根據(jù)文件廢棄基準宗兼，對判定為保存或保管的文件委刘，裝訂成文 件夾慨亲，并要保證任何人對必要文件 30 秒內(nèi)能夠取出混槐。具體按如下方法進行：
1. 原則：只保管一個文件夾
根據(jù) One Best 原則：One File戈锻，One Location 的原則，使公司 的文件不重復(fù)保留和媳，在指定的場所只保管一本原件格遭，禁止文件夾 個人所有。
2. 確立分類的體系和分類項目
確立文件分類體系留瞳，對文件進行層別拒迅，分類。
進行文件夾管理她倘，文件夾側(cè)面奇縫標明大分類（業(yè)務(wù)）璧微，文件 名，文件編號硬梁，文件收錄日期前硫，收錄文件名，保管期限靶溜，保存期 限开瞭，管理責任者等懒震。
3. 制訂目錄
制作文件擺放位置清單罩息，方便任何人查取。
4. 可視化管理
文件擺放的位置與數(shù)量要做到一眼就能看清楚个扰，常常利用顏 色標簽或?qū)θw文件擺放后畫一條斜線（如圖 6-8 所示）瓷炮。
5. 文件使用者的明確化
使用文件時標示使用者。
6. 文件管理體系的運行與維持
明確文件管理責任递宅，選定資料管理擔當娘香。尤其對文件的保管 （存放在辦公室）和保存（存放在資料室）進行明確區(qū)分，定期 進行資料整理办龄，運營和維持文件管理體系烘绽。
