文件千古事栅葡，質(zhì)量管理體系中的文件
管理的本質(zhì)就是建立信任（德魯克語(yǔ)），任何一個(gè)正常的企業(yè)發(fā)展必須有成熟的業(yè)務(wù)模式尤泽，不能朝令夕改欣簇，變來(lái)變?nèi)ァＫ耘髟迹艺J(rèn)為管理者的首要任務(wù)就是建立起企業(yè)管理的自動(dòng)自發(fā)系統(tǒng)熊咽，這個(gè)系統(tǒng)可以自我運(yùn)作，自我約束闹丐，自我糾偏横殴，自我預(yù)警等，只有這樣卿拴，管理才能輕松衫仑。
而要建立一個(gè)這樣的系統(tǒng)梨与，基本要求應(yīng)該是每個(gè)人都【確切地知道干什么，并使用確切的方法去干】惑畴。
如何讓人確切的知道這些要求呢呢蛋欣？
答案是【文件】航徙。
否則如贷，總不成“交通基本靠走,交流基本靠吼”吧？
就如有法可依是社會(huì)主義法制建設(shè)的基礎(chǔ)到踏，但有誰(shuí)見(jiàn)過(guò)口口相傳的法律嗎杠袱？
【文件千古事】
質(zhì)量管理體系中文件最主要的目的是溝通意圖和統(tǒng)一行動(dòng)。
當(dāng)然窝稿，在質(zhì)量管理體系中存在還有其他的更多意義楣富，具體的可參見(jiàn)ISO/TR
10013《質(zhì)量管理體系文件指南》。順便說(shuō)一句伴榔，ISO/TR是指ISO標(biāo)準(zhǔn)族中的技術(shù)報(bào)告纹蝴，等級(jí)比標(biāo)準(zhǔn)低，但也是某一方面的技術(shù)踪少，知識(shí)和思想集大成者塘安，非常值得研習(xí)。
但就我看來(lái)援奢，文件在質(zhì)量管理體系中有其更深遠(yuǎn)的作用和意義兼犯。
文字的出現(xiàn)是人類歷史文明發(fā)展的重要里程碑，畢竟結(jié)繩記事在人類歷史上都有舉足輕重的意義集漾。
文件最主要的意義是在一個(gè)更廣的時(shí)間縱軸上讓人們能夠進(jìn)行溝通切黔，對(duì)話和傳承。
所以我認(rèn)為文件對(duì)于質(zhì)量管理體系的意義也是如此具篇。
【文件能促使公司在一個(gè)更長(zhǎng)的時(shí)間范疇里保持相對(duì)穩(wěn)定的理念纬霞，架構(gòu)，流程驱显，方法和技巧】
所謂專業(yè)险领，就是同一件事一直做。就是畢竟所有的成功秒紧，最終都可以歸結(jié)于時(shí)間的力量绢陌。
所以，我說(shuō)”文件千古事“熔恢。一個(gè)公司要想長(zhǎng)久存在脐湾，基業(yè)常青，文件的作用就尤為重要叙淌。
而對(duì)于那些“打一桿子就走”的公司而言秤掌，文件無(wú)疑沒(méi)有必要愁铺，當(dāng)然，管理體系也毫無(wú)必要闻鉴。
【質(zhì)量管理體系中究竟應(yīng)該有哪些文件】
在最新版的ISO9000標(biāo)準(zhǔn)中茵乱，已經(jīng)極度淡化了文件名稱和格式的概念。這主要是迎合更關(guān)注實(shí)施效果和效率的理念孟岛，對(duì)于那些以拿證為唯一要?jiǎng)?wù)的公司來(lái)說(shuō)瓶竭，無(wú)疑是少了很多經(jīng)箍咒。但對(duì)于大部分公司來(lái)說(shuō)渠羞，ISO9000標(biāo)準(zhǔn)變得更加虛無(wú)和空洞斤贰，并不是一件幸事。
這就如當(dāng)一個(gè)人饑腸轆轆時(shí)次询，你跟談再多的有效獲取食物的若干種方法和技巧是沒(méi)有用的荧恍，你只需要告訴他往前走10米有一個(gè)沙縣小吃就夠了。
再先進(jìn)的方法屯吊，也要因地制宜送巡，切合實(shí)際情況。
我所了解到的現(xiàn)狀是還有很多企業(yè)還在糾結(jié)文件是否有用盒卸，在這個(gè)時(shí)候弱化對(duì)文件具象的規(guī)定骗爆，其實(shí)是有點(diǎn)拔苗助長(zhǎng)，操之過(guò)急世落。當(dāng)然淮腾，也許ISO組織是基于國(guó)際范圍內(nèi)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，而不是我所接觸到的這些不那么“高大上”的企業(yè)屉佳。
既然文件是必須的谷朝，那么，質(zhì)量管理體系需要哪些文件呢武花？
我判斷質(zhì)量管理體系中的活動(dòng)是否需要文件的原則如下：
[if !supportLists]1.??? [endif]質(zhì)量管理體系中所有的管理圆凰，計(jì)劃，運(yùn)行体箕，控制专钉，檢查，確認(rèn)累铅，評(píng)審活動(dòng)都要留有記錄跃须。
[if !supportLists]2.??? [endif]凡是需要重復(fù)和再現(xiàn)的活動(dòng)都需要形成相關(guān)的規(guī)范或指導(dǎo)文件。
具體文件的名目可以參考ISO/TR10013.
