要做的工作太多,腦中亂成一團,無法集中精力干好眼前的工作。
雖然制定了工作計劃,但從沒能按計劃完成過工作辦公桌上亂成一團,經(jīng)常找不到重要文件格嘁。
以為保存在電腦里的資料找不到了,只好重做一份肥印。
上述這些因為一些細(xì)節(jié)而引起工作不順、浪費時間和精力的現(xiàn)象,估計我們誰都遇到過吧。
超級整理術(shù)是一種不依靠卓越的才能和堅強的意志力妻往，不依靠高學(xué)歷稍浆，不依靠超強的記憶力载碌，只要按設(shè)定的規(guī)則去做，就人人都可以做到的讓工作效率大幅度提升的簡單工作方法衅枫。
它整理的對象是紙質(zhì)文件嫁艇、辦公桌、電腦文件弦撩、郵件步咪、大腦信息、時間益楼。整理的目的是為了提高工作效率猾漫。
通過整理点晴，您會變得思路清晰，工作更有實效;工作之余有更多的時間可以自由支配静袖。
這是一本既簡單又不簡單的書觉鼻。簡單是因為它講的都是具體的方法。不簡單的是队橙，我們要看到方法背后的思維坠陈。如此，我們才能跳出這本書的框架捐康，讓我們不僅僅學(xué)習(xí)到工作效率的提升方法仇矾，而是學(xué)習(xí)到提升我們各個方面的效率的思維。
今天是第一節(jié)：為什么我們需要整理解总？
很多人有過這樣的經(jīng)歷贮匕，因為沒有及時整理工作,導(dǎo)致一項工作不得不重復(fù)去做,浪費了時間;或是丟失了重要的票據(jù),喪失了客戶的信任等等。如果不及時整理,工作效率就會降低花枫。有時不得不花很長時間找文件或票據(jù),或是重復(fù)同樣的工作刻盐。而且這種時候，人的大腦也是混亂的劳翰，情緒也會跟著暴躁敦锌。
不過,只要及時進行了整理,工作就會變得順利。一句話,整理不是單純?yōu)榱谁h(huán)境整潔,而是為了“提高工作效率”。
所以,這本書并不僅僅是介紹那些“使所見之處到處整整齊齊的整理術(shù)”，而是提高工作效率的方法刷晋。有些人的辦公桌上的確很干凈,可是上面什么都沒有,文件全部被規(guī)整地收在文件夾里,電腦里也是設(shè)了好幾個層次的文件夾……但他們?yōu)榱苏沓蛇@樣花費了很多時間,那就不能稱之為“很有效率”了。
換句話說听想，我們不應(yīng)為了整理而整理,“把東西很好地歸類”之類的收納方法,還不能被稱為是一項“工作時所必需的技能”。而這本書中介紹的是以“高效工作”為目的马胧，并且實踐性很強的整理術(shù)汉买。
比如說,隨時要用的圓珠筆,如果你每次用完都把它收進抽屜里,那么這個動作就是多余的,還是把它就放在辦公桌上吧，并不是說什么東西都需要隨時收拾漓雅。
不擅長整理,會拖事業(yè)的后腿
有時我們工作干得好好的,忽然會遇到：
“那份文件我到底放哪兒了?”
“A與B兩項工作,到底應(yīng)該先做哪一項?”
“上次那個某某和我說的某事兒,到底是什么內(nèi)容來著?”
等等的困惑,然后我們不得不停下手中的工作去拼命回想,或是找東西录别。
有上述經(jīng)歷的人,差不多都是因為不擅長整理,導(dǎo)致自己忘記事情,弄錯工作的順序,最終浪費了自己的時間和精力。相反邻吞，“工作能力強的人”,其整理能力通常也很強。
不擅長整理的人群的常見傾向
不擅長整理的人往往有以下幾個特點:
工作速度慢,晚上以及休息日經(jīng)常加班
經(jīng)常把時間花在找東西上
忘性大,由于不小心造成的失誤很多
腦中經(jīng)常在思考著多項工作
嘴里總是嘟囔著“忙死了,忙死了”
這些人雖然看上去很忙,但工作速度很慢葫男，自己覺得已經(jīng)很努力了,但周圍的人對他的評價卻不高,漸漸地他的積極性也受到了打擊,工作速度就更慢了抱冷，最后，變成了一場惡性循環(huán)!
那么梢褐，這些人都是沒有能力的人么旺遮？不一定赵讯。其實不擅長整理的人,大部分是因為不知道整理的訣竅,也不會設(shè)定規(guī)則。
因為沒有規(guī)則,雖然自己認(rèn)為已經(jīng)整理了,但事實上辦公桌上和大腦中仍然亂作一團,反而更浪費時間耿眉。
明明有著卓越的能力,卻因為不擅長整理,導(dǎo)致自己的能力無法最大限度地發(fā)揮出來,這樣的人,生活中比比皆是边翼。
所以說,超級整理術(shù)”是教您制定規(guī)則,然后按照規(guī)則做就會提高工作效率的好方法。
整理的效果
讓我們來看看,如果進行了整理,會有哪些效果吧：
思路會變得很清晰
想要的東西很快就能找到
更容易產(chǎn)生創(chuàng)意
工作更有實效
工作之余有更多時間可以自由支配
擅長整理的人,不僅是對重要文件,就連他頭腦里的創(chuàng)意和所掌握的技能,他都會一一進行整理鸣剪。由于他雷厲風(fēng)行,再加上心中有數(shù),所以總是又快速又準(zhǔn)確地做出判斷,從而節(jié)省大量時間……
運用“超級整理術(shù)”后多出來的時間,可以用于去學(xué)點東西充電组底。花時間進行各種學(xué)習(xí),是對自己最重要的投資筐骇。有了這種投資,自身能力才能得到提高债鸡，工作也會更有實效。
如果把時間都花在繁瑣的案頭工作上,日子一天天地過去了,個人卻沒有得到鍛煉和成長,將來也不太有可能進行新的創(chuàng)造铛纬。
所以,我們一定要在更有效率地完成工作之余,把空出來的時間用于學(xué)習(xí)厌均、思考,在每一天都過得充實、愉快的同時,讓個人能力得到成長,這才是一個良性循環(huán)告唆。
整理時嘗試引進“設(shè)計規(guī)則”理念
整理時可以嘗試引進“設(shè)計規(guī)則”理念棺弊。因為有了規(guī)則,在時間的使用上就會有更有規(guī)律和效率。制定規(guī)則會花費一點時間,但不要覺得麻煩擒悬。等你把規(guī)則運用得得心應(yīng)手時,你就會發(fā)現(xiàn),曾經(jīng)花掉的時間都加倍返回來了模她。
時間寶貴,每個人的時間都是有限的,而且無法儲存。我們所能做的,就是盡量減少時間的浪費,最大限度地利用有限的時間,讓每天都過得充實茄螃。
“超級整理術(shù)”的內(nèi)容
我們明白了為什么需要整理缝驳，那么到底什么是“超級整理術(shù)”呢？
“超級整理術(shù)”是一種盡量不依靠自己的記憶力和意志力,花費最少的精力獲得最大成果的方法归苍。
我們把工作分為“操作類”和“思考類”,為“操作類”工作設(shè)定規(guī)則提高工作效率,省出來的時間就可以做更有意義的事用狱。
“超級整理術(shù)”有幾個要點:
①“超級整理術(shù)”的基礎(chǔ)為“統(tǒng)一化”、“一元化”和“自動化”
②制定原則,徹底執(zhí)行
③爭取減少時間的浪費
④不過分整理
⑤有效利用整理出來的時間
那么,整理的對象到底是什么呢?分為四大類：
文件及辦公桌的整理
主要指紙質(zhì)文件的整理,其目的是創(chuàng)造一個舒適整潔的工作環(huán)境拼弃。
電腦及電子郵件的整理
作為一個現(xiàn)代商務(wù)人士,其最主要的工具就是電腦,應(yīng)更有效地使用夏伊。
大腦的整理
創(chuàng)意、煩惱吻氧、目標(biāo)溺忧、擔(dān)心的事項等等,這些都會使一個人的大腦陷人混亂。只有及時對其進行整理,思路才會清晰盯孙。
時間的整理
對于即將著手的工作,應(yīng)如何合理分配時間?
