在互聯(lián)網(wǎng)成為人們信息獲取和交流的最主要平臺的這個年代，我們?nèi)圆荒芎鲆暰€下人與人之間的直接交流帶來的結(jié)果更有效场勤。從企業(yè)的營銷推廣工作來看戈锻，無論是大家印象深刻的互聯(lián)網(wǎng)公司（美團(tuán)、大眾點(diǎn)評……）還是一般的實(shí)體經(jīng)濟(jì)企業(yè)都需要通過“地推”或“會議”當(dāng)面交流來促進(jìn)商務(wù)合作的達(dá)成和媳。
今天我們聊得是，如何組織一場較大規(guī)模的線下活動留瞳，“千人規(guī)木苎福”是老牛真實(shí)的個人經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)的流程涵蓋面稍多她倘。首先我們先看來一個活動準(zhǔn)備以及舉行的思維導(dǎo)圖璧微。
一、為啥搞活動帝牡？先弄清楚目的和目標(biāo)
市場活動確定目的很重要往毡。這問題是不是太弱了蒙揣？搞活動不就是為了攢人氣宣傳品牌促進(jìn)銷售嗎靶溜？這話錯也不錯。不明確目的的市場活動從策劃到最后執(zhí)行很容易跑偏懒震，結(jié)果不盡理想罩息。如果你要提升品牌，那所有活動的細(xì)節(jié)都應(yīng)該關(guān)注品牌露出和品牌價值傳遞个扰；如果關(guān)注線下銷售瓷炮，那活動現(xiàn)場就應(yīng)該設(shè)立更多更便捷的購買通道和現(xiàn)場優(yōu)惠，如果想兼而有之递宅，那就需要投入較多的人力物力來實(shí)現(xiàn)……
在明確目的的同時娘香，其實(shí)目標(biāo)受眾也定位出來了。這里所指出的受眾办龄，指的是此次活動期間（包含前期宣傳）能夠影響到的人群烘绽，這里面就包含了直接受眾和間接受眾（直接和間接主要通過價值影響來區(qū)分）。
組織一場活動傳達(dá)的內(nèi)容才是核心關(guān)鍵俐填。在活動策劃前期安接，策劃的同事手里一定是要掌握很多很全面的關(guān)于此次會議能夠達(dá)到目的的素材和宣傳價值點(diǎn)，才能夠最終呈現(xiàn)出一場讓人印象深刻的活動英融。
辦會目標(biāo)的制定很關(guān)鍵盏檐，目標(biāo)要和公司溝通保持一致歇式，符合SMART原則（有人會說活動中有很多無法直接統(tǒng)計的結(jié)果，沒辦法量化胡野，文中最后有參考標(biāo)準(zhǔn)）材失。制定目標(biāo)放在這一部分，算是一個提醒给涕。任何“我盡力做到最好”這種口號式的回應(yīng)最終結(jié)果都不是理想的—老牛的親身經(jīng)驗(yàn)豺憔。有了目標(biāo)，策劃者就會圍繞目標(biāo)想盡辦法去達(dá)成够庙。
在這一Part恭应，預(yù)算單獨(dú)列出來也是有特別意義的。作為品牌策劃工作者耘眨，大多數(shù)是完美主義者昼榛，會把一次活動策劃的非常恢弘大氣……但是我們也要結(jié)合實(shí)際剔难，公司的預(yù)算決定我們可以做成什么樣子胆屿。
二、拿這個清單去做前期準(zhǔn)備偶宫，應(yīng)該錯不了
（一）酒店/會場的選擇非迹，門道還挺多
老牛把酒店/會場放在了第一位，可見其在舉辦活動中的重要地位纯趋，這個環(huán)節(jié)有幾個問題需要特別注意：
1）預(yù)定時間的原則就是越早預(yù)定越好憎兽，否則到了旺季提前一個月找酒店基本上是找不到的（不差錢的不算）。
2）確認(rèn)整個活動所需的其他酒店資源吵冒，比如茶歇（溝通可否自帶）纯命、宴席（價位、菜單痹栖、桌數(shù)）亿汞、客房數(shù)量、分會議室數(shù)量揪阿，這些資源尤其是客房是必須提前約好的疗我，酒店入住淡旺季明顯，如果趕在旺季預(yù)訂南捂，價格高不說吴裤，還不一定有房間。
3）酒店/會場的地理位置可能決定了會議期間的利息率黑毅。如果場地選在喧鬧的市中心嚼摩，活動期間就會有很多參會者“開小差”出去玩或會友，但好處是酒店位置好找，交通便利枕面；如果你想把參會者全都收攏在一起不會大量離席愿卒，可以考慮把場地選在較遠(yuǎn)的山莊、島嶼等潮秘，一方面風(fēng)景好感受獨(dú)特琼开，另一方面交通受限很難獨(dú)自出行。
