學(xué)會(huì)控制某一具體項(xiàng)目

前三天我們主要學(xué)習(xí)了從一個(gè)橫向的視角面對(duì)生活工作中的各項(xiàng)事務(wù)和行動(dòng)辛燥。在這一小節(jié)中独柑，我們來(lái)了解一下如何應(yīng)用縱向管理的方法來(lái)控制具體項(xiàng)目迈窟。在第一天我們提到過(guò)，縱向管理中唯一適用的思考模式就是自然計(jì)劃模式忌栅。所以自然計(jì)劃模式中說(shuō)到的大腦思考必經(jīng)的五個(gè)步驟就構(gòu)成了縱向管理項(xiàng)目的五個(gè)階段车酣。這五個(gè)階段分別是：

第一階段：選定目標(biāo)

明確的目標(biāo)可以正向推動(dòng)任務(wù)的完成速度。

你確定一件事情的目標(biāo)的過(guò)程索绪，其實(shí)就是一個(gè)思考『為什么』的過(guò)程湖员。思考『為什么』這個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，會(huì)給你帶來(lái)諸多益處瑞驱，它可以幫助你：

1.建立決策標(biāo)準(zhǔn)和界定成功娘摔。一個(gè)明確的目標(biāo)會(huì)成為你投入多少時(shí)間和精力的標(biāo)準(zhǔn)，這可能會(huì)對(duì)事情能否成功產(chǎn)生直接的影響唤反；

2.調(diào)配資源凳寺。面對(duì)有限的資源，你一定會(huì)選擇把它用在你認(rèn)為最重要的地方彤侍，那么肠缨，你的目標(biāo)就成為你在判斷重要性時(shí)的主要依據(jù)。

3.激發(fā)動(dòng)機(jī)盏阶。當(dāng)你找到了做某件事情的充分理由時(shí)晒奕，你一定會(huì)全力以赴。

當(dāng)你清楚了為什么名斟，也就明確了目標(biāo)脑慧，這樣才能夠聚焦工作重心，從而取得理想的效果砰盐。

第二階段：思考結(jié)果

如果事先你可以勾畫出成功的藍(lán)圖漾橙，那么這將有利于你高效利用起所有的資源。然后你的大腦會(huì)集中精力楞卡，推進(jìn)當(dāng)前的行動(dòng)。

首先脾歇，聚焦的力量是強(qiáng)大的蒋腮。我們頭腦中堅(jiān)定的信念對(duì)我們的行為會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)大的推動(dòng)力河闰，并且影響到我們?cè)诠ぷ髦械谋憩F(xiàn)召庞。當(dāng)我們集中精力干某件事情時(shí)瘾蛋，馬上就會(huì)變得充滿創(chuàng)造力斥铺。

然后雾家，闡明結(jié)果這個(gè)過(guò)程會(huì)讓你對(duì)事情有一個(gè)提前的預(yù)期和把握投储，再者玛歌，當(dāng)人們?nèi)硇牡卦O(shè)想過(guò)工作的成功情境以后昙读，會(huì)產(chǎn)生一些積極的情緒，這種情緒對(duì)工作進(jìn)展也會(huì)有很大的激勵(lì)作用竭讳。

第三階段：絞盡腦汁创葡，集思廣益

在這一階段，你需要時(shí)刻捕捉你的一些零碎但獨(dú)居創(chuàng)意的想法绢慢，可以采用頭腦風(fēng)暴法（頭腦風(fēng)暴是指無(wú)限制的自由聯(lián)想和討論灿渴，其目的在于產(chǎn)生新觀念或激發(fā)創(chuàng)新設(shè)想）。頭腦風(fēng)暴的優(yōu)點(diǎn)就是胰舆，它既能夠收集到新穎獨(dú)特的想法骚露，又能啟發(fā)你產(chǎn)生更多的好主意。

頭腦風(fēng)暴有以下3個(gè)關(guān)鍵技巧：

1.不判斷缚窿、不質(zhì)疑棘幸、不評(píng)估、不批判

2.追求數(shù)量倦零、不求質(zhì)量

3.把分析組織工作置于次要的地位

第四階段：整理制定行動(dòng)計(jì)劃

在第三階段误续，你在頭腦風(fēng)暴后已經(jīng)產(chǎn)生了很多想法，那么現(xiàn)在最重要的就是整理這些內(nèi)容光绕。

組織整理的關(guān)鍵步驟就是：明確整個(gè)事件的流程女嘲，按照構(gòu)成內(nèi)容、前后順序诞帐、重要程度進(jìn)行歸納分類欣尼。在這個(gè)過(guò)程中，你可以利用各類工具停蕉，可以是Microsoft project 愕鼓，也可以是甘特圖。（拆書者注：這兩種方法大家可以專程學(xué)習(xí)一下慧起，真的很有用）

