱情況蛉抓、存檔準(zhǔn)確性庆尘，以及是否按項(xiàng)目文檔控制程序執(zhí)行等。
通過(guò)對(duì)項(xiàng)目文檔控制工作的總結(jié)巷送，國(guó)際大型工程建設(shè)項(xiàng)目通常需要文控人員兼顧一些文檔控制工作以外的其它工作內(nèi)容驶忌，這對(duì)于文控人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)較大的風(fēng) 險(xiǎn)。明確文控人員的崗位職責(zé)和工作界面，將文檔控制工作落實(shí)到具體的崗位中付魔，增加工作界面協(xié)調(diào)管理制度聊品，使項(xiàng)目文檔控制涉及的每項(xiàng)工作有理可依、有據(jù)可查几苍，能夠大大提高文檔控制工作效率翻屈，提升項(xiàng)目文檔管理的工作質(zhì)量，進(jìn)而輔助項(xiàng)目管理相關(guān)工作有序開(kāi)展妻坝。
此外伸眶，項(xiàng)目各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視及明確的文控組織機(jī)構(gòu)與隸屬關(guān)系同樣是項(xiàng)目文檔控制工作的重要保障。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中刽宪，通常會(huì)在各職能部門(mén)設(shè)置項(xiàng)目秘書(shū)厘贼，由項(xiàng)目秘書(shū)負(fù)責(zé)信函、會(huì)議紀(jì)要等文書(shū)類(lèi)文件的起草圣拄，并與文檔控制工程師形成清晰的工作界面嘴秸，相互配合完成工作。
國(guó)際項(xiàng)目通常要求更加嚴(yán)格庇谆、規(guī)范岳掐，通常國(guó)外項(xiàng)目稱呼的文檔控制工程師都具備十年以上，甚至更久的項(xiàng)目文檔控制實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)饭耳。國(guó)際項(xiàng)目的執(zhí)行規(guī)范要求 更加細(xì)致岩四，國(guó)際項(xiàng)目的控制程序和工作流程通常是非常詳實(shí)的。一般國(guó)際項(xiàng)目的業(yè)主都會(huì)要求使用國(guó)際知名的文檔管理系統(tǒng)哥攘，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行統(tǒng)一的管理。國(guó)際項(xiàng)目的項(xiàng)目管理要求較高材鹦，一般都會(huì)與不少國(guó)內(nèi)外的知名企業(yè)合作逝淹，所以標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目管理實(shí)踐，可以使項(xiàng)目工作順暢有效的開(kāi)展桶唐，使項(xiàng)目涉及的各單位栅葡、 各界面都能夠更好的協(xié)作。
從上述案例可以看出尤泽，目前國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目文檔控制工作效果仍有待提高欣簇，項(xiàng)目總承包商對(duì)文檔控制工作缺乏必要的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在項(xiàng)目中無(wú)法按照一個(gè)統(tǒng)一的坯约、國(guó)際化的文檔控制體系來(lái)運(yùn)作相關(guān)工作熊咽，各工作界面的操作無(wú)法統(tǒng)一，造成文檔控制工作結(jié)果參差不齊闹丐，進(jìn)而側(cè)面降低了項(xiàng)目管理的質(zhì)量横殴。文控組織機(jī)構(gòu)的設(shè) 置應(yīng)該參照項(xiàng)目的承包模式、規(guī)模卿拴、周期衫仑、組織機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目管理需求進(jìn)行確定梨与，以便項(xiàng)目文檔控制工作能夠順利開(kāi)展，并且有效輔助項(xiàng)目管理文狱，加快項(xiàng)目的進(jìn)度粥鞋，減 少因項(xiàng)目文檔問(wèn)題帶來(lái)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。另外瞄崇，由于工作性質(zhì)和企業(yè)特點(diǎn)呻粹，項(xiàng)目總承包商不能長(zhǎng)期儲(chǔ)備專(zhuān)業(yè)的文控人員，往往是等到項(xiàng)目開(kāi)始后才著手開(kāi)始文控工作的籌備杠袱，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中還將面臨較高的文控人員流失率尚猿，需要進(jìn)行二次招聘和培訓(xùn)，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行造成了極大風(fēng)險(xiǎn)楣富。
中國(guó)經(jīng)濟(jì)的國(guó)際化腳步加速凿掂，隨著中國(guó)工程建設(shè)領(lǐng)域的騰飛，國(guó)際工程總承包的市場(chǎng)前景必將是更加廣闊的纹蝴，同時(shí)也面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和巨大的挑戰(zhàn)庄萎。在 市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，國(guó)際總承包項(xiàng)目管理水平將最終決定工程公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力塘安，項(xiàng)目文檔控制也將成為各大國(guó)際工程公司的管理重點(diǎn)糠涛。隨著人力資源費(fèi)用及工程公司對(duì)文控人員素質(zhì)要求的不斷提升，臨時(shí)招聘項(xiàng)目文控人員的模式必將會(huì)為項(xiàng)目造成很大的風(fēng)險(xiǎn)兼犯。目前國(guó)內(nèi)已經(jīng)可見(jiàn)項(xiàng)目文檔控制整體業(yè)務(wù)流程外包的高技術(shù)服務(wù)忍捡，同時(shí)能夠適應(yīng)國(guó)際工程項(xiàng)目雙語(yǔ)環(huán)境的特點(diǎn)，相信在不久的將來(lái)切黔，通過(guò)業(yè)務(wù)流程外包的高技術(shù)服務(wù)的形式砸脊，完成國(guó)際大型工程建設(shè)項(xiàng)目文檔控制工作將是廣大項(xiàng)目業(yè)主和工程公司的首選。