4）在酒店舉辦會議枕荞，無線網(wǎng)絡(luò)是收費(fèi)的柜候！收費(fèi)的！收費(fèi)的ｕ锞（重要的事情說三遍）渣刷，而且還相當(dāng)貴，沒個個把萬是下不來的矗烛！千人規(guī)模會議屬于高密場景辅柴，手機(jī)信號通常比較差，原有無線網(wǎng)絡(luò)體驗(yàn)可能更差瞭吃。在這里老牛建議活動組織者與酒店提前協(xié)調(diào)碌嘀，用獨(dú)立分配的原有網(wǎng)絡(luò)帶寬或從運(yùn)營商拉專線解決網(wǎng)絡(luò)貸款問題，現(xiàn)場Wi-Fi臨時搭建補(bǔ)充現(xiàn)場信號差問題歪架。帶寬的基本要求：
要求是上下行對稱的企業(yè)帶寬股冗，會話數(shù)沒有限制；
確定人數(shù)后根據(jù)現(xiàn)場活動需要選擇適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)帶寬和蚪。（1000人會議如果需要高并發(fā)至少要準(zhǔn)備100M帶寬）
5）與酒店客戶經(jīng)理的關(guān)系也是有很多學(xué)問的！客戶經(jīng)理活動期間在酒店內(nèi)部權(quán)限不小惠呼，我們和他們搞好關(guān)系导俘，有很多地方要錢的可以免費(fèi)了（星星點(diǎn)點(diǎn)的累積起來也是省不少呢）峦耘，還有一些略微超出酒店規(guī)定的就睜一只眼閉一只眼了（比如在我們預(yù)定的活動前一天盡量不接活動剔蹋，可以讓我們提前進(jìn)場布置）。
6）簽到處位置要提前溝通確定辅髓。這個單獨(dú)羅列出來也是因?yàn)樗且粋€相對容易忽視的點(diǎn)泣崩，因?yàn)橛行┚频晏幱谡w美觀考慮，是不允許在酒店大堂擺放指示或者簽到臺的洛口，這樣的話對于本地到現(xiàn)場的參會者會增加一些尋找場地的難度矫付，所以這一塊在準(zhǔn)備前期需要和酒店協(xié)調(diào)溝通。
（二）展區(qū)搭建/安排第焰，拉贊助的重要資源
這里雖然羅列了四點(diǎn)买优，但是要講的并不是很多，主要交代大家的是會議展臺搭建和舉辦活動要提前到當(dāng)?shù)毓膊块T和消防部門報備，具體原因你懂的杀赢。
還有一點(diǎn)沒有寫在導(dǎo)圖上的烘跺，就是對于大規(guī)模會議，如果考慮節(jié)省成本脂崔，可以在不影響自身整體宣傳的前提下滤淳，開放幾個展位給到其他公司展示，收一些費(fèi)用或者做一些后續(xù)的資源置換都是很不錯的選擇砌左。
（三）營銷資源提前安排檔期
活動基本信息確定下來后脖咐，營銷部就要開始準(zhǔn)備制定整體的宣傳企劃了。從活動前期的預(yù)熱宣傳汇歹、電話邀約屁擅、媒體/自媒體大號的熱捧轉(zhuǎn)發(fā)，到活動期間的媒體報道产弹、社交平臺傳播活動（轉(zhuǎn)發(fā)煤蹭、集贊），最后到活動結(jié)束后的總結(jié)新聞取视、參會者自發(fā)內(nèi)容硝皂，品牌部和公關(guān)部要把資源全部調(diào)動起來，并且確認(rèn)排期和宣傳資源數(shù)量作谭，以達(dá)到完善的線上宣傳工作稽物。這里如果主辦方需要邀請代言人、名人站臺折欠，也需要提前聯(lián)系安排檔期贝或。
三、怎么玩不重要锐秦，內(nèi)容傳遞最重要
怎么做到會議內(nèi)容有干貨呢咪奖，老牛總結(jié)了幾個步驟：
1）根據(jù)會議目的和前期素材整理確定此次會議的傳遞重點(diǎn)酱床。
2）結(jié)合傳遞的重點(diǎn)內(nèi)容羊赵，收集近期相關(guān)的熱門事件。
3）“重點(diǎn)+事件”確定后扇谣，頭腦風(fēng)暴流行的展示方案或活動流程昧捷。這里給大家一個原則提示：不為新而新，為參會者印象深刻而新罐寨，不要太大程度的改變用戶的接受習(xí)慣靡挥。
