? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 會(huì)議有形盔憨，管理有術(shù)

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ——提升會(huì)議效率的幾點(diǎn)建議

? ? ? ? 東富龍2018年3热康、4月份各個(gè)部門（少數(shù)部門未統(tǒng)計(jì)在內(nèi)）會(huì)議有100多場，而且參加會(huì)議的絕大部分是各級(jí)干部载弄。如果會(huì)議效率低下耘拇、達(dá)成共識(shí)困難，那么會(huì)議成本可想而知宇攻。我們?yōu)槭裁匆_這么多會(huì)惫叛？關(guān)于這個(gè)問題，其實(shí)世界上的大公司都在追問：

? ? ? ? 華為公司老板任正非：首先逞刷，我們要減少會(huì)議嘉涌，我們?nèi)蛎磕暾匍_20萬場會(huì)議妻熊，這還不包括5、6個(gè)人在咖啡廳開的會(huì)議仑最。第二扔役，我們開會(huì)來一大堆人，無關(guān)的人也要陪會(huì)警医，這樣我們的糧食就產(chǎn)少了亿胸，所以貢獻(xiàn)就小了。為什么要說這個(gè)故事预皇，就是看看我們確定性工作怎么做侈玄。每一個(gè)做具體確定性業(yè)務(wù)的職員，如果業(yè)務(wù)不精通吟温，反復(fù)來回折騰拗馒，這就是效率低的很大表現(xiàn)。美軍體系很偉大溯街，我不是看這個(gè)師長受處分诱桂，而是看到它的職員系統(tǒng)，就是非作戰(zhàn)系統(tǒng)世界第一呈昔。我以前就說美軍是世界上最偉大的公司挥等，只是它不講成本。如果它講成本堤尾，就真是世界最偉大的公司肝劲。我們還要成本呀！我們應(yīng)推動(dòng)減少10%的會(huì)議郭宝，減少10%的開會(huì)人員辞槐。? ——華為公司總裁辦電子郵件 電郵講話【2017】107號(hào)

? ? ? ? 會(huì)議，是溝通的一種方式粘室，是一種同步溝通榄檬，本質(zhì)是一種用時(shí)間換結(jié)論的商業(yè)模式。會(huì)議價(jià)值=會(huì)議的結(jié)論價(jià)值—會(huì)議的時(shí)間成本衔统。只有了解了這一會(huì)議的本質(zhì)鹿榜，才能從多個(gè)維度，對會(huì)議進(jìn)行管控锦爵。

一舱殿、會(huì)議概述

? ? ? ? 會(huì)議的作用不外乎布置工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)险掀、討論事項(xiàng)沪袭、分析問題、研究對策樟氢，或表彰先進(jìn)冈绊、懲戒違章创倔，一言以蔽之就是做出決策或鼓舞士氣。管理良好的會(huì)議能夠集中集體智慧焚碌、快速解決問題畦攘、迅速推動(dòng)工作，是企業(yè)管理中最常用的方式或手段十电。企業(yè)會(huì)議必須有的放矢知押，不能議而不決，更不能決而不行鹃骂。會(huì)上放空炮台盯，說大話，就會(huì)喪失企業(yè)決策效力畏线，導(dǎo)致人心渙散静盅，削弱組織活力。

? ? ? 一個(gè)企業(yè)每年應(yīng)該召開的會(huì)議其實(shí)是相對可控的寝殴，固定會(huì)議除了企業(yè)的年度總結(jié)大會(huì)蒿叠、半年總結(jié)會(huì)、月例會(huì)蚣常、周例會(huì)（班組有晨會(huì)或晚會(huì)）之外市咽，其余的會(huì)議都是專題會(huì)議，或是非常規(guī)會(huì)議抵蚊，也可以稱之為臨時(shí)會(huì)議施绎。

