00 引言
即使是在頂級(jí)的公司已艰，也會(huì)存在無(wú)效的會(huì)議。而在一個(gè)項(xiàng)目中蚕苇，無(wú)效的會(huì)議就會(huì)更多哩掺，沒有精心的準(zhǔn)備，那么會(huì)議就起不到本身所達(dá)到的效果涩笤。
而如何準(zhǔn)備開好一個(gè)會(huì)議嚼吞，還是有一些訣竅的，下面項(xiàng)目例會(huì)的四要素可以助項(xiàng)目經(jīng)理一臂之力蹬碧。
要素1：準(zhǔn)備
項(xiàng)目例會(huì)要做好準(zhǔn)備工作舱禽，這些準(zhǔn)備工作包括了以下幾個(gè)方面：
會(huì)議目的：通過這次會(huì)議要達(dá)成什么樣的目的，是為了解決問題還是為了傳達(dá)指示恩沽，是匯報(bào)工作還是頭腦風(fēng)暴誊稚，和確定項(xiàng)目的范圍類似，參加會(huì)議前要明確會(huì)議的目的罗心。
參會(huì)人員：要確定哪些人員會(huì)參加會(huì)議里伯，在參加會(huì)議之前要把名單進(jìn)行篩選出來，誰(shuí)是會(huì)議召集人渤闷，誰(shuí)是會(huì)議主持人疾瓮，哪些人必須要出席，哪些人可以不用非要到場(chǎng)飒箭，哪些人需要準(zhǔn)備材料狼电，哪些人負(fù)責(zé)發(fā)言，同時(shí)需要確定誰(shuí)進(jìn)行會(huì)議記錄补憾。
會(huì)議道具：會(huì)議道具要提前準(zhǔn)備好漫萄，如果是通過會(huì)議室，那么需要提前進(jìn)行預(yù)訂盈匾，同時(shí)需要準(zhǔn)備筆記本電腦和投影儀以及相關(guān)的桌椅板凳等基礎(chǔ)設(shè)備腾务。如果有必要的話，提前準(zhǔn)備一些筆和紙張削饵，如果需要現(xiàn)場(chǎng)展示岩瘦，可以增加一些大的白板和水筆。
要素2：溝通
溝通的前提是需要制定出會(huì)議的日程和活動(dòng)列表窿撬，要制定要讓與會(huì)人員知道會(huì)議的相關(guān)信息启昧。這樣他們就清楚的知道應(yīng)該在什么時(shí)間到達(dá)，并按照會(huì)議要求提前做好相關(guān)準(zhǔn)備劈伴，可能是上一次遺留的問題是否有了最終的結(jié)果密末，又或者是需要提出新的議題等。
他們?cè)跁?huì)議之前可能會(huì)有一些問題，這個(gè)時(shí)候要及時(shí)的進(jìn)行解答严里，對(duì)于和會(huì)議有沖突的人員新啼，需要和對(duì)方確定行程，如果是關(guān)鍵人員刹碾，則需要確定能否安排其他人員代替以及改變相應(yīng)的會(huì)議日程燥撞。
要素3：控制
會(huì)議需要一個(gè)主持人來進(jìn)行控制，使得會(huì)議嚴(yán)格按照既定的程序進(jìn)行迷帜，避免會(huì)議偏題或拖延物舒。在會(huì)議上避免無(wú)休止的討論，對(duì)于細(xì)節(jié)問題可以暫時(shí)記錄下來戏锹，等待會(huì)后進(jìn)行單獨(dú)討論冠胯。
如果是匯報(bào)性的會(huì)議，盡量保持匯報(bào)簡(jiǎn)潔景用，說事件的重點(diǎn)進(jìn)展和下周計(jì)劃以及求助等涵叮。對(duì)于存在疑問的地方，等會(huì)議主要流程結(jié)束后伞插，可以留出單獨(dú)的時(shí)間來進(jìn)行討論割粮，但討論不能過于糾結(jié)細(xì)節(jié)，可以指定相應(yīng)的責(zé)任人和確定相應(yīng)的時(shí)間表媚污，會(huì)后再進(jìn)行跟蹤舀瓢。
要素4：總結(jié)
最后，開完會(huì)后需要進(jìn)行總結(jié)耗美，這個(gè)總結(jié)一般也稱為會(huì)議紀(jì)要或者備忘錄京髓，對(duì)于會(huì)議的主要討論內(nèi)容按照模塊或者分類進(jìn)行2-3句話的總結(jié)。
如果存在遺留問題商架，那么對(duì)這些問題需要逐一列出來堰怨，后面附上責(zé)任人和解決時(shí)間，推動(dòng)發(fā)起人和責(zé)任人在會(huì)后單獨(dú)討論并跟蹤處理蛇摸，并以此作為下一次會(huì)議的輸入材料备图。
會(huì)議記錄完成后需要及時(shí)發(fā)布給參會(huì)人員，對(duì)于會(huì)議記錄存在疑慮的赶袄，如有必要可以提前給關(guān)鍵參與人提前確認(rèn)揽涮。其實(shí)，沒有必要的會(huì)就不要開了饿肺，而有的時(shí)候臨時(shí)性的站會(huì)可以解決許多問題蒋困；
不要讓會(huì)議開成批斗大會(huì)，失去了會(huì)議原有的意義敬辣！
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