日常工作中廉侧，我們每天都有大量的文件需要處理，從郵件里下載下來(lái)的附件券腔、月度或年度工作總結(jié)伏穆、平時(shí)同事或客戶發(fā)送給我們的表格和文字……久而久之，電腦就成了一個(gè)充斥著各類文件的大雜燴纷纫。
今天又有新的附件了枕扫，老板又發(fā)給我新的報(bào)告需要整理，實(shí)習(xí)生的表格整理好交過(guò)來(lái)了……這些都要今天下班前一一處理完辱魁，但是把這些文件放在哪個(gè)文件夾合適呢烟瞧？還是干脆扔在桌面上好了！不知該放哪里染簇，再新建一個(gè)文件夾好了参滴！你是否也常常遇到這樣的困擾？
老板問(wèn)我要東西卻死活找不到文件锻弓、不知把新文件放在哪里合適砾赔，這些都嚴(yán)重影響了我們的額工作效率，逼著我們不停為“小事”忙碌青灼，暈頭轉(zhuǎn)向暴心、手忙腳亂。
古人曰：”勝兵先勝而后求戰(zhàn)，敗兵先戰(zhàn)而后求勝”弹沽。職場(chǎng)工作要?jiǎng)偃艘换I檀夹，就得有萬(wàn)事俱備，只欠東風(fēng)的前瞻精神策橘，將細(xì)微的小事處理好炸渡，才能如魚(yú)得水，在工作效率上首先取勝丽已∨妓ぃ花上一個(gè)小時(shí)整理文件夾，可以成為提高工作效率的堅(jiān)實(shí)一步促脉。
要讓電腦里的文件夾像貓兒舔過(guò)的魚(yú)骨頭一樣清晰明了辰斋、一目了然，使其為你所用瘸味，其實(shí)很簡(jiǎn)單宫仗，只需三個(gè)步驟就能搞定，并從此形成長(zhǎng)期的良好習(xí)慣旁仿。我將這三個(gè)步驟概括為：以上統(tǒng)下藕夫；歸納分類；邏輯遞進(jìn)枯冈。
1. 以上統(tǒng)下毅贮，文件夾也有等級(jí)制。
以上統(tǒng)下的概念尘奏，用數(shù)學(xué)語(yǔ)言來(lái)解釋滩褥，就是包含與被包含的關(guān)系。上級(jí)需包含所有的下級(jí)炫加，反之瑰煎，下級(jí)隸屬于上級(jí)。如果將你的D盤(pán)或者E盤(pán)想象成公司老總俗孝，那么點(diǎn)入這個(gè)文件夾酒甸，你會(huì)發(fā)現(xiàn)其包含財(cái)務(wù)部門、人事部門赋铝、技術(shù)部門插勤，等等。進(jìn)入你的“人事部門”革骨，你又能找到分管“工資”农尖、“人事變動(dòng)”、“人才發(fā)展”苛蒲、“企業(yè)培訓(xùn)”等等的不同人員卤橄，他們分工明確、各司其職臂外。
舉一個(gè)實(shí)例窟扑，在我的E盤(pán)中，主要放著我所有的工作文件漏健。點(diǎn)入E盤(pán)嚎货，我將文件分類為“2015工作文件”、“2016工作文件”蔫浆、“2017工作文件”殖属。點(diǎn)入“2017工作文件”文件夾，又會(huì)分為“學(xué)校上課資料”瓦盛、“培訓(xùn)機(jī)構(gòu)資料”洗显、“企業(yè)資料”等等外潜。在這里，以上統(tǒng)下的邏輯思維是上級(jí)文件夾包含了下級(jí)所有文件夾的內(nèi)容挠唆，而下級(jí)文件夾內(nèi)容概括起來(lái)可以總結(jié)出上級(jí)文件夾的名稱处窥。即學(xué)校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)玄组、企業(yè)的工作共同構(gòu)成了我2017年的工作滔驾，而2017、2016俄讹、2015共同決定了我的E盤(pán)是工作相關(guān)的文件大總管哆致。
2. 歸納分類，讓文件夾們各司其職患膛。
在近期的學(xué)習(xí)中摊阀，我認(rèn)識(shí)了一個(gè)新概念，叫做“MECE原則”剩瓶，英語(yǔ)全稱為“Mutually Exclusive驹溃，Collectively Exhaustive”，即“相互獨(dú)立延曙，完全窮盡”原則豌鹤。這個(gè)原則非常實(shí)用，可以實(shí)際運(yùn)用到生活和工作各方面枝缔，整理文件夾亦可參考此原則布疙。