二、實(shí)戰(zhàn)方法

會(huì)議管理

? ? ? 企業(yè)必須建立會(huì)議管理制度或者規(guī)范會(huì)議召開流程贞绳，對各類會(huì)議的主持人谷醉、參加人員、召開地點(diǎn)冈闭、會(huì)議召開時(shí)間長短俱尼、會(huì)議發(fā)言順序、會(huì)議成果（如會(huì)議紀(jì)要拒秘、會(huì)議簡報(bào)号显、會(huì)議決定等）做出清楚明確的界定臭猜，以確保會(huì)議召開的效率和效益躺酒。

? ? ?? 對會(huì)議召開的目的意義、參與人員蔑歌、討論事項(xiàng)羹应、解決問題、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)等事先做出規(guī)劃次屠，事后進(jìn)行跟蹤园匹。讓會(huì)議主持人或召集人做到開會(huì)有目的雳刺、有計(jì)劃、有成效裸违。

? ? ?? 企業(yè)必須把握一個(gè)原則：可開可不開的會(huì)議堅(jiān)決不開掖桦。企業(yè)如果能將會(huì)議效率與績效考核掛鉤，那將是最有效的會(huì)議管理供汛。

會(huì)議紀(jì)律

? ? ?? 一方面作出明文規(guī)定枪汪，要求與會(huì)人員做到：積極準(zhǔn)備，按時(shí)出席怔昨，不遲到不早退雀久，不無故缺席。開會(huì)時(shí)認(rèn)真聽講趁舀，并作筆記赖捌，討論發(fā)言，深思熟慮矮烹，坦誠直言越庇，遇有分歧，各抒己見奉狈，決不強(qiáng)加于人悦荒。集體決策，求同存異嘹吨，堅(jiān)持少數(shù)服從多數(shù)原則搬味。遵守紀(jì)律，不說與會(huì)議無關(guān)的話蟀拷，不做與會(huì)議無關(guān)的事碰纬。尊敬主持人、尊重不同意見者问芬，不污辱同事悦析。另一方面，會(huì)議主持人或主辦單位負(fù)責(zé)人要做好會(huì)議考勤和紀(jì)律考核此衅，嚴(yán)格按會(huì)議紀(jì)律查處違紀(jì)行為强戴。

會(huì)議主持方法

? ? ?? 會(huì)議成敗或作用大小與主持人關(guān)系極為密切，要想會(huì)議取得成效挡鞍，主持人必須做好以下工作：

? ? ?? 事先做好規(guī)劃骑歹，確定會(huì)議主題、討論重點(diǎn)墨微、解決途徑道媚、發(fā)言順序，并設(shè)計(jì)好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會(huì)者會(huì)議的主題最域。

? ? ?? 掌控會(huì)議進(jìn)程谴分，啟發(fā)與會(huì)者的參與性和創(chuàng)意思維，讓會(huì)議朝有利問題最終解決的方向發(fā)展镀脂；及時(shí)機(jī)智打斷無關(guān)會(huì)議主題的提議和發(fā)言牺蹄，保持會(huì)議主題不動(dòng)搖；在會(huì)議冷場時(shí)薄翅，要主動(dòng)化解緊張局勢钞馁，避免陷入僵局；在會(huì)議討論熱烈時(shí)匿刮，要善于引導(dǎo)僧凰，對建議性意見及時(shí)給予鼓勵(lì)；注意眼觀六路熟丸、耳聽八方训措，對內(nèi)向沉穩(wěn)者，主動(dòng)給予發(fā)言機(jī)會(huì)光羞，不使每一個(gè)出席者受冷落绩鸣。適時(shí)歸納總結(jié)，問題解決了纱兑，及時(shí)宣布散會(huì)呀闻。對超時(shí)會(huì)議必須征得全體出席人員同意方可延時(shí)，否則宣布擇機(jī)另開潜慎。

