薦 語

每一個職場中人或多或少都有這樣的體驗：壓力重重；太多事情都理不清頭緒剖张；似乎永遠(yuǎn)被各種任務(wù)和目標(biāo)追趕著……

GTD系統(tǒng)將指導(dǎo)你在事務(wù)纏身的情況下爆存，仍能頭腦清醒、輕松自如地控制和處理一切尤筐。

作 者 簡 介

戴維·艾倫

戴維·艾倫有限公司的總裁。作為一名行政管理培訓(xùn)專家和教育家洞就，他擁有20多年豐富的管理經(jīng)驗盆繁，被譽(yù)為在提高工作效率方面最具建樹和影響力的思想家之一，并且一直擔(dān)任甲骨文公司旬蟋、世界銀行油昂、L.L.Bean戶外用品專賣郵購公司和QVC購物頻道等企業(yè)的高級管理顧問。

精 華 解 讀

以下內(nèi)容為《搞定》一書精華解讀倾贰，供廣大書友們學(xué)習(xí)參考冕碟，歡迎分享，未經(jīng)允許不可用作商業(yè)用途匆浙。

目 錄

引言：為什么這本書如此重要安寺？

一、“心如止水”的境界

二首尼、有效地處理內(nèi)心的承諾

三挑庶、自下而上的行動管理

四、準(zhǔn)備工作：確定時間软能、空間和工具

五迎捺、收集階段：歸攏材料

六、處理階段：清空工作籃

七查排、組織整理：建立好清單

八凳枝、檢查回顧：保障系統(tǒng)有效運行

九、執(zhí)行階段：選擇最合適的行動

十跋核、自然式計劃模式

十一岖瑰、養(yǎng)成收集的習(xí)慣

十二、為什么越是精明的人了罪，延誤的事越多锭环？

十三、學(xué)會關(guān)注結(jié)果

正 文

引言：為什么這本書如此重要泊藕？

你是否渴望過這樣一種狀態(tài)：自己雖然整日事務(wù)纏身辅辩，卻仍然能夠頭腦清醒难礼、輕松自如地控制和處理一切。我可以很負(fù)責(zé)地告訴你：這是有可能實現(xiàn)的玫锋。

近年來蛾茉，人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，但同時也開始承擔(dān)超負(fù)荷的工作撩鹿，結(jié)果導(dǎo)致我們感到自己身上的壓力與日俱增谦炬。無論是我們所接受的標(biāo)準(zhǔn)教育、傳統(tǒng)的時間管理模型节沦，還是當(dāng)今那些充斥市場键思、隨手可得的管理輔助工具，都無法全面地幫助我們應(yīng)對各種新要求甫贯。我們迫切需要挖掘出一些新方法吼鳞、新技術(shù)和新工作模式以使我們立于不敗之地。

一叫搁、“心如止水”的境界

空手道中用“心如止水”來形容一切就緒的狀態(tài)赔桌。想象把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何反應(yīng)呢渴逻？答案是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度作出相應(yīng)的反應(yīng)疾党，然后歸于平靜。池水既不會反應(yīng)過激惨奕，也不會置之不理雪位。

任何造成你反應(yīng)過度或反應(yīng)不足的事情都可能反過來控制你。不能處理好自己的郵件梨撞、項目茧泪、與孩子或老板的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比預(yù)期差得多的結(jié)果聋袋。很多人對于一些事情，要不給予過分的關(guān)注穴吹，要么不屑一顧幽勒。這僅僅是因為他們無法做到“心如止水”般地行事。

二港令、有效地處理內(nèi)心的承諾

在20余載的培訓(xùn)工作中啥容，我發(fā)現(xiàn)了一個極為普遍的情況，即由于人們對自己作出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)管理不當(dāng)顷霹，導(dǎo)致了他們承受著重重壓力的折磨咪惠。所以，學(xué)會對生活中“懸而未決的問題”加以控制淋淀，可以有效地緩解壓力遥昧。