簡而言之,對時間的整理,就是對工作的整理鲁森。
只要設(shè)定了規(guī)則,不需要記憶力。比如說,關(guān)于電腦內(nèi)部資料的整理,規(guī)則如下：
①文件的名稱應(yīng)統(tǒng)一
②文件夾應(yīng)分類進行保管
③設(shè)一個“臨時保管文件夾”,專門存放未經(jīng)整理的文件
④定期對資料備份保存
⑤用桌面快捷方式進行搜索
制定了這些規(guī)則后,只要遵守它們就可以了,非常簡單振惰。
我們再來看“超級整理術(shù)”的基礎(chǔ)歌溉。舉個例子：
比如,給文件取名時最好有一定的規(guī)則——統(tǒng)一化,文件盡量集中保管在一定的地方——一元化,“備份保存資料”這些定期作業(yè),應(yīng)使用軟件進行管理——自動化。
總之,“統(tǒng)一化”、“一元化”和“自動化”是“超級整理術(shù)”的基礎(chǔ)痛垛。只要設(shè)定一些簡單的規(guī)則,然后遵守就可以了,既不需要記憶力也不需要意志力,誰都可以做到草慧。
規(guī)則越簡單越好
我們整理時需要制定規(guī)則,但也不能被條條框框束縛得太死。因為我們整理的目的,是為了提高工作效率,獲得更多的可支配時間匙头。
所以,我們制定的規(guī)則,一定是切實可行的,要根據(jù)自己從事的領(lǐng)域制定相應(yīng)的整理規(guī)則漫谷。
同時,整理時不能過細(xì),要是在整理上花費時間太多,整理方法太繁瑣以至于自己都記不住,那肯定不能長久堅持。
所以請記柞逦觥：整理方法不能過細(xì)舔示。有時,整理得不徹底也沒關(guān)系。只要稍微整理一下,能比以前少浪費一些時間,就很好了识窿。不必追求完美,那樣的話只會讓自己更疲勞,而且把大量時間花費在整理上也很可惜斩郎。
其實,整理術(shù)還有一項原則就是：可干可不干的事就應(yīng)盡可能地偷懶∮髌担總之,放松心情來學(xué)習(xí)整理吧缩宜。
第二篇，《文件的整理》甥温。
什么是“超級整理術(shù)”呢锻煌？“超級整理術(shù)”有什么意義呢？簡而言之姻蚓，“超級整理術(shù)”就是能夠讓您可以不再浪費時間與記憶力的整理方法宋梧。
我們不用再把時間浪費在到處找自己想要的東西上，也不用把記憶力浪費在努力記住東西擺放的位置這樣的問題上狰挡。我們應(yīng)當(dāng)記住的不是“東西放哪兒了”,而是“什么東西該放哪里”這一規(guī)則捂龄。
如此一來,我們就不用花時間從一大堆雜亂的東西中去找呀、翻呀加叁。這就是“超級整理術(shù)”的整體概念倦沧。
文件的整理
我們先來看文件的整理。
合同它匕、賬單展融、企劃書等工作文件再加上書籍、雜志豫柬、廣告彩頁告希、名片、照片等,你身邊是不是充滿了這些“紙質(zhì)信息”烧给？如果不加整理的話,資料會越來越多,哪怕用文件夾或是文件箱保管,也會漸漸放不下燕偶。而且很多有用的信息夾雜在其中,你想要的時候翻半天也找不到。
因此,我建議,為了使那些寶貴的信息不被埋沒,就要學(xué)會“及時丟棄東西”,這很重要,只有這樣,那些有用信息才能迅速被我們找到并加以利用础嫡。
整理的步驟分為“分類”杭跪、“保管”、“取出”驰吓、“還原”等,還有一項貫穿全過程的重要內(nèi)容,那就是“丟棄處理”涧尿。
一般人認(rèn)為整理就是“分類”和“保管”,實際上，從“分類”到“還原”檬贰、“丟棄”才算整理姑廉。
其中特別重要的步驟就是“丟棄”,不把沒用的東西處理掉,還談不上整理翁涤。當(dāng)然,丟棄之前,必須做出正確的判斷,只要確認(rèn)是沒用的東西,應(yīng)立即扔掉;如果覺得還有用處,應(yīng)先“分類”,再“保管”桥言。
判斷該不該處理掉一份文件,有以下三條準(zhǔn)則：
是不是已辦文件？
是不是重復(fù)的文件葵礼？
是不是今后不再用到的文件号阿？
第一條和第二條很容易判斷,但第三條有時判斷起來有點困難。很多人就曾抱怨過:“以為不要了,就扔了,但后來又要用到時,卻找不著了鸳粉∪咏В”所以,當(dāng)我們無法判斷文件今后是否還有用時,我們最好“暫且保留”。當(dāng)然,大多數(shù)文件,我建議還是要么處理掉,要么保管起來届谈。否則,如果文件都在“保留狀態(tài)”,那也談不上什么整理了枯夜。
凡是“保留”起來的文件,如果一年中也沒用到一次,那就下決心扔了吧〖枭剑總之,學(xué)會很干脆地“丟棄”,是整理的第一步湖雹。
用后歸還原位很重要
在整理的步驟中,“還原”也是一項重要的基本環(huán)節(jié)。東西放得到處都是,想用時怎么也找不著,歸根結(jié)底就是因為沒有把它們放在該放的位置曙搬。
如果規(guī)定好物品應(yīng)該擺放的位置,并徹底執(zhí)行“用后就還原”的規(guī)則,那么一個人是不會半天找不到自已需要的東西的摔吏。我們應(yīng)制定分類和保管的相關(guān)規(guī)則,而且盡量不要復(fù)雜。比如說,“透明封面的文件都放在這個大夾子里”,“合同都放在這個夾子里”,“手機一般放在這個位置”等等,就可以了纵装。
盡量不打印紙質(zhì)文件
把信息盡量都保存在電腦里,只要給文件取好名字,隨時都可以在電腦中檢索到,也就不需要再專門整理了,而且這樣做減少了紙張的浪費,也為環(huán)保作出了貢獻征讲。
如何整理文件及辦公桌周邊的環(huán)境
如何整理文件及辦公桌周邊的環(huán)境呢？我們身邊會有很多紙質(zhì)文件,如:企劃書和提案書搂擦、參考資料稳诚、合同、賬單瀑踢、宣傳冊等等,這些是我們辦公環(huán)境的重要組成部分扳还。無論電腦和“無紙化辦公”多么普及,信息流通仍然離不開這些紙質(zhì)文件。所以,如何科學(xué)地收納它們,是一項重要的整理技能橱夭。
先準(zhǔn)備下列幾樣工具:
①托盤
②透明文件夾
③口袋式的透明文件夾
④小文件柜(或抽屜式的小信箱)
⑤大紙盒
好氨距，下面我們就可以準(zhǔn)備開始了。
文件分為“正在辦理狀態(tài)”和“保存狀態(tài)”
文件一般可分為兩類:
正在辦理狀態(tài):即與目前手頭工作有關(guān)的或是看過后決定保留的文件棘劣。
已辦俏让、需保存狀態(tài):即已處理完畢、但仍需要保存的文件,如合同、發(fā)票等首昔。
也就是說,正在辦理的文件,等到辦理完畢后,要么變成第二種狀態(tài),即需要保存起來,要么就應(yīng)及時丟棄寡喝。
整理時最基本的步驟就是——首先把文件大致分為以上兩類。
正在辦理的文件因為使用頻率高,應(yīng)盡量擺放得離手邊近一點,以方便隨時拿到勒奇。文件用完后應(yīng)及時存放,存放時也應(yīng)盡量使用透明文件夾,這樣可以對文件內(nèi)容一目了然预鬓。
而那些已辦好、需保存起來的文件,因為不常用,建議放進書櫥或紙箱內(nèi)保存赊颠。如果放進大文件夾保存的話,應(yīng)在文件夾側(cè)面貼上標(biāo)簽,標(biāo)上內(nèi)容,做到一目了然格二。
只要做到上述幾項,就可以說達到了整理的效果,可以確保您工作時“需要的物品”都集中擺放在你手邊了。
正在辦理文件”和“需保存文件”的整理方法
可以用兩層的小托盤和透明文件夾來存放“正在辦理文件”竣蹦。每收到一份新文件,就把它放在小托盤的上層,能辦理的盡快辦理,辦完就處理掉,沒辦完的就先保存起來顶猜。
正在辦理的文件,可以把它們保存在透明文件夾內(nèi),因為透明文件夾既便于攜帶又一目了然。這些文件夾也應(yīng)盡量放在辦公桌的附近,以便于伸手就能拿到痘括。
關(guān)于“已辦好长窄、需保存”的文件,也可以把它們分為三類：
①近期需要用到的
②需要存放起來
③不知以后是否需要,暫且保存起來的