會(huì)議議事流程

? ? ?? 各種例會(huì)和重大會(huì)議事先書面確定議事流程捡多，各種臨時(shí)會(huì)議則由主持人現(xiàn)場把控。對于討論意見一致的當(dāng)場拍板定奪铐炫。對于會(huì)議當(dāng)天無法取得共識(shí)的話題指定專人會(huì)后擬訂方案垒手，再約時(shí)間另議〉剐牛“擇機(jī)另議”是防止“議而不決”最好的方式科贬。

會(huì)議跟蹤辦法

? ? ?? 會(huì)議紀(jì)要必須在會(huì)議結(jié)束后半個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到與會(huì)者手中，最好用電腦記錄同步發(fā)布到內(nèi)部局域網(wǎng)鳖悠。會(huì)后主持人或指定專人做好會(huì)議跟蹤榜掌，確保會(huì)議決定事項(xiàng)得到落實(shí)。如果會(huì)議決議單一乘综，責(zé)任主體單一憎账，主持人跟蹤提醒即可，落實(shí)責(zé)任人完成即向主持人報(bào)告瘾带。如果會(huì)議決定事項(xiàng)過多鼠哥，就有必要制訂《會(huì)議決議事項(xiàng)跟蹤卡》熟菲，列出主辦人看政、協(xié)助人朴恳、檢查人與完成時(shí)限，此卡一式兩份允蚣，跟蹤者與主辦人各執(zhí)一份于颖，用于跟蹤與自我提醒，確保會(huì)議決議事項(xiàng)按期完成嚷兔。各種例會(huì)召開下次會(huì)議時(shí)森渐，主持人必須就上次會(huì)議執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，完成好壞與責(zé)任掛鉤冒晰。

會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要

? ? ?? 一般企業(yè)會(huì)議下發(fā)的都是會(huì)議紀(jì)要同衣，而不必發(fā)會(huì)議記錄。通常會(huì)議記錄盡可能詳細(xì)壶运，會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t盡可能簡潔耐齐。會(huì)議記錄作為原始資料存檔備查，會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)議決議文件也要存檔蒋情。會(huì)議紀(jì)要既是推動(dòng)工作的工具埠况，也是檢查會(huì)議執(zhí)行情況的依據(jù)。會(huì)議紀(jì)要是企業(yè)文件棵癣，會(huì)議記錄不是企業(yè)文件辕翰，它僅僅是會(huì)議紀(jì)要的依據(jù)。

? ? ?? 會(huì)議紀(jì)要通常記錄會(huì)議概況狈谊、討論事項(xiàng)喜命、做出決定以及貫徹要求。要求言簡意賅河劝，文字簡練渊抄，用語準(zhǔn)確，不能模棱兩可丧裁。

會(huì)議時(shí)間管理方法

? ? ?? 凡是全體員工參與的工作推動(dòng)會(huì)議护桦，如新制度宣貫、新方案試行煎娇、新流程說明二庵、嚴(yán)重違紀(jì)事情的處理通報(bào)等，通常不宜超過半小時(shí)缓呛。當(dāng)然催享，帶有娛樂性質(zhì)的全年總結(jié)大會(huì)則又當(dāng)別論。各小組或辦公室例會(huì)（如晨會(huì)哟绊、晚會(huì)）因妙，通常不宜超過五分鐘。跨部門的晨會(huì)也以一刻鐘為宜攀涵。部門周會(huì)也以半小時(shí)最多不超過一小時(shí)為宜铣耘。多數(shù)企業(yè)“大會(huì)半小時(shí)、例會(huì)五分鐘”是從最短時(shí)間上講的以故，僅供參考蜗细，具體到各自的企業(yè)，還得因企業(yè)而異怒详÷剑總的原則就是會(huì)議言之有物，能夠幫助或推動(dòng)工作更好進(jìn)行昆烁。

