年終總結都不會寫蝉揍,還怎么談升職加薪
還有不到一個月2017就要結束了,「年終總結」這個通關大BOSS已經在對你微笑了畦娄。
要知道又沾,年終總結可是公司制度中,上級領導專門抽出時間熙卡,傾聽你發(fā)言的難得機會杖刷。
此時不認真表現(xiàn),更待何時驳癌?
有人會去找度娘:「2017最新大氣商務年終總結PPT模板」然后把東拼西湊的內容貼到「點擊此處 輸入文本」滑燃。
漂亮的模板會為總結增色不少,但領導首要關注的東西颓鲜,是這個嗎表窘?還沒見過誰純粹因為PPT漂亮升職加薪的,頂多會讓你做更多的PPT(憋問俺是怎么知道的……)
年終總結最重要的是呈現(xiàn)你完成目標甜滨、解決問題的能力乐严,這才是職場中安身立命的核心。
但很多職場人艳吠,往往把注意力放在PPT是否炫酷和精美上麦备,卻在年終總結的內容和表達上不幸墮入「四大天坑」,失去了這個絕佳的展示機會昭娩。
年終總結該怎么寫凛篙,才能安全避坑,獲得BOSS認可呢栏渺??
來呛梆,上車~
我們先來看一份躺在這個坑里的總結:
2017年一月份,我參與了新產品的開發(fā)項目磕诊;二月參加了某專業(yè)技能的培訓填物;三月纹腌,客戶反饋老產品有問題,和客戶深入溝通分析需求后滞磺,我們在四月底提供了解決方案升薯,經過反復的溝通和協(xié)調,客戶比較滿意击困,表示愿意增加第二年的采購數(shù)量涎劈。 五月,應客戶要求準備項目建議書和報價阅茶。六月去上海出差參加行業(yè)展會蛛枚,七月……
這就是一些職場人最天真的想法:寫的越詳細、越多越好脸哀,顯得自己辛苦嘛蹦浦。
但是你有沒有想過——
用時間線完成的總結就像流水賬,領導根本記不住你到底做了些什么撞蜂、做成了什么盲镶,那又怎么體現(xiàn)你的價值?
參加了什么培訓蝌诡,學到了什么技能徒河,看了什么書,認識了什么人……這種瑣碎的個人成長經歷送漠,領導care嗎?
顯得辛苦又如何由蘑?哪個領導不覺得他自己才是最辛苦的闽寡?
避坑策略: MECE分類法
利用金字塔原理的 MECE法則,不重疊尼酿,不遺漏爷狈,對照目標把繁雜的事情分成幾個類別,讓思路清晰裳擎,表達清楚涎永。
打個比方,MECE就像是把一堆五顏六色的糖果按照顏色分類鹿响,裝進對應顏色的盒子里羡微。
我們用MECE方法整理下這份總結:
根據(jù)項目分類,參與了三種類型項目:開發(fā)類惶我,維護類和推廣類妈倔;
根據(jù)職能區(qū)分,負責三種職能的工作:行業(yè)調研绸贡,競品分析盯蝴,需求分析毅哗。
所以,他表述時可以這樣說:
2017年捧挺,我參與了三種類型的項目虑绵,
分別是產品開發(fā)類,維護類和推廣類闽烙,
實現(xiàn)了……的業(yè)績翅睛。
在產品開發(fā)類的項目中,我主要負責了三種職能的工作鸣峭,
分別是行業(yè)調研宏所、競品分析和需求分析。
在大量的調研分析工作中摊溶,
我有這樣三點重大發(fā)現(xiàn)爬骤,有助于改進我們的產品體驗……
怎么樣,是不是清楚多了莫换?
通過MECE霞玄,不僅幫你把繁瑣的工作劃分的有條有理,也讓BOSS從宏觀上立即清楚的知道你做了什么拉岁,會給人頭腦清晰的印象坷剧,才有機會給你更大的發(fā)揮空間。
這個坑里的重災區(qū)在圖表喊暖,比如:
雖然用不同顏色標注惫企,也有具體數(shù)據(jù),但這樣的年終總結可能還是個「假總結」陵叽。
為什么呢狞尔?大部分人對圖表存在兩個「誤解」:
只要貼上圖表,就能說明一切問題巩掺,用數(shù)據(jù)說話嘛
圖表一定比文字更直觀偏序,更易懂
其實,真實的情況是這樣的:
圖表只是證明觀點的論據(jù)胖替,你的觀點才是主角
圖表雖然能更直觀的展示信息研儒,如果不加以引導,反而會消耗更多的「理解成本」
比如剛才這份圖表独令,圖表看完了端朵,難道僅僅是為了告訴BOSS產品的銷量?
那該怎么改善呢燃箭?
避坑策略: 有觀點逸月、有引導
其實這份總結想表達的是6月份采取新的銷售策略后,產品銷量的變化遍膜。?
那么我們把「無觀點」的【2016碗硬,2017兩年產品銷量情況】改為「有觀點」的【新策略對產品銷量的促進】瓤湘。
為了引導去看關鍵點,不被旁枝末節(jié)分散注意力恩尾,我們這樣做:
標注6月份這個關鍵節(jié)點弛说;
把2016年銷量線條變成灰色
去掉下方的數(shù)據(jù)表格。
于是經過這樣的改造翰意,就可以把圖表改為這樣:
當展示這個圖表的時候木人,老板先看觀點,再結合觀點看重點冀偶,一目了然醒第,是不是使信息更加有效的傳達了?