第五階段：下一步行動(dòng)的決定

在這一階段菇晃，你需要確定當(dāng)前任務(wù)的下一步行動(dòng)內(nèi)容，可以的話即刻制定好下一步內(nèi)容的方案蚓挤。當(dāng)下一步行動(dòng)需要由他人完成的時(shí)候磺送，你就必須明確他的責(zé)任范圍。事實(shí)上灿意，百分之八十的下一步行動(dòng)估灿，你只需要花幾分鐘，就可以思考出預(yù)期效果以及實(shí)現(xiàn)步驟缤剧。比如你需要換一臺(tái)電腦馅袁，花十分鐘上網(wǎng)瀏覽一下性能價(jià)格對(duì)比就可以完成這個(gè)項(xiàng)目。

原則一：養(yǎng)成收集的習(xí)慣

前文介紹過(guò)的方法和模式基本上構(gòu)成了一個(gè)完整的個(gè)人管理系統(tǒng)荒辕。最后汗销，我們?cè)賮?lái)從比較宏觀的角度介紹三個(gè)管理個(gè)人系統(tǒng)的基本原則：

接下來(lái)作者將介紹他近三十年來(lái)的運(yùn)用這些基本原則的一些心得體會(huì)犹褒，運(yùn)用這些原則將對(duì)你管理整個(gè)系統(tǒng)起到重要的作用。第一個(gè)原則就是養(yǎng)成收集的習(xí)慣弛针。至于收集的技巧叠骑，前文已做過(guò)具體介紹，此處不再贅述钦奋。

在之前的收集過(guò)程中座云，你一定也曾感到焦慮，但同時(shí)又有一種特別放松和重獲控制力的感覺付材。當(dāng)你面對(duì)你收集的各類材料時(shí)朦拖，你會(huì)找到各類消極情緒的根源，也順勢(shì)發(fā)現(xiàn)了消除焦慮的方法厌衔。

那么這種消極情緒來(lái)自哪里呢璧帝？你收集到工作籃的東西都是你與自己達(dá)成的協(xié)議，消極情緒事實(shí)上就是一種由于你違背協(xié)議而喪失了自我信任的焦慮感富寿。例如睬隶，你告訴自己要抽出時(shí)間陪孩子，但是你最終沒(méi)有做到页徐，這時(shí)候你就會(huì)因?yàn)槲赐瓿赡繕?biāo)任務(wù)而感到挫敗和焦慮苏潜。

如何減少這種消極情緒呢？

第一種解決辦法就是你不跟自己簽訂協(xié)議变勇，意思就是當(dāng)你面對(duì)繁雜的項(xiàng)目時(shí)恤左，你選擇了放棄。一旦你降低對(duì)自己的要求搀绣，你會(huì)立馬感覺如釋重負(fù)飞袋。當(dāng)然這里說(shuō)的不簽訂協(xié)議不是無(wú)故降低對(duì)自己的要求，而是在你回顧工作清單時(shí)链患，選擇性地放棄那些你并不是真正想完成的無(wú)價(jià)值工作巧鸭。比如那些純粹是為了得到別人贊賞而攬?jiān)谧约荷砩系墓ぷ鳌?/p>

第二種方法就是完成這項(xiàng)工作。只要你完成工作麻捻，你就會(huì)感受到成就感纲仍，而且會(huì)有信心迎接新的挑戰(zhàn)。相信你在利用兩分鐘原則處理掉一大堆事情的時(shí)候贸毕，你已經(jīng)感受到了這種喜悅巷折。

如果你不打算降低對(duì)自己的標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有能力立馬將事情完成崖咨，那么你可能需要用到第三種方法：重新商定協(xié)議。比如击蹲，你本來(lái)打算約朋友下周五喝茶署拟，但你臨時(shí)有事，所以你把日期調(diào)整到了下周四歌豺，這就是重新商定協(xié)議馒铃。一旦你告訴你的大腦你應(yīng)該處理某件事情，那么你的大腦就會(huì)將其存入短期記憶里值戳，并且認(rèn)為你應(yīng)該立即采取行動(dòng)议谷。因而面對(duì)你不能完成的項(xiàng)目時(shí)，馬上改簽一下堕虹。