專題會(huì)議準(zhǔn)備流程

? ? ? ? 專題會(huì)議往往著眼于新情況新問題的商討解決吊骤，成敗關(guān)鍵在準(zhǔn)備是否充足。如確定會(huì)議主題静尼、確定參加人員白粉，預(yù)估討論時(shí)間，預(yù)算會(huì)議開支茅郎，準(zhǔn)備主題報(bào)告蜗元，確定開會(huì)地點(diǎn)、確定開會(huì)時(shí)間系冗，并有足夠時(shí)間通知參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備奕扣。專題會(huì)議的召開應(yīng)該是“萬事俱備、只欠東風(fēng)”掌敬，這里的“東風(fēng)”就是組織會(huì)議召開惯豆。如果不進(jìn)行充分準(zhǔn)備，臨時(shí)通知一群人員開會(huì)奔害，往往事與愿違楷兽，達(dá)不到會(huì)議效果。

重大會(huì)議籌備方法

? ? ? ? 企業(yè)的重大會(huì)議华临，如年度總結(jié)大會(huì)芯杀、經(jīng)銷商大會(huì)（新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)）、供應(yīng)商墾談會(huì)等等雅潭，必須至少提前一至二個(gè)月進(jìn)行籌備揭厚。企業(yè)要成立大會(huì)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)秘書組扶供、會(huì)務(wù)組筛圆、接待組、禮品組椿浓、酒店組（安排食宿）太援。秘書組和會(huì)務(wù)組先行成立闽晦，進(jìn)行會(huì)務(wù)籌劃、文案寫作提岔，邀請參會(huì)嘉賓仙蛉，其他小組可以后期成立，但必須在會(huì)前一周將會(huì)務(wù)人員全部培訓(xùn)到位唧垦，讓每一位會(huì)務(wù)人員明確各自職責(zé)捅儒，清晰會(huì)議流程液样。

? ? ?? 高效的會(huì)議有四個(gè)要訣：第一是振亮，提前通知議題并發(fā)給與會(huì)者相關(guān)的資料，但要注意的是鞭莽，參加會(huì)議的人要少而精坊秸，可參加可不參加的人盡量不要參加。原因是澎怒，人多了往往會(huì)造成不該發(fā)表意見的人用了太多時(shí)間褒搔，而該發(fā)表意見的人出于顧忌反而不表達(dá)；第二是會(huì)議必須要有主持人喷面，引導(dǎo)大家時(shí)刻盯住會(huì)議的議題星瘾，而不是漫無目的地閑聊，好好的一個(gè)會(huì)議開成了“扯蛋會(huì)”惧辈；第三是調(diào)節(jié)會(huì)議氛圍琳状，有的時(shí)候參會(huì)人員的氛圍不對，整個(gè)會(huì)議前注定了就是失敗盒齿，與企業(yè)管理念逞、企業(yè)文化、組織氛圍边翁、團(tuán)隊(duì)潛規(guī)則等要素相關(guān)翎承；第四個(gè)要訣就是會(huì)議紀(jì)要，?“一個(gè)完美會(huì)議的完美結(jié)果就是一份完美的會(huì)議紀(jì)要符匾∵犊В”會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄不同。記錄是對會(huì)議內(nèi)容的記錄啊胶，而紀(jì)要是對記錄的提煉和總結(jié)甸各，要包括會(huì)議結(jié)論和后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。會(huì)議紀(jì)要的核心必須包括：已有的明確結(jié)論创淡；以及后續(xù)要做的事情的負(fù)責(zé)人痴晦、進(jìn)度表和考核目標(biāo)。

? ? ?? 2018年3琳彩、4月份人力資源部對各個(gè)部門會(huì)議進(jìn)行了了解誊酌，采取“蹲點(diǎn)”的方式對會(huì)議效率部凑、流程等進(jìn)行初步判斷，會(huì)議效率亟待提升碧浊，為啥而開會(huì)涂邀？開會(huì)就是為了解決問題，就是為了達(dá)成共識(shí)……

附件：《會(huì)議蹲點(diǎn)檢查表》

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 人力資源部?? 高偉

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? 二〇一八年四月四日星期三