如何把控項目秦叛?-PMBOK-五大項目管理流程《項目計劃、進(jìn)度與控制》-讀書系列

PMBOK包含5大項目管理流程

包含(啟動階段瀑粥、計劃階段挣跋、執(zhí)行階段、把控階段狞换、結(jié)束階段)避咆,以下逐個跟大家分享。


一修噪、啟動階段

此階段需要項目經(jīng)理對項目有基本了解查库,能夠縱向?qū)Ρ绕渌偁帉κ郑宄a(chǎn)品的優(yōu)勢所在割按。獲得來著BOSS膨报、直接領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同,得到項目授權(quán)适荣,以備開展項目现柠。對于團(tuán)隊成員,能夠激發(fā)團(tuán)隊的激情弛矛。

項目組成員必須充分參與項目定義階段够吩,包含:

Step1:明確項目目標(biāo)和最終交付成果,項目計劃及項目所遇問題丈氓,逐一與項目成員確認(rèn)周循;

Step2:明確項目團(tuán)隊及個人任務(wù)、所遇問題解決方法万俗、評估項目風(fēng)險湾笛、明確所需資源配置;

Step3:確認(rèn)溝通例會時間安排(如例會闰歪、周會嚎研、里程碑、總結(jié)等會議)库倘;

Step4:完成項目后的團(tuán)隊及個人激勵临扮。


二论矾、計劃階段

包含:制定項目戰(zhàn)略、實施計劃杆勇、項目進(jìn)度贪壳、溝通管理、風(fēng)險管理等一系列管理計劃蚜退。

項目戰(zhàn)略:


戰(zhàn)略是完成一個項目的總的方法闰靴,有別于戰(zhàn)術(shù),戰(zhàn)術(shù)是對付一個項目的細(xì)節(jié)和后勤的問題关霸。

常用發(fā)現(xiàn)新戰(zhàn)略方法為“頭腦風(fēng)暴”传黄,就是團(tuán)隊每個成員都可以提供自己的想法,不需要評估队寇,然后從中選擇一個。

產(chǎn)生戰(zhàn)略以后章姓,如何對已有戰(zhàn)略進(jìn)行選擇呢佳遣?以下有幾種方法:

排列選擇,為了選擇最優(yōu)的戰(zhàn)略方案凡伊,我們需要對項目戰(zhàn)略和技術(shù)策略進(jìn)行排列順序零渐。

以下為“戰(zhàn)略擇優(yōu)矩陣”:

將已有戰(zhàn)略以二進(jìn)制表示,縱橫分布1-4戰(zhàn)略方案系忙,A方案優(yōu)于B方案诵盼,則以“1”表示,反之用“0”表示银还。



上圖表示“方案1”優(yōu)于“方案2”风宁,則在“方案1”的橫向置于數(shù)字1,遜于“方案3”則置于數(shù)字0蛹疯。


根據(jù)排列好的戰(zhàn)略發(fā)現(xiàn)戒财,“方案1”與“方案2”均得兩分,但“項目1”在對比“項目2”的時候捺弦,更優(yōu)饮寞。故排序為“項目1”為最優(yōu)方案。


若詩團(tuán)隊決策列吼,則單個票數(shù)相加得到最終結(jié)果幽崩,方法一致。

另外還有SWOT分析法

在選擇最優(yōu)項目戰(zhàn)略時寞钥,進(jìn)行SWOT與風(fēng)險分析也是一個好方法慌申。

S:Strength(優(yōu)勢)

T:Weakness(劣勢)

O:Opportunity(機(jī)會)

T:Threat(威脅)

我們的優(yōu)勢是什么?我們怎么利用它凑耻?

我們的劣勢是什么太示?我們怎么減少它的影響柠贤?

這個市場為我們提供了什么機(jī)會?我們怎么把握它类缤?

什么威脅著我們成功臼勉?我們怎樣有效對付威脅?

以下為常用SWOT分析表:


SWOT分析表

再此餐弱,我們需要分析威脅與風(fēng)險時候可以接受宴霸。

我們在分析完風(fēng)險后,還要考慮如何應(yīng)對它膏蚓,以下為四種應(yīng)對風(fēng)險的方法:

減輕:努力做某些事情來減少事件造成的危害瓢谢;

避免:努力防止同樣的事情發(fā)生;

轉(zhuǎn)移:把風(fēng)險轉(zhuǎn)移到他人驮瞧,保險就是風(fēng)險轉(zhuǎn)移氓扛。把工作轉(zhuǎn)包給其他第三方做,也是一種風(fēng)險轉(zhuǎn)移论笔;

接受:接受風(fēng)險并且不采取任何特殊的行動去處理它采郎。

當(dāng)然,項目在進(jìn)行的過程中會遇政治性問題狂魔,項目成員都有各自立場蒜埋,都認(rèn)為各自一方為“對的一方”。

在該情況下最楷,我們需要針對性進(jìn)行“力場分析”整份。

力場分析即:考慮所處環(huán)境可能導(dǎo)致項目失敗或成功的力量因素,因為做一個決策總有贊成與反對兩面籽孙。

以下為“力場分析圖”


力場分析圖

如果遇到以上情況烈评,我們必須采取方法應(yīng)對。

以下是對付反對力量的四種方法:

忽略它:若反對的力量所處位置對你構(gòu)不成威脅蚯撩,可以選擇該方法础倍。但如果低估了反對力量,最終將有所損失胎挎;