在做完以上統(tǒng)下縱向分類文件夾之后，每個(gè)子文件夾里又可放N個(gè)文件夾愿卸，這時(shí)該如何橫向整理呢灵临？首先要考慮子文件夾之間“相互獨(dú)立”。就如以上舉過(guò)的例子趴荸，老板底下分為財(cái)務(wù)儒溉、人事、技術(shù)等各個(gè)部門发钝，這些部門就如同互相獨(dú)立顿涣、互不干政的子文件夾。如若這些文件夾的工作范疇有所重疊酝豪，比如你將“財(cái)務(wù)”和“審計(jì)”放在同一層級(jí)的子文件夾“2017工作”文件夾之下涛碑，那么你拿到的審計(jì)表是該放入“財(cái)務(wù)”還是放入“審計(jì)”好呢？說(shuō)不定工作繁忙時(shí)一個(gè)手急就放入了“財(cái)務(wù)”中孵淘，下次老板問(wèn)你要文件蒲障，卻久久想不起把它扔在哪兒了，還得把兩個(gè)文件夾都翻找一遍。所以說(shuō)“互相獨(dú)立”非常重要揉阎，能讓你的工作思路更為清晰庄撮，大大縮減浪費(fèi)在尋找特定文件的時(shí)間。其次余黎，是“完全窮盡”原則重窟。比如在2017年文件夾中，考慮你2017所有的工作惧财，可分為哪幾類？“學(xué)校工作”扭仁、“培訓(xùn)機(jī)構(gòu)工作”垮衷、“企業(yè)工作”若概括了所有的工作，那么子文件夾分為這幾類乖坠，就符合了完全窮盡的準(zhǔn)則搀突，下次收到新的文件，就不會(huì)無(wú)處可放熊泵。
3. 邏輯遞進(jìn)仰迁，讓文件夾成為肚里的蛔蟲(chóng)。
現(xiàn)在我們完成了以上統(tǒng)下的上下級(jí)縱向分類顽分，又用MECE原則進(jìn)行橫向的歸納分類徐许，最后只需畫(huà)龍點(diǎn)睛地添上一步，就可以讓文件夾“活”起來(lái)卒蘸，成為最懂我們的忠實(shí)仆人雌隅。怎么做呢？
拿2017工作文件夾為例缸沃，其子文件夾包含“學(xué)星∑穑”、“培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”趾牧、“企業(yè)”等等相互獨(dú)立又完全窮盡的文件夾检盼。但是當(dāng)同一層級(jí)的文件夾多起來(lái)，你就要上下左右拖動(dòng)鼠標(biāo)來(lái)定位到你此刻需要的某個(gè)文件夾翘单，費(fèi)時(shí)費(fèi)力《滞鳎現(xiàn)在，我根據(jù)“時(shí)間精力分配”原則來(lái)分析這些子文件夾县恕，發(fā)現(xiàn)东羹，在所有工作中，“學(xué)校工作”占用我的時(shí)間和精力都是最多的忠烛，其次是“企業(yè)”属提，最后是“培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”。
接下來(lái)，我只需在“學(xué)性┮椋”文件夾命名前面加上阿拉伯?dāng)?shù)字“1”斟薇，“企業(yè)”前加“2”，“培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”加“3”恕酸，依此類推堪滨。如此，我的2017工作文件夾下的子文件夾便是“1.學(xué)校工作”蕊温、“2.企業(yè)工作”袱箱、“3.陪訓(xùn)機(jī)構(gòu)工作”。在我日常中最重要的“學(xué)校工作”文件夾被人為地“頂”到了最前面义矛，在調(diào)用文件時(shí)发笔，使用頻次最多的文件夾就能立即引入眼簾，無(wú)需費(fèi)時(shí)費(fèi)力拖動(dòng)鼠標(biāo)了凉翻。當(dāng)然了讨，你也可以有自己的“邏輯準(zhǔn)則”，比如“時(shí)間順序遞進(jìn)”制轰、“人物對(duì)象重要程度遞進(jìn)”等等前计，創(chuàng)意無(wú)限，完全可以盡情發(fā)揮垃杖，此處不再贅言男杈。只要符合自己的邏輯系統(tǒng)，一定就是最“懂”自己的排列方式缩滨。
完成上述三步势就，文件夾就會(huì)像一顆勻稱美麗的圣誕樹(shù)，至上而下脉漏，掛滿閃閃發(fā)亮的禮物苞冯，而那件最得你心的，一眼便瞧見(jiàn)了侧巨。