首先，你必須明確并收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊記憶”的事情，并將其置于一個客觀可靠的體系中炭臭，或者是我稱之為“工作籃”的工具中——必須經(jīng)秤琅В回訪并清理它。

第二鞋仍，你必須明白你的工作到底是什么并作出判斷“需要采取什么行動來推動工作的進(jìn)程”常摧。

第三，一旦決定了行動方案威创，你必須在一個你經(jīng)常查閱的體系中安排好這些行動的提示信息落午。

三、自下而上的行動管理

一般觀點認(rèn)為肚豺，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)是：首先確定個人或公司的總體目標(biāo)溃斋，然后定義工作的主要目標(biāo)，最后把焦點集中到實施細(xì)節(jié)上详炬。但多年的觀察經(jīng)驗告訴我盐类，自下而上的方法更具實用價值，即從當(dāng)前任務(wù)的最底層入手呛谜。這就好似穿著寬大的泳衣游泳——你不得不手提著泳褲防止它掉下去在跳，根本無心抬頭看方向是否正確。

行動管理最重要的技巧是“把一切事務(wù)趕出你的大腦”隐岛。在實際行動中猫妙，我盡量讓自己可以憑直覺去挑選要執(zhí)行的行動，而不是重新思考那些行動的來龍去脈聚凹。對一件事情不需要進(jìn)行兩次相同的思考割坠。你的意識就好像是計算機(jī)的CPU，是一個負(fù)責(zé)處理的工具妒牙，而不是一個存儲場所彼哼。要想讓大腦高效地工作，就像CPU高速處理任務(wù)一樣湘今，必須保證RAM里排隊的任務(wù)盡可能少敢朱。

四、準(zhǔn)備工作：確定時間摩瞎、空間和工具

我建議你安排整段時間來啟動這一管理計劃拴签，準(zhǔn)備一個工作區(qū)，包括適宜的空間旗们、家具和工具蚓哩。工作區(qū)安排合理、簡單高效上渴，能夠大大減少處理事務(wù)時內(nèi)心深處的抵觸情緒岸梨，甚至還會吸引你坐下來投入工作喜颁，并加快你的工作節(jié)奏。對于大多數(shù)人來說盛嘿，理想的做法是安排出兩個整天洛巢。

在安排工作區(qū)時要特別注意兩點：

1. 重視移動中的工作區(qū)。如果你是經(jīng)常出差在外的商務(wù)人士次兆，準(zhǔn)備好必要的辦公設(shè)備稿茉，能夠幫助你有效利用旅途中的閑散時間；

2. 不要共享工作區(qū)芥炭。

最后漓库，你需要準(zhǔn)備一些基本的用品，如資料存放托盤园蝠、白紙渺蒿、文件夾、日程表彪薛、訂書機(jī)茂装、廢紙簍等。

五善延、收集階段：歸攏材料

這個階段少态，我們需要收集一切引起我們注意的事務(wù)和信息，無論大小易遣、輕重彼妻、急緩。并將其存儲在大腦以外的某個地方豆茫，如工作籃侨歉、紙質(zhì)\電子記事簿、錄音設(shè)備或電子郵件揩魂。但工作籃的數(shù)量必須限制在你可以應(yīng)付的最大數(shù)量之下幽邓，并定期清空收集工具；

外在的收集工作火脉，主要指搜索你的周圍環(huán)境颊艳，首先從辦公桌開始，逐漸擴(kuò)展到辦公桌的抽屜忘分、柜子和臺子的表面和內(nèi)部、地板白修、墻壁和書架等妒峦。

內(nèi)在的收集工作，主要指搜尋那些仍然存儲在腦海中的事項兵睛。這時候肯骇，一疊簡單的白紙開始真正發(fā)揮作用了窥浪。我的建議是，每張紙上只寫一件事笛丙，以便日后分別處理漾脂。

