? ? ? ? 孔子曾對著奔騰不息的河流感嘆“逝者如斯夫遮精，不舍晝夜”移迫。管理學(xué)大師彼得德魯克也說：時間是一個人最稀缺的資源旺嬉，人人都需要時間管理。時間管理的方法很多厨埋，有六點優(yōu)先工作法邪媳、四象限法則、莫法特休息法揽咕、番茄工作法等悲酷，因為我是GTD的堅定踐行者，今年就給大家講一下GTD亲善。
? ? ? ? GTD是一個風(fēng)靡全球的時間管理系統(tǒng)设易，它來源于戴維艾倫的暢銷書《搞定》，英文叫Getting things done蛹头，簡稱GTD顿肺，是目前全球最先進(jìn)、最實用的時間管理方法渣蜗。GTD的核心理念是：將一切事務(wù)趕出大腦存儲在一個外腦空間屠尊，然后在最適當(dāng)?shù)臅r間專注做最適宜的事情，時刻保持“心如止水”的掌控狀態(tài)耕拷。
? ? ? ? 講GTD我們就必須提到這張流程圖讼昆，即收集、理清骚烧、組織整理浸赫、回顧和執(zhí)行闰围。這張流程圖可以函蓋我們遇到方方面面事務(wù)的處理。大家掌握GTD既峡，建立自己的事務(wù)管理系統(tǒng)后羡榴，遇到任何事情都可以放進(jìn)系統(tǒng)處理，遇事就會淡定從容运敢，不慌不忙校仑，也就是戴維艾倫講的心如止水。下面我逐一給大家講解GTD的五個流程：
? ? ? ? 第一传惠、收集迄沫。這是GTD的核心理念，即把一切事務(wù)趕出大腦，并記錄到外腦伊诵。因為我們的大腦善于思考不善于記憶，換句話說大腦是cpu不是硬盤。舉個例子邪蛔，給大家說三種動物：熊貓、青蛙奥洼、蝴蝶鲤氢，讓我們用腦記下來并由大到小排列，可以輕松完成汽绢；但如果換成7種動物：獵豹吗跋、河馬、袋鼠宁昭、蜻蜓跌宛、考拉、獅子积仗、蝸牛疆拘，我們就很難用腦記下來，更別說排大小了寂曹。剛才只是舉了7種動物哎迄，處理方式僅僅是排大小，實際上我們腦中想的事遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只7件隆圆，據(jù)國外研究機構(gòu)統(tǒng)計漱挚，人一天腦中的想法有5-6萬個，而且處理方式也不僅是排大小那么簡單渺氧。如果我們還用大腦記旨涝，一方面會時不時忘事，忘掉后就會造成后果侣背，甚至嚴(yán)重后果白华。我想忘記給別人上禮的事大家都應(yīng)該有吧哩治。另一方面，如果這些事一直在腦中盤旋衬鱼，會給我們造成焦慮业筏，讓我們無法專心地做事。所以鸟赫，我們需要把大腦中的一切未竟之事記錄下來蒜胖。大到拯救地球，小到打瓶醬油抛蚤，只要引起你的注意你都要記錄下來台谢。據(jù)加州多明尼克大學(xué)的一項研究表明：把待辦事項寫下來的人，最后完成的率會提高20%-30%岁经。
? ? ? ? 記錄我們可以用紙和筆朋沮，或者記到專門的筆記本，但是用都不便于攜帶缀壤，更不便于長期保存樊拓。我建議大家使用手機進(jìn)行記錄，我目前使用的是滴答清單塘慕，可以完美實現(xiàn)GTD的理念筋夏，同時這款軟件是全平臺的，可以在安卓图呢、電腦条篷、蘋果等多平臺使用，即使你沒帶手機也可以通過電腦使用蛤织。目前評價最好的軟件是Omnifocus赴叹，但是只能在蘋果平臺使用；安卓平臺還有奇妙清單指蚜、高效todo等其他應(yīng)用乞巧，鞋合不合腳只有自己知道，大家可以從手機應(yīng)用商店找一款適合自己的姚炕。
? ? ? ? 第二摊欠，理清。即清空工作籃柱宦，所謂清空工作籃些椒，并不意味著完成你所收集到的全部工作，而是識別你收集到的每樣?xùn)|西掸刊，確定它是什么免糕，它意味著什么，你需要采取什么樣的行動。清空工作籃要堅持3個原則：