克服它:通過努力說服對方接受意見(最為常用)沟启;

繞過它:所謂繞過,就是跳過當(dāng)事人犹菇,直接與老板面對面談話德迹,但這種方式短期內(nèi)也許奏效,長期會導(dǎo)致與團(tuán)隊成員滋生矛盾揭芍;

中和它:找到一種方法胳搞,取代原本方案,讓對方的反對心理消失。

確認(rèn)項目目標(biāo)一致后肌毅,我們將進(jìn)行詳細(xì)工作分解:


工作分解方法

從6a建立工作分解結(jié)構(gòu)到6f建立成本曲線凈值基準(zhǔn)筷转,分析詳細(xì)工作內(nèi)容。

敏捷式看板


工作分解


項目進(jìn)度

為了明晰項目進(jìn)度悬而,通常我們會使用繪制“項目進(jìn)度表”甘特圖呜舒、一頁紙項目管理。

項目進(jìn)度甘特圖

通過項目同特圖或項目進(jìn)度表笨奠,項目經(jīng)理可以非常清晰看到當(dāng)前項目階段狀態(tài)袭蝗。


一張紙項目管理

三、執(zhí)行階段

項目是如何出現(xiàn)問題的般婆?常常是因為我們沒有檢查工作進(jìn)度到腥,比如說一個項目預(yù)計是一周完成,直到周五下午我們才發(fā)現(xiàn)該員工誤工了蔚袍。發(fā)現(xiàn)工作落后的同時乡范,我們可以讓他加班,周五按時結(jié)束页响,現(xiàn)在我們需要多付一天工資篓足,讓他來周六或周天再完成工作。所以闰蚕,檢查工作進(jìn)度的頻率與總的工作時間成正比。所以连舍,計劃一周完成的工作没陡,我們必須每天檢查進(jìn)度,這是讓每個成員檢查自己的進(jìn)度索赏,并且告知是否偏離了目標(biāo)盼玄。

對于執(zhí)行中的把控我們有以下方法:

每日晨會:

團(tuán)隊成員需要了解自己以及其他成員都在做什么,議題有三潜腻。

1埃儿、昨天完成的工作,若未完成融涣,評估時間童番;

2、更新當(dāng)天要做工作威鹿;

3剃斧、遇到待解決問題,需要其他同事配合忽你。

完畢后需要更新到想目標(biāo)內(nèi)幼东,以備把控全局進(jìn)度。

敏捷看板:

根據(jù)項目開發(fā)的各個階段,給項目成員更新當(dāng)前工作狀態(tài)根蟹。

研發(fā)類一般包含:(計劃脓杉、設(shè)計階段、待開發(fā)简逮、開發(fā)階段球散、待測試、測試階段买决、待發(fā)布沛婴、完成)

團(tuán)隊成員,根據(jù)工作內(nèi)容及耗時更新便利貼內(nèi)容督赤。


敏捷看板/故事墻

以上可明確工作嘁灯,職責(zé)內(nèi)容。


四躲舌、把控階段

導(dǎo)致項目進(jìn)度落后和費用超支的其中主要原因之一丑婿,就是項目需求變更。

這種控制需要通過正式的項目變更批準(zhǔn)程序進(jìn)行没卸。當(dāng)成員要求進(jìn)行變更時羹奉,需要對項目進(jìn)度、費用约计、性能诀拭、然后咨詢對方是否愿意接受該影響,如果能夠接受煤蚌,那就進(jìn)入變更批準(zhǔn)程序耕挨。

該程序必須得到相關(guān)干系人批準(zhǔn),而不是僅僅是提出者尉桩。通常情況筒占,項目需求變更會影響(新的軟/硬件推出市場的時間,嚴(yán)重將影響銷售對于市場戰(zhàn)略布局)蜘犁。


常見項目變更審批表


五翰苫、結(jié)束階段

項目結(jié)束階段,需進(jìn)行項目總結(jié)这橙,大體細(xì)分為(狀態(tài)總結(jié)奏窑、設(shè)計總結(jié)、過程總結(jié))不同的用戶包含:

狀態(tài)總結(jié):包含P析恋、C良哲、T和S目標(biāo)是否達(dá)成,我們是否按照預(yù)定時間和預(yù)算助隧,項目需求達(dá)成筑凫?質(zhì)量達(dá)標(biāo)滑沧?評估費用、工作狀體巍实、進(jìn)度滓技、范圍的狀態(tài);

設(shè)計總結(jié):對產(chǎn)品棚潦、設(shè)計令漂、研發(fā)進(jìn)行檢查,是否滿足產(chǎn)品需求丸边,用戶體驗是否良好叠必?我們的產(chǎn)品滿足市場需求?

過程總結(jié):報告項目過程及討論需要改進(jìn)的地方妹窖。

總結(jié)的好處

改進(jìn)項目工作狀態(tài)及項目管理狀態(tài)纬朝;

確保項目工作質(zhì)量對于進(jìn)度費用不是處于次要地位;

及早發(fā)現(xiàn)問題以便能夠及時處理骄呼;

查明其他項目(現(xiàn)在或?qū)恚?yīng)用或不同方式管理的方法共苛;

發(fā)起人隨時了解項目情況(這也是確保最終交付能夠滿足發(fā)起人的需求)

重申項目組織,對項目團(tuán)隊成員收益和承諾蜓萄。

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