六、處理階段：清空工作籃

這個階段胚鸯，你需要對收集得到的信息進(jìn)行處理骨稿，徹底清空你的工作籃。這并不意味著完成你所收集到的全部工作姜钳。它指識別你收集到的每樣?xùn)|西坦冠，確定它是什么，意味著什么哥桥，需要你采取怎樣的行動辙浑。處理階段有3個基本原則：

1.首先處理工作籃中最上面的事務(wù)；

2.一次做一件事拟糕；

3.永遠(yuǎn)不要把任何事務(wù)再次放回工作籃判呕。

處理過程中面臨的關(guān)鍵問題是“下一步的行動是什么？”這里有兩種情況：

1.如果你能找到具體的下一步行動送滞，那么你需要權(quán)衡以下三種選擇：立即執(zhí)行侠草、指派他人或延遲處理；

2.工作籃中總有些內(nèi)容不需要采取行動累澡，此時需要你對它們進(jìn)行分辨：垃圾梦抢、待醞釀的事務(wù)和參考資料。

七愧哟、組織整理：建立好清單

從組織整理的角度來看奥吩，需要跟蹤和管理的事情可以分為7大類：“項目”清單、項目的輔助資料蕊梧、記錄在日程表中的行動和信息霞赫、“下一步行動”清單（一個或多個）、“等待”清單肥矢、參考資料和“將來/也許”清單端衰。保持這些類別之間界線分明，是整個組織整理工作中最重要的一部分甘改。

除了堅持對個人系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)旅东、清晰的分類，還有一個問題需要我們關(guān)注十艾，即建立和使用核查清單抵代。它可以幫助你關(guān)注項目、事件忘嫉、愛好荤牍、職責(zé)等領(lǐng)域中可能出現(xiàn)的潛在問題案腺。通常情況下，團(tuán)隊或公司內(nèi)部組織的咨詢活動康吵，最終會形成一份極具參考價值的核查清單劈榨，其中包含了對日后面試新人和培訓(xùn)員工的一些重點方向。

八晦嵌、重新認(rèn)識冪次法則

現(xiàn)實告訴我們同辣，我們的系統(tǒng)不可能處于靜止的狀態(tài)，它必須被實時更新耍铜，才能在必要的時候幫助我們做出適當(dāng)?shù)倪x擇邑闺。因此，在這一階段棕兼，我們需要思考兩方面重要的問題：

1.回顧應(yīng)該要關(guān)注哪部分的內(nèi)容陡舅？安排在何時進(jìn)行？

2.回顧應(yīng)該怎樣進(jìn)行伴挚？每隔多久進(jìn)行一次靶衍？

回答第一個問題，你可以從三個方面來進(jìn)行回顧：首先是查看日程表茎芋，其次可以查看清單颅眶，或根據(jù)情景選擇恰當(dāng)?shù)幕仡檭?nèi)容。你至少需要每周回顧一次那些懸而未決的事田弥。它能幫助你在旋風(fēng)式的生活模式中始終記得最緊要的工作涛酗、最重要的目標(biāo)，把握住自己的方向偷厦。

九商叹、執(zhí)行階段：選擇最合適的行動

具體到每一個繁忙而辛苦的工作日中，你該如何根據(jù)各種情況來選擇最合適的行動呢只泼？正如我曾提到的剖笙，答案非常簡單：相信你的感覺，或者說相信你的本能反應(yīng)请唱。此處有三種行動方案可供選擇：

1.確定某一時刻具體行動的“四標(biāo)準(zhǔn)法”弥咪，通過考量情境、時間十绑、精力和重要性做出行動聚至；

2.評估每日工作的“三分類法”：執(zhí)行事先安排好的工作、處理突發(fā)事件以及安排自己的工作本橙；

3.總體檢視工作的“六層次法”晚岭，從近及遠(yuǎn)，分別是目前的行動、當(dāng)前的項目/目標(biāo)坦报、責(zé)任范圍、1-2年的目標(biāo)狂鞋、3-5年的展望以及人生片择。

