作者：王偉藝律師

曾經(jīng)有顧問單位找我們交流合同的審查和管理条篷，我們提到修改意見的落實問題肢扯，與我們討論的工作人員有一句話讓我印象深刻，就是他們需要的是我們出具審查意見束倍，有就行，具體是什么意見他們不管盟戏。

也即是說绪妹，他們需要的是一個交代，能在他們這個環(huán)節(jié)附上律師意見發(fā)給其他部門就行柿究。至于修改意見是否合理邮旷、公司是否采納、對方是否接受等問題蝇摸，不管婶肩。

事實也是如此。我們?yōu)檫@家單位審查過數(shù)百份合同貌夕，提出的審查意見大多數(shù)沒有得到過反饋律歼，我們不知道這些意見是否被采納术奖，是否得到落實梳凛，或者是否被修改，修改后是否有風(fēng)險候引。我們在法律顧問服務(wù)報告中也多次提到這個問題，但是很難得到解決畔况。

后來我們更加關(guān)注企業(yè)合同管理中存在的問題鲸鹦，也給不少客戶提供合同管理方面的建議。以我個人的經(jīng)驗來看问窃，企業(yè)合同管理常見的問題主要體現(xiàn)在以下3個層面：

Part 1.制度層面：制度不完善亥鬓，導(dǎo)致合同管理流于形式

我們在提供法律服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)并沒有完整的合同管理制度域庇，哪個部門管理合同是由決策層來指定嵌戈，有的顧問單位負(fù)責(zé)合同管理的部門和人員都更換過多次，每次更換都讓合同管理陷入一陣混亂听皿。

由于沒有完善的合同管理制度體系熟呛，合同管理過程中，不同部門經(jīng)常推諉尉姨，有的環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員也忙于“應(yīng)付作業(yè)”庵朝，導(dǎo)致合同管理流于形式。

其實又厉，合同管理制度的建立不僅是體現(xiàn)在制度性文件上九府，也反應(yīng)了公司管理層的合同管理意識。合同就是交易覆致，合同管理制度不完善侄旬，企業(yè)交易體系也會存在較大風(fēng)險。因此煌妈，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將合同管理作為企業(yè)管理的核心內(nèi)容之一儡羔。

合同管理制度的設(shè)置沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，每個企業(yè)的情況也不一樣璧诵，但總體而言汰蜘，應(yīng)當(dāng)包括以下方面：

基本管理制度。主要包括企業(yè)內(nèi)部的授權(quán)管理之宿、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置族操，合同管理流程的安排、合同文本的管理和檔案保管等制度澈缺。

合同訂立方面的管理制度坪创。主要包括合同交易事項的審批、簽約前的調(diào)查和準(zhǔn)備姐赡，合同文本的審查和審批莱预，合同用印的審批和管理等制度。

合同履行方面的管理制度项滑。主要包括合同履行過程中的監(jiān)管以及出現(xiàn)相應(yīng)風(fēng)險依沮、糾紛的處理等。

Part 2.機(jī)構(gòu)層面：設(shè)置不合理，以為合同管理只是法務(wù)部門的工作

在《關(guān)于合同的3個誤解》一文中危喉，我們提到第3種誤解是：認(rèn)為合同只是律師和法務(wù)的事宋渔。這個誤解體現(xiàn)在企業(yè)合同管理中，就是認(rèn)為合同管理只是法務(wù)部門的工作辜限，或者主要是法務(wù)部門的職責(zé)皇拣，其他部門主要是配合法務(wù)的工作。

其實薄嫡，這是一個很大的誤解氧急，這種誤解下建立的合同管理模式也很不合理，難以真正建立起有效的合同風(fēng)險防控體系毫深。

在《非法律專業(yè)吩坝，能審好合同嗎？》一文中哑蔫，我們也提到钉寝，非法律專業(yè)的其他人員也應(yīng)當(dāng)參與合同工作，因為他們可能更清楚交易目標(biāo)闸迷，更了解交易對手嵌纲，也更能洞察交易未來。

因此腥沽，在企業(yè)合同管理中疹瘦，應(yīng)當(dāng)是不同機(jī)構(gòu)、不同人員共同形成合力工作做好合同管理巡球。具體可以包括以下部門：

業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門可以負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)查邓嘹、具體談判酣栈、交易對手資格審查、合同交易安排汹押，合同文本制作矿筝，合同交易跟進(jìn)以及合同履行跟蹤和匯報。