“近期需要用到的”文件包括經(jīng)營數(shù)據(jù)統(tǒng)計表、市場統(tǒng)計表远寸、企劃書等等抄淑。也包括眼下暫時用不到,但下個月,或幾個月以后將要用到的文件,這些都可以放在透明文件夾內(nèi)。
“需要存放起來的”文件,包括合同驰后、發(fā)票等重要文件,把它們按類別分別放進口袋式透明文件夾內(nèi)保管肆资。一些較少用到的文件,把它們按內(nèi)容分類(如企劃書、請求書等),放進抽屜里保管灶芝。
“不知以后是否需要,暫且保存起來的”文件往往和工作有關(guān),現(xiàn)在不需要,但不知哪天也許會用上郑原。這類文件因為平時用得不多,所以沒必要整理得很細(xì),只需把它們保存在文件夾中,用紙箱裝起來就可以了。到了年底大掃除時,越是箱子下面的文件,越可以先丟棄夜涕。
至于那些既不屬于“正在辦理”犯犁、又不屬于“需要保存”的文件,直接處理掉就可以了。
關(guān)于這些整理方法,可以參閱文稿中的圖片女器。
統(tǒng)一大小和形狀
文件酸役、發(fā)票等有各種大小和形狀,盡量把文件統(tǒng)一成A4紙那樣大小比較好,如果文件大小不一,看上去會不整齊,還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會夾雜著小紙頁,不小心就會把小紙頁弄丟驾胆。再說,購買用于整理的文件夾時,如都是A4尺寸的,也比較統(tǒng)一,還可以節(jié)約成本涣澡。
實在有大尺寸的資料,就把它復(fù)印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來的信息丧诺、或是寫在小記事本上的內(nèi)容,如果比A4小,建議要么把它們輸人電腦,要么用訂書機訂在A4紙上入桂。
還可以把大文件夾的顏色也統(tǒng)一起來。比如說,藍(lán)色的用于存放“預(yù)算”類的,黑色的用于存放“資料”類的,這種方法很有效驳阎。
總之,規(guī)則要簡單到不費腦子的程度,才是最好的抗愁。
把正在操作中的文件放進透明文件夾中
對于正在辦理中的文件,最好的整理工具就是透明文件夾馁蒂。使用透明文件夾,既不需要把文件裝訂起來,必要時又可以在桌上攤開,不需要時隨時可以丟棄,如需加上新的紙頁也很方便。無色蜘腌、透明的文件夾最好用沫屡。
對正在辦理的文件,最好根據(jù)工作項目分開保存,只要是和這個項目有關(guān)的文件,統(tǒng)統(tǒng)放進一個文件夾內(nèi),如一個放不下時,可分為幾個擺放,或使用那種有透明口袋的大文件夾也可以。
使用透明文件夾時如注意到以下細(xì)節(jié)就更好了:
(1)給透明文件夾加上封面
封面可用A4紙,上面寫清項目和合作方名稱,以及開始日期,這樣的話,可以對內(nèi)容一目了然逢捺，就算有很多類似的文件夾也不容易弄錯谁鳍。
(2)保管在大文件夾內(nèi)
透明文件夾建議豎著放進大文件夾內(nèi)進行保管,因為會頻繁用到,所以就把它們擺放在辦公桌附近,如文件柜上等。
要是辦公桌附近沒有擺放的地方,也可以把大文件夾整個地放進辦公桌的抽屜里劫瞳。把透明文件夾放進大文件夾時,如果數(shù)量比較多,就需要進行適當(dāng)?shù)姆诸悺?/p>
比如說,“使用頻度分類法”,此分類法做起來很簡單,就是“凡取出一份文件,還原時都從左側(cè)擺放”,其結(jié)果是,使用頻率高的文件,都集中在左側(cè)。
托盤的使用方法
請求書绷柒、合同志于、企劃書以及準(zhǔn)備仔細(xì)閱讀的郵件等,最好用雙層托盤來擺放。頁數(shù)很多的話,可放進透明文件夾中废睦。因為都是近期要處理的文件,所以托盤應(yīng)放在辦公桌上比較顯眼的地方伺绽。
雙層托盤的上層放新文件,下層放舊文件。具體的順序就是“新到文件”——“保留文件”——“待辦文件”——“已辦文件”,總之,是按照時間來排序的嗜湃。
重要的已辦文件用文件夾保管
整理那些已辦奈应、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁數(shù)的,也有插孔型购披、可調(diào)節(jié)頁數(shù)的,建議使用可自由調(diào)節(jié)頁數(shù)的大文件夾杖挣。
給大文件夾加上標(biāo)簽很重要,可按照內(nèi)容、時間等順序選擇一種最合適的分類方法刚陡。如果是同一項目,盡量統(tǒng)一標(biāo)簽的字體惩妇。
需要暫時保管的東西
辦理完的文件、沒必要放進大文件夾里的文件都應(yīng)及時丟棄筐乳。對于“不知是否還有用歌殃、先保管起來再說”的文件,可以用紙箱來保存。
一般放進紙箱的文件,基本都是不會再翻看的,只能說是為了“預(yù)防萬一”才保存起來的蝙云。這些文件到了年底大掃除時就一并丟棄了吧氓皱。保存期為一年就足夠了,如果覺得“一年或許會用到一次”的資料,第二年卻根本沒用到的話,也可以丟掉。
第三篇勃刨，《讓辦公桌成為舒適的工作場所》波材。
文件、書籍以及尚未開封的郵件,在辦公桌上堆得像小山一樣,簽字筆等文具擺得到處都是,抽屜里也同樣凌亂不堪,因為什么東西都隨手往里塞朵你。一旦某天想找一份文件時,那可就費大勁了,可能把辦公桌翻個底朝天也找不著各聘。為了抽出一大堆文件中最下面的那份文件,甚至?xí)讯殉缮降奈募孟瘛把┍馈币粯拥瓜蚺赃叺霓k公桌,害得旁邊的同事也無法工作。
你的辦公桌上出現(xiàn)過這種情況嗎?
即使沒這么嚴(yán)重,那種辦公桌上亂七八糟,花費很多時間在上面找東西的人也談不上什么“工作效率”抡医《阋颍可以說,我們的辦公桌和抽屜里的秩序,直接反映了我們大腦的狀態(tài)早敬。
對于一個埋頭于事務(wù)性工作的人來說,辦公桌就是他的工作陣地。因此,桌上東西如何擺放,桌子附近配置什么家具,都會影響到工作效率大脉。
那些辦公桌上文件堆得像小山一樣的人,肯定是工作效率比較低的人,建議他先進行徹底整理,把這座小山清理掉,然后,再把辦公桌周圍整理干凈,這也是為了創(chuàng)造一個舒適的工作環(huán)境搞监。
合理配置辦公桌上的空間
和其他整理行為一樣,合理配置辦公桌上空間的目的,是為了“想要什么東西時立刻就能拿到”。最好能“不用站起來,就能夠著想拿的東西”,這樣工作時注意力也可以更加集中镰矿。如果想要的東西半天都找不到的話,不僅浪費時間,還會分散注意力琐驴。
所以,為了減少找東西的時間,我們還是把辦公桌上的空間合理配置一下吧。
整理辦公桌時要遵循以下幾個要點:
(1)常用的東西放在桌上
除了電腦和電話以外,常用的東西還有簽字筆秤标、訂書機绝淡、即時貼等等。要是每用一次都把這些東西放進抽屜,那么拿進拿出的也浪費時間苍姜。最好把它們放在桌上的筆筒里吧,這樣的話想用時隨時能拿到牢酵。
而那些不需要頻繁使用的,如透明膠帶切割機、修正液等,就可以放進抽屜里,以免占用了寶貴的桌上空間衙猪。
(2)東西擺放在固定的位置
每天使用的東西,應(yīng)盡量擺放在固定的位置,用后即還原,這樣辦公桌上就可以保持井然有序馍乙。書寫工具和記事本等,就集中擺在桌子右側(cè)吧(如果您不是左撇子的話)。如果用立式筆筒,既節(jié)約空間,東西又好找,還不會丟失垫释。
簽字筆丝格、手機、鑰匙等重要物品,一定要擺放在固定位置棵譬。
(3)抽屜里擺放的東西也應(yīng)有固定位置
辦公桌基本都有抽屜,往抽屜里擺東西時也應(yīng)固定位置显蝌。
比如，一些縱深較深的抽屜可用來保存文件,右側(cè)最上方的抽屜里如果放筆類茫船、圖章以及透明膠帶的話,中段抽屜就可以放正在辦理的文件琅束。
抽屜里的文件不能隨便堆放,為了拿取方便,應(yīng)把文件放進文件夾,豎著擺放在里面比較好。
有時可以不收拾
要注意的一點是算谈，有時我們也可以不收拾涩禀。這個看上去有點前后矛盾,但有時的確可以不收拾。比如說,案頭工作還有很多沒完成時,已經(jīng)到下班時間了,這時是否應(yīng)該將桌上整理干凈再走呢?