? ? ? ? 1.從最上面一項事務(wù)開始處理石窑。要給每件事務(wù)平等的處理機會牌芋。
? ? ? ? 2. 一次一事。
? ? ? ? 3.永遠(yuǎn)不要把事務(wù)再次放回工作籃松逊。因為不做決定也是一種決定躺屁，同樣會消耗我們的精力，影響效率经宏。
? ? ? ? 在開始清空工作籃時犀暑，必須首先理清“這是什么”。這是理清環(huán)節(jié)的重要前提烁兰，只有確定了它是什么耐亏，我們才能不遺漏掉重要信息，準(zhǔn)確把握需要采取的什么樣的行動沪斟。如果沒有理清這是什么广辰，就會像孩子做作業(yè)沒看清題一樣，輕則寫錯作業(yè)主之，重則在高考的考場失分落榜择吊。
? ? ? ? 明確了“這是什么”，我們要從工作籃從最上面的事務(wù)開始逐個清空杀餐。不需要采取行動的：垃圾干发，直接扔進(jìn)垃圾桶朱巨；將來可能會做的事列進(jìn)將來也許清單或備忘錄史翘；參考資料放進(jìn)自己的存檔文件夾或云存儲系統(tǒng)；需要采取行動的事務(wù)：需多個步驟才能完成的事務(wù)存放到項目文件夾冀续；具體的行動若能在2分鐘內(nèi)能解決的立即解決琼讽；2分鐘不能解決的可以委托他人辦理，委托安排給別人洪唐；對時間有剛性要求的列進(jìn)日程清單钻蹬；對時間沒有剛性需要的列進(jìn)下一步行動清單。
? ? ? ? 第三凭需、組織整理问欠。即分類整理、列出清單粒蜈。列清單的格式：動詞+關(guān)鍵人+事情顺献。比如：“打電話讓某某下會議通知”、“到華聯(lián)超市買7號電池”等等枯怖，我們知道大腦是CPU不是硬盤注整，如果我們列成“打電話給某某”，“去超市買東西”等，首先自己看到后不會立刻得到明確指令肿轨，將來事多了也容易忘記要干什么寿冕。
? ? ? ? 下面我們就需要把事務(wù)分門別類列進(jìn)清單：一是將來也許清單。加州多明尼克大學(xué)的一項研究表明：把待辦事項寫下來的人椒袍，最后完成的率會提高20%-30%驼唱。所以我們要把將來想做的事寫下來，夢想一定要有驹暑，萬一實現(xiàn)了呢曙蒸。二是項目清單，即需要多個步驟才能完成的事務(wù)岗钩。列出項目清單纽窟，就是要讓我們看到還有什么事情沒有完成，并盡可能將它分解成一個又一個具體的行動兼吓，推動完成臂港。三是委托等待清單，你委托或安排給別人辦的事情视搏，也要建立一個清單审孽。在有空的時候你就詢問跟進(jìn)一下進(jìn)展，解決有安排浑娜、沒落實的問題佑力。四是日程清單，對時間具有剛性要求的事情列入日程清單筋遭，并設(shè)置日期提醒打颤，以便我們能及時得到提醒。五是行動清單漓滔，對時間沒有剛性要求的具體行動编饺，按照情境分類，以便我們具備條件時批量處理响驴。情境是GTD的一個重要概念透且，即完成行動所需要的工具、地點豁鲤、情形秽誊。比如：我要寫個總結(jié)，我就必須有一臺電腦琳骡；我要打個電話锅论，我必須手邊有座機或拿著手機；輔導(dǎo)孩子寫作業(yè)日熬，我必須回到家才行棍厌；買菜我必須出來到超市或菜市場才行肾胯。結(jié)合實際，我們可以建立“在電腦旁”耘纱、“在家”敬肚、“在辦公室”、“打電話”束析、“外出”等情境清單艳馒，這樣你在不同的情境下就可以看一下相應(yīng)的情境清單，選擇完成適合的事情员寇。比如：你在辦公室時可以看一下“在辦公室”清單弄慰，你身邊有臺電腦可以看一下“在電腦旁”清單，你外出時看一下“外出”清單蝶锋，最好能把能辦的事情一塊兒辦了陆爽。