審核部門棚贾。審核部門可以是法務(wù)部門窖维、審計部門、合規(guī)部門等妙痹，可以負(fù)責(zé)合同審查铸史、合同范本制作、合同履行監(jiān)督怯伊、合同糾紛應(yīng)對和處理琳轿、合同培訓(xùn)等工作。

財務(wù)部門。財務(wù)部門可以負(fù)責(zé)合同中財務(wù)條款崭篡、稅務(wù)條款的審查挪哄，監(jiān)督合同履行中的收付款情況等。

決策部門琉闪。根據(jù)公司內(nèi)部權(quán)限的劃分迹炼，不同合同提交的審批層級也不同，決策部門可能是管理層颠毙、董事會甚至是股東會斯入。決策部門是合同審批的最后環(huán)節(jié)，需要全面評估吟秩，作出決策咱扣。

用印部門。該環(huán)節(jié)主要是用印管理涵防，也是最后的審核闹伪，例如審查提交蓋章的合同是否完成審批，是否最終版本壮池，審批過程中的法律意見是否已經(jīng)修改等偏瓤，印章不能讓用印申請人自行使用，不能隨意帶出椰憋，必須專人管理厅克。由于合同文本內(nèi)容往往較多，不僅需要在簽署頁蓋章橙依，也應(yīng)當(dāng)蓋好騎縫章证舟。

保管部門。企業(yè)可以在部門設(shè)置中明確合同檔案的保管部門窗骑，負(fù)責(zé)合同檔案工作女责。合同檔案應(yīng)當(dāng)包括合同文本、合同訂立创译、履行抵知、變更（如有）、解除（如有）软族、終止刷喜、糾紛解決（如有）等全過程中形成的文件和憑證。

Part 3.執(zhí)行層面：重視文本管理立砸，忽視履行等其他環(huán)節(jié)

我們在《關(guān)于合同的3個誤解》中提到的第2個誤解是：將合同等同于合同文本掖疮。這個誤解延伸到企業(yè)管理上，就容易出現(xiàn)重視合同文本管理颗祝，而忽視合同履行等其他環(huán)節(jié)的管理氮墨。

合同簽訂后并不會自動履行纺蛆，交易也不會自動完成。一般是在合同各方簽字蓋章后规揪，合同的履行才開始桥氏，而合同出現(xiàn)問題和糾紛，多數(shù)也是在合同履行過程中猛铅。

我們在法律服務(wù)過程中也發(fā)現(xiàn)字支，多數(shù)企業(yè)對合同管理的重點(diǎn)是在合同文本的簽訂與審批，而合同蓋章后的管理就容易被忽視奸忽。

如果沒有建立合同履行風(fēng)險防控機(jī)制堕伪，也沒有必要的證據(jù)意識，可能出現(xiàn)對方違約時不知道即將面臨的法律風(fēng)險栗菜、更不知道應(yīng)如何妥善應(yīng)對等問題欠雌。

因此，合同管理不僅要關(guān)注合同文本的內(nèi)容審查疙筹、審批等環(huán)節(jié)富俄，也要重視合同履行等其他環(huán)節(jié)，例如可以關(guān)注以下幾方面的工作：

公司管理層應(yīng)該重視合同的全過程管理而咆，推動建立全面的合同風(fēng)險防控機(jī)制霍比，并將重點(diǎn)落實在合同管理的執(zhí)行上。

業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)注意收集合同履行過程中形成的文件暴备，例如溝通記錄悠瞬、交貨憑證、付款憑證涯捻、驗收憑證浅妆、發(fā)票、工作記錄等障癌。

合同履行監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)定期和不定期檢查合同履行情況狂打，重大合同履行情況應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注，可以要求履行部門定期上報混弥，監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)不定期進(jìn)行現(xiàn)場檢查。

業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)注意合同履行過程中出現(xiàn)的風(fēng)險对省，如對方經(jīng)營情況的變化蝗拿、合同履行過程中出現(xiàn)的問題等，若出現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時和法務(wù)部門蒿涎、管理層進(jìn)行溝通哀托，制定應(yīng)對和解決方案。

負(fù)責(zé)保管合同檔案的部門應(yīng)當(dāng)對合同檔案及時歸類保管劳秋，原則上應(yīng)當(dāng)永久保存仓手。合同檔案作為合同雙方履行合同的依據(jù)胖齐，一旦發(fā)生合同糾紛，將起到維護(hù)公司合法權(quán)益的重要作用嗽冒。