如果安全條件允許的話,最好不要收拾,就那樣把東西攤在桌子上直接離開好了然眼。因為第二天上班后,又要把昨天收拾好的文件一一取出來,這也是時間上的浪費艾船。而且,工作前花費的時間越多,就越難以集中精力工作。所以,有時先別急于整理,雖然看上去亂了一點,但有利于盡快再度開始工作高每。
整理的最終目標(biāo)是:需要的東西能盡快拿到屿岂。有時可以不收拾,也是基于這個目的。
關(guān)于書籍鲸匿、雜志與名片的整理
除了文件以及辦公桌上的文具外,需要整理的還有書籍爷怀、雜志、名片带欢、皮包等等运授。這些也可利用“超級整理術(shù)”進行有效整理烤惊。
已讀完的書,做好摘錄
《摘錄閱讀法》這本書中介紹了一種閱讀方法，就是帶著目的去讀一本書,僅僅把書中對自己有用的信息挑選出來,一邊讀一邊作筆記,算是一種比較高效的閱讀方法吁朦。
所作的摘錄,基本上都是自己覺得重要的內(nèi)容或是在書中發(fā)現(xiàn)的問題,通過反復(fù)閱讀這些摘錄筆記,使書中的精華內(nèi)容漸漸變成自己思想的一部分柒室。一邊讀一邊摘錄，除了少部分真正想保留的,或是有資料價值的書籍之外,其余的書讀完就可以處理掉了逗宜。
把這些摘錄筆記都保存在電腦中,經(jīng)常拿出來反復(fù)閱讀雄右。有時工作中遇到一些困難,這些摘錄筆記中的一些內(nèi)容會對你很有幫助。因為摘錄筆記是作為資料保存在電腦中的,所以搜索起來也很方便纺讲。
當(dāng)然擂仍，一些有反復(fù)閱讀價值的書,可以把它們放進書櫥里保存。我們需要的不是書籍本身,而是書中的精華內(nèi)容刻诊。所以,當(dāng)我們把書中的精華轉(zhuǎn)變成自己的知識之后,就可以把書扔了防楷。一丟百了,丟了,也就不需要再整理了。
把有用的內(nèi)容剪下來后雜志也可以扔掉
雜志也一樣,把有用的信息保留下來后就可以丟掉了则涯。自己覺得有價值的內(nèi)容,最好輸入到文檔中保存在電腦里。實在舍不得丟掉的某些內(nèi)容,就把它們剪下來保存冲簿。如果僅僅是文字的話,可以復(fù)印了保存;如果是整頁內(nèi)容,也可以做成文檔保存在電腦里粟判。
尤其是那些商業(yè)類和電腦類雜志,信息的新鮮度就是它們的生命,大量保存沒什么意義,因為以后也不會再去翻看了,留著只會占地方,所以,把其中有用的信息留下后,雜志就及時扔掉吧。
順便說一下雜志的閱讀方法,一般是瀏覽峦剔。因為與其把一本雜志從頭讀到尾,不如多讀幾本,把其中一些對自己有幫助的信息都摘錄下來,這樣的閱讀方法更有效档礁。
定期整理名片
再來說名片。很多人都很頭疼“名片該怎么整理”,因為它雖然只是張小紙片,存在感卻很強,如不及時整理,就會越積越多吝沫。如果只是把它們堆在那里的話,并沒有體現(xiàn)出名片的存在價值,名片屬于那種“靈活運用是關(guān)鍵”的整理對象呻澜。
作為活用方法之一,每收到一張名片,都盡量在上面寫上“與其主人見面的日期、地點惨险、其外貌特征”等羹幸。寫下外貌特征是為了以后能回憶起“這是個什么樣的人”。
收到的名片應(yīng)擺放在抽屜的固定位置,放一段時間也無妨辫愉。每個月定期整理一次栅受。整理名片時,應(yīng)把它們分為兩類,一類是“今后也許會頻繁打交道”的人,另一類是“看樣子今后也不會來往”的人。對于后者的名片,最好集中放進一個不常打開的紙箱里;對于前者呢,最好用A4大小的名片夾進行保管恭朗。
再次弄清楚整理的目的
在開始整理之前需要進行一些準(zhǔn)備工作,如:買好文件夾等文具屏镊、把活頁紙夾好、決定好各種物品的存放位置等等痰腮。
有人一想到這些就會害怕,覺得“真麻煩啊”,然后就慢慢拖延了下來而芥。等哪天再想起這回事時,辦公桌上的小山已經(jīng)又增高了許多了。
“千里之行,始于足下”,付諸行動十分重要膀值。對于那些忙得實在抽不出空來進行整理的人,建議設(shè)定一個“整理日”,一個月一次即可,抽出一天中的幾個小時,進行整理棍丐。
一旦開始整理了,就要堅持下去误辑。為了能順利執(zhí)行自己一開始定下的規(guī)則,規(guī)則最好不要太難。和埋在像小山一樣的文件堆中相比,當(dāng)然是整理得干凈有序的環(huán)境更有利于工作,如果你把這個好習(xí)慣保持下去的話,你會越來越深刻地認(rèn)識到這點骄酗。如你能確實感受到工作效率的提高,相信你也會養(yǎng)成整理的好習(xí)慣稀余。
需要提醒的是,剛開始整理時不要過于追求完美,我就見過一些人,在活頁封面背后也貼上分類表,把分類項目設(shè)定得特別細(xì);或者用 EXCEL把文件管理的內(nèi)容進一步細(xì)化等等。這些方法都過于復(fù)雜了,整理的人漸漸就吃不消了,結(jié)果半途而廢趋翻。
所以建議你最好從簡單的整理方法入手,養(yǎng)成習(xí)慣后再在一些細(xì)節(jié)上精益求精,這樣循序漸進比較好睛琳。
第四篇，《電腦的整理》踏烙。
充分使用電腦的功能
在前面我們學(xué)習(xí)了文件和辦公桌的整理方法,今天我們將學(xué)會如何整理數(shù)字信息师骗。
如今在我們的日常工作中,電腦已經(jīng)非常普及,工作中大量的數(shù)字信息都可以通過電腦來儲存和處理。隨著科技的發(fā)展,電腦也日益高速化和大容量化了,給我們的工作帶來了更大的便利讨惩。
換句話說,我們的整理工作可以越來越容易實現(xiàn)“程序化”了辟癌。但是實際情況卻并非如此。和以前不用電腦的時代相比,在人均一臺電腦的現(xiàn)在,并沒有多少人真正感到“工作變輕松了”荐捻。
當(dāng)然,其中一個原因是,隨著電腦的普及,人們對工作效率的要求越來越高,這帶來了工作量的增加;此外,還有一個原因:很多人并沒有把電腦充分利用起來黍少。
一個人端坐在電腦前,看上去似乎在認(rèn)真工作,但也許他的電腦跟他的文件柜一樣亂七八槽他正在浪費大量的時間找文件。上述行為就是“沒有充分利用好IT設(shè)備”的表現(xiàn)处面。
會熟練地操作電腦,這已成為一個現(xiàn)代人必備的技能厂置。但僅此還不夠,我們要在熟練操作的基礎(chǔ)上“充分運用其功能”。
把信息集中在一臺電腦內(nèi)
我們要學(xué)會“把能讓電腦干的活都交給電腦,電腦干不了的活再交給人腦”魂角。那些人腦不擅長的記憶昵济、計算、日常操作一類的工作,盡量不要浪費自己的腦力野揪，可以多使用電腦访忿。電腦運用得好的話,工作效率會得到很大提高。
在使用電腦時,應(yīng)把眾多的信息集中在一臺電腦內(nèi)斯稳。不少人喜歡在辦公室時使用臺式電腦,外出時使用筆記本電腦;還有人喜歡在公司時用公司的電腦,回到家時用自己的私人電腦海铆。
但實際上,用兩臺或兩臺以上的電腦,會帶來很多不方便與浪費。因為我們經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的情況：
想要的文件不知存在哪一臺電腦里了平挑。有的資料在兩臺電腦里分別保存了,但不知道哪個是最新的游添。為了使兩臺電腦里的資料同步保存,要多花費時間與精力。
找文件最浪費時間與精力,這些如果也計算進成本的話,就等于白白丟掉了很多利潤通熄。所以,盡量使電腦里的信息一元化,這也是減少浪費的好方法唆涝。
要想讓筆記本電腦變成一個真正合格的秘書或“外腦”,就要把大量的信息都放進去才行⊥龀郏“將TO-DO輸人電腦,日程安排卻寫在日歷本上”,這種分散的做法是不可取的,使用起來也不方便。
管理電腦內(nèi)信息時也用“超級整理術(shù)”
那么洪燥，如何用“超級整理術(shù)”來管理電腦內(nèi)的信息呢汉操？
文件夾要大致分類
我們首先可以利用搜索功能芒篷，這是非常方便的找文件的方式梭伐。但是無論搜索怎么方便,畢竟還是要經(jīng)過“輸入關(guān)鍵詞”、“搜索”、“設(shè)定目標(biāo)文件”等幾個步驟,要是能更加方便地找到自己想要的文件,不是更好嗎?
因此,我們需要設(shè)文件夾,并對文件夾再分類贮尉。但是,我也不贊成過細(xì)地分類赌渣。有人把文件夾設(shè)了一層又一層,層層分類,管理得很細(xì),我覺得這么做反而有弊端。因為分得越細(xì),要找到目標(biāo)文件花費的時間就越長沧竟。對文件夾大致分類就可以,能把文件粗略地放進去就足夠了。
建議的做法是:
①設(shè)一個名為“工作”的文件夾,與工作有關(guān)的文件都存進去
②“工作”文件夾下按不同的公司和領(lǐng)域再設(shè)“大分類文件夾”
③“大分類文件夾”下再按照不同的項目進一步設(shè)“小分類文件夾”
只要分為這三個層次,電腦內(nèi)的所有文件都被有序地管理起來了。
通常我們正在辦理的文件數(shù)量并不多,只需把按項目分的文件夾名稱起得詳細(xì)一點,然后按時間順序或名稱順序簡單排列一下,想要的文件很快就能找到峰弹。
文件夾只要大致分類就可以了,但為了便于搜索,文件名稱還是要詳細(xì)一些才好。最好制定一定的規(guī)則,所有文件都按此規(guī)則執(zhí)行,這樣比較便于管理鞠呈。
也有一些小訣竅,比如為了能迅速知道哪份文件是最新的,最好在所有文件名稱中加上日期,以及項目名稱”等關(guān)鍵詞。
即使是客戶發(fā)來的文件,最好也要重新命名旱爆，把時間和關(guān)鍵詞都放進去,日后想要的時候就很容易搜索到了。
桌面要整理清爽
電腦的桌面就像辦公桌一樣,如果亂七八糟的話會影響工作窘茁。我見過一些人的電腦桌面上已經(jīng)滿得一點空隙都沒有了,我相信在這種狀態(tài)下,他肯定自己也弄不清哪份文件在哪里怀伦。
所以,電腦桌面上的文件夾數(shù)量最多不應(yīng)超過10個,而且要放“大分類”型的文件夾用快捷方式保存山林】蚣剑總之宣虾，按鼠標(biāo)不超過三下就應(yīng)該能找到想要的文件温数。
為正在辦理的文件設(shè)一個文件夾放在桌面上
保管文件可以參考一下幾個規(guī)則:
①正在辦理中的文件,按不同項目設(shè)文件夾,放在電腦桌面上绣硝。如果文件每次都能用快捷方式打開的話,有利于提高工作效率。
②文件一旦處理完畢,就保存進已進行分類的文件夾里帆吻。
③設(shè)一個名為“其他”的文件夾,把那些看上去不易分類的文件保存進去,日后有時間時再研究到底該如何分類域那。
雖說現(xiàn)在電腦的安全性能越來越好,但是依然會有突然出故障的情況發(fā)生。把所有信息都用電腦進行一元化管理的人,一且電腦壞掉、信息丟失的話,那損失就太大了次员。為了避免這種現(xiàn)象發(fā)生,重要資料應(yīng)當(dāng)備份败许。
建議選定日期,定期給重要文件備份。最近,一些外置型的大容量硬盤價格也變得比較適中,可以買來專門用于給文件備份淑蔚。把工作中用到的文件全部收入一個文件夾內(nèi),然后復(fù)制一下,備份其實就這么簡單市殷。