十、自然式計劃模式

區(qū)別于橫向思考的詳盡周密骚揍，“縱向”思考的方式是一種非正式的思考字管，我把它稱之為“信封背面的計劃”——當(dāng)你在咖啡館里與同事討論你們的日程安排或銷售報告時，可能會隨手將想到的事情羅列在信封背面信不。根據(jù)我的經(jīng)驗嘲叔，這種計劃方式的產(chǎn)出投入比最高。

當(dāng)你穿衣抽活、吃飯硫戈、購物或與別人侃侃而談時，你的大腦在一刻不停地盤算著下硕。盡管其過程可能毫無章法可言丁逝，但實際上大腦在閃現(xiàn)一個具體的方案之前已經(jīng)經(jīng)歷了以下5個階段：

1.定義目標(biāo)和原則；

2.展望結(jié)果梭姓；

3.頭腦風(fēng)暴霜幼；

4.組織整理；

5.明確下一步行動方案誉尖。

頭腦風(fēng)暴最大的優(yōu)點在于：不僅能夠捕捉到新穎獨特的想法罪既，還能啟發(fā)你產(chǎn)生更多的好主意。啟動頭腦風(fēng)暴有3點關(guān)鍵技巧：

1.不判斷铡恕、不質(zhì)疑琢感、不評估、不批判没咙；

2.追求數(shù)量猩谊；

3.把分析組織工作置于次要的地位。

十一祭刚、養(yǎng)成收集的習(xí)慣

在我的研討班上牌捷，當(dāng)我讓學(xué)員們描述他們在收集過程中的感受時，發(fā)現(xiàn)同時出現(xiàn)完全相反的感覺——焦慮和解脫涡驮，難以招架和控制良好暗甥。當(dāng)你直面你所收集到的各種材料時，會更容易找到各種消極情緒產(chǎn)生的根源——它們是自我信任感喪失的結(jié)果捉捅。一個團(tuán)隊完全學(xué)會使用完善的收集系統(tǒng)撤防，就好比是大家正在駕駛一艘滴水不漏的艦船。

十二棒口、為什么越是精明的人寄月，延誤的事越多辜膝？

事實上，在那些最聰明的人所列出的清單上漾肮，未解決和未決定的事情的數(shù)量也是最多的厂抖。這是為什么？因為他們的感悟能力可以在大腦中充分地展現(xiàn)出執(zhí)行工作時將會遇到的困境克懊，以及如果工作失敗會帶來什么樣的負(fù)面影響忱辅。瞬間，他們變得躁動不安谭溉，旋即便放棄了墙懂！

因此，從最基礎(chǔ)的層面入手扮念，定義出行動的具體計劃损搬，并將行動提示信息有效地組織和管理起來，是我們提高工作效率的關(guān)鍵扔亥。

十三场躯、學(xué)會關(guān)注結(jié)果

在這套方法中，處理日常事務(wù)時一個重要的技巧就是：學(xué)會在腦海中對結(jié)果作出正面的預(yù)期旅挤，并以此影響實踐踢关。“想出一個方法粘茄，好讓我能多抽出一些時間來陪女兒签舞。”這是一個明確具體的目標(biāo)柒瓣，并且會迫使你去確定具體的下一步行動儒搭。

結(jié) 語

《Getting Things Done》自出版以來，“GTD”已經(jīng)成了一個專有名詞芙贫，帶動了一大批基于此書的時間管理書籍搂鲫，文章和專門的博客。它遠(yuǎn)超越了書名的概念磺平，成了David Allen式目標(biāo)+時間管理的一個代名詞魂仍。

可以見得本書中所總結(jié)的時間管理方式是卓有成效的，因此試著用戴維艾倫的方式去管理你的時間拣挪，在事務(wù)纏身之中輕松自如地搞定一切擦酌。

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