? ? ? ? 第四，回顧扳缕。Gtd理念就是要我們建立一個個人事務(wù)管理系統(tǒng)慌闭，做事靠系統(tǒng)而不再靠感覺。如果你的事務(wù)管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)正常躯舔，你就會越發(fā)信賴它驴剔；否則你就會很快丟棄你的管理系統(tǒng)。而要保障系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)就需要我們定期檢查回顧粥庄。
? ? ? ? 1.每日回顧丧失。首先要每天查看一下日程表，看看有什么時間有剛性要求的事件是今天必須完成的惜互。如果完成日程任務(wù)后還有富余時間布讹，就在相關(guān)情境查看情境清單，比如：在辦公室時载佳，看一下“在辦公室”情境清單炒事，完成行動清單任務(wù)；準(zhǔn)備外出時蔫慧，看一下“外出”清單，盡量規(guī)劃把需要外出的事一并完成……同時权薯，要在每天遇到新的任務(wù)時姑躲，及時更新到事務(wù)管理清單。只有及時更新盟蚣，系統(tǒng)才更可靠黍析。至于每日回顧的次數(shù)，建議在每天早晚各回顧一次屎开，早上用于規(guī)劃當(dāng)天日程阐枣，晚上用來總結(jié)當(dāng)天工作情況。然后，有時間就經(jīng)嘲剑看一下情境清單甩鳄，提示自己盡快完成任務(wù)。
? ? ? ? 2.每周回顧额划。在每日多次回顧的基礎(chǔ)上妙啃，一定要進(jìn)行每周回顧。每周是gtd系統(tǒng)最佳回顧周期俊戳，是維護(hù)事務(wù)管理系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵揖赴。每周回顧時建議安排到每周工作日結(jié)束時，因為這時自己對本周的事情記憶猶新抑胎，另外要找一個不被打擾的時段燥滑，徹底地清空自己的大腦和工作籃，當(dāng)所有事情都被收集和列入計劃阿逃，你也可以安心的享受周末時光突倍。
? ? ? ? 每周回顧時首先要清空工作籃，把自己一周以來收集的事件進(jìn)行理清和組織整理盆昙。同時羽历，要清空大腦，把事件放進(jìn)事務(wù)管理系統(tǒng)（外腦）淡喜，并更新清單秕磷，逐項查看一下自己的行動清單、日程清單炼团、將來也許清單澎嚣、委托等待清單、項目清單等瘟芝，對沒有及時銷號的進(jìn)行銷號易桃，發(fā)現(xiàn)遺漏的事情更新列進(jìn)清單，讓自己的清單更可靠锌俱、更值得信賴晤郑。
? ? ? ? 第五、執(zhí)行贸宏。運用gtd的最終目的是為了更有效的完成事務(wù)造寝。Gtd強調(diào)自下而上、活在當(dāng)下吭练，要先處理好眼前的事務(wù)诫龙。忽視自下而上就像穿著一條寬大的泳褲游泳，你不得不抓住泳褲防止它掉下去鲫咽，根本無法抬頭打量方向是否正確签赃。換做gtd理念谷异，會先回家換一條合身的泳褲。根據(jù)gtd自下而上的理念選擇執(zhí)行最合適的行動锦聊，從某一時刻歹嘹、到一天、再到全年甚至更長遠(yuǎn)視角分三個層面：