原則二：確定『下一步行動(dòng)』

決定每件事情的下一步行動(dòng)往往只需要十幾秒鐘左右卧晓，但是正是由于下一步行動(dòng)思維的缺失，導(dǎo)致很多事情都被延誤赴捞。

例如某人在清單上寫修理輪胎逼裆，那么下一步行動(dòng)就是上網(wǎng)搜索輪胎店以及對(duì)比輪胎價(jià)格。這樣他就可以在擁有十五分鐘空閑的時(shí)候赦政，拿出行動(dòng)清單胜宇，來(lái)處理這個(gè)問(wèn)題。

從最底端的任務(wù)開始昼钻，制定行動(dòng)的具體計(jì)劃掸屡，然后將行動(dòng)提示信息列入清單，找出空閑的時(shí)間執(zhí)行然评。這是我們維護(hù)內(nèi)心輕松仅财，高效工作的關(guān)鍵。很多情況下碗淌，由于我們沒(méi)能及時(shí)的做出下一步行動(dòng)盏求，很多簡(jiǎn)單的事情也被耽擱。

大家意想不到的是亿眠，往往那些比較聰明的人碎罚，延誤的事情越多。而且他們列出的清單上纳像，未解決的事情會(huì)更多荆烈。這是因?yàn)樗麄冊(cè)诿鎸?duì)一些較難完成的事務(wù)時(shí)，大腦里已經(jīng)迅速勾畫出了完成任務(wù)需要面對(duì)的困難，如果不能完成工作憔购，將會(huì)面對(duì)如何的慘境宫峦。因而他們便瞬間自我設(shè)限，誤以為我如果不做玫鸟，就不需要面對(duì)這些困難了导绷。

但是這并不是正確的解決方式，如果你選擇去確定下一步行動(dòng)的具體內(nèi)容屎飘，你的大腦就會(huì)抑制住這種煩惱妥曲，因?yàn)槟阋坏Q定了下一步行動(dòng)，你的內(nèi)心就會(huì)獲得信心并找到方向感钦购。

所以檐盟，『下一步』行動(dòng)的價(jià)值就在于：

1. 澄清問(wèn)題，回答『目前我們需要采取的下一步行動(dòng)是什么呢肮雨？』這個(gè)問(wèn)題遵堵，本身就會(huì)引發(fā)人們進(jìn)行更深層次的思考。等到能夠作出回答時(shí)怨规，問(wèn)題已經(jīng)向著更加明晰的方向發(fā)展了陌宿。

2. 明確責(zé)任，如果明確了具體行動(dòng)就可以明確職責(zé)了波丰。

3. 提高效率壳坪，一旦人們明確了目標(biāo)，立即分配任務(wù)開始行動(dòng)掰烟，效率一定會(huì)得到很大的提升爽蝴。

4. 提升自己的能力，下一步行動(dòng)的提出可以顯著提高個(gè)人推動(dòng)事務(wù)進(jìn)展的能力纫骑，同時(shí)能夠增強(qiáng)個(gè)人自信心和前瞻能力蝎亚。

通過(guò)提問(wèn)自己下一步行動(dòng)是什么？可以在你面臨難題的時(shí)候先馆，通過(guò)提出具體的解決策略发框，可以幫助我們逐漸走出消極情緒。

原則三：學(xué)會(huì)關(guān)注結(jié)果

思維和想象力對(duì)實(shí)際行動(dòng)會(huì)有積極的作用煤墙。

在管理個(gè)人系統(tǒng)時(shí)梅惯，最關(guān)鍵的一個(gè)原則就是在處理事情時(shí)，學(xué)會(huì)在腦海中對(duì)結(jié)果做出正面預(yù)期仿野，并在實(shí)踐中集中精力追求正面的結(jié)果铣减。比如，『什么方法能夠讓我抽出時(shí)間多陪陪女兒脚作？』葫哗，這就是一個(gè)具體的目標(biāo)，而且問(wèn)題里面就包含了結(jié)果。這樣會(huì)促使你做出下一步行動(dòng)劣针。反之桨螺，如果問(wèn)題改為『我能為父女關(guān)系做些什么？』的話酿秸，暗含的結(jié)果就很模糊，下一步行動(dòng)不夠清晰魏烫，結(jié)果可能就是不了了之辣苏。

正向的預(yù)期結(jié)果將使你想得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)且透徹。當(dāng)你不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題哄褒，確定目標(biāo)稀蟋，確定下一步行動(dòng)，解決問(wèn)題呐赡，完成目標(biāo)退客，你將會(huì)收獲很多。