輸入信息時也要制定規(guī)則
還有就是，輸入信息時也要制定規(guī)則刹衫。市場規(guī)律中有一條“20/80法則”,這條法則的深層含義就是:重要的東西往往只有那么一點點醋寝。對于信息來說,“20/80法則”依然適用。
我們平時通過電視带迟、報紙音羞、網(wǎng)絡(luò)、郵件以及與人交往獲得的信息當(dāng)中,真正有用的或利用頻率較高的其實并不多,也就20%左右仓犬。在信息像洪水一樣泛濫的現(xiàn)代社會,如何搜集到真正對自已有益的信息,已成為一項重要的商業(yè)技能嗅绰。僅僅“獲得信息”是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,要能甄別出真正對自己有用的信息才行。
從這個角度來說,在搜集和整理信息的過程中也需要用到“超級整理術(shù)”,高效地搜集并及時整理信息,再靈活運用,這一點很重要搀继。面對海量信息,要能夠“透過現(xiàn)象看本質(zhì)”窘面。
前面我們說，“真正重要的信息也就那么一點點”,現(xiàn)在又說“信息靠量取勝”,是不是矛盾呢叽躯？
其實财边，正因為有了大量的信息,才有可能在其中找到真正重要的內(nèi)容,也就是說,如果得到貴重信息的概率是相同的話,分母越大,獲得的有用信息越多。所以,先大量地搜集信息,先把自己淹沒在大量的信息里,然后再進行取舍点骑。
收集信息時要確定主題
廣泛搜集各領(lǐng)域的信息固然很重要,但同時,有目的地搜集某一個特定領(lǐng)域的信息也非常重要酣难。所謂特定領(lǐng)域,比如“最新金融信息”、“如何提高工作效率”黑滴、“對環(huán)保有貢獻的最新技術(shù)”鲸鹦、“最受歡迎的餐廳”等等,總之,就是你最希望詳細(xì)了解的某個領(lǐng)域。
因此,我們需要確定主題,主題就像一個過濾器,當(dāng)我們被大量信息淹沒時,與主題有關(guān)的信息會自然而然被過濾出來,這也是搜集信息時提高信息精度的一個“規(guī)則”跷跪。
設(shè)定主題時,應(yīng)放進關(guān)鍵詞,這樣才能得到比較詳細(xì)的信息。建議您根據(jù)自己的需要與興趣,考慮幾個搜集信息的主題吧齐板。
第五篇吵瞻，《大腦的整理》。
有不少人都使用電腦或筆記本來管理自己的工作與日程甘磨。但是,諸如“要給某某寫感謝信”橡羞、“核銷差旅費”、“買衛(wèi)生紙”济舆、“每月末核查銀行里的賬戶余額”卿泽、“買禮物”、“更換駕照”之類不是很緊急很重要的事情又該如何處理呢?
估計沒有多少人會把這么小的事情都記錄在電腦或者筆記本里吧。但實際上,這種繁雜的事情是相當(dāng)常見的,如果不把它們記在什么地方的話,到時侯就只有靠自已的大腦來保存這些信息了签夭。
因為這些信息長期駐留在大腦的某個角落里所以我們有可能在工作時會突然想起來:“啊,那件事還沒辦呢!”這樣就會打斷我們當(dāng)時的思考,使精神難以集中,影響到工作的正常開展齐邦。
那就讓我們用“超級整理術(shù)”整理一下大腦中那些瑣碎的信息,將它們從大腦中一掃而空吧,這樣我們就不用整日為這些瑣事煩心,工作效率也能得到提高。
不確定事項太多的話,大腦容易混亂
當(dāng)我們第一次想起“信用卡要扣年費了,該去某某銀行存錢了”時,實際上經(jīng)常是距離要存錢的最后期限還有相當(dāng)長的時間第租。這個時候,如果不及時把這件事記在電腦或者筆記本上,之后我們便要經(jīng)炒肽矗回憶:“啊,要存錢了!”“要在幾號之前存多少來著?”如果我們事先將這件事記錄下來,就可以不必在最后期限之前經(jīng)常想著它了。正是因為沒有做記錄,才導(dǎo)致我們在工作中會突然想起來,并擔(dān)心自己會忘記這件事情慎宾。
最要命的是有時我們會強迫自己停下手中的工作,找出信用卡公司發(fā)來的使用記錄,進行金額和期限的核對與確認(rèn),等確認(rèn)完后再工作時就很難再集中精神了丐吓。
人的大腦如果只需要記住一兩件事情還好,要是上升到一二十件的話就很麻煩了。因為如果大腦需要記住的事情太多的話,會很容易混亂,就像團漿糊一樣趟据。
要想讓自己專注于眼前的重要工作,就必須要清除大腦中的一切瑣碎事情,使大腦處于一種“空蕩蕩”的狀態(tài)券犁。所謂“空蕩蕩”的狀態(tài),就是指“大腦中沒有很多必須要時刻記住的事情”。要達到這種狀態(tài)就要對大腦進行整理汹碱。
怎樣才能將大腦清空呢?
首先,將“必須要做的事情”和“需要記住的事情”全部寫在TO-DO列表上粘衬。
所謂TO-DO列表,就是對“任務(wù)”(必須要做的事情)的記錄。這是電子郵件處理軟件所附帶的功能,它也可以在互聯(lián)網(wǎng)上提供在線服務(wù)比被。
我們將任務(wù)寫在TO-DO上,通過對其進行確認(rèn)來管理任務(wù)的進度色难。事無大小,盡量多記錄在TO-DO上。
這個時候,要注意:只要是有可能遺忘的任務(wù),都要全部輸入到TO-DO中去等缀。從進行項目規(guī)劃枷莉、制作議案、會見客人之類的重要工作,到存款記賬尺迂、發(fā)郵件笤妙、買東西、上網(wǎng)查資料這類簡單的工作,再到個人瑣事,都應(yīng)一股腦兒地全寫進去噪裕。
之后我們只要掃一下列表,從最緊急的事項開始處理就行了蹲盘。由于我們的大腦中沒有任何必須要記住的事情,所以我們能夠?qū)Ｗ⒌刈鲅矍暗墓ぷ鳌?/p>
【TO-DO的效果】
大腦中沒有大量需要記住的事情,思路很清晰。
不需花時間去回憶膳音。
可以專注于眼前的工作召衔。
爭取把工作委托給他人
當(dāng)我們在掃視TO-DO列表的時候,除了關(guān)注工作的輕重緩急之外,還可以從“這件事該不該自己做”的角度進行考慮。仔細(xì)想想,有些任務(wù)并非是一定要親力親為的祭陷。
對沒必要非要自己做的工作,我們可以嘗試將它們委托給他人苍凛。
我們之前也提到過:工作可以分為“操作型”和“思考型”兩大類。
【操作型】的工作兵志，就是如處理發(fā)票醇蝴、整理文件或進行會議準(zhǔn)備等不怎么需要動腦筋就可以完成的工作,大多數(shù)情況下都是些例行事務(wù)。
【思考型】的工作想罕，就是如規(guī)劃立案悠栓、策劃新項目、寫作、決定經(jīng)營戰(zhàn)略等需要進行大量思考的工作惭适。
只要是操作型的工作,我們都可以委托給他人,從而節(jié)約自己的時間,提高工作效率,這也是我們整理的最終目的笙瑟。
操作型的工作絕大多數(shù)都是例行事務(wù),技術(shù)含量不是很高,即使我們親力親為,也不一定會比別人更有效率和成果。正因為如此,才有必要將“操作型”的工作委托給他人腥沽。
將工作委托給他人,實際上就是公司的組織方式逮走。上層的管理人員信任自己的下屬,將工作委托給他們,并建立起一定的規(guī)則和秩序。正是得益于這種規(guī)則和秩序,公司才能得到發(fā)展今阳。
這里最關(guān)鍵的是建立一種“規(guī)則”,創(chuàng)造一種就算自己不開口师溅、下屬也可以迅速并且正確完成工作的“規(guī)則”，這對于管理者來說,至關(guān)重要盾舌。
無論誰都適用的規(guī)則
書中介紹了一種無論是誰都可以完成例行工作的“規(guī)則”——“檢查目錄”墓臭。
用 Excel制作目錄,并將它放入了公司的共享文件夾內(nèi),使其在任何時候都能被查看。
“檢查目錄”包含以下內(nèi)容：
月末工作的檢查目錄
大掃除時的檢查目錄
早上出勤時的檢查目錄
最后離開辦公室時的檢查目錄
面試時的檢查目錄
同時妖谴，也可以會設(shè)置“預(yù)定時間”和“處理時間”窿锉。這樣就做成了一份非常詳細(xì)的說明,負(fù)責(zé)此項工作的員工可以把這份資料打印出來,按照上面的步驟有條不紊地完成工作。
與使用這種檢查目錄之前對比,使用這種檢查目錄之后公司的工作效率會大幅度提高膝舅。員工們可以迅速無誤地完成“操作類”的工作,大家可以將更多的時間花費在“思考類”的工作上嗡载。
當(dāng)然，檢查目錄并不是只適用于“操作類”的工作,也可以將其靈活運用于“思考類”的工作仍稀。我們在思考的時候洼滚，也可以用目錄幫助我們進行探索思考，并將其逐漸具體化技潘。
開會也要設(shè)定規(guī)則
下面遥巴，我們再來說一說會議。會議既可以算作“操作類”的工作,也可以算作“思考類”的工作享幽。如果只是單純地傳達已確認(rèn)事項的會議,就屬于“操作類”的工作;如果說準(zhǔn)備在會議上產(chǎn)生新的創(chuàng)意铲掐、決定開拓新的業(yè)務(wù),這類會議可以算是“思考類”的工作。
提高會議效率同樣可以利用檢查目錄來完成,從而節(jié)約時間值桩。其實絕大多數(shù)會議講話的內(nèi)容都是差不多的,因此只要將它們放入檢查目錄中就行了摆霉。
會議的全體出席者都應(yīng)在會議開始前看一遍檢查目錄,搞清楚會議的議題，并整理好自己的發(fā)言后再參加會議奔坟。如此一來斯入，因為大家都明確了自己的職責(zé)和會議的議題,會議便可以高效進行。
另外,如果事先制作檢查目錄的話,就不會遺漏會議的議題,這也是其優(yōu)點之一蛀蜜。
當(dāng)場做好會議記錄并發(fā)送給參會人員
一般來說,開會的時候,絕大多數(shù)情況下都會有會議記錄。所謂的會議記錄并不是將會議內(nèi)容一五一十地記錄下來,而是只記下在議題基礎(chǔ)上的決定事項和重要事項增蹭。
經(jīng)常有“明明在會議上確定了每個人相對應(yīng)的工作職責(zé),但是之后卻沒能得到很好的落實”這種情況,滴某。因此,公司開會的時候,會議記錄和會議可以同步進行,會議結(jié)束的同時,記錄人將“某某將承擔(dān)哪一項任務(wù)”記錄下來。這些任務(wù)都通過郵件發(fā)到與會者手中,要求與會者必須按照上面的要求完成任務(wù)。
做到了這一步,就是對會議進行了“程序化”管理,提高了工作效率霎奢。
規(guī)則要徹底執(zhí)行并持續(xù)遵守
就算公司制定了類似“檢查目錄”這樣的規(guī)則,但是如果不去執(zhí)行的話也是毫無意義的户誓。檢查目錄是為了使“每個人都可以同樣地完成工作”、“不會因個人能力出現(xiàn)偏差”而制定的規(guī)則幕侠。
任何一個人不按照目錄要求來做的話,都會導(dǎo)致工作無法按時完成,檢查目錄的效果也會大打折扣帝美。
制定出來的規(guī)則無人遵守也是一種浪費。必須要建立起“規(guī)則只要制定就必須遵守”的制度晤硕。
如何才能徹底執(zhí)行并持續(xù)遵守規(guī)則
那么悼潭， 規(guī)則制定出來后,如何才能被長期遵守呢?
