進(jìn)化論：Ivan 在2016年11月做客了進(jìn)化論·牛人分享泌射，有著15年的咨詢行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)的他，堅(jiān)信正確道路上縱然荊棘密布惠猿，但終有令人信服的回報(bào)羔砾。在職場里拼搏多年，他深諳其中的“套路”偶妖，比方說如何寫郵件不再 Go Die。
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無可否認(rèn)的是政溃，郵件在工作上是非常不可或缺的一環(huán)趾访。郵件可以協(xié)助我們跨越物理距離實(shí)現(xiàn)與他人的溝通和交流；郵件可以幫助生成會(huì)議記錄董虱，讓大家記住會(huì)議過程中的重要決議及待解決事項(xiàng)扼鞋；郵件有時(shí)候還可以作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的宣傳及審批工具，助力企業(yè)提高運(yùn)作效率愤诱。
在日常的工作中云头，使用母語（中文）撰寫郵件往往比使用英文來的駕輕就熟許多。因?yàn)樵谑褂煤笳邥r(shí)淫半，不僅僅要考慮語句語法的準(zhǔn)確溃槐，郵件結(jié)構(gòu)的調(diào)整，還必須認(rèn)知到中西方文化差異科吭，尤其是商業(yè)環(huán)境運(yùn)用時(shí)的區(qū)別昏滴。所以猴鲫，我想分享幾條小貼士，幫助大家在職場上有效且專業(yè)地用英文撰寫郵件谣殊。
1拂共、郵件主題
首先，郵件的主題非常重要姻几。它就如同你的穿著一樣宜狐，今天穿的是短褲、T-shirt還是正裝蛇捌，別人一目了然 肌厨。因此，郵件一定要很清楚地讓收件人第一眼就知道豁陆，你這封郵件的目的是什么柑爸。
建議你可以把主題用括號(hào)的形式標(biāo)出，既明確又醒目——
需要?jiǎng)e人回復(fù)：[Need your reply]
需要?jiǎng)e人審批：[Need your approval]
這樣一來盒音，在還沒看你郵件內(nèi)容之前表鳍，收件人就可以透過主旨了解到你這封郵件核心的目的。
2祥诽、郵件的重要性
既然有了對(duì)于郵件目的的不同定位和劃分譬圣，那么你也可以依據(jù)這些不同的目的，來區(qū)分郵件由高到低的重要性雄坪。
高重要性 厘熟！
- 針對(duì)那些需要他人審批、他人回復(fù)维哈、解決客訴绳姨、解決法律爭議及獲取預(yù)算及價(jià)格等有時(shí)間及資源限制的郵件，你大可以把它們列為高重要性阔挠，并加注紅色“!”符號(hào)飘庄，這樣一來才能夠引起別人足夠的重視，得到及時(shí)的回應(yīng)购撼。
低重要性 ↓
- 如果是一些文章的分享跪削，時(shí)間的急迫性并不高，可以考慮選擇低重要性的藍(lán)色“↓”符號(hào)迂求，這樣收件人可以選擇在工作閑暇之余碾盐，再來閱讀你的郵件。
3揩局、郵件的開頭
在郵件正文中毫玖，我們通常看到的第一個(gè)單詞就是 Dear，不是 Dear John孕豹，不然就是 Dear Mary 等等涩盾。其實(shí)，“Dear”的稱呼通常是在彼此未曾碰面励背，第一次透過郵件來了解對(duì)方時(shí)春霍，為了展現(xiàn)禮貌而采用的。當(dāng)雙方已經(jīng)有過一些接觸和交流過后叶眉，更建議大家可以直接用 Hi址儒，比方說 Hi John 或是 Hi Mary 等，顯得更加專業(yè)和直接衅疙。
有時(shí)候莲趣，當(dāng)你跟美國人郵件來往時(shí)，雙方甚至連 Hi 都可以省略饱溢，因?yàn)樵诿绹纳虡I(yè)文化中喧伞，這些字眼過于客套。當(dāng)年喬幫主就要求蘋果內(nèi)部的郵件溝通直接指出重點(diǎn)绩郎，有時(shí)候連名字都無需提及潘鲫。
4、郵件的內(nèi)容
寫郵件的過程中肋杖，建議你可以采用RCA的架構(gòu)溉仑。
Request 請求
Context 情境
Action 行動(dòng)
Request 請求
- R(Request)請求指在正文的一開頭，把這封郵件的目的状植，用1-2句話再具體描述一下浊竟，起到強(qiáng)調(diào)的作用。
Context 情境
- 請求事項(xiàng)完成之后津畸，你可以將重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到C(Context)振定，也就是情境上，談一談為什么你需要收件人的回復(fù)洼畅，或者為什么需要領(lǐng)導(dǎo)的審批等吩案。競爭對(duì)手的削價(jià)競爭、下游渠道的讓利需求或生產(chǎn)部門的響應(yīng)緩慢等等都可以作為你在這部分的主要籌碼帝簇。
