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減少收件量

簡(jiǎn)化電子郵件最關(guān)鍵的一點(diǎn)是，絕不讓沒有必要的郵件進(jìn)入收件箱邀跃。盡管我們每天都會(huì)收到數(shù)百封郵件螟深，但大部分郵件會(huì)直奔垃圾文件夾或垃圾箱，根本進(jìn)不了收件箱掰邢。收件箱只接收最重要的郵件，否則你就會(huì)被排山倒海的郵件淹沒伟阔。

下面是減少收件量的幾種方法：

1.垃圾郵件辣之。我推薦大家選擇能過濾垃圾郵件的郵箱，我現(xiàn)在收到的垃圾郵件基本為零皱炉。我以前用過的某些不能過濾垃圾郵件的郵箱簡(jiǎn)直不能和它相提并論怀估。用哪些郵箱的時(shí)候，我常常需要不厭其煩地把幾十封郵件標(biāo)記為垃圾郵件合搅。.

2..通知郵件《嗖螅現(xiàn)在在線購物十分發(fā)達(dá)，我經(jīng)常收到他們這類網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商發(fā)來的通知郵件灾部，收件箱都被這類郵件塞滿了康铭。于是，我設(shè)定了過濾功能（如果你用的Mail應(yīng)用程序或Outlook,這個(gè)功能叫作“規(guī)則”）赌髓，把它們自動(dòng)文件夾并標(biāo)記為“已讀”从藤，或者直接丟進(jìn)垃圾箱。只要我愿意锁蠕，隨時(shí)都可以打開“支付”文件夾查看通知郵件夷野。這么做可以避免收件箱被弄得亂七八糟。

3.批量處理荣倾。一天下來悯搔，我會(huì)收到很多可以迅速處理（每封需要花十到十五秒）的郵件。我很了解這些郵件舌仍，所以設(shè)定了過濾功能鳖孤，把它們自動(dòng)丟進(jìn)一個(gè)名為“批量”的文件夾里，每天集中處理一次抡笼。我只需要花上一兩分鐘就能搞定整個(gè)文件夾，這些郵件完全不需要出現(xiàn)在收件箱里黄鳍。

4.搞笑郵件推姻。如果你有尋種喜歡發(fā)連鎖郵件或搞笑郵件的親戚、朋友框沟，請(qǐng)給他們發(fā)封郵件藏古，告訴他們你正在努力減少收件量增炭，盡管他們能想到你讓你受寵若驚，但你以后不想再收到這類信息了拧晕。有些人可能會(huì)傷心隙姿，但他們很快就會(huì)沒事的。有些人可能會(huì)繼續(xù)發(fā)這種郵件厂捞。我對(duì)這些人設(shè)定了過濾功能输玷，他們的郵件會(huì)被直接丟進(jìn)垃圾箱。簡(jiǎn)單來說靡馁，他們上了我的“黑名單”欲鹏。如果他們給我發(fā)了專賣店重要的電子郵件（這種情況很少見），肯定會(huì)打電話過來臭墨，問我為什么還沒回復(fù)赔嚎。我會(huì)說，它可能正躺在我的垃圾箱呢胧弛！

5.公之于眾尤误。減少郵件的一大策略就是“打預(yù)防針‘，讓所有人都知道不要給你發(fā)某類郵件结缚，告訴他們?nèi)ツ睦飳ふ页Ｒ妴栴}的答案损晤。由于大多數(shù)給我發(fā)郵件的人都是從我的網(wǎng)站上找的聯(lián)系方式，所以我 在網(wǎng)站上發(fā)了個(gè)公告掺冠，給大家”打預(yù)防針”沉馆。如果大家都按公告做，我收到的郵件就會(huì)少很多德崭。比如斥黑，他們與其他發(fā)郵件問我要某個(gè)鏈接，還不如直接把鏈接保存在“常用 ”書簽里眉厨。如果有建議锌奴、意見或問題，他們可以直接寫在我為此設(shè)立的網(wǎng)頁上憾股。我還打算做一個(gè)“常見問答”頁面鹿蜀，回答大家最常提出的問題。這些公告卸下了我肩頭的重?fù)?dān)服球，我都會(huì)看茴恰，但只在閑下來的時(shí)候回復(fù)。如今斩熊，我的收件箱已經(jīng)清爽移了往枣。即使你沒有自己的網(wǎng)站，也可以發(fā)布公告，或者做個(gè)“常見問答”頁面分冈。你可以把鏈接通過郵件發(fā)給別人圾另，放在社交網(wǎng)站上，也可以用備忘錄的形式發(fā)給同事雕沉。

用最短的時(shí)候清空收件箱

經(jīng)過上面幾步集乔，現(xiàn)在只有最重要的郵件才能進(jìn)入收件箱了。但問題在于坡椒，怎么才能用最短的時(shí)候清空收件箱扰路？我通常能在二十分鐘內(nèi)清空收件箱，但每個(gè)人花的時(shí)間都不一樣肠牲，這取決于你有多熟悉下列方法幼衰，你會(huì)收到多少封郵件，還有你處理郵件時(shí)有多專注缀雳。但無論如何渡嚣，只要你對(duì)下列方法運(yùn)用得當(dāng)，都能用最短的時(shí)間清空收件箱肥印。