所以链嘀，『預(yù)想結(jié)果』非常重要萌狂。因?yàn)榻Y(jié)果和行動(dòng)是緊密聯(lián)系的，只有你對(duì)結(jié)果有所預(yù)期怀泊，才能夠?qū)π袆?dòng)做出下一步的規(guī)劃茫藏，行動(dòng)對(duì)結(jié)果的作用是正向的，你們結(jié)果一定是令人滿意的霹琼。

作者把這種設(shè)定預(yù)期結(jié)果务傲，然后促成目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的思維模式總結(jié)為：自然計(jì)劃法。它能夠幫助我們對(duì)具體的項(xiàng)目進(jìn)行有效的控制枣申。自然計(jì)劃法是自然而然的售葡，但是它不能自動(dòng)運(yùn)行，需要我們將大量的信息忠藤、觀點(diǎn)和主意結(jié)合在一起挟伙，并進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

在遇到問(wèn)題時(shí)熄驼，追問(wèn)目的是一種非常重要的能力像寒。而在具體行動(dòng)明確前，想象成功更是一種需要強(qiáng)化的重要能力瓜贾。為了獲得這個(gè)正向的結(jié)果诺祸，你可以通過(guò)思考決定下一步行動(dòng)，在現(xiàn)實(shí)世界中逐步實(shí)現(xiàn)腦中構(gòu)想的結(jié)果祭芦。

如何升華GTD 之路

本書一開始的時(shí)候我們介紹過(guò)筷笨，GTD英文全稱是Getting Things Done，翻譯過(guò)來(lái)就是『把事情做完』，即『搞定』胃夏。它涵蓋了本書中所介紹的所有時(shí)間管理方法轴或。

GTD實(shí)際上是一種可以不斷完善的自我管理之路。這里的升華之路是指在你初步熟悉它的流程并用它管理工作的基礎(chǔ)上仰禀，逐步優(yōu)化整合你的個(gè)人管理系統(tǒng)的這個(gè)過(guò)程照雁。

升華有三個(gè)層次：

第一個(gè)層次是可以將GTD運(yùn)用到基本的工作中去；

第二個(gè)層次是逐步將GTD全方位應(yīng)用到生活管理系統(tǒng)答恶；

最高級(jí)便是能夠充分利用GTD這個(gè)系統(tǒng)為自己完成任務(wù)饺蚊，創(chuàng)造自由空間。

就像開車一樣悬嗓，最開始你只是能夠掌握基本開車技能污呼，保證不傷害到他人；逐步地包竹，駕車已經(jīng)成為你生活中不可或缺的一部分燕酷；到最后，你已經(jīng)想要駕馭一輛高性能的車輛周瞎，自己與車輛成為共同體苗缩。

你需要不斷熟悉個(gè)人管理系統(tǒng)的各個(gè)組成部分，逐步認(rèn)同這個(gè)系統(tǒng)堰氓，并通過(guò)多次的操作挤渐，讓這個(gè)系統(tǒng)完全適合你。如果在學(xué)習(xí)GTD路上双絮，某一個(gè)環(huán)節(jié)脫離了這個(gè)步驟浴麻，那么不要著急。因?yàn)樽钌傩枰獌赡陼r(shí)間囤攀，你才能熟練使用個(gè)人管理系統(tǒng)全方位地管理生活软免。如果你通過(guò)這一段學(xué)習(xí)，只是學(xué)習(xí)到了幾個(gè)有用的方法焚挠，例如兩分鐘原則膏萧，那么你也能夠小幅度改變當(dāng)前的生活。

GTD的最高階是你可以利用這個(gè)管理系統(tǒng)來(lái)有效面對(duì)生活中出現(xiàn)的任何情況蝌衔。在這一階段榛泛，你不會(huì)因?yàn)樘幚砣魏问虑槎X得焦慮，因?yàn)槟憧梢源_保你的個(gè)人管理系統(tǒng)將不會(huì)遺漏任何細(xì)枝末節(jié)的東西噩斟。GTD可以幫助你的大腦空出絕大部分位置曹锨，你可以用這些時(shí)間來(lái)釋放你的創(chuàng)造力，學(xué)習(xí)那些你感興趣的事情剃允，輕松掌控日常生活沛简。除了當(dāng)下需要處理的工作齐鲤，你的大腦不需要擔(dān)心任何一件事情，你將擁有前所未有的平靜狀態(tài)椒楣。