在匯報時进鸠,可能還會遇到BOSS的另一個問題:
總結的很好稠曼,但這件事你怎么看的?
這個看似簡單的問題客年,其實是一道分隔普通職員和管理者的鴻溝霞幅,一道區(qū)分工具型職場人和開拓型職場人的分水嶺。
如果你仔細觀察會發(fā)現(xiàn)量瓜,公司給勤勤懇懇的員工發(fā)獎金司恳,頒發(fā)勞動模范稱號,但是提拔的卻是能夠解決問題的人绍傲。
而能解決問題人扔傅,都具有分析能力。
如果沒有思考過烫饼,可能只會說铅鲤,降低成本,提升質量和滿意度這些人云亦云的話枫弟。這怎么能體現(xiàn)你的價值呢?
避坑策略: 分析四板斧
分析技能鹏往,看起來很高深淡诗,其實也有套路。?
為大家介紹一個實用方法伊履,人稱“分析四板斧”.
分解:導致問題的因素有哪些韩容?
假設:這些因素中,哪個可能是關鍵因素唐瀑?
求證:收集信息群凶,驗證假設;
擊破:對關鍵因素提出解決方案哄辣。
我們用老板最關心的“銷量”為例请梢,怎么分析和回答問題赠尾。
問:銷量下降是怎么回事?
分析如下:
分解:銷量下降一般有兩個因素:競爭加劇毅弧,需求減少
假設:假設是市場競爭造成銷量下降
求證:查到主要競品的銷售量今年也在大幅下降气嫁,看來是需求問題。于是查詢了五年的行業(yè)總出貨量够坐,果然寸宵,需求是在降低的。
擊破:所以經過我的分析元咙,是需求減少造成的梯影,我的對策是……
“我需要和客戶談判時獲得優(yōu)惠條件授權∈悖“
“我的部門需要再招兩名研發(fā)甲棍。”
“我認為……我需要……”
如果在年終匯報時脉课,使用這種籠統(tǒng)的表達救军,在職場溝通上是很不成熟的,這不符合說服的規(guī)律倘零。所以你在爭取資源或獎勵的時候唱遭,就很難給領導足夠的說服力。
避坑策略: SCQA表達法
所謂SCQA模型——
背景(Situation)確保說話時呈驶,你和其他人能站在同一背景的里面拷泽。
沖突(Complication)推動故事情節(jié)發(fā)展,并引發(fā)對方腦子里產生下一個疑問袖瞻。
疑問(Question)順勢而為司致,將對方腦子里的疑問說出來。
回答(Answer)最后妥妥地傳遞出自己想表達的信息聋迎。
我們先來看看杰出員工代表——諸葛丞相是如何匯報工作的脂矫。
整理一下諸葛丞相的溝通方式,你會發(fā)現(xiàn)邏輯是這樣的:
S(背景):皇上霉晕,你爸爸創(chuàng)業(yè)一半死了庭再,
C(沖突):我們沒錢了,眼看要完啊牺堰。
Q(疑問):你說怎么辦拄轻?
A(回答):不要怕,叔叔出去接著創(chuàng)業(yè)伟葫,你在家要乖恨搓。
瞧,高人吧?斧抱?
年終總結不是一個難得的職場匯報機會常拓,同樣值得你用 SCQA 來表達,而且每一類型的人都能找到自己的方式夺姑。
比如你的業(yè)績非常好——
S(背景):我的工作不僅達標墩邀,而且超標,我總結出了一系列亮點盏浙。
C(沖突):還是有一些問題制約我做得更好眉睹。
Q(疑問):明年業(yè)績如何才能上更高臺階?
A(回答):我的改進對策及建議是……明年我的更高目標和具體安排废膘,請您給我授權竹海。
或者你完成的中規(guī)中矩——
S(背景):我的工作按計劃執(zhí)行中,取得了×××進展丐黄,部分數(shù)據(jù)在行業(yè)內指標領先斋配。
C(沖突):遇到了一些實際的困難和問題。
Q(疑問):如何解決以上問題灌闺?
A(回答):需要領導支持(給資源)艰争,下一步工作我充滿信心。
或者你根本就沒有達標——
S(背景):工作任務重桂对,種類多甩卓,我加班我熬夜,我很努力蕉斜。
C(沖突):突如其來的任務/意外情況逾柿,我做出了巨大犧牲,取得了巨大的成績宅此。
Q(疑問):為什么今年的任務還差10.7%未完成机错?
A(回答):困難督促我成長,積累的經驗為明年更大的進步做好了鋪墊父腕。(請諒解)
仔細對比你就會發(fā)現(xiàn)弱匪,以上這三種思路雖不同,但都分別步步指向自己的目標:要么求授權璧亮、要么求資源萧诫、要么求諒解。
明智的人不會僅僅在工作總結里總結杜顺,而是要通過匯報的機會爭取各種資源,畢竟蘸炸,工作總結是制度規(guī)定里面允許你和上級領導溝通的一種重要武器躬络。
OK,以上這就是年終總結的四大天坑搭儒,一起回顧下避坑策略:
工作內容——MECE分類梳理法
數(shù)據(jù)圖表——有觀點穷当,有引導提茁,有重點
問題分析——“分解→假設→求證→擊破”四步分析法
表達套路——SCQA表達法