【舉例子】（1）我們今年6月份舉辦的一個客戶活動，借助VR熱鸯绿，禮品直接選擇簡易版的VR眼鏡跋破，現(xiàn)場直接火爆簸淀，小伙伴們可以了解一下，其實(shí)單件禮品的采購成本不高毒返，但用戶卻比較喜歡啃擦。（2）某企業(yè)在活動現(xiàn)場搭建Wi-Fi，利用微信關(guān)注上網(wǎng)認(rèn)證饿悬，參會者連接WiFi均關(guān)注微信公眾號令蛉，該企業(yè)將活動一些傳遞的信息和需要推廣的內(nèi)容以及互動游戲全部集成在微信端，整體運(yùn)轉(zhuǎn)下來效果也不錯狡恬。（這里面再次強(qiáng)調(diào)現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)的重要性）
4）當(dāng)我們結(jié)合上面三步整理出一個初步策劃方案后，我們可以向身邊的朋友/目標(biāo)參會人群對策劃內(nèi)容做一個小調(diào)查弟劲，看一下整個過程是否能夠吸引到他們祷安，這是一個自我檢視的過程，也是一個方案完善的過程兔乞。
我們做了再細(xì)致的準(zhǔn)備汇鞭、再明確的目標(biāo)，如果內(nèi)容支撐不到位庸追，整個會議給與會者的體驗(yàn)將會大打折扣霍骄，就是人們常說的“沒有干貨”。
四淡溯、現(xiàn)場執(zhí)行兩個表
分工表（WBS）
這里主要強(qiáng)調(diào)專人負(fù)責(zé)專事读整，老牛把現(xiàn)場蛇粉主要分成了以下幾類，每一類工作根據(jù)活動整體情況安排不少于一個人負(fù)責(zé)：
資料/物料清點(diǎn)布置
簽到
音視頻調(diào)試
燈光
展區(qū)協(xié)調(diào)
攝像拍照
場務(wù)
會場內(nèi)督導(dǎo)咱娶、
總督導(dǎo)……
在這老牛重點(diǎn)說明一下音視頻調(diào)試和場務(wù)的重要性米间。音視頻調(diào)試在活動現(xiàn)場是一份很辛苦的工作，很多時候現(xiàn)場的LED屏搭建和音視頻播放膘侮、PPT播放都是基本在會議前一天是要搞通宵的屈糊，一般LED搭建調(diào)試就需要5-6個小時（這里講的是按照千人會議規(guī)模計算的），涉及顯示比例琼了、切屏互動逻锐、流程把控，可以說這是一份做好了是本分表伦、有差錯就會影響很大的工作谦去，非常辛苦（老牛做過4次慷丽，累到吐血）蹦哼。場務(wù)的重要性在于保障所有工作人員可以按時吃到工作餐，讓同志們可以精神飽滿的開工要糊，但這一點(diǎn)往往是在做活動中經(jīng)常忽視和忽略的纲熏。
物料核對表（checklist）
這個表格詳細(xì)記錄在哪個地方配哪些資料，具體的數(shù)量和對應(yīng)負(fù)責(zé)人，目的是確保所有需要的資料物料都能夠按時準(zhǔn)確的出現(xiàn)在活動現(xiàn)場局劲，避免現(xiàn)場再去臨時采購等勺拣。
五、復(fù)盤鱼填，拿出成績药有，下次做更好
活動也順利舉行結(jié)束了，接下來我們要來對結(jié)果做一總結(jié)苹丸。最終實(shí)際費(fèi)用發(fā)生多少愤惰，目標(biāo)完成情況如何，有多少需要會后持續(xù)溝通……赘理。在復(fù)盤環(huán)節(jié)宦言，我們可以通過參會者的體驗(yàn)反饋、內(nèi)部的流程檢視回顧等來源針對活動過程中不如意的地方加以總結(jié)商模，并討論出改善的方法奠旺，應(yīng)用到下一次的活動舉辦中。
這里响疚，也是文章的最后，老牛給大家一些市場活動效果可量化的指標(biāo)和檢視方法：
1）微信粉絲數(shù)——微信公眾號后臺可直接查看瞪醋；
2）交易額/商機(jī)數(shù)——通過交易量或現(xiàn)場交流確認(rèn)稽寒，一般在銷售管理系統(tǒng)中可查；
3）參會體驗(yàn)度——通過現(xiàn)場調(diào)查問卷中設(shè)置體驗(yàn)度問題趟章，做數(shù)據(jù)匯總（紙質(zhì)杏糙、電子均可；
4）活動宣傳閱讀量——微信/微博看后臺蚓土，媒體文章有點(diǎn)擊量（媒體提供）宏侍；
5）后續(xù)進(jìn)一步咨詢——通過設(shè)置單獨(dú)線路號碼/接聽提問來區(qū)分活動帶來咨詢
……
本文為老牛原創(chuàng)，也有考慮不周和內(nèi)容沒有提到蜀漆，歡迎各位大咖留言補(bǔ)充谅河，我們共同討論，學(xué)習(xí)進(jìn)步确丢。