創(chuàng)建一種“讓規(guī)則自己冒出來”的方法。舉個例子:日本金融學(xué)習(xí)協(xié)會雖說是提供金融方面課程的培訓(xùn)機構(gòu),但有時侯也會召開課程試聽會舞箍。到開會當(dāng)天,服務(wù)器就會自動將寫有這次試聽會舉辦程序的檢查目錄用郵件發(fā)送給負(fù)責(zé)人舰褪。
雖說檢查目錄也保存在共享目錄里,但是既然有了“自動冒出來”的設(shè)定,也就省去了特地去查看的麻煩。
除此之外,月底時服務(wù)器會通過郵件自動發(fā)送月末處理事務(wù),全體員工大會時會自動發(fā)送“會議的檢查目錄”疏橄。
不僅僅是檢查目錄,一些簡單的規(guī)則也可以通過郵件發(fā)送占拍。例如,如果收到題為“今天是無加班日”的郵件,相信不管是誰都會注意到吧。
這樣的話,就算不想遵守規(guī)則的人也只能遵守了捎迫』尉疲“忘了規(guī)則、不知道規(guī)則在哪里”等等,也就不能再成為逃避規(guī)則的借口了窄绒。
給負(fù)責(zé)人群發(fā)郵件可以用群列表,用得好的話會方便不少,所以請嘗試把它用在“超級整理術(shù)中吧贝次。
在關(guān)于大腦信息整理方法的最后,我要提一個建議:盡量在自己喜歡的地方工作。在能夠提高自己積極性的地方工作也是提高工作效率的重要一環(huán)颗祝。
或許浊闪，在上班前抽出一點時間,去喜歡的咖啡廳或公園里放松一下,就會產(chǎn)生許多在辦公室里想不出來的創(chuàng)意與設(shè)想哦。
這一節(jié)最重要的目標(biāo)就是學(xué)會清除大腦中的一切瑣碎事情螺戳，想想看搁宾，我們平時是不是很多時候，大腦都處于被瑣事消耗大量能量的狀態(tài)倔幼，那么從今天開始盖腿，嘗試為我們的大腦做一個整理吧。
第六篇损同，《用“超級整理術(shù)”管理時間》翩腐。
用“超級整理術(shù)”改變時間的性質(zhì)
對于大多數(shù)來說,如何高效地利用時間都是一個永久性的話題：
時間不夠啊……”
如果再有點時間的話…”
工作太忙了,沒有自由的私人時間……”
這是很多人都常有這樣的感慨吧。
那么膏燃，如何運用“超級整理術(shù)”管理時間呢茂卦？
回顧前面，我們把工作分為“操作類”和“思考類”兩大類,建議“操作類”的工作應(yīng)盡量集中在早晨完成组哩；同時,將“操作類”工作中等龙，可以委托給他人的部分盡量委托給他人,可以由電腦完成的盡量用電腦完成处渣。
這樣的話，以往一天中我們大多數(shù)時間都花在“操作類”工作上,現(xiàn)在因為工作被“規(guī)則化”與“程序化”了,一些任務(wù)在短時間內(nèi)便可以完成蛛砰。
因此罐栈，我們可以擁有更充裕的時間,不慌不忙地應(yīng)對“思考類”的工作,也有更多用于學(xué)習(xí)和社交。
上蒼給予每個人的時間都是相同的泥畅。時間不像金錢荠诬、信息與物質(zhì)等等,每個人的持有量會有差異。在時間面前,世界上的所有人都是完全平等的位仁。
可是,基于對時間的利用方法不同,每個人擁有時間的質(zhì)量卻會產(chǎn)生很大的差異,我們可以將世上的人劃分為“能充分使用時間的A類人”和“總是拖拖拉拉的B類人”柑贞。
如果能夠?qū)r間“程序化”,進行高效利用,我們所擁有的時間質(zhì)量也能夠得到很大的改善。
利用TO-DO整理時間
與“大腦的整理”一樣,在“時間的整理”方面我們也可以利用 OUTLOOK的TO-DO障癌。下面我就簡明介紹一下在時間管理方面靈活使用TO-DO的方法凌外。
設(shè)定定期工作任務(wù)
我們的工作中，有許多每周涛浙、每月都要做的例行事務(wù),如果每次都對這些例行事務(wù)進行設(shè)定會相當(dāng)麻煩康辑。如果我們利用 OUTLOOK中的“定期工作任務(wù)”設(shè)定功能,就會很方便。
例如,在 OUTLOOK中可以這樣對任務(wù)進行日程的設(shè)定:
每周星期一
每月第2個星期
每月最后一天
每月最后一個工作日
每年的某月某日
在例行工作任務(wù)名的開頭用【】寫入日期轿亮。
【1】關(guān)于“電腦資料的備份”,是每個月1號該做的工作疮薇。
【周五】關(guān)于“整理名片”,是每周周五該做的。
利用OUTLOK中的“定期工作任務(wù)”設(shè)定功能就算不看任務(wù)的詳細(xì)內(nèi)容,只要看一下任務(wù)名稱,就可以很快了解到這是何時該做的事情我注。
如果設(shè)定好定期工作的話,在輸入任務(wù)結(jié)束檢測的時候,電腦軟件還會自動在下周按咒、下個月的指定日設(shè)定新的任務(wù)。
定期在任務(wù)中設(shè)定“思考類”工作也是有效的方法但骨。比如励七，把思考的問題的結(jié)論逐步寫進去，就算最初只是一個很模糊的創(chuàng)意,但是只要將它們輸入定期顯示的“工作任務(wù)”,便會督促自己不斷完善奔缠、推進該創(chuàng)意掠抬。很可能它們會在某個時候發(fā)展成具體可行的構(gòu)想⌒０ィ總之,創(chuàng)意的具體化和實現(xiàn)也離不開規(guī)則的設(shè)立两波。
規(guī)則也要保存進TO-DO
其實,往TO-DO里輸入內(nèi)容時也是有規(guī)則可循的,可以根據(jù)各人的具體要求進行設(shè)定,但要將規(guī)則全部記住還是有些困難。
那我們到底該怎么做呢闷哆？
我們可以把設(shè)定的規(guī)則也輸進TO-DO,并以“定期工作任務(wù)”的形式定期顯示,這樣我們就可以迅速地確認(rèn)其內(nèi)容腰奋，等你對TO-DO用熟練了,已經(jīng)不需要事先記下規(guī)則時,就可以把規(guī)則刪掉了。
簡而言之,在“超級整理術(shù)”中,有一點很重要,那就是:對所有的整理都設(shè)定規(guī)則,并將規(guī)則事先保存在無論何時都能找得到的地方抱怔。
如果像上述那樣使用TO-DO的話,便可以整理好所有的工作任務(wù),之后,只需根據(jù)TO-DO開展工作就行了劣坊。
有效利用空暇時間
以小時為單位、對工作進行分割處理的方法,也可以幫助我們靈活運用空暇時間屈留。
如果空暇時間較短的話,就不去完成什么工作任務(wù)了,只是進行郵件的確認(rèn)與回復(fù)就可以了局冰。如果有一小時空暇時間的話,就可以考慮做這個時間相對應(yīng)的工作括儒。
創(chuàng)造可以集中注意力的環(huán)境
最佳的工作時間也是因人而異的,有些人是早晨，有些人可能是深夜锐想，有些人可能是白天。我們只要弄清楚最適合自己的工作時間和工作環(huán)境,并作相應(yīng)的調(diào)整就可以了乍狐。
比如赠摇，如果我們在早上的黃金時間內(nèi)處理完當(dāng)天大部分工作后,剩下的時間便可以用于思考類的工作,或用來讀書、學(xué)習(xí)浅蚪。
但是,對于上班族來說,這可能是不現(xiàn)實的工作方式藕帜。因為大家不可能在早上就完成工作任務(wù),然后在工作時間讀書、學(xué)習(xí)惜傲。不過,在公司的工作時間會發(fā)生許多影響精神集中的事情洽故。我們要盡量避開影響效率的環(huán)境。比如說盗誊，打電話时甚。
接聽電話是很容易影響工作的一件事情。當(dāng)我們正在集中精神工作時,電話鈴響了,我們不得不放下手頭的工作去接電話哈踱。有時候打進來的電話又沒有什么重要的事情,這對我們來說簡直是浪費時間荒适。
時間對每個人來說都是很寶貴的,為了不必要的事情進行長時間的通話,我認(rèn)為就是在浪費彼此的寶貴時間。