1.臨時(shí)文件夾识椰。如果你的收件箱滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)模锩嬗谐砂偕锨Х忄]件深碱，那就創(chuàng)建一個(gè)名為“待處理”的臨時(shí)文件夾腹鹉，把所有的郵件都丟進(jìn)去，稍后再回頭處理敷硅。你可以說每次花上三十分鐘功咒，陸續(xù)把它們解決掉。你需要先清空收件箱绞蹦，再運(yùn)用下列方法力奋，花最短的時(shí)間讓它保持空蕩蕩的狀態(tài)。

2.待辦事項(xiàng)清單幽七。很多時(shí)候景殷，一封電子郵件之所以會(huì)留在收件箱里，是因?yàn)槟阈枰韧瓿赡承┤蝿?wù)才能把它刪掉澡屡。與其把它留在收件箱里猿挚，把收件箱當(dāng)待辦事項(xiàng)清單來用，不如把要做的人任務(wù)記在真正的待辦事項(xiàng)清單上驶鹉，比如筆記本绩蜻、線上待辦事項(xiàng)程序和備忘錄上面。把要做的任務(wù)從收件箱里挪出來室埋。如果有必要的話辜羊，你在記錄的時(shí)候可以提一句這封郵件踏兜。然后，你就可以把郵件存檔八秃，置之腦后了。這樣一來肉盹，你就能迅速解決收件箱里大多數(shù)郵件了昔驱。當(dāng)然，那些任務(wù)你還是得去做上忍，但至少它們現(xiàn)在寫在了正式的待辦事項(xiàng)清單上骤肛，而不是擠在亂哄哄的收件箱里。

3.迅速處理窍蓝。有條理地逐一攻克腋颠，每次只處理一封郵件。打開郵件吓笙，然后馬上解決淑玫。你的選擇如下：刪除、存檔面睛、（供日后參考）絮蒿、迅速回復(fù)（存檔或刪除）、寫進(jìn)待辦事項(xiàng)清單（存檔或刪除）叁鉴、馬上完成任務(wù)（如果所需時(shí)間不到兩分鐘土涝。然后存檔或刪除）、轉(zhuǎn)發(fā)（存檔或刪除）幌墓。請(qǐng)注意但壮，無論你選擇哪一項(xiàng)，郵件的命運(yùn)只有“存檔”或“刪除”這兩項(xiàng)常侣。不要讓它們留在收件箱里蜡饵，盡快把它們清除出去。迅速解決掉一封袭祟，再處理下一封验残。熟練的人一下子就能解決掉幾十封郵件。

4.不吝刪除 巾乳。你可能覺得每封郵件都需要回復(fù)您没，但事實(shí)并非如此。請(qǐng)捫心自問：“如果我刪掉這封郵件胆绊，最糟糕的情況會(huì)是什么樣氨鹏？”如果答案不是太糟糕，那就刪掉它压状，繼續(xù)處理下一封吧仆抵。你不可能回復(fù)所有的郵件跟继，只要選擇最重要的回復(fù)就行了。只要限定回復(fù)并采取行動(dòng)的郵件數(shù)量 镣丑，你就能在最短的時(shí)間內(nèi)做完最重要的任務(wù)舔糖。這就是“二八定律”在工作中的體現(xiàn)。

5.直到清空莺匠。只要打開了收件箱金吗，就要不清空誓不罷休。不要只是隨便看看趣竣，把郵件繼續(xù)留在收件箱里摇庙，而是要把它們挪出去。給自己定個(gè)規(guī)矩“關(guān)閉收件箱時(shí)遥缕，郵件一封也不能剩卫袒！現(xiàn)在，你的郵件箱應(yīng)該變得空蕩蕩的了吧单匣！

簡(jiǎn)明扼要夕凝，盡量把郵件寫得短小精悍

提高郵件處理效率還有一個(gè)訣竅，那就是惜字如金封孙，盡量把郵件寫得短小精悍迹冤。經(jīng)過自動(dòng)篩選和垃圾郵件過濾后，你已經(jīng)選出了少數(shù)幾封必須回復(fù)的郵件』⒓桑現(xiàn)在泡徙，可別用又臭又長(zhǎng)的回復(fù)讓之前的努力全都化為泡影。我規(guī)定自己每封回復(fù)不超過五句話膜蠢，有時(shí)甚至更短堪藐。這迫使我惜字如金、簡(jiǎn)明扼要挑围，這樣還有助于縮短回復(fù)郵件的時(shí)間礁竞。

你對(duì)自己的限制可能跟我不一樣，或許每封回復(fù)不超過七句話更適合你杉辙∧Ｎ妫花幾天時(shí)間做做試驗(yàn)，尋找最適合你的限額蜘矢，然后努力堅(jiān)持下去狂男。關(guān)鍵在于設(shè)限，它會(huì)迫使你只說最重要的事品腹，減少花在寫郵件上的時(shí)間岖食。