? ? ? ?1.通過四標(biāo)準(zhǔn)法確定最適合某一時刻的行動括丁。確定現(xiàn)在做什么荞下，要考慮情景、有多少時間史飞、有多少精力尖昏、重要性四個標(biāo)準(zhǔn)。（1）情境构资，即考慮你現(xiàn)在處的情境抽诉，你是在辦公室，還是在家吐绵，手邊有沒有電話或電腦迹淌，如果你在辦公室，手邊有工作上的材料你就可以處理公務(wù)己单；如果你手邊有電話或手機唉窃，就處理電話事務(wù)，等等纹笼。但是如果你在家纹份，沒有辦公需要的文件資料，那么你就無法處理公務(wù)廷痘。（2）有多少時間蔓涧，根據(jù)你現(xiàn)在可掌握的時間確定下一步干什么，如果時間充足笋额，你可以坐下寫一份工作報告元暴；如果離開會還有10分鐘，你就沒辦法寫報告兄猩，可以打兩個緊急的電話茉盏。（3）有多少精力。上午精力比較旺盛厦滤，可以做些費腦費神的工作援岩；到下午下班身心疲憊，可以收拾一下辦公桌或列下一明天的計劃掏导。（4）重要性。不再多說羽峰，按照史蒂芬柯維的四象限法則趟咆，先做完重要緊急的事情添瓷，再優(yōu)先做重要不緊急的事。
? ? ? ? 2.用三分類法評估每日工作值纱。有句話叫如何過一天就是如何過一生鳞贷，做好每天的工作非常重要，它決定我們將來的成就虐唠。每天我們通常做三類工作：（1）安排當(dāng)天的工作搀愧。列出每日計劃，“凡事預(yù)則立疆偿、不預(yù)則廢”咱筛，做好計劃非常重要。有計劃杆故，我們就可以專注做事迅箩，提升效率。當(dāng)然处铛，計劃也不要安排太滿饲趋，要留出空白時間。（2）執(zhí)行事先安排好的工作撤蟆。日事日畢奕塑、日事日清，就會逐步提高家肯。（3）處理突發(fā)事件龄砰。常言說計劃趕不上變化，每天總會遇到一些緊急會議或檢查等息楔，所以每日要給突發(fā)事件留空白時間寝贡，以免全盤計劃被打亂。
? ? ? ? 3. 用六層次法總體檢視工作值依。做好了當(dāng)前的工作圃泡，繼而做好了每天工作，我們就會騰出精力抬頭看路愿险，從更長遠(yuǎn)角度檢視工作颇蜡。六層次法就像開啟導(dǎo)航，可能偶爾偏離辆亏，但會始終引領(lǐng)我們走上正確道路风秤，最終達(dá)到目標(biāo)。比如機場指揮塔扮叨，你首先關(guān)注的是跑道上正要起飛或降落的飛機缤弦，然后是1個小時內(nèi)即將起飛降落的飛機，接著就是當(dāng)天其他時段要起飛降落的飛機……當(dāng)你對所有降落起飛的飛機都心中有數(shù)時彻磁，工作自然井然有序碍沐、游刃有余狸捅。六層次法就用于檢視自己從當(dāng)下到人生的目標(biāo)。按照自下而上的順序：
? ? ? ? 地面：指我們當(dāng)前的行動累提；
? ? ? ? 1樓：近期的項目尘喝，關(guān)注期可為1個月或1季度；
? ? ? ? 2樓：職責(zé)范圍斋陪，即你在家庭和單位所承擔(dān)的職責(zé)朽褪；
? ? ? ? 3樓：1-2年的目標(biāo)，包括個人无虚、工作和家庭等缔赠；
? ? ? ? 4樓：長期展望（即愿景）5-10年后你理想的工作生活狀態(tài)；
? ? ? ? 5樓：人生目標(biāo)骑科，即你要實現(xiàn)怎樣的人生橡淑，你有什么想實現(xiàn)的夢想。
? ? ? ? 當(dāng)我們自下而上建立我們的6個層次目標(biāo)以后咆爽，我們的人生就像開啟了導(dǎo)航梁棠，引領(lǐng)我們從地面一步一步走向人生目標(biāo)的實現(xiàn)。根據(jù)時間和工作變化等斗埂，我們也需要對6個層次目標(biāo)進(jìn)行定期更新和調(diào)整符糊，我建議大家每年結(jié)束，抽出時間呛凶，重新審視一下自己6個高度的目標(biāo)男娄。