Action 行動(dòng)
- 最后，你一定要表達(dá)出你的A(Action)靠益，即為行動(dòng)丧肴。比如面對(duì)之前提及的競爭對(duì)手的降價(jià)，當(dāng)你獲得領(lǐng)導(dǎo)的降價(jià)許可后胧后，你會(huì)在什么時(shí)間節(jié)點(diǎn)采取什么樣的動(dòng)作芋浮，又會(huì)引入哪些內(nèi)外部資源的協(xié)助，都是在行動(dòng)環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)具體展開的。
利用這樣的RCA架構(gòu)纸巷，是很容易讓你的收件人知道你的訴求镇草、具體面臨的處境以及后續(xù)的跟進(jìn)操作，在增強(qiáng)說服力的同時(shí)自然而然加速收件人的回復(fù)進(jìn)程瘤旨。
5梯啤、郵件的署名
完成了郵件正文后，千萬別忘了加入諸如 Sincerely存哲、Warmest Regards因宇、Best regards 或是 Cheers 等敬語，當(dāng)然同時(shí)也不能遺忘自己的名字祟偷。我有時(shí)遇到有人發(fā)來很長的一段郵件卻忘記署名察滑，導(dǎo)致被迫回復(fù)一封郵件進(jìn)行追溯，既不專業(yè)又浪費(fèi)時(shí)間修肠。
值得留意的是贺辰，由于手機(jī)的普及，有時(shí)候大家會(huì)傾向于直接用手機(jī)來收發(fā)郵件嵌施。用iPhone的人一定知道饲化，當(dāng)你用iPhone編輯郵件時(shí)末尾自帶 Sent from my iPhone (發(fā)自我的iPhone)字眼，建議你可以考慮把這個(gè)去掉艰管，避免收件人以為你只是利用閑暇之余瀏覽了郵件并快速回復(fù)滓侍。
對(duì)于一些需要詳細(xì)解釋和回復(fù)的郵件，一個(gè)個(gè)小小的舉動(dòng)往往可以讓收件人感受到你的誠意及謹(jǐn)慎牲芋。
6撩笆、郵件的回復(fù)
上述幾點(diǎn)主要針對(duì)郵件的發(fā)件方，而同時(shí)作為收件人的一方缸浦，郵件的回復(fù)藝術(shù)同樣非常重要夕冲，直接反應(yīng)了回復(fù)者的智商和情商，我常常會(huì)遇到有些初入職場的小白裂逐，對(duì)任何郵件都進(jìn)行“全回復(fù)”歹鱼，令人無語。
舉個(gè)例子卜高，當(dāng)大boss發(fā)出了新任命的消息弥姻，有些小白就會(huì)毫無忌憚地全回復(fù)給所有的收件人大談一番恭喜，然而掺涛，當(dāng)你并不知道這個(gè)新任命的消息對(duì)于所有的收件人來說是好是壞庭敦，甚至不了解背后是否有政治性的意圖所在時(shí)，這樣的全回復(fù)薪缆，輕則讓別人覺得你 too young too naive秧廉，重則更會(huì)暴露出自己的不專業(yè)。
上述的例子并非危言聳聽，而是在職場中時(shí)有發(fā)生的真實(shí)案例疼电。所以建議你在回復(fù)郵件時(shí)嚼锄，一定要思慮周全這封郵件的意義和發(fā)送對(duì)象，群發(fā)選項(xiàng)有時(shí)需要慎重選擇蔽豺。
7区丑、文法與措辭
畢竟我們是在寫英文郵件，文法和措詞一定需要做細(xì)致的修改和完善茫虽。
過去式可以用來表達(dá)過去發(fā)生過的事件刊苍；現(xiàn)在進(jìn)行式可以用來表達(dá)你手頭正在進(jìn)行的一些事件或項(xiàng)目，而未來式可以用來與收件人溝通未來你的計(jì)劃或是預(yù)計(jì)會(huì)發(fā)生的事件濒析。
時(shí)態(tài)運(yùn)用的錯(cuò)誤可能讓他人尤其是外國人對(duì)于你想要表達(dá)的內(nèi)容產(chǎn)生嚴(yán)重的不解和困惑正什。同時(shí)，措詞的準(zhǔn)確性也可以直接反映出你的英文程度号杏，千萬不要使用不常用或是拗口的英文單字婴氮，也要時(shí)刻杜絕錯(cuò)別字的出現(xiàn)，這些低級(jí)的失誤都會(huì)讓收件人對(duì)于你的專業(yè)性和誠意度產(chǎn)生懷疑盾致。
當(dāng)然主经，郵件只是眾多溝通工具中的一種。在通過郵件提升工作效率的同時(shí)庭惜，也不免迎來一些受限之處罩驻。
在實(shí)際的工作中，當(dāng)你需要溝通一件比較復(fù)雜的事情护赊，討論一款從未體驗(yàn)過的新產(chǎn)品惠遏，或是當(dāng)同一主旨的郵件已經(jīng)有來有回超過10次以上時(shí)，我還是認(rèn)為面對(duì)面的線下會(huì)議才是更有效率的溝通方式骏啰。
也正是這樣的方式节吮，才能將超越物理距離的郵件中不能解決的疑難雜癥擺放到零距離的環(huán)境中快速的化解。