所以,除非是有非常重要的事情,我自己一般盡量不給他人打電話开镣。如果非打不可,我會事先用郵件等方式針對話題內(nèi)容進行聯(lián)絡(luò)刀诬。
那之后我們再通話時,雙方就可以有針對性地圍繞話題討論,這樣就可以在短時間內(nèi)結(jié)束通話。
總之,無論多么重要的事情,都應(yīng)該在三分鐘以內(nèi)結(jié)束通話邪财。養(yǎng)成這種打電話的習(xí)慣,也會給對方留下好印象,對方會認(rèn)為這是個打電話時間很短的人陕壹。漸漸地,對方也會和我一樣,養(yǎng)成先通過郵件聯(lián)絡(luò)，再進行通話的好習(xí)慣树埠。
這也是避免浪費時間的好規(guī)則之一糠馆。
不要把工作日與休息日分開考慮
有些人認(rèn)為周一到周五應(yīng)全力工作,周六周日則應(yīng)該徹底放松。其實我們的一生中工作時間與私人時間幾乎各占一半,無論哪方面都很重要弥奸。我覺得,沒有必要硬是將兩者分開來考慮,因為這樣的話,臨近周末我們會變得很開心,而到了周一又會變得意志消沉榨惠，如此一來，我們的工作狀態(tài)也會發(fā)生波動盛霎。
所以赠橙，無論是工作還是休閑,都與其進行的時間段無關(guān),重要的是,要充分高效地利用時間。
最后愤炸，我要說的是期揪，我們經(jīng)常因為時間不夠用而會發(fā)出這樣的感慨：如果再有點時間就好了!
但是,除非你認(rèn)真思考過“如果有了可支配的時間,我將去做什么”這個問題,否則,就算有了自由時間也不知道該做什么的大有人在。
所以說,關(guān)鍵是要確立目標(biāo),明確自己想要做什么规个。然后再考慮該怎樣擠出時間,做自己想做的事情凤薛。
本書就是關(guān)于擠出時間的方法,建議你參考這本書中的“超級整理術(shù)”姓建。去重新規(guī)劃自己的時間。
其實缤苫，這本書中從整理文件開始到整理時間結(jié)束速兔，最關(guān)鍵的一個詞就是“規(guī)則”。哪怕是從一件小事著手活玲，我也希望你能勇敢邁出第一步涣狗。
一旦制定好“規(guī)則”并執(zhí)行以后,你會發(fā)現(xiàn)：規(guī)整有序，時間充裕并沒有那么難舒憾。你周邊的環(huán)境和你的思維,會自動地保持在一種被整理得很有序的狀態(tài)中镀钓。
當(dāng)你習(xí)慣了這樣的方式以后,你還可以根據(jù)自己的實際情況對“規(guī)則”進行調(diào)整,最后，你就可以擁有一套有著你自身特色的“超級整理術(shù)”了!
好镀迂，今天的內(nèi)容就到這里丁溅。超級整理術(shù)最核心的一點就是“規(guī)則”，如何設(shè)計規(guī)則考驗的是我們的思維探遵。你想要達到一個什么目標(biāo)窟赏，因此你要設(shè)定一個什么規(guī)則。這些規(guī)則的思維不僅僅可以用于這些類別的整理别凤，你還可以用到方方面面饰序，去提升你的效率。
第七節(jié)规哪，《筆記的整理》求豫。
這一部分內(nèi)容是老師針對大家的讀書學(xué)習(xí)，個人補充進去的部分诉稍。我們每天讀書蝠嘉，很多同學(xué)都在記筆記，這是一個非常好的學(xué)習(xí)方式杯巨，那要怎樣才能做好關(guān)于筆記整理呢蚤告？今天我們就來談?wù)勥@個問題。
首先,我們要回歸到筆記本最基本的功能上來考慮服爷，筆記的主要功能有哪些杜恰？事實上,筆記最有效最傳統(tǒng)的功能有3種。
第一種功能——那就是筆記本可以幫助我們“記憶”仍源。
在學(xué)習(xí)心褐、討論的過程中,將我們需要記憶的內(nèi)容、需要理解的知識記錄在筆記本上,就能夠方便我們復(fù)習(xí)時使用笼踩。
既然學(xué)習(xí)筆記的作用是促進理解知識,那么,它首先就需要將知識的脈絡(luò)梳理清晰,將重點歸納清楚逗爹。
所以，筆記的第二個功能就是“思考”嚎于。
思考型的筆記和學(xué)習(xí)型不同,它不需要記錄太多的掘而、全面的信息,只要將所學(xué)知識的重點挟冠、本質(zhì)內(nèi)容歸納出來即可。更甚者,我們可以將自己的思考過程簡單記錄下來,這就是對大腦知識的一種梳理袍睡。
如果能總結(jié)出結(jié)論知染、歸納出重心就更好了,能夠方便我們理解更繁雜的知識網(wǎng)絡(luò)和信息。也就是說,思考型的筆記重要的是體現(xiàn)“思路”而非知識,這樣的筆記能帶動我們的大腦更加活躍斑胜、思維更清晰持舆。所以,它的用法很簡單,就是要“常看常新伪窖、常寫常新”,絕不能束之高閣,這才是思考型筆記的正確用途。
在做筆記和學(xué)習(xí)的過程中,我們常說到一個概念——在學(xué)習(xí)的第一階段應(yīng)該將書“越讀越厚”,在讀書時書寫大量的筆記居兆、擴充許多關(guān)聯(lián)內(nèi)容和資料,讓書的內(nèi)容變得“更多”覆山；而學(xué)習(xí)的第二階段則是將書“越讀越薄”,把已經(jīng)學(xué)會的內(nèi)容不斷篩選移除,留下重要的、還未理解透徹的,不斷將再次復(fù)習(xí)的知識精簡泥栖。而前者其實就是在做“記憶型”筆記,后者則是我們思考結(jié)果的體現(xiàn),是一種“思考型”筆記簇宽。
除此之外,還有一種筆記,則是“傳達型”筆記。
在讀書時,我們總需要將自己的學(xué)習(xí)結(jié)果跟別人進行交流,比如在硏討會上講解吧享、做PPT向別人傳達內(nèi)容等,針對這些工作而做的筆記,就是傳達型筆記魏割。要記住一點,傳達型的筆記不是為我們自己而做,而是為別人能聽懂、理解我們所說的內(nèi)容而做,所以應(yīng)該輕重點明確钢颂、簡潔而富有說服力钞它。傳達型筆記中更多地是展示我們所做的結(jié)果與結(jié)論,思考過程等完全可以省略,這一點跟思考型筆記有全然不一樣的特點,在做筆記的時候需要明確理解它的側(cè)重點,這樣才能有針對性地工作。
而不管是學(xué)習(xí)還是工作,其實都是在利用這3種筆記本綜合起來輔助我們殊鞭。在學(xué)習(xí)的過程中,我們可能最多用到的就是記憶型筆記,其次則是思考型筆記,傳達筆記大概只會在一本書學(xué)習(xí)結(jié)束遭垛、一個階段完成后才會出現(xiàn)。
搬運工操灿？還是頭腦風(fēng)暴锯仪？
還記得你的小學(xué)時代都是跟著老師一筆一劃抄板書、記筆記的么趾盐？那時候這種筆記對我們的幫助還是很大的庶喜。但是，一旦進入真正要動用自己大腦救鲤、讓自己思考的年紀(jì),再跟著老師寫板書就很難發(fā)揮效果了久窟。
文字“搬運工”,很容易讓大腦閑下來。當(dāng)你學(xué)的知識都不再路過你的大腦,反而只是從筆尖搬運到紙上,你就錯過了學(xué)習(xí)的過程,根本無法幫助自己理解要學(xué)習(xí)的內(nèi)容蜒简。
這樣的筆記,最多能成為板書集合,但如果你不去看一遍,就相當(dāng)于沒學(xué)過瘸羡。而自己一邊聽講、一邊理解板書,一邊根據(jù)自己的理解和記憶程度來有選擇搓茬、有重點地記錄,這個過程就不僅是在抄寫了,而是一邊抄邊學(xué)習(xí)犹赖。這樣一來,你可能會用更少的時間來記錄更少的內(nèi)容,卻比別人能更高效地記住知識队他。
一邊是 “搬運知識”的低端工作,一邊是“頭腦風(fēng)暴”的高端工作,哪一種更好呢？
總之,我們的筆記不管是記錄得更多還是更少,都定要有與板書峻村、書本區(qū)分的地方,做到留下自己“思考”的痕跡麸折。如果你的筆記沒有自己的風(fēng)格和屬性,只能說你沒有認(rèn)真地思考和學(xué)習(xí)。