這包括質(zhì)量計(jì)劃娃兽，產(chǎn)品/過(guò)程規(guī)范菇民，操作指南，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，程序第练，記錄等阔馋。
【如何準(zhǔn)備質(zhì)量管理體系文件】
編寫任何文件前， 請(qǐng)先問(wèn)自己如下幾個(gè)問(wèn)題娇掏。
[if !supportLists]l? [endif]你為什么要寫這個(gè)文件呕寝？
記住，任何文件的目的都不應(yīng)該只是為了通過(guò)認(rèn)證婴梧。
寫任何文件的出發(fā)點(diǎn)都應(yīng)該是“傳道下梢，授業(yè)，解惑”志秃。
[if !supportLists]l? [endif]文件寫給誰(shuí)看怔球？
你的閱讀對(duì)象決定了你文件的行文方式嚼酝。
如果文章的受眾或閱讀對(duì)象的學(xué)歷人均985浮还，起步211，那可能不弄點(diǎn)外星詞都不好意思開(kāi)頭闽巩。
但如果閱讀對(duì)象連寫自己的名字都困難钧舌，那可能看圖說(shuō)話才是比較好的方式。
[if !supportLists]l? [endif]文件的重點(diǎn)是什么涎跨？
文件應(yīng)該只表達(dá)你想表達(dá)的重點(diǎn)洼冻。
主次不分，眉毛胡子一把抓隅很，有時(shí)會(huì)適得其反撞牢。
[if !supportLists]l? [endif]文件內(nèi)容的邏輯順序是什么？
這是很多人準(zhǔn)備文件時(shí)的毛病叔营，只注重格式屋彪，從目的，范圍绒尊，職責(zé)畜挥，內(nèi)容等一股腦寫下來(lái)，但邏輯混亂婴谱，毫無(wú)章法蟹但，應(yīng)付認(rèn)證審核可以，但對(duì)實(shí)際工作并沒(méi)有什么太大用處谭羔。
根據(jù)PDCA,結(jié)合過(guò)程方法（輸入华糖，活動(dòng)，輸出）可以有效的理順文件的表達(dá)邏輯瘟裸。
對(duì)于操作指導(dǎo)類客叉，強(qiáng)烈推薦按照操作的工藝順序進(jìn)行。
對(duì)于流程類文件，強(qiáng)烈推薦使用流程圖進(jìn)行闡述十办。
[if !supportLists]l? [endif]文件放在哪里使用秀撇？
文件應(yīng)該以合適的媒介進(jìn)行傳播。文件的使用場(chǎng)所決定文件所需的合適的載體向族。
并不是只有紙質(zhì)的文件才是文件：茄唷！件相！
錄像再扭，音頻，實(shí)物都可以是文件夜矗！
有時(shí)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)樣品勝過(guò)千言萬(wàn)語(yǔ)泛范。
【任何時(shí)候，文件的格式都是最不需要考慮的問(wèn)題!!!】
【如何利用質(zhì)量管理體系文件】
關(guān)于這一點(diǎn)紊撕，ISO9000標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)有比較詳盡的描述罢荡，不外乎：
[if !supportLists]l? [endif]發(fā)行前要批準(zhǔn)
主要是保證文件的權(quán)威性。
[if !supportLists]l? [endif]要發(fā)行到適用的場(chǎng)所
想用而無(wú)所得对扶，那等于沒(méi)寫区赵。
[if !supportLists]l? [endif]文件一定要應(yīng)用
這一點(diǎn)在94版的標(biāo)準(zhǔn)中有比較直接的體現(xiàn)，Do What You Write!
有文件而不使用浪南，比沒(méi)有文件更糟糕笼才，不僅僅是形同廢紙，而是進(jìn)一步挫傷了人們標(biāo)準(zhǔn)化的勇氣和信心络凿。
[if !supportLists]l? [endif]文件的更改一定要受控
文件當(dāng)然可以更改骡送。也需要按照實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行更新孵运。
但凡是一旦實(shí)際做法與文件相悖而行就修改文件的沖動(dòng)必須遏制搀绣。
這種做法通常源于2個(gè)方面，一是行文太草率滋觉，根本不過(guò)大腦到千。二是缺乏遵從文件的決心和勇氣昌渤。
無(wú)論哪一種，都對(duì)建立持續(xù)有效的質(zhì)量管理體系百害而無(wú)一益憔四。
另外膀息，文件的更改（更新）一定要按合適的路徑進(jìn)行控制，防止新老版本同時(shí)出現(xiàn)在作業(yè)場(chǎng)所了赵。
合抱之木潜支，生于毫末；九層之臺(tái)柿汛，起于累土冗酿；千里之行埠对，始于足下。
文件是質(zhì)量管理體系的基石裁替。當(dāng)然也可以說(shuō)项玛，文件是任何管理體系的基石。
不能認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)的人弱判，基本上建立不了任何持續(xù)有效的管理體系襟沮。