掌握好“空行大法”,你的記憶更清晰
很多人做筆記時喜歡將筆記寫得滿滿當(dāng)當(dāng),一點空隙都不留下,別提多“節(jié)儉”了粘昨。遠(yuǎn)遠(yuǎn)看去,還以為這是一篇小作文,根本看不出重點垢啼、段落與知識點。這樣做筆記,就算你筆跡工整张肾、十分整齊,它也屬于“阻礙自己”的筆記,對我們學(xué)習(xí)芭析、記憶和理解沒有一點好處。
而且一頁完全沒有空行吞瞪、過于密集的筆記,往往第一時間就會給我們帶來“非常難”或“不好處理”這樣的心理壓力馁启。毫無留白的筆記,不僅重點難以提煉,閱讀感受也很差,很容易讓我們產(chǎn)生勞累和厭煩情緒。
那我們應(yīng)該怎么辦呢芍秆？
簡單,那就是在合適的時候,學(xué)會給自己的筆記空一行惯疙。下面我們就來看看,什么時候使用這個“空行大法”最為合適。
首先,在重點內(nèi)容前后,我們可以各自空一行,將重點內(nèi)容單獨寫在中間妖啥。
因為在筆記本的頁面安排上,越是松散的地方記錄的內(nèi)容就越少,而越少的內(nèi)容越容易被我們注意和理解,這也是為什么我們一直強調(diào)霉颠，總結(jié)內(nèi)容不要超過3條的原因,只有足夠精練才能減輕工作壓力。
而在筆記中,通過空行的辦法,就可以讓我們一眼注意到頁面上的重點內(nèi)容,同時單獨進行記錄,也讓人心理上有“它比較少荆虱、容易”這樣的感觀蒿偎。
其次,在兩個不同的模塊、段落之間,可以采取空行的辦法區(qū)分怀读。
不管是學(xué)習(xí)還是工作,我們都有階段性的任務(wù),不同階段的任務(wù)和學(xué)習(xí)內(nèi)容應(yīng)該被劃分得更加清楚明確,這樣我們可以更清晰地認(rèn)識到哪些內(nèi)容屬于一個范圍酥郭、哪些應(yīng)該是另一個范圍,對整理思路、調(diào)整學(xué)習(xí)計劃等都有很大的好處愿吹。而在筆記上,就得對它們有區(qū)分,通過空2~3行的辦法,我們可以將兩個大的內(nèi)容區(qū)分開,不至于將其弄混不从。
如學(xué)習(xí)筆記中,“第一章”與“第二章”之間,就應(yīng)該空出合適的行數(shù)。事實上,大多數(shù)時間我們都提倡空出一到兩頁,這樣不僅可以將其區(qū)分開,在后續(xù)的再次學(xué)習(xí)時,我們還可以將補充的內(nèi)容犁跪、知識記錄在對應(yīng)的每一章后面,不僅安排合理,也不會讓筆記顯得過分雜亂椿息。
如果你的筆記需要多次記錄、修改坷衍、批注,最好做到寫2~3行就空一行寝优。第一次書寫筆記時,用黑色或藍(lán)色的筆,等需要修改、進行批注或補充資料和內(nèi)容,就將其用顏色較淺,如黃色枫耳、淺藍(lán)色等的筆記錄在之前空的行中,這樣不僅不容易弄混,而且閱讀起來也非常舒適乏矾。如果是需要強調(diào)的內(nèi)容,就用紅色等鮮艷的顏色來記錄。
每個標(biāo)題都獨占一行,不要在標(biāo)題后面直接書寫內(nèi)容。
不管是囊括大量內(nèi)容的一級標(biāo)題,還是最低級的小標(biāo)題,都要堅持這個原則,這樣才能讓筆記更加有序钻心。
采取這個方法做筆記,你的筆記是不是變得既整齊又主次分明了呢凄硼？這也更方便我們進行思考,這是很好的辦法。記住,不要再讓自己的筆記變得過于緊湊了捷沸。在空行之余,多穿插圖表摊沉、樹狀圖、流程圖等方式,讓筆記更加豐富,你的知識才能理解得更透徹痒给、記得更迅速说墨。
利用好筆記本中的空白區(qū)域
在寫筆記的時候,我們常常會發(fā)現(xiàn),因為有的行無法寫滿、標(biāo)題前后空行等關(guān)系,導(dǎo)致筆記本中有些頁面有大面積的空白,尤其是在每個章節(jié)的最前面苍柏。這些空白區(qū)可以怎么解決呢尼斧？
很簡單,單獨將空白區(qū)用方框框起,里面可以記錄一些跟這一塊內(nèi)容有關(guān)的、但是比較零碎的小信息,作為“小貼士”出現(xiàn),這樣一來就可以將筆記本的頁面安排得更好试吁。
需要注意的是, 每一個零碎信息不超過3個點是最好的突颊。
用好邏輯詞，將筆記內(nèi)容串聯(lián)起來
我們在日常學(xué)習(xí)時,常常遇到類似這樣的問題潘悼。筆記本上記錄的信息過于繁雜,有的內(nèi)容下，分條列點地寫了不少小標(biāo)題,可是再回頭看,就發(fā)現(xiàn)不少條目的信息似乎互相包含,或者重復(fù)爬橡。導(dǎo)致記錄的信息看起來邏輯很混亂,壓根不知道到底有多少條具體內(nèi)容治唤、多少條總結(jié)。所以,我們一定要使用合適的邏輯詞匯糙申。
在使用邏輯詞匯時,有幾點需要注意宾添。
1、我們所用的關(guān)聯(lián)性詞匯應(yīng)該是自己慣用的柜裸。只要關(guān)系上沒有用錯,我們就可以隨意使用自己喜歡的邏輯詞匯缕陕。
比如， “因為”疙挺、“推導(dǎo)出”扛邑、“要注意……”、“如果”等等铐然。善于梳理筆記的邏輯,讓我們的思路更清晰蔬崩。
2、學(xué)會區(qū)分“能理解”的內(nèi)容和“不能理解”的信息,然后針對“不能理解的問題”去下功夫,將其解決搀暑。這就是筆記在學(xué)習(xí)這個階段,能鍛煉我們理解力的地方沥阳，在筆記中不斷思考和概括。
我們一直強調(diào)要在做筆記時體現(xiàn)自己的思考自点。如何才能體現(xiàn)自己的思考呢桐罕？只要將你的思考痕跡留在筆記上就可以了。
簡而言之,做筆記的時候,一定要不斷思索、概括和總結(jié)內(nèi)容,并將你認(rèn)為有意義的內(nèi)容寫在其中,防止它“靈光一現(xiàn)”然后被我們遺忘功炮。事實上,我們生活中大多的想法只要不記錄下來,都會被遺忘的溅潜。那些晦澀難懂的知識點記錄在筆記上,第一次費盡心思理解了,第二次卻忘記了當(dāng)時的思考方式,重新抓耳撓腮起來，這是非常常見的現(xiàn)象。
如果在上次理解了知識點的時候,我們能將自己的思考關(guān)鍵點寫在旁邊,就能幫助我們解決這個問題。
如何總結(jié)重點
再說總結(jié)撼唾，當(dāng)遇到重點時,總結(jié)出來的信息就特別多齿兔。感覺這條也重要、那條也不能放棄,于是不知不覺間就把總結(jié)寫了一頁,看起來其實就是將內(nèi)容抄了一遍仔蝌。是不是你也會有這樣的困擾呢？
遇到這種情況,定要學(xué)會“狠心”,能夠舍棄不那么重要的信息,你才能提煉出真正重要的內(nèi)容來。
事實上,總結(jié)內(nèi)容必然是整個主題的精髓,所以以簡要為主,最好在2到4條之間挡育，多了只會顯得過于冗長,反而失去了總結(jié)的意義。
越是難以篩選,我們越是應(yīng)該逼自己去做選擇,這能鍛煉我們分清主次朴爬、知道什么才是重點的能力即寒。學(xué)習(xí)和工作一樣,最忌諱的就是分不清輕重。
一般情況下,我們都堅持“三點法則”,也就是說總結(jié)一定要有三點重點,這樣我們就會習(xí)慣性地認(rèn)識到重點是“三點”,在日后回憶時方便記憶,不會忘記或記錯召噩。
小貼士：
總結(jié)和概括的區(qū)別
總結(jié)是將最為重點的部分寫出,概括則是將筆記的框架整理出來,它注重的是理解母赵、歸納能力。能夠?qū)⑿畔⒏爬ê?不僅在日后復(fù)習(xí)具滴、回顧時能省去大量的時間精力,還可以加強我們對信息的理解凹嘲。要知道,想要概括一個內(nèi)容,我們首先就得弄清楚它的輕重脈絡(luò),只有對主要內(nèi)容有一定深入的了解,才能夠概括到位。所以,這就是學(xué)習(xí)构韵、思考的痕跡周蹭。
